Cahier spécial des charges S&L/AO/458/2015 :

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1 Cahier spécial des charges S&L/AO/458/2015 : Appel d'offres ouvert pour la traduction de documents pour le SPF Finances et pour le compte d'autres services publics Publication au niveau européen Ouverture des offres : 31 mars 2016 à 14h30 1 / 41

2 TABLE DES MATIÈRES A. DÉROGATIONS GÉNÉRALES... 4 B. DISPOSITIONS GÉNÉRALES... 4 B1. OBJET ET NATURE DU MARCHÉ... 4 B2. DURÉE DU CONTRAT... 5 B3. LES PARTIES... 6 B4. DOCUMENTS RÉGISSANT LE MARCHÉ... 7 B4.1. Législation... 7 B4.2. Documents du marché... 7 B5. INCOMPATIBLITÉS - CONFLITS D INTÉRÊTS... 7 B5.1. Incompatibilités... 7 B5.2. Conflits d intérêts... 7 C. ATTRIBUTION... 9 C1. DROIT ET MODE D INTRODUCTION ET D OUVERTURE DES OFFRES... 9 C1.1. DROIT ET MODE D INTRODUCTION DES OFFRES... 9 C Offres introduites par voie électronique... 9 C Offres non introduites par voie électronique C Modification ou retrait d une offre déjà introduite C1.2. OUVERTURE DES OFFRES C2. Offres 12 C2.3. Durée de validité de l offre C2.4. Documents à joindre à l offre C3. PRIX C4. DROIT D ACCÈS SÉLECTION QUALITATIVE RÉGULARITÉ DES OFFRES CRITÈRES D ATTRIBUTION C4.1. Droit d accès et sélection qualitative C4.2. Régularité des offres C4.3. Critères d attribution C Liste des critères d attribution C Méthode de détermination de l offre la plus intéressante C4.3.3 Cotation finale D. EXÉCUTION D1. FONCTIONNAIRE DIRIGEANT D2. RÉVISION DE PRIX D3. RESPONSABILITÉ DE L ADJUDICATAIRE D4. QUALITÉ ET RÉCEPTION DES SERVICES FOURNIS D4.1. Qualité de la traduction D4.2. Réception des traductions D4.3. Contrôle de qualité trimestriel D5. CAUTIONNEMENT D5.1. Constitution du cautionnement D5.2. Libération du cautionnement D6. EXÉCUTION DES SERVICES D6.1. Délais pour la livraison de la traduction D6.2 Transmission des documents D6.3. Demande de renseignements complémentaires et obligation de coopération D6.4. Droits d auteur D6.6. Confidentialité D6.7. Clause d exécution D7. FACTURATION ET PAIEMENT DES SERVICES D8. ENGAGEMENTS PARTICULIERS POUR L ADJUDICATAIRE D9. LITIGES D10. AMENDES ET PÉNALITÉS Amende pour non-respect du délai D10.2 Pénalités D10.3. Frais supplémentaires découlant d une qualité insuffisante D10.4. Plaintes et demandes / 41

3 E. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES E1. DESCRIPTION DES SERVICES À PRESTER E2. DESCRIPTION GÉNÉRALE DU MARCHÉ F. ANNEXE ANNEXE : FORMULAIRE D OFFRE / 41

4 SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL Finances Service d Encadrement Logistique Division Achats North Galaxy Tour B4 Boulevard du Roi Albert II, 33 bte BRUXELLES CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES n S&L/AO/458/2015 APPEL D OFFRES OUVERT POUR LA TRADUCTION DES DOCUMENTS POUR LE SPF FINANCES ET POUR LE COMPTE D AUTRES SERVICES PUBLICS A. DÉROGATIONS GÉNÉRALES IMPORTANT En application de l article 9, paragraphe 4, de l arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, l attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que, dans le présent cahier spécial des charges, il a été dérogé aux articles : - articles 25 et 33 de l arrêté royal du 14 janvier 2013 relatif au montant et libération du cautionnement ; de l arrêté royal du 14 janvier 2013 relatif aux amendes. B. DISPOSITIONS GÉNÉRALES B1. Objet et nature du marché Le présent marché porte sur la traduction de documents du néerlandais vers le français et du français vers le néerlandais et, accessoirement, du néerlandais ou du français vers l anglais et de l anglais vers le néerlandais ou le français. Concrètement, il s agit des combinaisons linguistiques suivantes : - néerlandais français - français néerlandais - anglais-néerlandais/français - néerlandais/français-anglais Ce marché comprend également la révision de documents, c est-à-dire la relecture et, le cas échéant, le remaniement d un texte déjà traduit afin de garantir que la traduction rende fidèlement l original. Le présent cahier spécial des charges établit les conditions générales applicables à la passation de commandes concernant des travaux de traduction spécifiques. 4 / 41

5 Tout travail proposé dans le cadre du présent marché fera l'objet d'un document de commande spécifique, établi par le client qui effectue la commande. Ce document de commande précisera le volume du travail à exécuter, le délai dans lequel il doit être exécuté, et la rémunération due pour ce travail. Il contiendra également toutes les instructions spécifiques concernant le formatage et la livraison du travail. La procédure choisie est celle de l appel d offres ouvert avec publicité européenne. Il s agit d un marché de services. Ceci constitue un marché à bordereau de prix (prix unitaire à la page à traduire standard de caractères, espaces non compris) (arrêté royal du 15 juillet 2011, relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques art. 2, 5 ) Ce marché est constitué d un seul lot. Des variantes ne sont pas autorisées. IMPORTANT Le pouvoir adjudicateur et les clients estiment la quantité du nombre de pages à traduire annuellement à; - en ce qui concerne le SPF Finances : +/ pages (pour toutes les combinaisons de langues). - en ce qui concerne le SPF Économie : +/ pages (pour toutes les combinaisons de langues). - en ce qui concerne le SPF P&O : +/- 900 pages (pour toutes les combinaisons de langues). Ce nombre de pages ne constitue pas un engagement pour le pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur et les clients s engagent à commander au prestataire de service une traduction d un minimum de 500 pages par an. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas attribuer le marché et de décider que ce dernier fera l objet d un ou plusieurs nouveaux marchés, au besoin suivant un autre mode de procédure. Le pouvoir adjudicataire peut également, en tout temps pendant la procédure, arrêter la continuation et n est pas tenue à attribuer le marché. Une offre incomplète entraîne l exclusion de l offre pour le marché. B2. Durée du contrat Le contrat prend cours le premier jour qui suit la date d envoi de la notification d attribution du marché à l adjudicataire. Ce contrat est conclu pour une durée de quatre ans. 5 / 41

6 Chaque partie peut mettre fin au contrat à la fin de la première, de la deuxième ou de la troisième année à condition que la notification à l autre partie soit faite par lettre recommandée: - au moins (3) trois mois avant la fin de l année d exécution en cours si le pouvoir adjudicateur met fin au contrat, - au moins (6) six mois avant la fin de l année d exécution en cours si l adjudicataire met fin au contrat. La partie qui subit la résiliation du contrat ne peut réclamer de dommages et intérêts. B3. Les parties IMPORTANT Dans le cadre du présent marché, le SPF Finances agit en tant que centrale de marchés, conformément à l article 2, 1, 4, deuxième tiret, de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. Le SPF Finances est chargé de la passation et de la conclusion du présent marché afin de satisfaire à ses propres besoins ainsi que ceux d autres pouvoirs adjudicateurs, nommés ci-après : Les administrations fédérales et autres services de l'état ; La Chambre et le Sénat ; La Cour des comptes ; La Cour constitutionnelle et le Conseil d État ; Les corps spéciaux de l État ; Le service de police intégré, structuré à deux niveaux ; Les personnes morales de droit public fédérales 1. Seuls les pouvoirs adjudicateurs, désignés ci-avant par leur nom ou par renvoi à une catégorie, sont autorisés à passer des commandes sur base du présent marché. Le service dirigeant est le SPF Finances. Le service dirigeant est le contact privilégié pour toute correspondance importante relative au marché. Le service dirigeant sera désigné lors de la notification de conclusion du marché. Le marché définit le cadre légal, financier, technique et administratif qui régit les relations entre les parties bénéficiaires et l (les) adjudicataire(s) pendant sa durée de validité. La conclusion du marché ne donne au prestataire aucun droit d exclusivité. Le pouvoir adjudicateur peut, même pendant la période de validité du marché, faire exécuter des prestations identiques ou analogues à celles décrites dans le présent cahier spécial des charges, par d autres prestataires ou par ses propres services. Dans ce cas, l adjudicataire ne peut réclamer des dommages et intérêts. 1 Par personne morale de droit public fédérale au sens du présent texte, on entend toute personne morale : a) créée pour satisfaire spécifiquement des besoins d intérêt général ayant un caractère essentiellement autre qu industriel ou commercial et b) dont - soit l activité est financée majoritairement par l État fédéral, ou d autres personnes morales de droit public fédérales, - soit la gestion est soumise à un contrôle par ces derniers, - soit l organe d administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par l État fédéral, ou d autres personnes morales de droit public fédéral. 6 / 41

7 B4. Documents régissant le marché B4.1. Législation - La loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services ; - L arrêté royal du 15 juillet arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ; - L arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ; - La loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services ; - Le Règlement général sur la Protection du Travail (RGPT) et le Code sur le bien-être au travail ; - Le règlement de l Union européenne relatif aux marchés publics de services ; - La loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l exécution de leur travail ; - La loi du 30 juin 1994 relative au droit d auteur et aux droits voisins et ses modifications en vigueur au jour de l ouverture des offres ; - Le Règlement général sur les Installations électriques (RGIE) ; - La législation sur l environnement de la Région concernée ; - Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l ouverture des offres. B4.2. Documents du marché - Les avis de marché et avis rectificatifs publiés au Bulletin des Adjudications ou au Journal Officiel de l'union européenne qui ont trait à ce marché, font partie intégrante du présent marché. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l établissement de son offre ; - Le présent cahier spécial des charges n S&L/AO/4 58/2015 ; - L offre du prestataire de services, telle qu approuvée par le pouvoir adjudicateur. B5. Incompatiblités - conflits d intérêts B5.1. Incompatibilités L attention des soumissionnaires est attirée sur l article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l article 64 de l arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités. B5.2. Conflits d intérêts Dans le cadre de la lutte contre les conflits d'intérêts, en particulier afin d'éviter le mécanisme du tourniquet («revolving doors»), tel que défini dans la loi du 8 mai 2007 portant assentiment à la Convention des Nations unies contre la corruption, faite à New York le 31 octobre 2003, le soumissionnaire s'abstient de faire appel à un ou plusieurs anciens collaborateurs (internes ou externes) du SPF Finances, dans les deux ans qui suivent sa/son/leur démission, départ à la retraite ou tout autre type de départ du SPF Finances, d'une quelconque manière, directement ou indirectement, pour l'élaboration et/ou l'introduction de son offre ou toute autre intervention dans le 7 / 41

8 cadre de la procédure de passation, ainsi que pour certaines tâches à réaliser dans le cadre de l'exécution du présent marché. La disposition qui précède ne s'applique toutefois que lorsqu'un lien direct existe entre les précédentes activités prestées pour le pouvoir adjudicateur par la ou les personnes concernées et ses/leurs activités dans le cadre du présent marché. Toute infraction à cette mesure pouvant être de nature à fausser les conditions normales de la concurrence est passible d'une sanction conformément aux dispositions de l'article 9 de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. Concrètement, cette sanction consiste, selon le cas, soit à écarter l'offre, soit à résilier le marché. B6. Forum de questions et réponses Pour le présent marché, le pouvoir adjudicateur organisera un forum de questions réponses. Ce forum sera organisé comme suit : - les soumissionnaires potentiels doivent faire parvenir leurs questions le plus tard le 14 mars 2016 à 17h au pouvoir adjudicateur par courrier électronique à l adresse suivante : log.daa.t2@minfin.fed.be en mentionnant la référence et l objet du marché. Seules les questions qui seront parvenues au pouvoir adjudicateur avant cette date seront traitées lors de ce forum. - le pouvoir adjudicateur placera le plus vîte que possible sur le site du SPF Finances l'ensemble des questions ainsi que les réponses (site : ). Ce document fera partie des documents du marché. En l'absence de questions, aucun document ne sera publié. Si les entreprises intéressées constatent des imperfections, des imprécisions, etc. dans le cahier spécial des charges, elles sont invitées à le faire savoir par écrit avant le 14 mars 2016, et ce, selon les mêmes modalités que pour l envoi des questions. Le SPF Finances accorde en particulier une grande importance à l égalité de traitement des soumissionnaires et rédige les spécifications de ses cahiers des charges en conséquence. Si une société intéressée estime malgré tous ses chances diminuées ou réduites à néant par certaines spécifications du présent cahier spécial des charges, elle est invitée à en faire part par écrit ou à le signaler au plus tard lors du forum de questions et réponses. Au besoin, s il le juge nécessaire, le SPF adaptera le cahier spécial des charges pour en tenir compte. 8 / 41

9 C. ATTRIBUTION C1. Droit et mode d introduction et d ouverture des offres C1.1. Droit et mode d introduction des offres Chacun des soumissionnaires ne peut remettre qu'une offre. En application de l article 52, 2, de l arrêté royal du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur accepte l utilisation de moyens électroniques pour l introduction des offres. Par conséquent, les offres peuvent être introduites comme suit: 1) ou bien électroniquement via l application e-tendering (voir ci-dessous pour plus d informations) 2) ou bien par lettre (une lettre recommandée est conseillée) envoyée au pouvoir adjudicateur 3) ou bien personnellement déposées auprès du pouvoir adjudicateur. C Offres introduites par voie électronique Lorsque la voie électronique est utilisée pour l introduction de l offre, la signature électronique doit être conforme aux règles du droit européen et du droit national y correspondant relatives à la signature électronique avancée accompagnée d un certificat qualifié et valide, et réalisée au moyen d un dispositif sécurisé de création de signature (article 52, 1, 1 de l arrêté royal du 15 juillet 2011). Les offres qui sont introduites par voie électronique, peuvent être envoyées via le site internet e- tendering qui garantit le respect des conditions de l article 52 de l arrêté royal du 15 juillet Vu que l envoi d une offre par ne correspond pas aux conditions de l article 52 de l arrêté royal du 15 juillet 2011, il n est pas admis d introduire une offre de cette manière. Si nécessaire, les attestations comme demandées dans les documents du marché, sont scannées en PDF, afin de les joindre à l offre. Certains documents à joindre qui ne peuvent pas être produits ou qui peuvent être difficilement produits par voie électronique, peuvent être délivrés sur papier avant la date limite de réception. En introduisant son offre entièrement ou partiellement par voie électronique, le soumissionnaire accepte que les données qui découlent du fonctionnement du système de réception de son offre, soient enregistrées. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site: ou par le biais du numéro de téléphone du helpdesk du service e-procurement: +32 (0) IMPORTANT 1. Il est recommandé au soumissionnaire de s enregistrer au plus tard la veille de l ouverture des offres afin de pouvoir prendre contact avec le helpdesk du e-procurement pour résoudre d éventuels problèmes d accès au site 2. Il doit être tenu compte de la taille du fichier introduite par voie électronique : celui-ci ne doit pas dépasser 350 Mo. 9 / 41

10 C Offres non introduites par voie électronique Les offres qui sont introduites sur papier et les offres qui sont rédigées par voie électronique mais qui ne sont pas introduites de la sorte, sont glissées dans une enveloppe fermée. Les offres seront déposées par le soumissionnaire ou son représentant soit: - le jour de la séance d ouverture, en mains propres au président, avant que celui-ci n ouvre la séance; - en mains propres à un fonctionnaire de la Division Achats, au plus tard le jour ouvrable précédant la date de l ouverture des offres; - à la poste. Toute autre modalité d expédition (comme Taxipost, courrier exprès, etc.) se fera sous l entière responsabilité du soumissionnaire. Les offres sont acceptées pour autant que la séance d ouverture des offres n ait pas encore été déclarée ouverte. Toutefois, une offre arrivée tardivement est prise en considération pour autant : - que le pouvoir adjudicateur n'ait pas encore notifié sa décision à l'adjudicataire, - et que l'offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant le jour fixé pour la réception des offres. L offre sera déposée en trois exemplaires papier dont un original et deux copies et un exemplaire sur support électronique (CD-ROM) au format PDF. En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, l exemplaire original de la version papier fera foi. Le soumissionnaire procèdera à un ScanVirus du support électronique afin d éviter toute contamination par virus de l infrastructure informatique du SPF Finances. Il indiquera dans son offre : le logiciel utilisé pour le ScanVirus (et la version de celui-ci) et la garantie que le support a été vérifié et ne contient pas de virus. Le SPF Finances procèdera également un ScanVirus après l ouverture des offres. L offre sera glissée dans une enveloppe fermée portant les deux indications suivantes - la référence du cahier spécial des charges : S&L/AO/458/ la date et l heure de la séance d ouverture des offres : le 31 mars 2016 à 14h30 Ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe portant les mentions suivantes: - dans le coin supérieur gauche: le mot «OFFRE»; - la référence du cahier spécial des charges : S&L/AO/458/2015; - si la soumission est déposée par porteur : les données relatives aux personnes de contact chargées de la réception des offres : AUBRY Céline 0257/89634 DEBANDE Michaël 0257/79775 BOSMAN Heidi 0257/62865 OPDECAM Christine 0257/63482 VAN OVERWAELLE Wendy 0257/ à l endroit prévu à cet effet : l adresse du destinataire. 10 / 41

11 Le soumissionnaire qui remet son offre par porteur doit savoir que le North Galaxy n est accessible que par l entrée «visiteurs» située boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES et ce, uniquement pendant les heures de bureau soit de 9h00 à 11h45 et de 14h00 à 16h00. Si l offre est déposée par porteur, un accusé de réception ne sera délivré que si la demande en est faite expressément. Il est important de noter que seul cet accusé de réception peut servir de preuve du dépôt de l offre. Le soumissionnaire assume l entière responsabilité des modalités d envoi et de réception de son offre dans les délais impartis. Les offres doivent être expédiées ou déposées à l adresse suivante: Service Public Fédéral FINANCES Service d Encadrement Logistique Division Achats A l attention de Monsieur Frédéric DUPONT, Conseiller North Galaxy - Tour B4 Boulevard du Roi Albert II, 33 - Boîte BRUXELLES C Modification ou retrait d une offre déjà introduite Lorsqu un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou déposée, ceci doit se dérouler conformément aux dispositions de l article 91 de l arrêté royal du 15 juillet La modification ou le retrait d une offre déjà introduite est possible par voie électronique qui satisfont au prescrit de l article 52, 1 er de l arrêté royal du 15 juillet 2011 ou sur papier. Afin de modifier ou de retirer une offre déjà envoyée ou déposée, une déclaration écrite est exigée, dûment signée par le soumissionnaire ou par son mandataire. L objet et la portée des modifications doivent être mentionnés de façon précise. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut également être communiqué par téléfax, ou par voie électronique non conforme à l article 52, 1 er de l arrêté royal du 15 juillet 2011, pour autant que: 1 ce retrait parvienne au président de la séance d ouverture des offres avant qu il n'ouvre la séance 2 et qu il soit confirmé par lettre recommandée dé posée à la poste au plus tard le jour avant la séance d ouverture. Remarque: pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient introduites électroniquement. Le choix appartient bien entendu au soumissionnaire et en aucune façon ce choix n aura d influence sur l analyse et l évaluation de l offre. C1.2. Ouverture des offres Lors de la séance d ouverture des offres du 31 mars 2016 à 14h30, dans une des salles de réunion du North Galaxy, accessible par l entrée «visiteurs», boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES (sans proclamation des prix), il sera procédé à l ouverture des offres déposées dans le cadre du présent marché. 11 / 41

12 Chaque offre doit parvenir au président de la séance avant qu il ne déclare la séance ouverte. Seules les offres qui parviennent au président de la séance avant qu il ne déclare la séance ouverte, peuvent être acceptées. Toutefois, une offre tardive est acceptée pour autant que le pouvoir adjudicateur n ait pas encore conclu le marché et que l offre ait été envoyée par pli recommandé au plus tard quatre jours calendrier avant la date de la séance d ouverture. C2. Offres C2.1. Données à mentionner dans l offre L attention des soumissionnaires est attirée sur l article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l article 64 de l arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités. Il est fortement recommandé au soumissionnaire d utiliser le formulaire d offre joint en annexe. Dans cette optique, l attention du soumissionnaire est attirée sur l article 80 de l arrêté royal du 15 juillet 2011, qui stipule: «Lorsqu aux documents du marché est joint un formulaire destiné à établir l offre, le soumissionnaire en fait usage. À défaut d utiliser ce formulaire, il supporte l entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu il a utilisés et le formulaire». L offre et les annexes jointes au formulaire d offre peuvent être rédigées en français ou en néerlandais. Le soumissionnaire doit indiquer la langue à utiliser pour l interprétation du contrat, c est-à-dire le français ou le néerlandais. Les documents d ordre technique qui sont joints à l offre peuvent être rédigés en anglais dans le cas où il n existerait pas de traduction dans la langue de l offre ; les autres langues ne sont pas autorisées. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à son offre. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre les informations qui sont confidentielles et/ou qui se rapportent à des secrets techniques ou commerciaux et ne peuvent donc pas être divulguées par le pouvoir adjudicateur. Le formulaire d offre est joint au cahier des charges. Les biffures, ratures, ajouts et corrections, dans l offre comme dans ses annexes, doivent être signées (et non parafées) par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. À défaut, l offre est considérée comme irrégulière. Les soumissionnaires sont tenus de respecter explicitement toutes les dispositions administratives et contractuelles du présent cahier des charges. Toute réserve ou absence d engagement par rapport à l une de ces dispositions peut entraîner l irrégularité de l offre. 12 / 41

13 Les renseignements suivants devront être mentionnés dans l offre : A. Le formulaire d offre : - la signature de la personne ou les personnes, selon le cas, ayant mandat pour signer l offre ; - la qualité de la personne ou des personnes, selon le cas, qui signe(nt) l offre ; - la date à laquelle la personne ou les personnes précitée(s), selon le cas, a/ont signé l offre ; - le numéro d immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges) ; - le numéro d inscription à l ONSS ; - le numéro et le libellé du compte du soumissionnaire ouvert auprès de la Banque de la Poste ou d un autre établissement financier ; - les noms, prénoms, la qualité ou profession, la nationalité et le domicile du soumissionnaire ou lorsque celui-ci est une société, sa raison sociale ou dénomination, sa forme juridique, sa nationalité et son siège social ; - tous les éléments et documents requis pour l évaluation des offres ; B. L inventaire des prix (voir le formulaire d offre - Le prix unitaire forfaitaire pour la traduction d une page standard du néerlandais vers le français et du français vers le néerlandais. - Le prix unitaire forfaitaire pour la traduction d une page standard du néerlandais ou du français vers l anglais ou de l anglais vers le néerlandais ou le français. C. Documents de sélection - La déclaration quant aux chiffres d affaires concernant les prestations auxquelles se réfère le marché, réalisée au cours des trois dernières années. - une copie de la certification ISO 9001, EN ou de toute preuve de mesures similaires pour garantir la qualité. D. Proposition technique : L offre technique ne peut contenir aucune indication administrative ou indication de prix. Il ne sera pas tenu compte d indications administratives, quelles qu elles soient, reprises dans une autre partie qu A ou C ou d indication de prix, quelle qu elle soit, reprise dans une autre partie que B. Le soumissionnaire mentionne clairement les dérogations au cahier spécial des charges et aux besoins fonctionnels dans son offre. Sans cette explication formelle, le cahier spécial des charges sera déterminant en cas de litige. C2.3. Durée de validité de l offre Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 240 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l ouverture des offres. C2.4. Documents à joindre à l offre Les soumissionnaires joignent à leur offre: - tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection et des critères d attribution (voir rubrique 4 du volet C. Attribution) ; - les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant le mandat du (des) signataire(s). 13 / 41

14 Toutes les pièces précitées doivent être fournies dans la langue de l offre (français ou néerlandais). Toute traduction vers l une ou l autre de ces deux langues est à charge du soumissionnaire. C3. Prix L offre de prix doit être remise par page standard. Par page standard, il faut entendre une page de texte de 1500 caractères, espaces non compris, dans la langue source. Le prix par page est identique pour une traduction du néerlandais vers le français et pour une traduction du français vers le néerlandais. Le prix par page pour les traductions dont l anglais est la langue source ou cible, peut être différent du prix pour les traductions F-N et N-F. Le prix de la page standard couvre tous les frais engagés par l adjudicataire pour l exécution du contrat, avec, en outre, et de manière non-limitative, les frais relatifs à l intégration des corrections apportées par le pouvoir adjudicateur. Pour les travaux de traduction effectués dans le cadre du présent marché, le pouvoir adjudicateur s engage à payer au prestataire de services le montant obtenu en multipliant le nombre de pages standard à traduire de texte source par le prix à la page standard proposé dans son offre. Le nombre de pages standard à traduire est celui déterminé par le client commandeur dans le document de commande adressé au prestataire de services. Aucun paiement ne sera effectué pour toute page qui aura été identifiée par le client commandeur comme ne nécessitant aucun traitement. Ces pages seront cependant communiquées pour information au prestataire de services afin d assurer la bonne compréhension par celui-ci du document à traduire. Pour les révisions des documents, le pouvoir adjudicateur s'engage à payer au prestataire de services le montant obtenu en multipliant le nombre de pages standard, déterminé par le pouvoir adjudicateur, par 50 % du prix de la traduction d une page standard. Le prix est exprimé «tous frais compris et hors TVA». L offre mentionne séparément, le montant hors TVA, le montant TVA comprise et le montant de la TVA. Tous les prix doivent être mentionnés en euros. C4. Droit d accès Sélection qualitative Régularité des offres Critères d attribution C4.1. Droit d accès et sélection qualitative Les soumissionnaires sont évalués sur base du droit d accès et de la sélection qualitative repris ciaprès. Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont au droit d accès et à la sélection qualitative sont prises en considération pour confronter les offres aux critères d attribution repris au point 5.3.du volet C. Attribution du présent cahier spécial des charges, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan formel et matériel. 14 / 41

15 C Contrôle de l accès Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu il ne se trouve pas dans un des cas d exclusion figurant ci-dessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l exactitude de cette déclaration sur l honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l offre est la mieux classée. À cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné par les moyens les plus rapides, et dans le délai qu il détermine, de fournir les renseignements ou documents permettant de vérifier sa situation personnelle. Le pouvoir adjudicateur demandera lui-même les renseignements ou documents qu il peut obtenir gratuitement par voie électronique auprès des services qui en sont gestionnaires. Premier critère d exclusion 1er Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel soumis à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l Office National de Sécurité Sociale. Il est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les obligations précitées, s il apparaît, qu au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il: 1 a transmis à l Office National de Sécurité Socia le toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2 n a pas pour ces déclarations une dette en coti sations supérieure à euros, à moins qu il n ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à euros, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s il établit, avant la décision d attribuer le marché, qu il possède, à la fin du trimestre civil visé à l alinéa 2, à l égard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 2, 1, de la loi du 15 juin 2006 ou d une entreprise publique au sens de l article 2, 2, de la loi du 15 jui n 2006, une ou des créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l égard de tiers pour un montant au moins égal, à euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. IMPORTANT Il est rappelé au soumissionnaire ou au candidat qui possède une dette fiscale professionnelle supérieure à euros et qui peut se prévaloir d une créance à l égard d un pouvoir adjudicateur ou d une entreprise publique qu il convient au soumissionnaire ou au candidat d établir qu il possède une telle créance et que celle-ci soit certaine, exigible et libre de tout engagement à l égard de tiers. À cette fin, le soumissionnaire est invité à communiquer dans son offre l existence d une ou de créances pouvant être prises en considération par le pouvoir adjudicateur ainsi que le caractère certain, exigible et libre de tous engagements à l égard de tiers. 2. Le soumissionnaire étranger doit, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres: 1 être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi 2 être en ordre avec les dispositions du 1 er, s il emploie du personnel soumis à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. 15 / 41

16 3. À quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s informer, par tous moyens qu il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire. Deuxième critère d exclusion Conformément à l article 20 de la loi du 15 juin 2006, est exclu de l accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire qui a fait l objet d une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour: 1 participation à une organisation criminelle tell e que définie à l article 324bis du Code pénal 2 corruption, telle que définie aux articles 246 e t 250 du Code pénal 3 fraude au sens de l article 1 er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février blanchiment de capitaux tel que défini à l artic le 5 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. En vue de l application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur a le droit de demander aux soumissionnaires de fournir les renseignements ou documents nécessaires. Lorsqu il a des doutes sur la situation personnelle de ces candidats ou soumissionnaires, il peut s adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu il estime nécessaires à ce propos. Troisième critère d exclusion Sera exclu de l accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire: 1 qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d activités, de réorganisation judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d une procédure de même nature existant dans d autres réglementations nationales 2 qui a fait l aveu de sa faillite ou fait l objet d une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans d autres réglementations nationales. Quatrième critère d exclusion Sera exclu de la participation au marché public, le soumissionnaire qui a fait l objet d une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle. Cinquième critère d exclusion Le soumissionnaire ne peut pas, en matière professionnelle, avoir commis une faute grave, constatée par tout moyen que le pouvoir adjudicateur pourra justifier. En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s engage à respecter les normes définies dans les conventions de base de l Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en particulier: 1 l interdiction du travail forcé (conventions n 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n 105 sur l abolition du travail forcé, 1 957) 16 / 41

17 2 le droit à la liberté syndicale (convention n 8 7 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948) 3 le droit d organisation et de négociation collec tive (convention n 98 sur le droit d organisation et de négociation collective, 1949) 4 l interdiction de toute discrimination en matièr e de travail et de rémunération (conventions n 100 sur l égalité de rémunération, 1951 et n 11 1 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958) 5 l âge minimum fixé pour le travail des enfants ( convention n 138 sur l âge minimum, 1973), ainsi que l interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999). Le non-respect des conventions susmentionnées sera donc considéré comme faute grave en matière professionnelle au sens de l article 61, 2, 4 de l arrêté royal du 15 juillet Les dispositions qui précèdent s appliquent sans préjudice des autres dispositions reprises à l article 61 de l arrêté précité. Sixième critère d exclusion Le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi, conformément aux dispositions de l article 63 de l AR du 15 juillet Est en règle par rapport aux obligations susmentionnées applicables en Belgique, le candidat ou le soumissionnaire qui n'a pas pour l'ensemble de ses obligations fiscales professionnelles une dette supérieure à euros, à moins qu'il n'ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement. Toutefois, même si la dette fiscale professionnelle est supérieure à euros, le candidat ou le soumissionnaire est considéré comme étant en règle s'il établit, avant la décision de sélection ou d'attribution du marché, selon le cas, qu'il possède à l égard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 2,1, de la loi ou d une entreprise publi que au sens de l article 2,2, de la loi, à la fin de la période fiscale visée précédemment, une ou des créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de ses dettes fiscales professionnelles. Pour le soumissionnaire ou le candidat belge, le pouvoir adjudicateur ayant accès gratuitement à l attestation du SPF Finances, procèdera à la vérification de la situation de tous les soumissionnaires dans les quarante-huit heures suivant la séance d ouverture des offres. IMPORTANT Il est rappelé au soumissionnaire ou au candidat qui possède une dette fiscale professionnelle supérieure à euros et qui peut se prévaloir d une créance à l égard d un pouvoir adjudicateur ou d une entreprise publique qu il convient au soumissionnaire ou au candidat d établir qu il possède une telle créance et que celle-ci soit certaine, exigible et libre de tout engagement à l égard de tiers. A cette fin, le soumissionnaire est invité à communiquer dans son offre l existence d une ou de créances pouvant être prises en considération par le pouvoir adjudicateur ainsi que le caractère certain, exigible et libre de tous engagements à l égard de tiers. Pour que le soumissionnaire étranger ou le candidat étranger soit considéré comme étant en règle celui-ci joint à sa demande de participation ou à son offre, selon le cas, une attestation dont il 17 / 41

18 résulte qu'il est en règle par rapport à ses obligations fiscales professionnelles selon les dispositions légales du pays où il est établi. Cette attestation doit porter sur la dernière période fiscale écoulée avant la date limite de réception des demandes de participation ou des offres, selon le cas. Septième critère d exclusion Sera exclu de la participation au marché public, le soumissionnaire qui s est rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent chapitre ou qui n a pas fourni ces renseignements. C Sélection qualitative Critères de sélection relatifs à la capacité financière et économique du soumissionnaire (article 67, 3 de l arrêté royal d u 15 juillet 2011) Afin de pouvoir remettre une offre pour ce marché, le soumissionnaire doit avoir réalisé au cours de chacun des trois derniers exercices comptables (2013, 2014, 2015) un chiffre d'affaires annuel relatif à des activités se rapportant directement aux services faisant l objet du présent marché au moins égal à euros. Il joint à son offre une déclaration relative à ce chiffre d affaires réalisé au cours de chacun des trois derniers exercices comptables (2013, 2014, 2015). Les entreprises étrangères doivent joindre à leur offre les comptes annuels approuvés des trois dernières années ou un document reprenant tous les actifs et tous les passifs de l entreprise. Au cas où l entreprise n a pas encore publié de comptes annuels, un bilan intermédiaire certifié conforme par le comptable ou par le réviseur d entreprise ou par la personne ou l organisme qui exerce ce type de fonction dans le pays concerné suffit. Critère de sélection se rapportant à la capacité technique ou professionnelle du soumissionnaire (article 71 de l arrêté royal du 15 juillet 2011) Le soumissionnaire doit posséder une certification ISO 9001, ou une certification pour les services de traduction conformément à la norme EN (norme européenne) ou une certification équivalente. Le soumissionnaire doit décrire dans son offre les mesures qu il prend afin de garantir la qualité. Ces mesures doivent au moins correspondre aux exigences d organisation d un système de gestion de qualité défini par la norme ISO 9001 ou la norme EN ou par des normes équivalentes. Le soumissionnaire démontre l accomplissement de ce critère de sélection en ajoutant à son offre une copie de son certificat ISO 9001, ou EN ou de toute autre preuve des mesures équivalentes afin de garantir la qualité. C4.2. Régularité des offres Les offres des soumissionnaires sélectionnés seront examinées du point de vue de leur régularité. Les offres irrégulières seront exclues. Seules les offres régulières seront prises en considération pour être confrontées aux critères d attribution. 18 / 41

19 IMPORTANT Le soumissionnaire justifie de façon détaillé, complète et adéquate le prix unitaire forfaitaire par page standard. Il expose dans son offre les éléments objectifs qui justifient ce dernier. En tenant compte des caractéristiques de ce marché, le prix proposé doit être normal. Conformément à l article 21, 1 er, de l arrêté royal du 15 juillet 2011: 1. les soumissionnaires doivent, dans le cadre de l attribution du marché, fournir tous les renseignements afin de permettre au pouvoir adjudicateur d examiner le prix proposé; 2. le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d exécuter toute vérification des pièces comptables et tous les examens sur place, afin de vérifier l exactitude des données procurées. C4.3. Critères d attribution Pour le choix de l offre la plus intéressante d un point de vue économique, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront confrontées à une série de critères d attribution. Ces critères seront pondérés afin d obtenir un classement final. C Liste des critères d attribution Les critères d attribution sont : 1. la qualité de la traduction des documents 2. le prix (TVA comprise) C Méthode de détermination de l offre la plus intéressante Les cotations pour les critères d attribution seront additionnées. La pondération et les méthodes de calcul suivantes seront utilisées pour établir un classement final de chaque offre sur un maximum de 100 points. La qualité de la traduction des documents Le prix (TVA comprise) 70 points 30 points Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant obtenu la meilleure cotation lors de l addition des différents critères d évaluation. 19 / 41

20 Méthode d évaluation par critère 1. La qualité de la traduction des documents (70/100) Pour le critère d attribution «qualité de la traduction des documents», un test de traduction est organisé. Ce test concernera les combinaisons linguistiques néerlandais-français et français-néerlandais. Pour l anglais, aucun test ne sera organisé. Ce test sera organisé après l'ouverture des offres. Il consistera en la traduction de maximum 8 pages, à savoir deux textes par combinaison linguistique. Cette traduction sera demandée dans les 30 jours calendrier à compter de la date d'ouverture des offres. Les textes à traduire seront envoyés à l adresse électronique renseignée dans le formulaire d offre par le soumissionnaire. L invitation pour le test mentionnera le délai dans lequel les traductions doivent être livrées et à quelle adresse électronique les traductions doivent être envoyées. En tout cas, la soumission du test devra être effectuée le jour de l envoi des textes à traduire aux soumissionnaires. Les 70 points pour le critère «qualité de la traduction des documents» se répartissent en deux sous-critères : - 35 points pour le test de la traduction du néerlandais vers le français ; - 35 points pour le test de la traduction du français vers le néerlandais. Lors de l évaluation des textes traduits, pour chacun des 2 sous-critères, il est tenu compte des 6 éléments de qualité suivants : 1 l interprétation fautive/faute de traduction 2 la grammaire et orthographe 3 les omissions significatives 4 la terminologie 5 le style et la traduction littérale 6 le lay-out. Pour chaque sous-critère, c est-à-dire dans chacune des 2 combinaisons linguistiques, pour les éléments de qualité de traduction n 1, 2, 3 et 4 ci-avant, 0,3 point sera retiré par faute. Pour les éléments de qualité n 5 et 6, les points obtenus font l objet d une grille d évaluation (voir ci-dessous). Le nombre de points maximum pour 5 et 6 s élève à cinq. Méthode de calcul : le maximum pour les éléments de qualité 5 et 6 (5 points) est d abord déduit du maximum des points (35). Ensuite l ensemble des fautes (nombre de fautes x 0,3) est déduit des 30 points restant. Finalement les points obtenus pour 5 et 6 sont additionnés à ce chiffre. Schématique : 35 5 (nombre de fautes x 0,3) + points pour 5 et 6. Les points attribués pour le critère «qualité de la traduction des documents» sont obtenus en additionnant les points obtenus pour les deux sous-critères. Pour chacun des deux sous-critères, les points obtenus ne pourront pas être négatifs. Ces éléments de qualité de la traduction se décrivent comme suit : 20 / 41

21 1 interprétation fautive/faute de traduction : Par interprétation fautive et faute de traduction, le pouvoir adjudicateur entend une traduction incorrecte d un terme ou d une expression. 2 grammaire et orthographe : Par faute de grammaire, le pouvoir adjudicateur entend le non-respect des règles grammaticales. 3 omissions significatives : Par omission significative, le pouvoir adjudicateur entend une omission d une partie significative entraînant une modification du sens. 4 terminologie : Par faute de terminologie, le pouvoir adjudicateur entend une traduction erronée du point de vue terminologique notamment en ce qui concerne les matières administratives, juridiques et techniques. 5 style et traduction littérale : Pour cet élément, les points accordés aux soumissionnaires dépendront du style adopté, tout en évitant une traduction trop littérale. Pour cet élément, l évaluation suivante sera appliquée: - 3,5 points : très bien - 2,75 points : bien - 1,75 point : suffisant - 0,75 point : faible - 0 point : nul ou impossible à évaluer. 6 lay-out : Pour cet élément les points accordés aux soumissionnaires dépendront du respect pour le lay-out du texte d origine (tabulations, gras, italiques, espaces, interlignes, soustitrés, polices, taille des polices, respect des couleurs utilisées, etc ). Pour cet élément, l évaluation suivante sera appliquée : - 1,5 point : très bien - 1,25 point : bien - 1 point : suffisant - 0,5 point : faible - 0 point : nul ou impossible à évaluer. 2. Le prix à la page standard à traduire de 1500 caractères (TVA comprise) (espaces non compris) (30/100) Pour l évaluation du critère d attribution «prix», le pouvoir adjudicateur tient compte de la formule suivante : Mo = 30 x (Pm / Po) 21 / 41

22 Où : Mo est le nombre de points obtenus par le soumissionnaire pour le critère «Prix» ; Pm est le prix le plus bas proposé dans une offre régulière ; Po est le prix proposé dans l offre analysée. Le résultat obtenu sera arrondi à la deuxième décimale. IMPORTANT Pour entrer en ligne de compte pour l attribution du marché, le soumissionnaire doit obtenir une cote d au moins 80% pour le «test de traduction» organisé dans chaque combinaison linguistique (2 textes par combinaison linguistique). (Voir volet C. Attribution point ) C4.3.3 Cotation finale Une cotation finale est attribuée à chaque offre en additionnant les points obtenus pour les deux critères susmentionnés. IMPORTANT Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire appel à un ou plusieurs experts externes du SPF Finances pour l analyse des offres. L offre la plus intéressante est l offre obtenant la cotation finale la plus élevée. 22 / 41

23 D. EXÉCUTION D1. Fonctionnaire dirigeant Le fonctionnaire dirigeant est le seul compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle. Le fonctionnaire dirigeant (qui sera un fonctionnaire du pouvoir adjudicateur) sera désigné dans la notification de la conclusion du marché. Les limites de ses compétences y seront indiquées. Le fonctionnaire dirigeant peut déléguer partie de ses compétences. D2. Révision de prix Une révision des prix est possible pour la prestation des services. Pour le présent marché, une révision de prix peut seulement être appliquée pour les fluctuations des salaires et des charges sociales des collaborateurs de l adjudicataire. Cette révision de prix est applicable tant en moins qu en plus et peut être réalisée à l initiative du pouvoir adjudicateur et du prestataire de services. Les règles de révision sont les suivantes : Les prix ne peuvent être revus qu une fois par an ; l adjudicataire demande la révision des prix par lettre recommandée adressée au pouvoir adjudicateur, à l attention du Service d Encadrement Logistique, Division Achats, North Galaxy, Tour B, 4 e étage, Boulevard du Roi Albert II, 33, bte 961, 1030 Bruxelles. La révision des prix prend cours : le jour anniversaire de l avis d attribution du marché si l adjudicataire a introduit sa demande de révision avant cette date. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après l anniversaire de l attribution du marché. le 1 er jour du mois qui suit l envoi de la lettre recommandée à la poste si l adjudicataire a laissé passer un ou plusieurs anniversaires. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après la date visée ci-dessus (attention : l adjudicataire doit introduire une nouvelle demande pour la révision des prix des services à prester après l anniversaire suivant). En cas de demande de révision de prix, cette dernière ne sera déclarée recevable que si les justificatifs de la commission paritaire compétente du prestataire de services ont été joints à la demande de révision de prix. Pour le calcul de la révision de prix, la formule suivante est d application (article 57 de la loi du 30 mars 1976 relative aux mesures de redressement économique) : P = Po x [(s x 0,80) + 0,20(=F)] S 23 / 41