Osilog On Line. GUIDE UTILISATEUR (Version 3)

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1 Osilog On Line GUIDE UTILISATEUR (Version 3)

2 TABLES DES MATIERES 1. Connexion 3 a. Problèmes de connexion : 3 b. Mot de passe oublié 4 c. Modification du mot de passe 4 d. Espace Client 5 a. Rechercher un article 6 b. Résultat de la recherche 7 c. Produit non trouvé 8 2. Devis 8 a. Demande de devis en cours 9 b. Devis en attente de réponse 10 c. Devis traité (par le service commercial Osilog) Panier 11 a. Gestion du panier 11 b. Vérification et validation Commande 13 a. Historique 13 b. Suivi de commande 14 c. Commande en attente 14 d. Commande annulée Budget Administration des comptes 17 a. Accueil administration 18 b. Gestion des comptes utilisateurs 18 c. Gestion des services 21 d. Gestion des adresses 22 e. Gestion des budgets Service Commercial Divers 26 OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 2

3 1. Connexion Votre société bénéficie d un espace dédié sur notre site, vous avez reçu par mail de la part de notre service commercial vos codes d accès. Pour vous connecter, entrer l adresse suivante dans votre navigateur internet : Si votre société dispose d un Extranet personnalisé, veuillez renseigner l adresse Internet que votre commercial Osilog vous a communiquée. Elle se présente généralement sous la forme suivante : « Taper sur la touche «Entrée» de votre clavier ou cliquez sur le bouton «Ok» de votre navigateur. Voici un aperçu de la fenêtre : Renseigner ensuite le nom d utilisateur et le mot de passe que nous vous avons communiqués (respecter les majuscules et minuscules) puis cliquez sur «Se connecter». a. Problèmes de connexion : Si le message «Serveur extranet Osilog non autorisé» s affiche : l adresse internet saisie dans la barre d adresses de votre navigateur n est pas la bonne. Vérifiez que vous essayez de vous connecter au bon serveur («nom du serveur».osilog.fr). Si le message «Dans le cadre du renforcement de la sécurisation du site, votre identifiant n offre pas une garantie suffisante. Merci de le modifier pour accéder à votre compte» OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 3

4 s affiche : vous devez modifier votre identifiant pour garantir une meilleure sécurité de votre compte. Il vous est alors demandé de saisir votre identifiant actuel, votre nouvel identifiant, ainsi que votre mot de passe actuel pour que vous puissiez vous connecter. Si le message «Erreur d'identifiant / mot de passe» s affiche : l identifiant ou le mot de passe saisi n a pas été reconnu. Dans ce cas, cliquer sur le lien : «Mot de passe oublié? Cliquez ici» b. Mot de passe oublié La fenêtre suivante va s afficher : Renseignez votre adresse dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur le bouton «Envoyer». Un mail vous sera envoyé en rappelant votre nom d utilisateur ainsi que votre mot de passe. c. Modification du mot de passe La modification du mot de passe peut-être autorisée (à demander au service commercial). Dans la partie «Vos Données Personnelles» sur votre espace client, cliquer sur «Modifier le mot de passe» suivre la procédure et valider. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 4

5 d. Espace Client Après votre connexion, l espace client apparaît : Il affiche les informations suivantes : Données personnelles de l utilisateur Adresses de livraison et de facturation rattachées au compte utilisateur Budget : indique le budget restant à utiliser (sous forme de graphique et en pourcentage) Commandes : indique les dernières commandes enregistrées depuis un mois et depuis le début Achats : indique le nombre de références commandées depuis le début Devis : indique le nombre de devis depuis le début Pour revenir à tout moment sur votre Espace Client lors de vos recherches, il vous suffit de cliquer sur logo «Osilog» en haut à gauche ou en haut à droite et cliquer sur «Accéder à votre espace client» : OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 5

6 a. Rechercher un article Pour rechercher un article, vous avez trois possibilités soit : En saisissant dans l encadré en haut à droite «Recherchez un article» un mot clé (la référence ou le modèle du produit recherché) et cliquer sur «Entrée» de votre clavier ou sur l icône loupe : En recherchant dans le bandeau prédéfini : Voici un exemple du contenu de l onglet «Impression» : En accédant aux dernières références commandées dans l espace client OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 6

7 Un filtre est également présent à gauche pour affiner votre recherche : Quand votre recherche est affinée, clique sur le logo ci-dessous : Et ainsi rafraichir le résultat de votre recherche au fur et à mesure. b. Résultat de la recherche Après avoir précisé votre recherche ou indiqué la référence désirée, le résultat s affiche : Il est composé des informations suivantes : Un visuel du produit Une référence constructeur Une désignation Une fiche technique Une disponibilité Un prix Ht et TTC Pour ajouter un article présent dans votre résultat de recherche, indiquer la quantité dans la case correspondante ou utiliser les «+ / -». Et cliquer sur l icône «panier» pour valider votre demande. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 7

8 Une fenêtre apparaît récapitulant le contenu de votre panier : Pour fermer cette fenêtre, cliquer n importe où sur la page, et continuer votre recherche. Vous pouvez également accéder directement à votre panier en cliquant sur l icône «Panier», afin de valider votre commande en ligne. c. Produit non trouvé Si le produit recherché n est pas visible dans le résultat de votre recherche, vous avez la possibilité d en faire la demande auprès du service commercial dédié à votre entreprise. Cliquer sur le mail en haut à droite : Votre messagerie s ouvrira automatiquement avec le mail de votre contact, il ne vous reste plus qu à saisir votre demande de devis. 2. Devis Pour accéder à votre demande de devis, deux possibilités soit : En cliquant dans l encadré de votre espace client «afficher vos demandes de devis» En cliquant dans l encadré «voir les devis» OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 8

9 La fenêtre suivante va apparaître : a. Demande de devis en cours Sa gestion est identique à celle d un panier : modification des quantités, suppression d une ligne, soumettre la demande en cliquant sur «Je communique ma demande à Osilog». Votre demande de devis est soumise au service commercial, dès traitement vous êtes averti par mail. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 9

10 b. Devis en attente de réponse Pour consulter un devis en attente de réponse, cliquez simplement sur son numéro. Une fenêtre présentant toutes les lignes de la demande de devis s ouvre. Il ne vous est pas possible d en modifier le contenu tant que notre service commercial n a pas répondu à votre demande. c. Devis traité (par le service commercial Osilog) Pour consulter une demande de devis traitée par Osilog, cliquez simplement sur son numéro. Le détail du devis s affiche. Si la date de validité le permet, et si nos tarifs et nos délais de livraison vous conviennent, vous avez la possibilité de passer votre devis en commande ou de déplacer le devis dans le panier pour une prochaine commande. Trois possibilités s offrent à vous : Vous pouvez modifier le devis en supprimant une ligne du devis, sous réserve que le devis conserve toujours au moins une référence article. Pour cela, cliquez sur la croix à la fin de la ligne à supprimer. Vous souhaitez commander d autres produits en même temps : mettez-les dans votre panier puis ajoutez le contenu du devis à ce même panier (cliquez simplement sur le bouton «Panier» en bas de page) et le contenu du devis sera ajouté automatiquement au panier avec les autres articles à commander. Vous souhaitez seulement commander les produits de ce devis, cliquez sur le bouton «Valider» en bas de page pour transmettre votre commande à notre service commercial. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 10

11 3. Panier a. Gestion du panier Votre panier est accessible en haut à droite de votre espace client : Cliquer sur l icône, le détail de votre panier va s afficher : Il récapitule les informations suivantes : La référence La désignation Le prix unitaire HT La quantité saisie initialement Les frais de port en HT Le total HT Pour modifier une quantité : indiquer la quantité dans la case correspondante ou utiliser les «+/-». Pour supprimer une ligne : cliquer sur l icône Votre panier se met à jour automatiquement. b. Vérification et validation Si votre société est gérée avec un budget par utilisateur, votre consommation allouée et restante sera précisée ainsi que sa date de fin : En fonction de la durée de votre budget, la reconduction peut être automatique ou manuelle. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 11

12 Si le montant de votre budget est dépassé, il sera nécessaire de modifier le contenu de votre commande pour dépenser le budget restant. Si la gestion de votre budget est gérée par un autre utilisateur, un lui sera envoyé pour le prévenir du blocage de cette commande. Ensuite sélectionner une adresse de livraison et de facturation dans la liste déroulante : Si votre société bénéficie d un mode de livraison spécifique, le sélectionner dans la liste déroulante : Dernière étape avant la validation de votre commande, saisir une référence de commande (obligatoire ou facultative): Pour terminer cliquer sur «J enregistre ma commande» (commande en attente) ou sur «Je valide ma commande» (commande validée) : Pour retourner sur la commande en attente lors de votre prochaine connexion, sur l espace client cliquez sur «Voir les commandes» ensuite cliquer sur l onglet «En attente», sélectionner la commande concernée et apporter les modifications souhaitées. Une fenêtre de confirmation va apparaître, cliquer sur «Confirmer» si tout est conforme sinon «Annuler» pour enregistrer une modification dans le panier. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 12

13 Après confirmation un récapitulatif de la commande s affichera : 4. Commande Pour information, il y a deux profils utilisateur : Rédacteur Superviseur En tant que Rédacteur, vous pouvez enregistrer une commande mais devez attendre la validation du Superviseur (Supérieur hiérarchique, Service Achats, ) rattaché à votre compte afin qu elle soit bien prise en compte par notre service commercial. Le profil Superviseur, permet d avoir les droits pour la passation de commande sans intervenants. Et lors d une commande par un Rédacteur, le Superviseur peut modifier, refuser ou accepter la commande. Voici en exemple, un message d information suite à la validation d une commande par un profil «Rédacteur» : Le Superviseur doit donc intervenir pour valider cette commande. a. Historique Pour accéder à votre historique de commande, cliquer soit sur «Afficher vos commandes» dans votre espace client ou dans la partie à droite Vos commandes cliquer sur «Voir les commandes» : OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 13

14 L historique affiche toutes les commandes traitées et expédiées par Osilog, depuis le début de l ouverture du compte utilisateur sur l année en cours ou sur le mois en cours et également sur l année dernière. b. Suivi de commande Dans l onglet «En cours», toutes les commandes transmises au service commercial et non encore traitées ou expédiées sont affichées depuis le début de l ouverture du compte utilisateur sur l année en cours ou sur le mois en cours et également sur l année dernière. c. Commande en attente Dans l onglet «En attente», le superviseur peut consulter toutes les commandes des rédacteurs à valider et également les siennes. Le superviseur peut les modifier (changer les quantités commandées, ) en cliquant sur le n de la commande. Ensuite il suffit de sélectionner le ou les commandes et choisir l action à mener (valider ou refuser). Le rédacteur peut consulter ses commandes en attente de validation sans pouvoir les modifier. Mais une suppression de la commande est possible avant la validation du superviseur. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 14

15 d. Commande annulée Dans l onglet «Annulées» Idem commande en attente, le superviseur peut consulter toutes les commandes annulées ou refusées de ses rédacteurs. Le rédacteur peut consulter les commandes qu il a annulées ou qui lui ont été refusées. Quelle que soit la consultation que vous choisissez, vous pouvez consulter le détail de chaque commande en cliquant sur son numéro. Pour enregistre ou imprimer un ou plusieurs bons de commande, il vous suffit de cliquer sur l icône «Imprimante» : Le bon de commande va s ouvrir en format pdf, vous aurez la possibilité de l enregistrer ou de l imprimer. Quand votre enregistrement ou impression est terminé, vous pouvez fermer cette fenêtre si cela ne se fait pas automatiquement. Un export des données est également possible pour établir des statistiques, il suffit de cliquer sur «Exporter» en bas de page : OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 15

16 5. Budget La gestion des budgets est une option facultative, et n est disponible que si le service commercial l a validée sur le compte de votre société. Pour accéder au détail de votre budget, cliquer sur «Voir le détail» dans le bandeau à droite de votre espace client : Le détail vous indique le montant alloué au budget sur lequel vous imputez le montant de vos commandes. Ce peut-être un budget attribué en votre nom propre, pour un service ou pour toute une société. La visualisation vous permet de voir rapidement le budget consommé, restant et la date de fin de validité. Si vous êtes gestionnaire d'autres budgets (utilisateurs, service ou société), vous pouvez également consulter le détail de ces autres budgets et à qui ils appartiennent. Pour voir la liste des commandes passées sur chacun de ces budgets, il vous suffit de cliquer sur la flèche à gauche en début de ligne et la liste s'affiche en dessous de la ligne. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 16

17 Pour masquer la liste des commandes, cliquez sur le signe moins en début de ligne. Vous trouverez également, pour rappel, l'état de votre budget lors de la validation de votre panier. 6. Administration des comptes Elle permet à un utilisateur, ayant les droits correspondants, de gérer les comptes utilisateur de la société ou d'un service en particulier, comme le ferait un commercial Osilog. Cette gestion permet : la création / modification / désactivation des comptes de connexion, la création / modification des adresses de livraison et de facturation, la création de services et la répartition des utilisateurs dans ces services, la définition et la gestion des budgets de commande Osilog Online. Ces droits sont définis par votre commercial en accord avec les interlocuteurs de votre société. L'administrateur de comptes a, en outre, la possibilité de consulter les statistiques de commandes passées par tous les utilisateurs. Pour accéder à l'administration des comptes, cliquer sur «Administration des comptes» l encadré en haut à droite de votre espace client. dans OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 17

18 a. Accueil administration Sur l accueil du module d administration, vous sont rappelées un certain nombre d informations pour la bonne gestion des comptes. L accès aux différentes rubriques de l administration se fait au moyen des onglets toujours situés en haut de chaque écran. b. Gestion des comptes utilisateurs Par l onglet «Comptes Utilisateur», vous accédez à la liste des comptes dont vous êtes l administrateur, classée par service. En bas d écran, les actions possibles vous sont expliquées. Pour accéder rapidement aux informations principales du compte, il vous suffit de passer le curseur de la souris sur le nom de l utilisateur et ces informations s affichent. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 18

19 Pour voir l ensemble des informations du compte, pour le modifier ou pour le désactiver, cliquez sur le nom du compte. L écran suivant s affiche : OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 19

20 OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 20

21 La fiche du compte regroupe les informations suivantes : Le titre de civilité (Monsieur, Madame, Mademoiselle) Le nom et le prénom de l utilisateur du compte Le nom du service auquel il appartient. Cette information est facultative. L de l utilisateur du compte L habilitation à se connecter au compte. Pour désactiver le compte, sélectionnez «désactivé». Le login de connexion et le mot de passe de l utilisateur. Ils doivent être uniques pour chaque utilisateur. Le profil de compte : superviseur ou rédacteur. Un compte n est rédacteur QUE SI les commandes qui sont passées nécessitent une validation par un tiers. Dans ce cas, il vous sera demandé le nom du (ou des) compte(s) superviseur. Le blocage du compte en consultation uniquement. Les commandes ne peuvent être passées par ce compte. Compte administrateur ou non. La liste des adresses de livraison et de facturation possibles. Les adresses sélectionnées sont en surbrillance. Lorsque vos modifications sont faites, enregistrez-les en cliquant sur le bouton «Enregistrer». Sinon par le bouton «Retour», vous revenez à la liste des comptes. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le lien «Je crée un nouveau compte utilisateur», et une fiche vierge vous permet la saisie des informations. A la fin de la saisie, cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer le nouveau compte. c. Gestion des services Par l onglet «Services», vous accédez à la liste des services de la société si vous en avez les droits d administration. L administrateur des comptes d un service ne verra que les comptes de ce service. En bas d écran, les actions possibles vous sont expliquées. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 21

22 La création de services est utile si l on veut regrouper les utilisateurs par pôle ou par activité, et lorsque l on veut définir un budget spécifique pour un service donné. Pour modifier l intitulé d un service, cliquez sur son nom, puis effectuez la modification. Pour l affecter à un responsable, procédez de la même façon et sélectionnez le nom de l utilisateur dans la liste qui vous est présentée. Le nom du responsable est facultatif et ne sert qu à désigner le responsable du budget du service, s il en a été défini un. Il n est possible de supprimer un service que si aucun utilisateur n est rattaché à ce service. Pour créer un nouveau service, cliquez sur le lien «Je crée un nouveau service» et remplissez les champs. d. Gestion des adresses OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 22

23 Par l onglet «Adresses de facturation/livraison», vous accédez à la liste des adresses de la société nécessaires à la gestion des commandes de consommables sur l extranet. En bas d écran, les actions possibles vous sont expliquées. Les adresses de livraison et de facturation sont regroupées. Pour accéder rapidement au détail de chacune des adresses, il vous suffit de passer le curseur de la souris sur le libellé de l adresse. Pour voir le détail de l adresse, pour la modifier ou la supprimer, cliquez sur l intitulé de l adresse. Sur l écran, vous pouvez modifier ou supprimer l adresse en question. Le libellé de l adresse doit être unique dans la mesure du possible afin de la différencier des autres et de faciliter sa sélection lorsque vous passerez commande. Vous avez également la possibilité de dupliquer l adresse et d en faire une copie pour la modifier. Cliquez sur le bouton «Dupliquer» et une nouvelle adresse sera créée avec le même intitulé et le mot dupliquée. Il ne vous reste plus qu à modifier cette nouvelle adresse. Pour créer une nouvelle adresse, cliquez sur le lien «Je crée une nouvelle adresse», et une fiche vierge vous permet la saisie des informations de cette nouvelle adresse. Avant de valider, indiquez si c est une adresse de livraison ou de facturation. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 23

24 e. Gestion des budgets Par l onglet «Gestion des budgets», vous accédez à l ensemble des budgets alloués pour la prise de commandes de consommables sur l extranet. La liste affichée permet de visualiser, s ils ont été définis, les lignes budgétaires pour la société, pour les services ainsi que celles affectées individuellement. Les budgets individuels sont affectés à un compte utilisateur et seules les commandes prises à partir de ce compte sont imputées sur ce budget. Les budgets de service ne prennent en compte que les commandes passées par des comptes qui n ont pas de budgets individuels prédéfinis. La ligne budgétaire société est intitulée «BUDGET GLOBAL SOCIETE». Sont imputées sur cette ligne les commandes des utilisateurs qui ne sont pas affectées à un budget individuel, ni à un budget de service. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 24

25 Pour définir un nouveau budget, cliquez sur le lien «Créer le budget» correspondant au budget que vous souhaitez définir. Pour modifier un budget existant, cliquez sur le lien du budget ou le nom du service ou le nom du compte utilisateur. Vous avez alors la fiche Budget à modifier ou à remplir. Vous indiquez le montant total alloué à ce budget (en euros HT). Dessous, vous est rappelé le montant total des commandes déjà imputées sur ce budget. La durée du bail indique est la durée de la période pendant laquelle les commandes peuvent être passées. Vous définissez une date de début de validité du bail, et la date de fin est calculée automatiquement en fonction de la durée. La reconduction du bail peut être manuelle ou automatique : Si la reconduction est manuelle, lorsque le seuil du budget alloué est atteint, aucune commande ne peut plus être saisie. Vous pouvez demander à ce qu une personne soit avertie par mail de ce blocage. Pour cela, dans le mode de gestion du blocage, indiquez «Avertir le gestionnaire du budget par mail pour déblocage», et sélectionnez une personne dans la liste Gestionnaire rattaché. La personne avertie doit alors prendre compte avec le commercial Osilog pour faire débloquer le budget. Si la reconduction est automatique, la date de validité du budget est réinitialisée à la date du jour, et le montant du budget consommé est remis à 0 sans intervention. OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 25

26 7. Service Commercial Pour toutes questions ou information, vous trouverez les coordonnées de votre contact Osilog dans l encadré bleu en haut à droite de votre espace client. Et dans la partie gauche de votre espace client : Le service commercial traitera votre demande dans les plus brefs délais, ou le cas échéant, transmettra votre demande au service concerné pour traitement. 8. Divers En cliquant sur l encadré «Services» à gauche de votre espace client, une redirection sera faite sur notre site Osilog.eu. Il présente notre groupe, nos engagements, nos produits, services et solutions, ainsi que des témoignages client. Nous vous invitons à le visiter. En cours de recherche, si vous rencontrez des difficultés, un lexique est à votre disposition sur le bandeau gauche de votre espace client : Osilog est respectueux de notre environnement, en cliquant sur cette partie, vous découvrirez notre procédure de collecte : Le guide utilisateur du site en version PDF est téléchargeable dans le bandeau gauche de votre espace client : OSILOG - Toute reproduction ou diffusion même partielle est interdite 26