ecomptes est un plan intégré reposant sur un ensemble d applicatifs informatiques déployés à 2 niveaux:

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1 Fiche pratique ecomptes Description Dans une volonté de simplification administrative la DGO5 fournit au travers du logiciel ecomptes qu elle distribue dans toutes les communes le modile permettant de générer sans réencodage le document justificatif des subventions PCS & Art 18. Contexte : ecomptes est un plan intégré reposant sur un ensemble d applicatifs informatiques déployés à 2 niveaux: Ce logiciel est présent dans toutes les communes, CPAS, Provinces soit 511 administrations Au SPW (DGO5) Le plan ecomptes recouvre plusieurs objectifs : Aide à la gestion > le logiciel ecomptes déployé dans les administrations locales offre de nombreuses fonctionnalités d analyse Alimentation numérique de l etutelle & des Statistiques de la R.W. > BNB > Europe. Simplification administrative > production informatisée de rapports, documents comptables & justificatifs > cf justificatifs PCS & Art18 Pour comprendre le fonctionnement : Dans votre commune, le système fonctionne comme suit : Les écritures comptables, et en l occurrence les mouvements détaillés en recettes et en dépenses sont passés dans la comptabilité. Par un mécanisme (qui est selon votre configuration informatique automatique ou manuel) ces données sont régulièrement exportées dans un standard de base de données comptables (la BDCS) pour être importées et exploitées par l ecomptes. Schéma : ecomptes Page 1 sur 7

2 Logiciel comptable BDCS Logiciel ecomptes Ecritures comptables Base de Données Comptables Standardisées Exploitation des données de la BDCS Les données injectées dans la BDCS, permettent de récupérer le détail des informations en dépense et en recette via le journal budgétaire : L applicatif de génération du justificatif de l ecomptes lit ce journal budgétaire et en extrait tous les éléments commençant par le code fonctionnel pour le PCS et pour le justificatif art.18. NB : si un article PCS a pour code fonctionnel par exemple il sera donc bien pris en considération, vu que la requête informatique est un «commence par 84010» Au moment d établir la liste des crédits budgétaires à reporter sur l exercice suivant ( liste qui doit être arrêtée par le Collège pour le 15 février ), les factures relatives au PCS/art18 qui n auront pas pu être rentrées dans la comptabilité ( on parle d imputation en termes comptables ) font l objet d un report de crédit, c'est-à-dire d une partie des crédits disponibles nécessaires au paiement des factures non encore imputées. Cela généère sur l exercice X suivant un article ou millésimé X-1. ecomptes Page 2 sur 7

3 Afin de prendre en considération ces entrées tardives de factures, le système a été assoupli à partir du justificatif 2015 pour pouvoir prendre en considération jusqu au 31 mars de X+1 des factures imputées sur crédits reportés afférentes à l exercice X du justificatif. Les mouvements pris en considération pour le justificatif: Ancien système: mouvements sur les articles ou au journal budgétaire du 01/01 au 31/12 de l année X du justificatif Nouveauté dès le justificatif 2015: (prise en considération des 3 premiers mois de l année X+1) : pour 2015 : mouvements du 01/01/2015 au 31/12/2015 du JB Mouvements sur articles millésimés du O1/O1/2016 au 31/03/2016 pour 2016 : mouvements du 01/01/2016 au 31/12/2016 du JB Mouvements sur articles millésimés du O1/O1/2017 au 31/03/2017 du JB Mouvements sur articles millésimés du O1/O1/2016 au 31/03/2016 du JB 2016 ecomptes Page 3 sur 7

4 Procédure pour générer et envoyer le document justificatif : Aller dans votre logiciel ecomptes, après s être assuré que ses données sont à jour (exportation compta vers la BDCS et importation dans ecomptes OK ) Prendre l option suivante dans le menu «génération»: Ceci ouvre l écran suivant : ecomptes Page 4 sur 7

5 1. Choisir le type de subvention 2. Indiquer l exercice du justificatif 3. Le répertoire sur votre PC ou votre serveur où va aller s enregistrer le document justificatif que vous allez générer (un fichier.xls) 4. Cliquez sur «injection» Cela génère le tableau justificatif qui reprend 4 feuilles : La page de garde du rapport, la balance des opérations à l ordinaire, la balance à l extraordinaire (les investissements), le journal budgétaire (détail des opérations) Éléments à compléter manuellement dans le tableau : Seuls quelques éléments qui ne figurent pas dans la BDCS sont à ajouter manuellement, à savoir : 1 : Dans la feuille «Balance Ordinaire» : A partir du patch 93 de l ecomptes, le tableau a été modifié : - Ajour sur la page de garde d une zone de signature pour le Directeur Financier. - Modification de la feuille «balance ordinaire comme suit : Les dépenses justifiées sont le total des imputations ( factures et pièces de dépenses actées en comptabilité) duquel il faut déduire manuellement les recettes APE et maribel. et d éventuelles autres subventions de la R.W., à l exception de celle du PCS ( case prévue à cet effet dans la version patch 94 du logiciel ecomptes ) Dans la version 93 remplacer manuellement le total des dépenses justifiées par «dépenses imputées-ape & maribel- éventuelle autre subvention hors PCS» ecomptes Page 5 sur 7

6 2 : dans la page de garde : 1. Introduire le montant de la promesse de subside que vous avez reçu 2. Les coordonnées du chef de projet. Il vous reste alors à : 1. Imprimer le document 2. Le faire signer (dans les cases prévues à cet effet par le Directeur (trice) financier(e) (Directeur (trice) Général(e), le ou la Bourgmestre, le Directeur Financier (avec la mention «certifié conforme à la comptabilité») 3. Faire approuver le document par le Conseil communal après passage en Commission d accompagnement. 4. Scanner cette première page pour en faire un fichier PDF 5. Envoyer ce fichier pdf ET l excel du tableau justificatif que vous avez généré par l ecomptes (enregistré dans le répertoire que vous avez renseigné lors de la génération cf ci-avant) à la Direction de l Action Sociale de la DGO5 par à l adresse : Pour tout renseignement complémentaire : Pour ce qui concerne le Plan et les contenus : ecomptes Page 6 sur 7

7 Secrétariat général, LOGICIEL ECOMPTES Direction interdépartementale de la Cohésion sociale (DiCS) Adresse postale : Place Joséphine-Charlotte 2, 5100 Namur Téléphone : 081/ Courriel : - Pour ce qui concerne la technique budgétaire et le volet financier : Direction Générale Opérationnelle des Pouvoirs locaux, de l Action sociale et de la Santé (DGO5) : Direction de l'action sociale Adresse postale : Avenue Gouverneur Bovesse, Namur Téléphone : 081/ Courriel : Pour ce qui concerne le volet informatique : Helpdesk cellule ecomptes 081/ Pour mieux vous informer une FAQ est également en ligne avec les questions et réponses les plus fréquentes. Accessible ICI ecomptes Page 7 sur 7

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