Pas à pas : SERVICES PARTAGES (postes fractionnés) ou/et TITULAIRES REMPLAÇANTS 1 ER DEGRE

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1 ULYSSE Pas à pas : SERVICES PARTAGES (postes fractionnés) ou/et TITULAIRES REMPLAÇANTS 1 ER DEGRE Comment saisir un ordre de mission? Comment saisir l état de frais correspondant? VERSION RENTREE 2013 SOMMAIRE A.. Initialisation d un ordre de mission I. Ecran de création d un ordre de mission p. 2 II. Ecran d initialisation d un ordre de mission p. 5 III. Remplir son ordre de mission p. 5 Onglet Général p. 6 Onglet Frais prévisionnels p. 12 Onglet Indemnités kilométriques p. 13 Onglet Historique p. 16 IV. Contrôler son ordre de mission p. 17 V. Soumettre son ordre de mission à validation p. 17 VI. Régularisation de l ordre de mission p. 20 VII. Supprimer un ordre de mission p. 22 B. Initialisation de l état de frais correspondant I. Créer un nouvel état de frais p. 22 II. Régulariser son état de frais p. 24 III. Soumettre son état de frais à validation p. 25 IV. Imprimer son état de frais p. 27 V. Quelques rappels essentiels p. 28 1

2 A. Initialisation d un ordre de mission Rappel : Ce module concerne la prise en charge des frais de transport : - des enseignants du premier degré, des personnels d accompagnement et de suivi des élèves et des étudiants. I. Création d un ordre de mission Pour créer un nouvel ordre de mission (OM), sélectionner dans la liste déroulante du menu le lien correspondant. puis dans Ordre de Mission : Créer un OM puis cliquer sur la petite flèche indiquant le nom du collaborateur concerné. 2

3 Ou utiliser le raccourci disponible L écran de création d un nouvel OM est affiché. L icône sert à la réservation directe de billets d avion. L icône sert à la réservation directe de billets de train. Cliquer sur pour créer un OM vierge sans demande de réservation de transports. 3

4 L écran suivant apparaît : Et vous permet de sélectionner : La création d un document vierge : pour toute nouvelle création standard d un ordre de mission La création d un Om permanent : cette option ne doit être utilisée QUE par les services gestionnaires L initialisation à partir d un ordre de mission : pour se servir d un ordre de mission déjà créé comme base de saisie pour une nouvelle mission L initialisation d un OM ponctuel à partir d un OM Permanent : à destination des personnels itinérants pour leur saisie dans le cadre de leur ordre de mission permanent. IMPORTANT : Pour leur saisie mensuelle, les titulaires remplaçants (TR) et les personnels en services partagés doivent sélectionner Document vierge Attention : Dès qu un premier OM a été validé, vous pourrez vous servir de cet OM comme modèle pour générer les OM des mois suivants. Pour cela, cliquer sur Initialisation à partir d un ordre de mission du collaborateur et sélectionner la référence de l OM à copier. Vous n aurez plus qu à modifier les données changeant d un mois sur l autre dans le nouveau document (pavé général et indemnités kilométriques). 4

5 II. Initialiser un ordre de mission ponctuel A partir de l écran de création d un nouvel OM, sélectionner «Document vierge», le masque de saisie d un nouvel ordre de mission (OM) s affiche alors. III. Remplir son ordre de mission Les informations à renseigner dans chaque OM sont organisées en différents onglets. Pour renseigner correctement un Ordre de Mission, il convient de toujours commencer par l onglet Général (contenant les informations générales et administratives de la mission) : en effet, certaines informations seront reprises automatiquement pour alimenter d autres blocs 5

6 Onglet Général Il convient de remplir chaque champs. Les champs en rouge sont obligatoires. Quand plusieurs choix sont possibles, il faut choisir parmi les choix proposés en cliquant sur la petite loupe à côté du champ à renseigner. Ce type d écran s inscrit Le nom du champ concerné est repris Le champ code et le champ libellé permettent d écrire directement le texte recherché dans la liste s il est connu. La saisie peut se faire soit en intégralité (ex : 0140IA18-FDENSEL OU 0140IA18-FDENSPEL), soit partiellement (ex : 0140IA18). Quand la saisie est partielle, la liste de choix dépendants se raccourcit automatiquement. Il faut ensuite cliquer sur rechercher. L icône permet de passer à la page suivante. 6

7 Les champs sont à renseigner dans l ordre. Champs à renseigner : 1) Destination principale : Saisir en texte : Pour les services partagés : «SP + département + mois + année concernée» (exemple : Services partagés 18 septembre 2012) Pour les titulaires remplaçants : «TR + département + mois + année concernée» (exemple : TR 18 septembre 2012) Appuyer sur la touche Entrée Puis cliquer dans la zone Pays : saisir FR 2) Type de mission : Cliquer sur la flèche et sélectionner Personnels itinérants. ATTENTION : Le type de mission Service partagé ne doit pas être sélectionné car il ne permet pas de déclarer les repas. 7

8 Ce message d alerte apparaît : Cliquer sur OUI. Un nombre d alertes apparaît. C est normal car la saisie n est pas terminée. 3) Objet : Saisie de l objet de la mission. L objet saisi est repris dans les différents menus d affichage et permet d identifier plus rapidement un OM. Saisir en texte : Pour les services partagés : «SP + département + mois + année concernée» Ex : SP 18 septembre 2012 Pour les titulaires remplaçants : «TR + département + mois + année concernée» Ex : TR 18 septembre ) Date de début : Inscrire dans le 1 er champ le jour de début de mission (=le 1 er jour du mois) et dans le 2 ème champ l heure de début de déplacement (par défaut 08h00). Vous pouvez aussi sélectionner la date en cliquant sur l icône calendrier. 8

9 5) Date de fin : Inscrire dans le 1 er champ le jour de fin de mission (=le dernier jour du mois) et dans le 2 ème champ l heure de fin de déplacement (par défaut 17h00). 6) Commentaire : Ce champ est optionnel mais peut permettre la saisie d un commentaire à destination du valideur hiérarchique ou du service gestionnaire. 7) Enveloppe : Saisie de l enveloppe budgétaire sur laquelle va s imputer la dépense. Choisir l enveloppe budgétaire dans la liste des enveloppes proposées en cliquant sur la loupe. Vous pouvez directement saisir le code concerné soit en intégralité ou soit partiellement dans le champ Code selon la liste ci-dessus et cliquer sur Rechercher. 9

10 8) Centre de coûts CHORUS : Saisir : Pour le Cher : IACMISS018 Pour l Eure et Loir : IACMISS028 Pour l Indre : IACMISS036 Pour l Indre et Loire : IACMISS037 Pour le Loir et Cher : IACMISS041 Pour le Loiret : IACMISS045 Le service gestionnaire peut modifier la saisie de l agent. 9) Axe analytique 1 : ne pas renseigner ce champ. 10) Axe ministériel 1 : ne pas renseigner ce champ. 11) Axe ministériel 2 : ne pas renseigner ce champ 12) Lieu de départ : Choisir en cliquant sur la loupe : ADM pour résidence administrative FAM pour résidence familiale Le choix du lieu de départ doit correspondre au trajet le plus court. Il est déterminé en début d année scolaire par le service gestionnaire selon l emploi du temps fourni. Une fois le dossier enregistré, un est envoyé à chaque agent pour lui préciser le trajet retenu pour chaque journée de déplacement. 13) Lieu de retour : Choisir en cliquant sur la loupe : ADM pour résidence administrative FAM pour résidence familiale 14) Agence de voyage : ne pas renseigner ce champ. Une fois tous les champs de l onglet Général complétés, cliquer sur Enregistrer. 10

11 Saisir maintenant l onglet Frais prévisionnels pour saisir vos repas, le cas échéant. S il n y a pas lieu à l indemnisation des repas, passer directement à l onglet Indemnités kilométriques. 11

12 Onglet Frais prévisionnels Cliquer sur l icône des couverts et sélectionner Déjeuner restaurant administratif personnels itinérants. Une fenêtre intitulée «Détail des frais saisis» s ouvre sur la droite de l écran. Les 4 premiers champs (date, type de frais, ville et pays sont repris d après les données saisies dans l onglet général). Saisir dans Nombre de déjeuners, le nombre de repas autorisés par la réglementation pour la période écoulée. Préciser dans Commentaire les jours concernés. Attention : l indemnisation porte sur les repas à demi tarif et les repas seront refusés si il n est pas précisé en commentaire les jours concernés. SP IA18 septembre 2012 Une fois la saisie terminée, cliquer sur Enregistrer, soit en bas de page, soit dans le détail des frais saisis 12

13 Onglet Indemnités kilométriques : Cet onglet permet de déclarer vos trajets entre : - Pour les services partagés : votre lieu de départ (résidence personnelle ou établissement principal) et vos établissements secondaires - Pour les TR : votre lieu de départ (résidence perso ou établissement de rattachement administratif) et vos établissements de remplacement. Les déplacements sont toujours remboursés sur la base du tarif SNCF 2 ème classe. Pour créer une indemnité kilométrique, cliquer sur Ajouter un ikm 13

14 . Dans Voiture : Sélectionner : SNCF SNCF - SNCF (1000 CV) Dans Barème kilométrique : Sélectionner : Barème SNCF 2 ème classe Les agents qui ont fait parvenir un courrier de demande d indemnisation au barème des indemnités kilométriques et une copie de leur carte grise doivent sélectionner leur véhicule dans Voiture et Barème IK standard dans Barème kilométrique. Vous avez un lien Cliquez ici pour se rendre sur Mappy pour calculer le nombre de kilomètres d un trajet. Le calcul du trajet se fait de ville à ville en choisissant dans options de calcul : Le plus court. Le trajet et le nombre de kilomètres sont toujours revérifiés par le service gestionnaire. Vous devez ensuite renseigner : - la date de déplacement - le trajet à effectuer (de ville à ville): selon le message qui vous a été adressé en début d année scolaire - les kilomètres remboursés : il s agit de la distance en kilomètre pour un trajet simple - le nombre de trajets : 1 pour un aller simple et 2 pour un aller retour Les kilomètres se multiplient automatiquement par le nombre de trajets. Une fois la saisie terminée, cliquer sur Enregistrer. Si vous avez un déplacement supplémentaire à vous faire rembourser hors de votre emploi du temps: vous devez saisir le motif dans la case commentaires (saisir : réunions parents-professeurs ou conseils de classe). 14

15 Cas particulier des circuits : Si l agent effectue un circuit, par exemple : établissement principal établissement secondaire 1 le matin puis établissement secondaire 2 l après midi. Renseigner la date, dans trajet noter la ville de départ la ville du 1 er établissement la ville du 2 nd établissement la ville de retour, dans nombre de trajets : 1 car il s agit d un circuit et dans kilomètres remboursés le nombre de kilomètres total du circuit. Ex : L onglet Facture n a pas à être renseigné. 15

16 Onglet historique : Cet onglet vous permet de suivre les changements de statuts de votre document. Il vous permet de suivre à quel niveau est votre OM : - statut 1 : en cours de création : votre Om est modifiable à volonté et supprimable - statut 2 : en attente de validation hiérarchique : votre Om est envoyé chez votre VH1 pour validation, il n est plus modifiable - statut 4 : en attente de traitement service gestionnaire : Votre OM est envoyé chez le service gestionnaire pour validation par le valideur hiérarchique, l OM n est toujours pas modifiable. - Statut validé : l Om a été validé, vous pouvez initialiser votre état de frais dès le déplacement effectué. Tant qu aucun EF n est rattache l OM reste modifiable en le passant au statut RM : Régularisation Mission 16

17 IV. Contrôler son ordre de mission Pour pouvoir envoyer l état à validation, le document ne doit comporter aucune anomalie bloquante. Les anomalies bloquantes sont signalées en rouge par un panneau SENS INTERDIT. Il faut obligatoirement les corriger pour pouvoir envoyer le document à validation. Le signal va s inscrire sur l onglet portant l anomalie et dans cet onglet sur la ligne de détail portant l anomalie bloquante. En survolant l icône avec la souris, le message expliquant l anomalie s affiche. Exemple : Les anomalies en orange ne sont pas bloquantes, elles n ont qu une valeur informative, par exemple dès qu un agent fait un état en régularisation. Exemple : V. Soumettre son ordre de mission à validation Quand tous les onglets et informations obligatoires ont été renseignés et que l ordre de mission ne comporte plus d anomalie bloquante, l agent peut envoyer son OM en validation. Cliquer sur la flèche verte : Quand le curseur de la souris pointe l icône, le texte Avancer apparaît. 17

18 L écran suivant invitant à passer au statut 2 en attente de validation hiérarchique apparaît. Dans Destinataire, cliquer sur la loupe et aller sélectionner dans la liste le nom de votre IEN de circonscription ou le référent désigné en DSDEN : IMPORTANT : le bon choix du valideur est impératif pour un traitement rapide et efficace de votre demande de remboursement. - Pour les services partagés et, vous devez choisir comme destinataire, soit votre Ien de circonscription soit le référent désigné en DSDEN. - Le nom de votre valideur hiérarchique sera toujours précisé dans le mail d ouverture de droits qui vous est envoyé dès le traitement de votre dossier. Un message vous sera envoyé dès traitement de votre dossier vous précisant le nom de votre valideur hiérarchique. 18

19 Les noms des valideurs sont classés par ordre alphabétique. Vous pouvez sélectionner le nom de votre valideur hiérarchique dans la liste ou taper directement le nom de votre valideur si vous le connaissez dans le champ Nom. L icône sert à changer de page. Laisser la case «Prévenir le destinataire par un » cochée (un message va être envoyé au destinataire pour l informer qu il doit aller valider votre Om). Cliquer sur Confirmer le changement de statut. ULYSSE modifie automatiquement le statut du document en cours qui n est alors plus modifiable directement. Quand le changement de statut est confirmé, l OM passe en attente de validation hiérarchique. Après validation du valideur hiérarchique puis du service gestionnaire, l ordre de mission ponctuel sera validé. 19

20 VI. Régularisation de l ordre de mission L OM reste modifiable tant qu il est au statut 2 : en attente de validation hiérarchique. Pour pouvoir modifier son document, l agent doit le faire revenir au statut 1 en cours de création et le relancer ensuite dans le circuit de validation. - Cliquer sur la flèche rouge indiquant Revenir. - Cliquer sur Passer au statut 1 En cours de création pour pouvoir aller modifier l OM - Ou cliquer sur Passer au statut Annulé pour annuler cet OM 20

21 - Puis cliquer sur Confirmer le changement de statut. Une fois l OM modifié, relancer l OM dans le circuit de validation comme indiqué au point VI. Un ordre de mission au statut 4 : en attente de traitement service gestionnaire n est plus modifiable par le missionné. Néanmoins, à son retour de mission, l agent peut procéder à la régularisation de l OM afin qu il corresponde à la réalité de la mission. Pour cela, l agent passe l ordre de mission du statut V (validé) au statut RM (régularisation mission). Attention : Ces modifications sont à effectuer si les informations de l onglet général de l ordre de mission validé ne correspondent plus (dates de début et de fin de mission, lieu, enveloppe budgétaire, véhicule sélectionné ). Si ce sont les indemnités kilométriques qui ne correspondent plus, l agent n a pas besoin de modifier son ordre de mission, il régularisera ces données dans l état de frais. Pour régulariser un OM : - Rappeler l OM validé (bloc «Ordres de mission en cours de traitement» dans l écran d accueil) - Cliquer sur la flèche rouge - Faire passer l état au statut RM - régularisation mission - L OM est de nouveau modifiable, effectuer les modifications nécessaires et soumettre de nouveau l ordre de mission à validation. (reprendre la même procédure qu en VI.). - Dès que l OM sera de nouveau validé, la création de l état de frais sera possible. 21

22 Attention : Si un OM est validé mais n est pas valorisé (coût en euros : 0.00 EUR), il ne sera pas possible de saisir un état de frais se rapportant à cet OM, l OM sera considéré comme sans frais et ne permettra pas le remboursement. VII. Suppression d un ordre de mission Un Om au statut 1 En cours de création peut être supprimé. Il faut Sélectionner dans Ordre de Mission : Supprimer. Attention : Si votre OM n est plus au statut 1 En cours de création, pour pouvoir le supprimer, il faudra le faire revenir au statut 1 en cliquant sur le bouton rouge Revenir. Un Om n est plus supprimable dès qu un état de frais a été rattaché sur l Om de référence. B. Initialisation de l état de frais correspondant Une fois l OM validé et les déplacements du mois concerné terminés, le missionné peut créer son état de frais. Dans Ulysse, il ne peut y avoir d état de frais sans ordre de mission précédemment validé. Les renseignements saisis dans l ordre de mission sont automatiquement repris dans l état de frais. L agent peut toutefois modifier ou supprimer les indemnités kilométriques. I. Créer un nouvel état de frais Pour créer un nouvel état de frais (EF), sélectionner dans la liste déroulante du menu d Ulysse le lien correspondant, ou utiliser le raccourci disponible dans le bloc Etats de frais en cours de traitement. 22

23 Puis dans Etat de frais, cliquer sur Créer un EF et cliquer sur la petite flèche indiquant le nom du collaborateur concerné. L écran de création d un nouvel EF est affiché. Il faut alors cocher Initialisation à partir d un Ordre de Mission. 23

24 La liste des Om validés s affiche. Sélectionner l OM pour lequel l agent veut créer un EF, en cliquant sur son numéro, son objet ou sa date. Le nouvel EF ainsi créé reprendra toutes les données de l OM de référence. A noter : Un EF peut se reconnaître par son numéro : il reprend le N de l OM de référence (sur 5 caractères) + un numéro d ordre de 01 à 99. II. Régulariser son état de frais Si au retour de la mission, cette dernière ne correspond plus à l OM validé (changement de dernière minute dans l onglet Général : dates, heures, enveloppe budgétaire ), il convient de procéder à une régularisation de l OM de référence. En effet, les changements au cours de la mission peuvent avoir un impact sur le budget prévisionnel. L OM doit donc être modifié et suivre un nouveau circuit de validation. Attention : Si un EF a quand même été créé, la modification de l OM ne sera pas possible. Il convient alors d annuler l EF avant de pouvoir modifier l OM. Toutefois, si vous avez des modifications à opérer uniquement au niveau des indemnités kilométriques (trajets) ou du nombre de repas, vous pouvez ajouter des trajets à vos indemnités kilométriques dans l état de frais ou modifier les lignes existantes sans devoir modifier l OM de référence. 24

25 III. Soumettre son état de frais à validation Quand l état de frais est complet et qu il ne comporte plus d anomalie bloquante, l agent peut soumettre son EF à validation. Cliquer sur «Approuver» de l EF: L agent demande à passer au statut 2 : en attente de validation hiérarchique 25

26 Lors de la demande de changement de statut, ULYSSE affiche une page de détail dans laquelle l agent : 1. peut saisir un commentaire à l attention du valideur de son document 2. doit sélectionner un destinataire : en cliquant sur la loupe pour sélectionner un valideur parmi la liste des personnes habilitées à valider le document (saisir directement le nom du valideur dans le champ Nom s il est connu). 3. peut choisir de prévenir ou de ne pas prévenir le destinataire par l envoi d un 4. doit cliquer sur confirmer le changement de statut : ULYSSE modifie automatiquement le statut du document en cours qui n est alors plus modifiable Après validation du valideur hiérarchique puis du service gestionnaire, l état de frais passera au statut validé. Il sera envoyé pour paiement via l application CHORUS. IMPORTANT : - Pour les services partagés et pour les frais de déplacement des TR vous devez choisir comme destinataire, soit votre Ien de circonscription soit le référent désigné en DSDEN. - Le nom de votre valideur hiérarchique sera toujours précisé dans le mail d ouverture de droits qui vous est envoyé dès le traitement de votre dossier. Cas particulier des pièces justificatives Malgré une saisie des états de frais dématérialisée, l utilisation d Ulysse ne dispense pas l agent de faire parvenir au service gestionnaire ses pièces justificatives. Rappel : Les pièces justificatives obligatoires à l occasion des services partagés sont les attestations de l IEN de circonscription justifiant de déplacements hors emplois du temps uniquement pour les réunions parents-enseignants dans votre établissement secondaire. Aucun autre déplacement supplémentaire ne sera pris en charge dans le cadre des services partagés. Pour ces déplacements supplémentaires : merci de saisir dans les indemnités kilométriques dans Commentaires : réunion parents-enseignants. 26

27 Pour pouvoir envoyer vos pièces justificatives, vous devez imprimer un document récapitulatif de votre état de frais dans Ulysse. IV. Imprimer son état de frais Dans l écran d affichage de votre état de frais, dans la liste Etat de frais de la barre de Menu, sélectionner «Imprimer», puis sur «Etat de frais-synthèse» Ulysse vous génère un aperçu avant impression d une synthèse de votre état de frais via l éditeur de fichiers PDF. L impression est lancée en cliquant sur le bouton IMPRIMER de l éditeur de fichiers PDF. L agent doit joindre ses justificatifs à cet état de synthèse et les envoyer à son service gestionnaire (DBA 2 au rectorat). L aperçu PDF de l état comprend la référence sur 7 caractères de l état de frais. C est cette référence qui va permettre au service gestionnaire de recouper votre état de frais et vos pièces justificatives. Après impression, pour revenir dans Ulysse, fermer la fenêtre en cliquant sur la croix en haut à droite de l éditeur de fichiers PDF. Attention : il n y aura pas de mise en paiement de l état de frais tant que les pièces justificatives nécessaires ne sont pas parvenues au service gestionnaire. 27

28 V. QUELQUES RAPPELS ESSENTIELS Si vous avez des problèmes de saisie, vous pouvez adresser un mail à l adresse fonctionnelle : dt-ulysse@ac-orleans-tours.fr Des procédures plus complètes se trouvent sur le site académique : Ressources humaines Frais de déplacement Les différentes procédures Choisissez le type de déplacement Frais dans le cadre de stages. Les frais sont pris en charge par la DSDEN sur l'application GAIA. Frais dans le cadre d'examens et concours. Les frais sont pris en charge par la DEC sur l'application IMAGIN. 28