Politique «Voyages» du groupe Pierre Fabre

Transcription

1 Politique «Voyages» du groupe Pierre Fabre Dans le cadre de leurs fonctions, les collaborateurs sédentaires peuvent-être amenés à se déplacer pour accomplir les missions confiées par l'entreprise. La politique "Voyage" fixe les règles et les barèmes de remboursement en fonction de la nature et le type de prestations réellement engagées par le collaborateur. Des économies significatives ont été réalisées depuis plusieurs années par une implication individuelle de tous les jours. Nous poursuivrons cet effort grâce à l appréciation de l opportunité de tout déplacement et à l application de principes simples. L'entreprise suit l'évolution des comportements et des nouvelles technologies afin de mettre à disposition de nouveaux services: le Covoiturage, la visioconférence, la conférence téléphonique et la conférence sur Internet (outil Webex). C est en utilisant prioritairement ces moyens mis à votre disposition que nous réaliserons des économies significatives et durables pour l entreprise ; ils doivent être utilisés dans la mesure du possible. L appréciation de l opportunité de tout déplacement ainsi que le nombre de personnes devant se déplacer pour une même mission relèvent de la responsabilité du contrôleur budgétaire. La rentabilité de chaque déplacement doit être étudiée. Il est nécessaire d obtenir une autorisation de déplacement avant même de faire un ordre de mission. Le motif du déplacement doit être clairement précisé dans l en-tête de votre ordre de mission. C est en utilisant prioritairement les moyens de visioconférence, de conférence téléphonique et de conférence sur Internet (outil WebEx) mis à votre disposition que nous réaliserons des économies significatives et durables pour l entreprise. La maîtrise des coûts de déplacement est une priorité pour tous. La totalité des achats de voyages / déplacements professionnels aériens, ferroviaires, automobiles (location voiture, navettes Econavette) et hôtels à l international est gérée par le Bureau Voyages service centralisateur. Il en est de même pour toutes les modifications de billets/locations.

2 Il est strictement interdit, sans accord préalable du Bureau Voyages, de contacter une agence extérieure, même pour des invités, dans le cadre de symposium ou de congrès ou autres évènements. Il est recommandé de regrouper ses rendez-vous à Paris (3 ou 4 dans la journée). Chaque semestre, le Bureau Voyages envoie aux directeurs de branche une analyse statistique des déplacements. Le Bureau Voyages fait remonter aux directeurs de branche tous les dysfonctionnements ayant une incidence financière. Pour les séminaires, congrès ou autre déplacement en groupe à l international, il est primordial de centraliser les demandes toutes branches confondues pour pouvoir obtenir les meilleurs tarifs, et d anticiper les réservations de billets, pour la même raison. Pour accéder aux tarifs les moins chers, il est primordial d anticiper les réservations de billets : - pour le national la réservation doit être faite au moins 14 jours à l avance - pour l international la réservation doit être faite au moins 21 jours à l avance. Les changements induisent très fréquemment des surcoûts : les éviter dans la mesure du possible. Quel que soit le type de transport, un billet réservé/émis = un billet facturé par l agence de voyages. En cas d annulation / modification de votre voyage, nous vous remercions de renseigner au plus tôt ce(s) changement(s) dans l application Alizé afin que le Bureau Voyages puisse effectuer toutes les démarches nécessaires (annulation / remboursement des billets, achat de nouvelles prestations )

3 AVION L utilisation de billets à contraintes doit être privilégiée. En métropole Utilisation de la ligne Castres-Paris Pour leurs déplacements Paris/Castres, Castres/Paris, les collaborateurs résidant ou travaillant dans le bassin Castres-Mazamet, Paris (et environs) doivent emprunter ces lignes. A l international Les demandes de devis sont obligatoires et le choix de la compagnie est déterminé par le Bureau Voyages. Le choix de la compagnie est fait dans le respect des solutions optimales, en tenant compte des critères économiques mais aussi sécuritaires et de qualité (notamment les temps de transferts dans les grands aéroports). Dans le cadre de voyages longs courriers au départ de Toulouse ou de Province, nous vous rappelons que les arrêts à Paris peuvent entraîner des surcoûts très élevés : les éviter, ou vérifier, avant d organiser ses rendez-vous, que ce n est pas le cas. Les classes La classe économique est obligatoire pour tout vol d'une durée effective inférieure ou égale à 5 heures. En cas d annulation / modification merci de renseigner au plus tôt les changements dans l application Alizé afin d éviter qu un billet soit facturé. PARKING AEROPORTS Vous devez utiliser le parking le moins onéreux, en fonction de la durée prévue de votre déplacement.

4 TRAIN Les trajets se font en première classe. L usage du train est obligatoire sur les lignes suivantes : - Paris - Lyon - Paris - Rennes - Paris - Nantes - Paris - Avignon - Paris - Marseille - Paris - Bordeaux - Paris - Strasbourg - Lyon - Marseille - Lyon - Montpellier En cas d annulation / modification merci de renseigner au plus tôt les changements dans l application Alizé afin d éviter qu un billet soit facturé : remboursement intégral d un billet si annulation effectuée au moins 40min avant le départ du train. LOCATION DE VOITURE Les locations de voiture représentent une part non négligeable des dépenses associées aux déplacements. La centralisation des réservations est un gage d optimisation en terme économique et en terme de process. Cette centralisation est gérée par FRAM. C est pourquoi vous devez obligatoirement effectuer toutes vos réservations de voitures, comme vos billets d avion ou de train, en contactant FRAM. Les réservations en direct sont de facto interdites. L usage d un véhicule de location à la place du véhicule personnel est obligatoire pour tout déplacement supérieur à 200 kilomètres (400 km A/R), sauf autorisation préalable de la Direction de Branche. La FRAM assure la location de voitures pour tous les salariés. Attention : il existe deux types de contrats : - de 200 km par jour et + de 200 km par jour. Vous devez vous assurer du nombre de kilomètres que vous devez faire avant de réserver. Merci de renseigner dans la partie commentaire de la prestation dans votre application Alizé le forfait choisi ( + ou - de 200 km par jour). Le plein doit absolument être fait avant de rendre le véhicule (facturation de la prestation de «refuelling» + prix du carburant très majoré)

5 Voitures de location : grille d attribution du type de véhicule Nombre de kilomètres/jour Nombre de personnes et catégories de 200 km par jour B B C C D/N km par jour C C C C D/N TAXIS Pour les transferts domicile / aéroports, les taxis ne sont autorisés que s ils constituent la solution la plus économique. Les collaborateurs doivent donc utiliser en priorité leur véhicule personnel, les navettes (Econavette), une voiture de location. Le remboursement se fait sur la base des frais réels engagés. Un responsable de site est désigné pour éviter le recours à plusieurs taxis sur un même trajet. Nous vous demandons de favoriser le regroupement des transports sur les axes principaux : - Castres : Bureau Voyages - Lavaur : Accueil des Cauquillous - Sorèze : Centre de Formation - Paris : Accueil Boulogne - Toulouse : Standards des sites Toutes les réservations de taxis (personne ou colis) doivent être centralisées par ces responsables qui effectuent les réservations selon une liste de taxis référencés par le Bureau Voyages. Pour toute demande de remboursement, le justificatif doit comporter impérativement le lieu de départ et d'arrivée ainsi que la date de prise en charge. Pour vos demandes de taxi, une seule adresse mail : bureau_voyages@pierre-fabre.com => joindre le formulaire de réservation «TAXI».

6 HEBERGEMENT Le Bureau Voyages peut assurer pour les salariés sédentaires la réservation des hôtels selon une liste référencée et respectant les plafonds autorisés. Hôtels en France => Application HRS En parallèle du déploiement de l application Alizé Ordres de Mission, une plateforme de réservation hôtelière «HRS» est mise en place. Celle-ci permet aux collaborateurs Pierre Fabre de réserver / annuler directement leurs hôtels en France uniquement (hors application Alizé Ordre de mission). Hôtels à l international L implant FRAM peut assurer pour les collaborateurs sédentaires la réservation des hôtels à l international uniquement selon une liste référencée et respectant les plafonds autorisés. Ces hôtels sont à saisir dans votre application Alizé. En cas d'annulation / modification, il convient de renseigner ces changements au plus tôt dans l application Alizé. La FRAM se chargera d annuler directement votre réservation pour éviter que la chambre ne soit facturée dans la mesure des conditions d annulations. PASSEPORTS/VISAS/SANTE Il est de la responsabilité du voyageur d être en possession des visas, certificats de vaccinations et de santé nécessaires au voyage.