Auditer un système d'information : l'intégration de l'expertise archivistique dans les méthodes de conduite de projet informatique.

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1 Auditer un système d'information : l'intégration de l'expertise archivistique dans les méthodes de conduite de projet informatique. L'exemple des ministères de la Culture et de l'agriculture avec les démarches PIMENT et MOZART

2 Qu'est ce que PIMENT? PIMENT Pilotage et management est une démarche conçue par le ministère de l agriculture de l agroalimentaire et de la forêt (MAAF), sous-direction des systèmes d'information du Secrétariat général.pour suivre, sur l'ensemble du cycle de vie, les projets de systèmes d'information. Il s'agit en pratique d'un cadre, léger et souple, destiné à orienter les décisions : lancement, mise en production, évolution. L'objectif est de suivre un projet sur l'ensemble de sa vie, mais le focus est mis sur le lancement. PIMENT est officialisée par une note de service régulièrement mis à jour depuis 2007 et un guide à l attention des MOA afin de cadrer leurs projets.

3 Qu'est-ce que Mozart? Mozart est une méthode de gestion de projet mise en place par la sous-direction des systèmes d'information du Secrétariat général. Elle tient compte des nouvelles réglementations interministérielles, de l'évolution des pratiques au sein du Ministère (le développement en mode AGILE* notamment) et répond aux besoins d'accompagnement des chefs de projet. Basée sur une démarche participative, la méthode a été élaborée, au sein du Ministère, avec l'ensemble des acteurs impliqués dans un projet SI.

4 Quels sont les acteurs en administration centrale? Les MOA issus des directions ou services, accompagnées de leur AMOA. Une MOE représentée par : - Le service de la modernisation / Sous-direction des système d information (SDSI) : le bureau du pilotage des systèmes d information (BPI), le bureau des méthodes du support et de la qualité (BMSQ), le centre d ingénierie des systèmes d information (CISI), le centre d étude et de réalisation informatiques (CERIT), la mission de sécurité des systèmes d information (MSSI). - Le Secrétariat général / Service des affaires juridique (SAJ) / Mission des archives (MAAC) Un comité consultatif, dont l avis positif est nécessaire pour valider le lancement de tout projet informatique au sein du département ministériel de l agriculture : le Conseil des système d information du département ministériel (CSI) au sein du service de la modernisation.

5 Quels sont les acteurs en administration centrale?

6 Une meilleure lisibilité des rôles et des responsabilités existants (ex. chefs de projet MOA/MOE, experts) Le pilotage de projet (et ses livrables) est sous la responsabilité du Chef de projet MOA et du Chef de projet MOE à partir du moment où ils sont désignés. Le chef de projet MOA contribue au pilotage détaillé des activités plus spécifiquement maîtrise d ouvrage et le Chef de projet MOE de celles plus spécifiquement maîtrise d oeuvre. Le chef de projet MOE est le garant du déploiement de la solution informatique et du respect des normes techniques propres au Ministère. En binôme du chef de projet MOA, il conduit la réalisation.

7 Objectifs de la démarche La démarche PIMENT vise à : assurer la bonne administration du patrimoine des SI du ministère et de ses établissements publics, vérifier l'adéquation des évolutions avec les orientations des politiques publiques ministérielles et celles définies par schéma directeur du MAAF, répondre aux besoins de gouvernance des SI en formalisant les éléments nécessaires à la décision de lancement puis au pilotage des projets, sécuriser les projets, en cohérence avec les recommandations de la DISIC (SGMAP).

8 Objectifs de la démarche Objectif : professionnalisation des chefs de projet. En , nouvelle méthodologie de gestion de projet dans l'optique et une première formalisation d'outils communs pour la conduite de projets. Premier palier de maturité sur le management de projet. Nouveaux facteurs (nouvelles façons de travailler, nouvelles réglementations, renfort nécessaire du pilotage de projet,...) : évolution de la méthodologie de gestion de projet.

9 Champ d application et positionnement Les démarches PIMENT et MOZART s'appliquent à l'ensemble des projets dont la maîtrise d'ouvrage est : assurée par une direction d'administration centrale ou par un service du secrétariat général, ou déléguée à un établissement public sous tutelle, ou assurée par un établissement public sous tutelle dès lors que le logiciel généré a une adhérence avec le système d'information du ministère ou est utilisé par les services du ministère. - Dans sa conception, PIMENT et MOZART insistent sur : L augmentation de la valeur crée par le SI, Le renforcement de la maîtrise des SI.

10 1) Le cadrage Déroulé de la démarche et principes de mise en œuvre 4 étapes matérialisent la réalisation du projet : 2) La décision de lancement 3) La phase projet 4) La phase produit 5 axes interviennent à chaque étape, en tant que de besoins, selon l expertise métier nécessaire à la réalisation du projet : L'analyse de la valeur (MARÉVA) L'urbanisation des systèmes d'information (MUSIC) La prise en compte de la sécurité (ISP) La maîtrise du cycle de vie des données : CYcle de Conservation Légal d'archivage des Données(CYCLAD) La pré-analyse d'architecture

11 La maîtrise du cycle de vie d'un projet

12 Cadrage d un projet et mise en œuvre de CYCLAD Préalable : une étape commune à l ensemble des experts coordonnée par la SDSI et le CSI : la réunion de lancement La MOA rédige une déclaration d'intention et une première expression de besoins qui seront présentées lors d une séance de lancement du projet en présence de tous les acteurs. Une équipe au sein de la MOE est désignée pour assurer le soutien du projet. L'étude préalable est lancée sous la responsabilité de la MOA, avec l'appui de la MOE : chaque expert entre en jeu analyse de la valeur urbanisation, pré-étude de sécurité, pré-étude cycle de vie des données, pré-analyse d'architecture.

13 Le rôle de l'expertise Mobiliser ses compétences au service du projet. Organiser, apprécier, vérifier voire réaliser les travaux nécessaires. Mission archives étroitement associée, à la fois en raison de son expérience comme chef de projet MOA (projet de système d'information des archives ministérielles SIAM) et comme expert sur la gestion du cycle de vie des données (expert archives), intervenant également dans la gouvernance des systèmes d'information ministériels Mobiliser les compétences au service du projet, en faisant réaliser les rapports d'expertise nécessaires, en identifiant les risques liées à son champ de compétences, en fournissant les recommandations et clauses nécessaires à la prise en compte de son expertise, à toutes les phases du projet.

14 L expertise de la mission des archives au moment du cadrage Un appui méthodologique des MOA sous la forme d un entretien court, puis des échanges bilatéraux : Identification du projet : dénomination, gouvernance, profil des gestionnaires et des utilisateurs, source et types de contenus... Analyse du projet : étude archivistique du projet, criticité des données, cycle de vie des données, indice de communicabilité, sort final. Conclusion et avis de la mission des archives sur l intérêt patrimonial du projet, la durée d utilité administrative des données du système et leur sort final. Cet avis fera parti des conclusions présentées par la MOA en CSI.

15 Expertise et diagnostic éclair gestion de la demande, via l'analyse de la faisabilité du projet (diagnostic éclair) ; définition/conception/réalisation : alimentation de la matrice des exigences, relecture du CCTP, rédaction des spécifications, vérification de l'aptitude contractualisation : analyse des candidatures recette : réalisation des tests liés aux fonctionnalités demandées en matière d'archivage (intermédiaire comme définitif) reprise des données : aide à la qualification des données, gestion des données non reprises (purge ou archivage définitif)

16 Le formulaire «éclair» 1/2

17 Le formulaire «éclair» 2/2

18 Synthèse de la démarche de cadrage Déclaration d'intention Réunion de lancement ISP MARÉVA Macro chiffrage Référentiel des exigences CYCLAD MUSIC PAA Cotation PF Expertise équipes dédiées Avis CSI MOE

19 CYCLAD : chantier en cours... Étapes à venir : Passage du cadrage à la définition du projet : rédaction des spécifications générales et détaillées. Une méthodologie est à l étude dans le cadre du projet DIAMAN du SIAF en collaboration avec le MAAF (Mission des archives, SDSI et AMOA de la direction générale de l enseignement agricole). Conception et réalisation : tests relatifs à l archivage des données. Qualification : méthode d archivage des données avant déploiement du projet.