NEPTUNE WEB GESTION DES IMMOBILISATIONS. Module Neptune Web

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1 NEPTUNE WEB GESTION DES IMMOBILISATIONS Module Neptune Web QUASAR Conseil 2009 QUASAR Conseil Le Roussillon Pleumartin Tel : Fax : [email protected]

2 Sommaire 1. Présentation de Neptune Web Connexion Menu général Menus La saisie de fiches immobilisations Le transfert de fiches immobilisations Les affectations et opérations groupées Les éditions de Neptune Web

3 1. Présentation de Neptune Web 1.1. Connexion Figure 1 : Connexion à Neptune Web La fenêtre de connexion se présente comme ci-dessus. Il est nécessaire de saisir son identifiant et son mot de passe afin d accéder à la fenêtre de sélection du niveau de connexion Menu général Figure 2 : Menu général de Neptune Web Après sélection du niveau de connexion (ici niveau UB 901), on accède au menu général. Le menu général de Neptune Web se présente comme ci-dessus. L en-tête reprend le nom du module, le site (flou par confidentialité), l exercice et l UB de connexion. 3

4 1.3. Menus Trois menus sont disponibles dans Neptune Web. Ils regroupent les fonctionnalités essentielles du menu Neptune Windows et permettent la gestion des immobilisations dans le cadre d un déploiement léger. Figure 3 : Menus de Neptune Web Le menu paramètres : il permet de saisir les paramètres liés à la gestion des immobilisations, à l aide de deux sous-menus, o Généraux : paramètres généraux comme les informations sur les fournisseurs, les données nécessaires à la saisie de fiches immobilisations, etc, o Structure : paramètres liés au financement des immobilisations (origines et enveloppes de financement). Le menu gestion : il permet de saisir les fiches immobilisations, calculer les dotations aux amortissements, effectuer des opérations groupées, gérer le suivi des en-cours et des ensembles patrimoniaux, Le menu exploitation : il permet d éditer un certain nombre d états liés à la gestion des immobilisations (fiches d inventaire, amortissements, patrimoine, étiquettes inventaire ). 4

5 2. La saisie de fiches immobilisations Cela est possible par le menu Gestion / Immobilisations/Composants. 1 Figure 4 : Affichage des fiches immobilisations Pour créer une fiche immobilisation, il faut en premier lieu cliquer sur le bouton «nouveau» (voir étape 1 ci-dessus). 5

6 2 Figure 5 : Saisie d une fiche immobilisation La fenêtre de saisie d une fiche est alors affichée. Il est nécessaire de saisir les données de(s) : L en-tête de la fenêtre : - Le code immobilisation : il s agit d un code au format : UB + n de séquence. Dans notre exemple, le n indique donc qu il s agit de la fiche 2570 de l UB 901, - Le n d inventaire : il s agit d un code au format : exercice + n de séquence. Cette numérotation est valable pour l UB de la fiche. Dans notre exemple, le n 2010/00001 indique donc qu il s agit de la fiche 1 de l UB 901 en 2010, - La date de création : il s agit de la date de création de la fiche dont la valeur est attribuée automatiquement par le module, - La date de modification : il s agit de la date de dernière modification de la fiche dont la valeur est attribuée automatiquement par le module, - L identifiant : il s agit d un identifiant informatique unique pour chaque fiche d immobilisation, - La désignation : champ texte permettant de saisir la désignation de l immobilisation, - L exercice : il est repris automatiquement selon l exercice de connexion. 6

7 Onglets : - Onglet généralités : contient les informations essentielles à la fiche immobilisation (montants, TVA, codifications diverses), - Onglet info. Budgétaires : contient les informations relatives aux pièces budgétaires liées à l immobilisation, - Onglet financement : permet de déclarer les diverses origines de financement de la fiche et notamment la répartition entre fonds propres, - Onglet localisation : permet notamment de renseigner la localisation physique du bien, - Onglet inventaire : permet de renseigner les données relatives à l inventaire (date, statut ), - Onglet amortissement : permet de définir les données dans le cadre du calcul des annuités d amortissement (durée, base, taux, type d amortissement), - Onglet tableau initial : contient le tableau d amortissement de la fiche, - Onglet tableau définitif : a pour but de rapprocher l amortissement de la notion d utilisation économique du bien (dépréciation, revalorisation), - Onglet gestion : a pour objectif d établir des liens avec les modules de gestion de la recherche de Pléiade, - Onglet complément : permet de renseigner des informations complémentaires sur l immobilisation, notamment la marque, le modèle et le numéro de série, - Onglet évènements : permet de constater tout évènement survenu susceptible de modifier la valeur et/ou la durée d amortissement d une fiche d immobilisation. Le bouton «enregistrer» permet de valider les données pendant la saisie, alors que le bouton «enregistrer et quitter» est à utiliser en fin de saisie, pour revenir à la fenêtre d affichage des immobilisations (voir étape 2 ci-dessus). 7

8 3. Le transfert de fiches immobilisations Les transferts de fiches immobilisations s effectuent par le menu Exploitation / Spécial / Transferts de fiches entre UB / Saisie d un transfert. 1 Figure 6 : Saisie d un transfert de fiches La première étape consiste à cliquer sur le bouton «sélection des immobilisations à transférer» pour le choix des fiches à traiter (étape 1). 8

9 2 2 3 Figure 7 : Sélection des immobilisations La fenêtre de sélection multiple d immobilisations s affiche alors. Pour sélectionner les fiches souhaitées, il suffit de cocher la première colonne «Ok» des lignes du tableau. Une case à cocher «Tous/Aucun» permet de gagner du temps en cochant/décochant toutes les lignes du tableau en un seul clic (étape 2). Une fois la sélection opérée, cliquer sur «Ok» (étape 3). 9

10 Figure 8 : Saisie d un transfert de fiches (2) Les immobilisations sélectionnées s affichent dans le tableau. Il est maintenant possible d effectuer le transfert. Le champ «date du transfert» permet de saisir la date retenue pour le transfert. La date d entrée dans la nouvelle UB se met à jour automatiquement (étape 4). Il suffit ensuite de cliquer sur le menu déroulant pour sélectionner l UB de destination (étape 5), puis sur le bouton de recherche, pour accéder à la fenêtre de sélection des CR de l UB sélectionnée (étape 6). Le bouton «transférer» permet d exécuter le traitement (étape 7). Une fois le traitement effectué, un message de fin de transfert s affiche, et explique la nécessité de vérifier la réussite du transfert. Figure 9 : Message de fin de traitement 10

11 4. Les affectations et opérations groupées Les affectations s effectuent par le menu Gestion / Affectations. Le menu permet d afficher de façon claire les codes analytiques, localisations géographiques et catégories de biens des immobilisations, et de les affecter si besoin, fiche par fiche. Les opérations groupées s effectuent par le menu Gestion / Opérations groupées. Le menu permet de saisir de façon groupée (sur plusieurs fiches) des évènements, des origines de financement et de localisations géographiques. Ces traitements sont tous similaires. Prenons l exemple d une opération groupée de localisation. 1 Figure 10 : Saisie groupée de la localisation géographique La première étape consiste à cliquer sur le bouton «sélection des immobilisations» pour le choix des fiches à traiter (étape 1). 11

12 2 2 3 Figure 11 : Sélection des immobilisations La fenêtre de sélection multiple d immobilisations s affiche alors. Pour sélectionner les fiches souhaitées, il suffit de cocher la première colonne «Ok» des lignes du tableau. Une case à cocher «Tous/Aucun» permet de gagner du temps en cochant/décochant toutes les lignes du tableau en un seul clic (étape 2). Une fois la sélection opérée, cliquer sur «Ok» (étape 3). 12

13 4 5 Figure 12 : Saisie groupée de la localisation géographique (2) Les immobilisations sélectionnées s affichent dans le tableau. Il est maintenant possible d effectuer la saisie groupée. Le champ «localisation du bien» permet de saisir une localisation physique commune pour les fiches sélectionnées. Il suffit de cliquer sur le bouton de recherche, pour accéder à la fenêtre de sélection des lieux paramétrés (étape 4). Le bouton «valider» permet d exécuter le traitement (étape 5). Un message de confirmation s affiche alors. Cliquer sur «oui» pour poursuivre (étape 6). 6 Figure 13 : Message de confirmation 13

14 Figure 14 : Saisie groupée de la localisation géographique (3) Une fois le traitement effectué, un message de fin de traitement s affiche. Les lignes traitées apparaissent en vert dans le tableau. La nouvelle affectation apparaît dans le tableau pour chaque ligne. Il ne faut pas hésiter à se rendre sur une fiche à titre d exemple, pour contrôler la modification. 14

15 5. Les éditions de Neptune Web Fiche d inventaire : permet, pour une ou plusieurs fiches immobilisations, d éditer une synthèse des informations de la fiche, Etat des biens o Par localisation : état du patrimoine, valorisé ou non, par localisation renseignée sur la fiche, au sein de l UB de connexion, o Par code analytique : état du patrimoine, valorisé ou non, par code analytique renseigné sur la fiche, o Par catégorie de bien : état du patrimoine, valorisé ou non, par catégorie de bien renseignée sur la fiche, o Par CR : état du patrimoine, valorisé ou non, par CR renseigné sur la fiche, Etat des amortissements : état des amortissements, avec plusieurs modèles d édition possibles, Journal des écritures d amortissement : édition des écritures passées au cours de l exercice, en fonction des comptes d imputation renseignés sur la fiche, Etat des acquisitions : édition des nouvelles fiches de l exercice, en fonction des comptes d imputation, origines de financement, CR, destinations ou rubriques renseignés sur chaque fiche, Etat des sorties du patrimoine : édition des sorties du patrimoine, par compte, origine de financement ou nature d évènement, Etat des modifications du patrimoine : édition des évènements (y compris transferts entre UB) par compte, origine de financement ou nature d évènement, Etat de suivi de l enveloppe de financement : pour chaque enveloppe créée, suivi du montant initial, utilisé et disponible, Etat du patrimoine : état du patrimoine de l UB de connexion par compte ou origine de financement, Etat des transferts de fiches entre UB : édition des transferts de fiches entre UB, avec possibilité de recherche par dates, UB avant transfert, UB après transfert, Etiquettes inventaire o Etiquettes code barre : génération d un fichier texte pour l impression d étiquettes, par fiches, CR ou localisation, o Etiquettes signalétiques : génération d un fichier texte pour l impression d étiquettes par fiches, Spécial o Etat d inventaire : édition de l inventaire physique (bien inventoriés ou non, par dates, avec le statut après inventaire), 15

16 o Etat des anomalies pour la propriété des fiches : recherche des anomalies de propriété des fiches de l exercice de connexion (ex : exercice manquant ), Analyse o Biens finis d amortir : état des biens totalement amortis, par compte, code analytique ou catégorie, o Bien prochainement finis d amortir : état des biens prochainement amortis, par compte, code analytique ou catégorie, o Structure analytique du patrimoine : répartition des biens de l établissement selon le code analytique renseigné dans leur fiche (schématisé par un diagramme circulaire), o Structure catégorielle du patrimoine : répartition des biens de l établissement selon la catégorie renseigné dans leur fiche schématisé par un diagramme circulaire), o Prévision budgétaire : prévision budgétaire (acquisitions et dotations) d un exercice par compte, CR ou secteur TVA, selon deux exercices modèles. 16