Guide utilisateur. Les premiers pas dans l outil

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1 Guide utilisateur Les premiers pas dans l outil

2 Sommaire 1. Les grandes étapes de l évaluation 2. Votre rôle à chaque étape 3. La navigation dans l outil 4. Le formulaire d évaluation 5. Informations pratiques P.2

3 Les grandes étapes de l évaluation Le dispositif annuel d évaluation est composé de deux moments clés en début et en fin d année Début d année Fin d année Campagne de fixation d Entretien de fixation des Campagne d évaluation Entretien d évaluation Etapes Fixation des Ces 2 moments clés correspondent à 7 étapes dans l outil Fixation des Validation des Préparation de Commentaires de l évalué Consultation des commentaires Signature Le collaborateur et le manager fixent ensemble les du collaborateur. Le manager valide les Le collaborateur atteste avoir pris connaissance des fixés lors de Le collaborateur peut s il le souhaite pré remplir le formulaire d évaluation Le manager évalue le collaborateur Le collaborateur peut s il le souhaite commenter l évaluation faite par son manager Le manager prend connaissance des commentaires éventuels du collaborateur Pour clore l évaluation annuelle, manager(s) et collaborateur doivent successivement signer le formulaire C C C C C Acteurs S il existe un autre évaluateur*, il consulte à cette étape les fixés anager C Collaborateur L outil evaluation doit être considéré comme un support qui ne peut remplacer les échanges entre le collaborateur et le manager Approbation des signataires additionnels et de l autre évaluateur * anager différent du N+1 à qui l on demande de contribuer indirectement à l évaluation du collaborateur. Par ex : manager fonctionnel du collaborateur, manager extérieur à la ligne hiérarchique P.3

4 Votre rôle en étape de fixation des Le collaborateur et le manager fixent ensemble les pour l année Fixation des Validation des Préparation de Commentaires de l évalué Consultation des commentaires Signature C Préparation de la campagne Entretien et saisie des dans le formulaire Consultation et commentaires Collaborateur anager évaluateur on fichier employé Vérifier vos données personnelles. Si une mise à jour est nécessaire, contacter votre RH local Identifier un autre évaluateur si nécessaire et renseigner son nom dans l outil Pour les personnes concernées, identifier et ajouter un autre évaluateur Points d attention Etape collaborative : anager et collaborateur peuvent modifier le formulaire sur des champs communs Créer le formulaire du collaborateur Saisir les informations sur la campagne (au moment de la création du formulaire) Entretien de fixation des entre le collaborateur et le manager Vérifier la description du poste du collaborateur Sections : description du poste, description des compétences requises, éléments qualifiants le poste* Saisir dans le formulaire les du collaborateur Sections : opérationnels, de développement comportemental professionnel Renseigner la section «Développement personnel» Une fois le formulaire créé, les données personnelles ne pourront plus être modifiées À l issue de cette étape, les ne sont plus modifiables Commenter si nécessaire les différents éléments saisis Sections : description du poste, opérationnels, de développement comportemental professionnel, développement personnel Commenter si nécessaire les différents éléments saisis Section : développement personnel L autre évaluateur peut consulter le formulaire Ajouter un(des) signataire(s) additionnel(s) de la ligne hiérarchique si nécessaire Le manager signe le formulaire Section : visa des par l évaluateur Le manager transfère le formulaire à l étape suivante * La section «éléments qualifiant le poste» ne peut être modifiée que par le manager Si besoin, consultez la FAQ disponible dans P.4

5 Votre rôle en étape de validation des Le collaborateur atteste avoir pris connaissance des fixés lors de Fixation des Validation des Préparation de Commentaires de l évalué Consultation des commentaires Signature C Prise de connaissance des par le collaborateur Transfert à l étape suivante Collaborateur Le collaborateur atteste avoir pris connaissance des Section : Communication des au salarié Le collaborateur transfère le formulaire à l étape suivante Point d attention Cette étape est considérée comme terminée lorsque le formulaire se trouve à l étape suivante : Préparation de P.5

6 Votre rôle en étape de préparation de Le collaborateur peut, s il le souhaite, pré-remplir le formulaire d évaluation Fixation des Validation des Préparation de Commentaires de l évalué Consultation des commentaires Signature C Préparation de Transfert à l étape suivante Collaborateur Les champs de préparation de l évaluation peuvent être pré-remplis pour préparer Sections : opérationnels, de développement comportemental professionnel, développement personnel Le collaborateur transfère le formulaire à l étape suivante Points d attention L étape de préparation de est facultative pour le collaborateur Le collaborateur doit néanmoins transférer le formulaire à l étape suivante qu il ait ou non rempli les champs de préparation P.6

7 Votre rôle en étape d évaluation Le manager évalue le collaborateur Fixation des Validation des Préparation de Commentaires de l évalué Consultation des commentaires Signature Entretien d évaluation Synthèse d appréciation Transfert à l étape suivante Entretien d évaluation entre le manager et le collaborateur anager évaluateur Le manager saisit la date de Section : informations sur la campagne Le manager saisit dans le formulaire l évaluation du collaborateur Sections : tenue de poste, opérationnels, de développement comportemental professionnel Le manager évalue le collaborateur en prenant en compte l environnement de travail dans lequel celui-ci a évolué Section : synthèse de l appréciation Le manager transfère le formulaire à l étape suivante Le manager ajoute, si nécessaire, un ou plusieurs signataires supplémentaires Points d attention L outil est un support qui ne remplace pas En passant à l étape suivante, l évaluation des et la synthèse d appréciation ne sont plus modifiables P.7

8 Votre rôle en étape de commentaires de l évalué et de consultation des commentaires Le collaborateur peut, s il le souhaite, commenter l évaluation faite par son manager, puis le manager prend connaissance des commentaires éventuels Fixation des Validation des Préparation de Commentaires de l évalué Consultation des commentaires Signature C Commentaires de l évalué Consultation des commentaires Collaborateur Le collaborateur peut, s il le souhaite, commenter son évaluation Sections : tenue de poste, opérationnels, de développement comportemental professionnel, développement personnel Le collaborateur transfère le formulaire à l étape suivante anager évaluateur Le manager prend connaissance des commentaires éventuels du collaborateur sur son évaluation Le manager peut ajouter un(des) signataire(s) additionnel(s)de la ligne hiérarchique nécessaire Le manager transfère le formulaire à l étape suivante Points d attention L étape de commentaires est facultative pour le collaborateur Le collaborateur doit néanmoins transférer le formulaire à l étape suivante qu il ait ou non rempli les champs de commentaires A l issue cette étape, l ajout de signataires additionnels ne sera plus possible P.8

9 Votre rôle en étape de signature Pour clore l évaluation annuelle, manager(s) et collaborateur doivent successivement signer le formulaire Fixation des Validation des Préparation de Commentaires de l évalué Consultation des commentaires Signature C Signature optionnelle Signature optionnelle Signature du manager Signature du collaborateur Le collaborateur peut, s il le souhaite, ajouter un commentaire Section : Signature Collaborateur Signature du collaborateur Section : Signature Le collaborateur transfère le formulaire en statut «Terminé» anager évaluateur et autres signataires Le(s) signataire(s) de la ligne hiérarchique ajouté(s) prennent connaissance de l évaluation et peuvent, s ils le souhaitent, ajouter des commentaires Section : Signature Il(s) est/sont le(s) premier(s) à signer Section : Signature L autre évaluateur peut, s il le souhaite ajouter un commentaire à l évaluation Section : Signature L autre évaluateur signe le formulaire Section : Signature Le manager signe le formulaire Section : Signature Points d attention A l issue de l étape, le formulaire est archivé et non modifiable. Il prend le statut «Terminé» et reste visible de tous les intervenants Tous les acteurs sont notifiés par de la fin du processus P.9

10 La navigation dans l outil evaluation Les utilisateurs accèdent à l ensemble des fonctionnalités de l outil à partir de la page d accueil, puis en naviguant dans les 5 onglets 1 Accueil La page d accueil permet un accès aux tâches à effectuer par l utilisateur Un moteur de recherche permet d accéder directement au dossier d un collaborateur Des raccourcis permettent un accès direct à différentes fonctionnalités de l outil : changement de langue support/aides fichier salarié pour consulter ses données personnelles création d un formulaire (sauf pour RBDF, veuillez contacter le Support : +33 (0) Hr-Support.francais@socgen.com) 2 3 Informations sur la société 4 on fichier employé 5 Rapports L onglet donne accès aux formulaires de l utilisateur ou ceux des collaborateurs dont l utilisateur à la charge en tant que RH ou manager Pour chaque formulaire l état d avancement du formulaire ainsi que ses principales caractéristiques sont précisés À partir de l onglet, les utilisateurs ont la possibilité de créer des formulaires pour eux-mêmes ou pour leurs subordonnés (sauf les utilisateurs du pôle RBDF qui doivent contacter le Support pour la création du PDP). L onglet Informations sur la société permet de naviguer dans l annuaire de la société pour vérifier les relations hiérarchiques rechercher les noms et contacts dans l organisation L onglet Fichiers des employés permet aux utilisateurs : de consulter leurs données personnelles et celles des collaborateurs d accéder à l historique de leur évaluation L onglet Rapports disponible pour les RH et les managers - donne accès aux tableaux d avancement de la campagne pour tous les collaborateurs dont l utilisateur a la charge P.10

11 Le retour arrière Si un des acteurs a envoyé le formulaire à l étape suivante par erreur ou s il souhaite modifier ou compléter les éléments saisis, l acteur suivant, a la possibilité de ré-acheminer le formulaire à l étape précédente en cliquant sur le bouton «Envoyer à l étape précédente». Le processus d évaluation est divisé en deux campagnes : la campagne de fixation des et la campagne d évaluation. Le «Retour arrière» est autorisé au sein de chacune des deux campagnes, mais pas de la campagne d évaluation vers la campagne de fixation des. Un retour arrière est donc impossible lorsque le formulaire se trouve en étape de «Préparation de». Le ré-acheminement est également impossible lorsque le formulaire est en étape de «Signature». P.11

12 Votre rôle en étape de préparation de Lorsque le formulaire se trouve à une étape dans laquelle il peut être réacheminé en arrière par l acteur de l étape en cours uniquement, un bouton est disponible en bas de page, ou en haut de la page, sous le nom de l étape.. Par exemple : En étape de validation des, seul l évalué a la possibilité de revenir en étape de préparation de En étape d évaluation, c est le manager qui a la possibilité de revenir en étape de préparation de Une nouvelle page apparaît alors. Pour confirmer l action, il faut cliquer sur L acteur de l étape précédente reçoit une notification (c est-à-dire celui qui reçoit le formulaire). C est alors à son tour d agir. P.12

13 Le formulaire d évaluation 1/6 A l issue du processus d évaluation, le formulaire reste visible par tous les intervenants et peut servir de support aux évaluations suivantes Des raccourcis situés en haut à droite du formulaire permettent un accès direct à différentes fonctionnalités de visualisation Accéder aux informations détaillées du formulaire, comme son identifiant de document Choisir d afficher le formulaire complet ou section par section Visualiser la version imprimable du formulaire et l imprimer Sauvegarder le formulaire Supprimer le formulaire (uniquement en étape de fixation d ) Rechercher d anciens formulaires réalisés dans Exemple de formulaire Terminé : Informations générales sur le salarié Informations sur la campagne C Personnes devant intervenir dans la section : anager C Collaborateur Pré-rempli P.13

14 Le formulaire d évaluation 2/6 Description du poste et des compétences requises C de la tenue du poste par le collaborateur C Personnes devant intervenir dans la section : anager C Collaborateur Pré-rempli P.14

15 Le formulaire d évaluation 3/6 Fixation et évaluation des opérationnels C Personnes devant intervenir dans la section : anager C Collaborateur Pré-rempli P.15

16 Le formulaire d évaluation 4/6 Fixation et évaluation des de développement comportemental professionnel C Personnes devant intervenir dans la section : anager C Collaborateur Pré-rempli P.16

17 Le formulaire d évaluation 5/6 Souhaits et actions de développement personnel C Validation de la fixation d Personnes devant intervenir dans la section : anager C Collaborateur Pré-rempli P.17

18 Le formulaire d évaluation 6/6 Visa des fixés C Rédaction du commentaire sur l environnement Rédaction du commentaire de synthèse de l appréciation Signataires et date de signature du formulaire C Personnes devant intervenir dans la section : anager C Collaborateur Pré-rempli P.18

19 Informations pratiques Les aides mises à disposition dans evaluation : Guide de l utilisateur Les questions fréquemment posées (FAQ) Les contacts : Votre responsable RH Les utilisateurs francophones peuvent joindre directement la cellule d assistance du lundi au vendredi de 9h à 18h : +33 (0) Hr-Support.francais@socgen.com P.19