Archivage et classement de documents Lotus Notes grâce à DocuWare

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1 CONNECT to Notes Product Info Archivage et classement de documents Lotus Notes grâce à DocuWare CONNECT to Notes vous permet d archiver vos documents Notes dans DocuWare et de les classer de manière simple et pratique. Vous pouvez ainsi consacrer l espace libéré dans Notes à d autres tâches de gestion documentaire tout en continuant à travailler, dans DocuWare, sur les documents Notes qui y sont archivés. CONNECT to Notes augmente et optimise la productivité des systèmes Lotus/Notes en les reliant au système de GED DocuWare. Le module CONNECT to Notes archive en toute fiabilité l ensemble des éléments composant les documents Notes, notamment les s et leurs pièces jointes. Vous pouvez ainsi désengorger votre environnement Notes, en particulier le flux de courrier, et augmenter en conséquence les performances de votre système. La maintenance, la sécurité et la réplication de la base de données en sont également simplifiées. Quels que soient les types de documents Notes archivés, CONNECT to Notes garantit leur intégrité et celle de leurs pièces jointes. L archivage, la recherche et de nombreuses autres fonctions sont entièrement intégrés à l environnement Notes. Bénéfices Respect de la réglementation en matière d archivage Accroissement des performances de l environnement Notes grâce au désengorgement de la base de données Accès direct, depuis Notes, aux documents archivés Intégration des documents (par ex. les s) aux processus métier 1

2 Description Architecture du produit CONNECT to Notes est conçu comme une base de données Notes, et donc comme une application autonome. Tous les utilisateurs Notes qui, selon la liste de contrôle d accès (ACL), sont autorisés à accéder à la base de données CONNECT to Notes peuvent utiliser l application. Dès qu un utilisateur Notes se voit décerner dans l ACL des droits d accès à la base de données, un document utilisateur est automatiquement généré. Configuration système requise Lotus Notes Une licence d outil de conversion PDF par serveur Domino pour le stockage automatique au format PDF La configuration de l archivage des documents s effectue dans les profils. Les archives DocuWare choisies sont assignées à des types de bases de données Notes, qui servent de source. Il n est donc pas nécessaire de sélectionner individuellement chaque base de données (par ex. les bases de données de courrier électronique de tous les utilisateurs). Toutes celles qui correspondent au schéma d assignation choisi peuvent archiver des documents dans DocuWare en fonction d un profil, sans qu il soit nécessaire de modifier ce schéma. Vous allez pouvoir définir un profil d archivage centralisé et l utiliser ensuite à partir de plusieurs serveurs de bases de données. La configuration est commune à tous les serveurs. Toutes les bases de données Notes et tous les documents, quels qu ils soient, peuvent être reliés. La configuration des modes et options d archivage s effectue également dans les profils. Vous pouvez par exemple archiver uniquement les pièces jointes dans DocuWare et laisser les messages dans Notes. Le lien entre le document Notes d origine et l objet correspondant dans DocuWare est archivé dans une base de données, dont le schéma est fourni avec le module. Les liens générés permettent d effectuer une recherche dans Notes lorsque le document d origine n est plus disponible. La définition des critères d indexation des documents s effectue elle aussi dans les profils. Une entrée d index de DocuWare comporte une valeur fixe, le contenu d un champ du document Notes, une variable ou une formule. Vous pouvez ajouter vos propres termes d indexation à votre configuration pendant l archivage. Grâce au ToolKit CONNECT to Notes, vous avez la possibilité d incorporer directement des fonctions telles que l archivage et la recherche dans la base de données patrimoniale. L accès à ces fonctions devient ainsi encore plus rapide et plus facile ; le processus d archivage peut par exemple être déclenché depuis la boîte de réception du courrier. Aperçu de CONNECT to Notes Scénarii d archivage Configuration générale d un profil CONNECT to Notes vous offre le choix entre différents modes d archivage des documents Notes dans DocuWare. L archivage peut avoir lieu sur le client ou être basé sur le serveur. L indexation des documents par mots clés dans l archive DocuWare s effectue automatiquement et est basée sur des règles qui dépendent des paramètres d indexation 2

3 définis dans le profil. Les possibilités qui vous sont offertes sont les suivantes : Archivage manuel sans profil standard Chaque utilisateur décide quels documents il souhaite archiver. Après avoir cliqué sur un bouton pour choisir le profil ainsi que l archive et la source des données, il lui suffit de sélectionner, dans la liste de documents qui s affiche, ceux qu il veut archiver. Chaque utilisateur ne voit bien entendu que les bases de données et les documents Notes (et à l intérieur de ceux-ci, les champs) pour lesquels il dispose d un droit d accès. Archivage manuel avec profil standard Contrairement au précédent, ce type d archivage implique le choix d un profil standard, ce qui signifie que les données source et la cible sont prédéfinies. Il suffit à l utilisateur d appuyer sur un bouton pour accéder à la liste des documents et d y sélectionner ceux qu il veut archiver. Archivage automatique Lors de l archivage automatique, basé sur un serveur, un agent d archivage vérifie si les bases de données patrimoniales contiennent des documents à archiver. Le choix de ces documents s effectue préalablement dans le profil et peut être basé sur leur ancienneté, le contenu d un champ (par ex. le champ Objet d un message) ou des critères définis à l aide d une formule Notes (par ex. la taille). Si l agent trouve des documents répondant à ces critères, il les place dans l archive choisie. L archivage automatique tourne en arrière-plan et ne requiert aucune intervention manuelle de la part de l utilisateur. Formats de stockage dans DocuWare Les documents Notes peuvent être archivés dans DocuWare sous leur format d origine, le format DXL, le format RTF ou le format PDF. Les fichiers au format PDF ou RTF présentent l avantage de pouvoir être lus sans installer Notes. Il suffit de définir les paramètres de conversion dans les profils d archivage DocuWare dans Notes. Le stockage au format PDF est plus avantageux que le format RTF, car il conserve la structure du document Notes. Par ailleurs, un document archivé au format PDF peut être lu mais ne peut être modifié. Vous pouvez archiver un document Notes aux formats RTF et PDF en même temps si vous le souhaitez. Le document PDF devient alors la première page du document DocuWare dans l armoire, et le document RTF en devient la seconde page. Vous pouvez définir ces paramètres dans les profils d archivage. Vous n avez pas besoin d utiliser un pilote d impression ou un autre logiciel pour convertir les documents Notes au format PDF. L archivage manuel au format PDF à l aide de clients Lotus Notes est gratuit, seules des licences DocuWare standard sont requises. Le stockage au format PDF, à l aide d outils automatiques basés sur le serveur nécessite une clé de licence pour l outil de conversion PDF. Une clé de licence doit être achetée et enregistrée pour chaque serveur Domino actif utilisé pour l archivage automatique. 3

4 Recherche et restauration Les résultats des recherches effectuées dans les documents archivés dans DocuWare s affichent sous la forme d une liste, dans laquelle ils sont classés par nom de lien et par critère d indexation. Lorsque le résultat d une recherche comporte un grand nombre de liens, il est possible de l affiner en entrant un critère de recherche par colonne. Le curseur se déplace pour atteindre les résultats répondant à ce critère dans la colonne concernée. Lorsque des documents ont été partiellement ou entièrement archivés en tant qu originaux, vous pouvez les restaurer pour qu ils retrouvent leur état d origine. Lorsqu un document restauré a été supprimé de Notes, il est restauré avec son ID universel (UnID) Notes d origine. Si cet identificateur existe toujours dans Notes, un nouvel UnID est assigné au document à récupérer. Il est par ailleurs possible de limiter la recherche aux documents restaurables. Fonctionnalités Archivage et recherche Archivage manuel Archivage automatique tournant entièrement en arrière-plan Archivage périodique en fonction de la date de modification ou d autres critères Archivage événementiel, par ex. en cas de dépassement de capacité de la base de données ou de disponibilité d un nouveau document Attribution automatique d entrées d index lors de l archivage Attribution d index liée à la base de données (par exemple, définition du propriétaire de la base de données par mot index et analyse dans Indexfilter) Conversion de documents Notes au format RTF ou PDF, ou stockage à leur format d origine ou DXL (Domino-XML) Stockage simultané aux formats RTF et PDF sous la forme de deux pages du document DocuWare Stockage simultané aux formats RTF et d origine sous la forme de deux pages du document DocuWare Archivage des pièces jointes dans leur format d origine Archivage des documents Notes avec ou sans leurs pièces jointes Archivage des pièces jointes uniquement, le document d origine restant dans Notes Suppression des documents Notes et/ou des pièces jointes Conservation des documents Notes et/ou des pièces jointes dans Notes après archivage Recherche dans Notes Recherche dans DocuWare Recherche plein texte (pièces jointes comprises) dans DocuWare Restauration des documents Notes et/ou des pièces jointes Restauration, dans Notes et avec leur UnID d origine, des documents supprimés 4

5 Configuration Administration Indexation ultérieure des documents Intégration de toutes les bases de données Notes, sans modification des bases de données patrimoniales Sélection par filtrage des documents de bases de données Notes devant être archivés Configuration des bases de données patrimoniales grâce au ToolKit CONNECT to Notes Possibilité de joindre des documents de la corbeille DocuWare à des documents Notes (grâce au ToolKit) Gestion des utilisateurs : droits d archivage et de recherche, et droits liés à l application CONNECT to Notes Accès à l archive DocuWare via les utilisateurs génériques définis dans le profil ou via les utilisateurs DocuWare correspondants Possibilité de changer la langue de l interface utilisateur Possibilité de changer la langue de l application en cours d utilisation Définition d un système DocuWare alternatif accessible hors ligne (par ex. Notebook) Journalisation détaillée de tous les processus d archivage et de recherche Administration centralisée Profils d archivage utilisables à partir de plusieurs serveurs de bases de données This document can also be found here: For more information please visit our website at: 5