AIESEC Canada. Calgary, Alberta 30 Décembre Janvier Révolutionnons AIESEC Canada. AIESEC au Canada

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1 AIESEC Canada Congrès National 2005 Calgary, Alberta 30 Décembre Janvier 2005 Révolutionnons AIESEC Canada. NOUS ALLONS RÉVOLUTIONNER AIESEC CANADA en activant le leadership à tous les niveaux de l organisation, poursuivre notre direction à long terme et assurer une croissance durable. Chers délégués, Le Congrès National a toujours été un moment d immense ferveur, un moment pour construire une vision, se préparer à établir des résultats, retrouver de nouvelles énergies et expériences. En ce sens, le NC 2005 ne sera guère différent de ceux du passé mais il sera différent en bien d autres manières. Globalement, en implantant l Expérience AIESEC au Canada, nous nous alignons avec notre association internationale. Nationalement, AIESEC Canada s est engagé dans sa première année du Plan Stratégique, développé et approuvé nationalement en Mai. À travers le pays, l énergie et l activité sont élevées tels que l illustrent les résultats du marketing blitz qui ont fracassés les records de l année dernière! Finalement, nous sommes entrain de révolutionner nos résultats en matière d échanges, et ce en réalisant la plupart de nos stages durant les six derniers mois, comparés à ceux que nous avions durant les sept dernières années! Toutefois, avec ces réalisations s en suivent des attentes. Nous avons placé la barre est haute et il revient à chacun de nous, de Halifax à Victoria et de partout ailleurs, de surpasser cette barre. C est le moment de prendre la responsabilité de laisser un héritage durable pour notre organisation. C est le moment de rassembler des compétences et connaissances, de forger des connections qui te permettrons de générer chaque jour de l année des résultats substantiels dans ton Comité Local. Nous devons atteindre et dépasser ce défi. Passez un merveilleux Congrès National, savourez vos nouvelles amitiés, amusez-vous lors des soirées, soyez engagés lors des sessions, soyez inspirés lors des discussions et apprêtez-vous à passer un excellent Nouvel An. C est le moment de laisser vos empreintes. Révolutionnons AIESEC Canada. AIESEC au Canada

2 Welcome Bienvenue UBC Guelph HEC UQTR Windsor SFU Laval Saskatoon Calgary Manitoba Chicoutimi UQAM Toronto Ryerson York McGill Sherbrooke Western Ottawa Carleton Queen s McMaster Concordia Edmonton Victoria Halifax Présentation de la Conférence Dans ce document, vous trouverez : Brève description des objectifs de la conférence Agenda du NC 2005 Brève description de toutes les sessions Sujets abordés lors des Tracks NOTE: Le but de ce Document de Délégués est d assurer que vous avez une compréhension générale du contenu qui sera traité tout au long de la conférence. En lisant cet ensemble de documents, vous êtes assurés que vous êtes prêts à apprendre et à apporter votre contribution pendant toute la conférence.

3 Objectifs de la Conférence 1. Être en contact avec la direction stratégique d AIESEC Canada: Nous en sommes à la première année de l implantation du plan stratégique, c est donc une année excitante pour nous! Des sessions ont été développées afin que vous aider à comprendre ce qui a été accompli jusqu à aujourd hui et dans quelle direction va AIESEC Canada dans le proche avenir. Finalement, nous nous engageons dans une élection remplie d inspiration du prochain leader national. 2. Continuer les échanges et la croissance des LC à travers l implantation de l Expérience AIESEC : Maintenant que nous avons ce concept en tête, quel rôle avons-nous tous à jouer dans l implantation de l Expérience AIESEC dans nos locaux? Depuis les derniers mois, de nouvelles connaissances, matériaux et instruments pour l Expérience AIESEC ont été développés. Des formations seront fournies sur la manière dont nous tirerons le meilleur des instruments qui nous permettront d implanter et de grandir à partir de l Expérience AIESEC. 3. Fournir une formation fonctionnelle pour les nouveaux exécutifs, pendant qu on leur présente davantage d opportunités de leadership : Beaucoup d entre vous vont entreprendre un rôle de leadership dans vos locaux. Des sessions ont été développées en vue d assurer que vous sachiez bien quels sont vos rôles et responsabilités, et que vous ayez tous les instruments et connaissances à votre disposition pour réussir avec succès. Il y a également bon nombre d entre-vous qui sont sur le point de quitter leurs postes de leaders dans vos comités locaux. Prenez en note comment vous pouvez continuer à vous impliquer dans AIESEC, tant nationalement qu internationalement! 4. Développer une compréhension du concept du «double time» (temps double) au moment où les nouveaux exécutifs débutent leurs mandats : Durant les tracks, la simulation du Comité local (LC Simulation), les plénières, les anciens et nouveaux exécutifs auront la possibilité d obtenir une meilleure compréhension de comment effectuer une bonne transition des connaissances et des compétences d un exécutif à un autre. Apprenez comment devenir efficaces lors de la période où vous avez deux exécutifs dans un local!

4 NC 2005 Agenda Revolutionizing AIESEC Canada Thurs, Dec 30th Fri, Dec 31st Sat, Jan 1st Sun, Jan 2nd Mon, Jan 3rd Tues, Jan 4th 7:30 AM Wake up Réveillez-vous Pobodka Utho 7:30 AM 8:00 AM 8:00 AM Breakfast Déjeuner Sniadanie naashta 8:30 AM 8:30 AM 9:00 AM Morning Plenary Morning Plenary Morning Plenary Morning Plenary Goodbyes :( 9:00 AM 9:30 AM National PBOX Launch 9:30 AM 10:00 AM 10:00 AM The Nacho Springer Show 10:30 AM LC Simulation LC Simulation 10:30 AM Partners Day 11:00 AM 11:00 AM Track 1 11:30 AM 11:30 AM 12:00 PM 12:00 PM 12:30 PM Lunch Dîner Obiad 12:30 PM 1:00 PM do pahar ka bhojan 1:00 PM 1:30 PM 1:30 PM AIESEC Experience LC Simulation 2:00 PM 2:00 PM LCP Summit 2:30 PM 2:30 PM LC Simulation Double Time 3:00 PM Track 4 3:00 PM Track 2 3:30 PM 3:30 PM 4:00 PM 4:00 PM Legislation Fair 4:30 PM Track 3 4:30 PM State of the Association Skills Development 5:00 PM 5:00 PM 5:30 PM Prep for Opening Plenary MCP Elections 5:30 PM 6:00 PM Dinner Souper 6:00 PM 6:30 PM Kolacja 6:30 PM 7:00 PM Evening Plenary Evening Plenary 7:00 PM Opening Plenary Prep for Banquet 7:30 PM Evening Plenary 7:30 PM 8:00 PM MCP Speeches 8:00 PM MCP Q&A 8:30 PM 8:30 PM Regional Q&A 9:00 PM Agenda Overview LC Meeting 9:00 PM 9:30 PM LC Meeting 9:30 PM 10:00 PM World Café LC Meeting Banquet / daawat 10:00 PM 10:30 PM 10:30 PM Party 11:00 PM National Legislation / Fête 11:00 PM Global Village / Incoming Impreza 11:30 PM 11:30 PM EB Elect Get together 12:00 AM 12:00 AM Connect with the strategic direction of AIESEC Canada Drive exchange and LC growth through the implementation of the AIESEC Experience Provide functional training to the incoming leadership, while showcasing further leadership opportunities Develop an understanding of the concept of double time as new executives start their terms

5 Jour 1 Jeudi 30 Décembre 2004 Explication de l Agenda! Sommet des LCP Les LCP ET les LCP élus, vous êtes cordialement invités au sommet des LCP. Votre présence est obligatoire afin d obtenir vos standards minimaux. Début à 1h30 PRÉCISES! Foire de la Législation (Legislation Fair) Ouverte aux LCP, LCP élus et 2 autres membres de chaque comité local (LC). Venez vous informer à propos du forum sur la mise en place de politiques de l association nationale et des présentes discussions. Plénière d ouverture Et voilà que cela commence! Votre LC à a 5 minutes pour nous éblouir avec votre esprit et charme, habiletés musicales et artistiques! Soyez fous et démarquez vous! NOTE aux LCP :Si votre LC veut faire une présentation powerpoint, veuillez bien l apporter au Sommet des LCP sur un support CD ou une clef USB avec la musique appropriée. World Café De retour à la demande générale suite aux conférences régionales! Faites un tour durant votre «coffee shop» afin de faire connaissance avec des membres venant de partout à travers le pays et de l étranger au courant de discussions sur des problèmes reliés aux réalités du monde actuel. Rencontre entre nouveaux exécutifs Une chance pour tous les nouveaux exécutifs à travers le pays de se rencontrer et d établir un réseau! Soirée Village Global (Global Village Party Night) Une chance de faire l expérience de nouvelles cultures d à travers le monde avec nos délégués internationaux et de nos stagiaires au Canada! Impressionnez-nous avec vos habits traditionnels! NOTE aux STAGIAIRES : Apportez aussi de la nourriture, artisanat, drapeaux et de la musique représentant votre culture. Jour 2 Vendredi 31 Décembre 2004 Lancement des Projets Basés sur les Échanges (National PBoX Launch) PBoX : Projects Based on Exchange. Qu est-ce que le PBoX et comment votre LC peut-il d impliquer dans ce PBoX national? Trouvez la réponse ici! Le Show Nacho Springer (The Nacho Springer Show) Bientôt dans une conférence près de chez vous! L Expérience AIESEC Cette session nous aidera à construire une compréhension commune de l Expérience AIESEC. Vous aurez ici la chance de poser vos questions et d être sûrs que vous quitterez la conférence avec une compréhension précise de l Expérience AIESEC et de la manière dont vous pourrez l implanter dans vos comités locaux.

6 État de l Association Cette session souligne les progrès effectués nationalement jusqu à aujourd hui, ce que nous avons accomplis durant la première année du Plan stratégique, et ce quelles sont nos prochaines étapes dans les mois suivant cette conférence. Jour 3 Samedi 1 er Janvier 2005 (Bonne année!) Simulation du LC (LC Simulation) Ayez une expérience concrète et un aperçu de la manière dont un LC fonctionne! C est l évènement de l année que vous n aurez pas envie de rater! De nouvelles activités ont été ajoutées cette années pour incorporer l Expérience AIESEC! Développement de compétences (Skills Development) Deux sessions distinctes auront lieu durant cette période : Pour les membres qui «Prennent une Responsabilité» ou qui «Prennent un rôle de Leadership» Gestion Efficace pour une Performance Élevée (ou comment avoir une équipe géniale!) Prenez connaissance des composantes-clés nécessaires à gérer une équipe efficace Pour les membres «Dirigés vers le futur» ou «Travaillant à l étranger» Conditionnement de votre Expérience AIESEC Sachez comment communiquer les compétences acquises dans l AIESEC à des personnes extérieures à notre organisation. Législation Nationale (Pour les LCP et les LCP élus SEULEMENT) Derrière des portes closes, les LCP de l ensemble du pays seront réunis pour légiférer sur d importantes questions nationales. Jour 4 Dimanche 2 Janvier 2005 Simulation des LC (LC Simulation) La suite de ce qui a été entrepris lors des activités de la simulation tenue la journée précédente. «Double Time» Apprenez à maximiser les performances de votre LC durant les 2 prochains mois où 2 exécutifs travailleront ensemble en tant qu une seule équipe! Jour 5 Lundi 3 Janvier 2005 Journée des Partenaires (Partners Day) La Journée des Partenaires propose un forum aux délégués en vue de s engager dans des problèmes spécifiques et utiles afin d augmenter leur conscientisation, approfondir leurs apprentissages et fournir un réseau de personnes qui ont des intérêts communs. Le forum de cette année permettra aux délégués d entrer en contact avec des partenaires d AIESEC et autres partisans dans un contexte interactif portant sur la Responsabilité Sociale des Entreprises. Banquet Final Vêtissez-vous de vos plus beaux habits au moment où une autre conférence couronnée de succès prend fin et que nous célébrons nos réussites!

7 TOUT AU LONG DE LA CONFÉRENCE Plénières matinales et de clôture Voici la chance tous les jours de se rassembler et de faire des annonces, souligner des opportunités de leadership et de re-énergiser les délégations! Si vous avez été à des conférences précédemment, vous savez déjà qu il vaut mieux éviter d être en retard! Attention aux nouvelles punitions! Tracks Effectuer des formations dans des portfolios spécifiques assurera que vous retournerez bien équipés dans vos comités locaux, accompagnés des outils et connaissances nécessaires pour exceller dans vos rôles. Conférez à la section ici-bas «Sujets abordés dans les Tracks» pour être mieux préparés dans les tracks de vos portfolios! Élections du MCP Voici la chance pour vous d élire votre prochain leader d AIESEC Canada. Lors du NC nous passerons à travers un processus élections rigoureux qui inclura des discours, des périodes de questions-réponses, des discours de clôture ainsi que le vote en soi! Veuillez vous préparer en lisant les applications au poste de MCP et commencez à en discuter au sein de votre délégation. Félicitations à Chris Haynes (LCP, AIESEC Victoria), Assem Memon (LCP, AIESEC McMaster) et Araz Najarian (MC VPCD, AIESEC Canada) pour avoir pris la decision de prendre une nouvelle position de leadership dans AIESEC Canada. Les applications de chaque candidat ont été ajoutées dans la communauté CANADA. Veuillez les lire afin que vous soyez en mesure de prendre une décision raisonnée lors des élections du MCP au NC Chris Haynes Assem Memon Araz Najarian Les Parties! Planifiés par notre merveilleux Comité Organisateur! Visitez leur site web pour plus de détails!

8 Sujets Abordés lors des Tracks Voici l ensemble des sujets qui seront couverts dans chacun des tracks de vos portfolios, ainsi que ce dont vous avez besoin de savoir avant d assister au track. Dans tous les Tracks: - L Expérience AIESEC o Discussion détaillée sur les changements dans les rôles et chemins d apprentissage dans le portfolio o Une chance de poser des questions ou d exprimer ses inquiétudes concernant ces changements o Remue-méninge sur les manières dont les activités changeront dans le portfolio - «Double Time» o Présentation générale des activités et formations qui doivent être effectuées durant la transition o Remue-méninge sur les manières dont les activités peuvent être effectuées durant le «double time» plutôt que les manières traditionnelles méthodes du turnover Développement des membres: - Compréhension approfondie du processus d apprentissage structuré o Présentation générale de tout le processus et de tous les moyens d apprentissage o Comment implanter le processus d apprentissage structuré dans le local - Travailler avec le Portfolio Outgoing Exchange o Clarifier l ensemble des responsabilités Durant le recrutement des SN o Fixer des attentes pour l implication des SN dans le local avant leur départ - Planification des ressources humaines o Comment planifier le recrutement et les activités basées sur les profiles des membres o Comment rester en contact de manière appropriée avec les membres - Recrutement o Connaître quels messages-clefs doivent être transférés aux personnes recrutées et comment les leur communiquer - Travailler avec le Portfolio Incoming Exchange o Fixer l ensemble des responsabilités pour l intégration des stagiaires o Fixer des attentes avec les stagiaires durant des activités d intégration Référez-vous la communauté Canada-MD pour davantage de ressources! Développement corporatif: - Formation à la vente o Prendre connaissance et comprendre la «théorie du pipeline» o Utiliser les cartes de réseautage et influer sur nos partenaires nationaux o Comprendre les bénéfices qu apporte AIESEC aux compagnies - Segmentation des marchés o Définir les meilleurs marchés pour le programme d échange o Comprendre comment vendre sur divers marchés - Préparation aux appels de vente o Apprenez comment identifier et construire des études de cas vous aidant à cible votre vente

9 o Comprendre l importance d utiliser les fichiers DAAL, le XMI analyser et les JQ forms - Habiletés personnelles et professionnelles o Savoir comment gérer votre équipe de vente o Apprenez à gérer et noter des informations clefs sur les entreprises Référez-vous la communauté Canada-Corporate Development pour davantage de ressources! Track Incoming Exchange (ICX): - Les échanges au niveau du Canada et à l international - Formations sur le jumelage (Matching) - Déroulement du processus ICX - Service aux compagnies, Évaluations et Re-signatures - Travailler avec les portfolios MD et CD - Rôle du ICX dans l unification des stagiaires et des membres - Usage avancé d Insight XP Usage - XMI Analyzer & fichiers DAAL Référez-vous la communauté Canada-TN pour davantage de ressources! Track Outgoing Exchange (OGX): - Travailler avec le portfolio Outgoing Exchange o Fixer l ensemble des responsabilités durant le recrutement des SN o Fixer des attentes concernant l implication des SN dans le local avant leur départ - Situation des échanges o Prenez connaissance de la situation du programme d échange au Canada - Politiques et Évaluations o Comprendre les politiques clefs de l ITEP et l utilisation des évaluations - Formation au jumelage (Matching Training) o Apprendre comment réellement matcher efficacement! - Préparation des SN o Quelles sont les composantes essentielles de la préparation des SN? - Pré-sélection et Review Board (Comité de sélection) o Quoi rechercher lors de la pré-sélection des candidats o Comment évaluer les candidats lors du Review Board - Résolution des problèmes o Comment faire face et éviter des situations de crises potentielles Référez-vous la communauté Canada-SN pour davantage de ressources! Relations Externes - Promesse de la marque AIESEC (AIESEC s Brand promise) o Comprendre les éléments de la marque AIESEC o Identifier comment nous pouvons livrer notre promesse de marque - Développer et gérer un groupe local de partenaires o Comment construire un groupe local de partenaires o Apprendre comment développer une stratégie de collecte de fonds et de propositions o Comment démontrer notre reconnaissance à nos partenaires AIESEC

10 - Implication des Alumni o Comment intégrer les alumni dans les activités de votre LC o Comment demander le support d un alumni (financier, formations, échanges) - Communiquer à l externe o Comment publiciser AIESEC dans votre communauté o Utiliser de manière stratégique les évènements Référez-vous les communautés Canada-Alumni Relations, Canada-Communications et pour davantage de ressources! Finance: - Budgétiser o Comment gérer un budget en entier et le suivre tout au long de l année - États Financiers o Vue d ensemble détaillé des états de revenus, de feuilles de balance et des états de réconciliation bancaire - Comptabilité (Simply Accounting) o Comprendre toutes les fonctions et caractéristiques necessaires pour produire des rapports correctement - Inscriptions journalières o Comment correctement enregistrer les transactions - Rôle national o Répondre aux standards financiers - Requis gouvernementaux o Comment et quand remplir les retours d impôts, les applications de subvention du HRDC et les impôts des stagiaires o Référez-vous la communauté Canada-Finance pour davantage de ressources! Président du Comité Local : - Explorer le role de LCP o Local, Régional, National, Externe - Support dans les portfolios o Changements dans la structure de local o Résultats clés de chaque portfolio o Rôle du LCP dans chaque portfolio (coach & support) - Pour LCPs élu o Plan annuel (bâtir une vision, Gestion pipeline, Gestion axée sur les résultats, suivi) o Leadership & Gestion d équipe o Se rassemblez pour être une équipe nationale - Pour LCPs sortants o Gestion du successeur o Entrevue de départ de VP o La vie après LCP Référez-vous les communauté Canada-LCP et Canada pour davantage de ressources!

11 Track des stagiaires: - Intégration des stagiaires o Fixer des attentes avec les portfolios MD et ICX portant sur les rôles des stagiaires dans les LC - Fixer des buts personnels en étant à l étranger o Fixer et poursuivre vos buts personnels - Être un ambassadeur d AIESEC o Faire un suivi de votre expérience afin de re-signer et vendre les stages d AIESEC - Discussions culturelles o Défier votre vision générale du Canada!