PORTNET GUIDE UTILISATEUR PARTIE TRANSITAIRE

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1 om PORTNET GUIDE UTILISATEUR PARTIE TRANSITAIRE PORTNET 03/2016 Version: 2.0

2 INDEX 1. INTRODUCTION 2. GUICHET UNIQUE 2-1 GESTION DES DEMANDES DE BON A DELIVRER GESTION DE LA FICHE SUIVEUSE CONSULTATION PORTAIL WEB 33 1

3 Bienvenue Bienvenue dans le système PORTNET. Ce manuel présente PORTNET et vous aide à démarrer rapidement. Il montre comment effectuer les tâches courantes, fournit des conseils et attire l attention sur certaines des nouvelles fonctions offertes par PORTNET. 2

4 Mise en route de PORTNET Cette section offre une vue d ensemble de la procédure de démarrage de PORTNET. Ouverture de session dans PORTNET (GU = Guichet Unique) : Après avoir tapé l adresse web de PORTNET ( ), la fenêtre d authentification s ouvre : Pour accéder au Système PORTNET, il suffit de taper le nom d utilisateur et le mot de passe puis cliquez sur «Accéder», comme ceci : 3

5 Présentation de l écran principal Après authentification l écran principal est affiché : Pour une meilleure ergonomie, les menus (zone de travail principal) sont placés en haut de chaque page pour être accessibles en permanence : Chaque menu contient des sous-menus, à titre d exemple, la figure ci-dessous illustre les éléments que contient le menu «Importation» : 4

6 L utilisation des menus est très simple, il suffit de pointer le menu avec le curseur de la souris et le menu s ouvre automatiquement vous permettant ainsi d accéder à la fonction que vous souhaitez. 5

7 GESTION DES DEMANDES DE BON A DELIVRER PORTNET offre aux transitaires la possibilité de demande leur BAD par anticipation. La demande de BAD a plusieurs avantages : Eliminer la queue et l encombrement des commis Accélérer la préparation du BAD Avertir l opérateur de manutention à l avance (préparation des conteneurs à déplacer) Gain de temps Pour créer une nouvelle demande de BAD, le transitaire doit d abord préparer un dossier d enlèvement dans lequel il peut joindre tous ses documents scannés. Pour créer un dossier d enlèvement, cliquez sur le menu «Importation/Dossier d enlèvements» puis «Nouveau Dossier d enlèvement» La fenêtre «Ouverture dossier d enlèvement» s ouvre : La création d un nouveau dossier d enlèvement est assez simple, il suffit de remplir les informations nécessaires puis cliquer sur le bouton «Créer» Note : vous l avez sans doute remarqué, il y a des zones en Blanc et d autres en Jaune sur le formulaire de saisie, la raison est simple, les zones en Jaune sont OBLIGATOIRES, vous devez donc les renseigner pour pouvoir créer votre Dossier d enlèvement (cette règle 6

8 s appliquer sur tous les formulaires de PORTNET). Les zones en Blanc concernent les informations facultatives (vous avez le choix de les saisir ou les laisser vides). Autres les zones de saisie, vous trouverez dans le formulaire d autre moyen d entrée l information : 1- les Listes déroulantes : Contrairement aux zones de saisie, les listes déroulantes vous permettent non pas de saisir l information, mais plutôt de la sélectionner. L avantage de cette technique est que d une part l information est à porter de main en temps réel et en d'autre part ça permet de minimiser le risque d erreur. 2- les boutons de Recherche : Pour une provenance donnée a titre d exemple-, pas besoin de taper l information, il suffit de la chercher. Une fois que vous cliquez sur le bouton «Recherche», une fenêtre POPUP est affichée : 7

9 Si la provenance que vous cherchez est présente dans la liste il suffit alors de cliquer sur le bouton de sélection, dans le cas contraire, il vous suffit de la rechercher soit par Code soit par Port soit par Pays, et de cliquer sur «Recherche» pour avoir le résultat de votre recherche. Après sélection d une provenance, l information est automatiquement rapatriée vers le formulaire de saisie : La même technique de sélection est utilisée dans le choix d un Consignataire, d un Importateur, etc.. Exemple d ajout d un Importateur : Cliquez sur le bouton «Recherche» et La Liste des Importateurs s affiche : 8

10 Cliquez sur le bouton de sélection pour choisir l importateur. Note : dans tous les formulaires de recherche, le principe reste le même. Des filtres de recherche sont toujours situés en haut de la page pour vous permettre de restreindre la liste en affichant uniquement les données qui vous intéresse. Le formulaire de recherche d Importateur à titre d exemple- propose deux filtres : un Code et une Description Entrez l information que vous recherchez dans la zone adéquate puis cliquez sur «Rechercher» : 9

11 Une fenêtre «Traitement en cours» est alors affichée pour indiquer que le système est en train d appliquer vos filtres de recherches : Le résultat de votre recherche ne met que quelques secondes pour s afficher : Cliquez sur le bouton de sélection afin de choisir l importateur (OCP) : 10

12 Après remplissage de toutes les informations relatives à votre Dossier d enlèvement, le formulaire ressemblera à ceci : Si par erreur vous cliquez sur «Créer» alors qu il y a des informations qui manquent, le système affiche un message d erreur avec sa description. Exemple : La figure ci-dessus montre clairement qu il y a une erreur au niveau du N de Connaissement. Notez que le système PORTNET met une petite étoile en rouge devant la/les zone(s) qui représentent l anomalie. Il suffit d ajouter ou de corriger l information, puis de recliquer sur le bouton «Créer». Si toutes les informations sont correctes et bien renseignées, le système affiche un message pour indiquer le bon déroulement de l opération : Félicitations, votre premier Dossier d enlèvement vient d être créé avec succès. 11

13 Consultation/Gestion des Dossiers d enlèvements Pour la gestion des dossiers d enlèvement, cliquez sur : Une liste des dossiers d enlèvements sera affichée : Si l Avis d Arrivée qui vous intéresse n est pas présent sur cette liste, vous n avez qu à utiliser les filtres de recherche pour le retrouver : L étape qui suit la création d un dossier d enlèvement est celle de l ajout des documents scannés. Pour accéder à un dossier d enlèvement afin d ajouter les documents scannés ou d appliquer d éventuelles modifications, vous cliquez simplement sur le bouton «Modifier» : Le formulaire dossier d enlèvement s ouvre : 12

14 Pour ajouter vos documents scannés, il suffit de spécifier le type de document et de cliquer ensuite sur le bouton «sélectionner» pour choisir le document en question Exemple : Etape 1 : choix du type de document Etape 2 : préciser le chemin d accès du document scanné : 13

15 Une fois le document scanné sélectionné, PORTNET affiche son nom et vous donne la possibilité de l attaché à votre dossier d enlèvement : Cliquez sur le bouton «Ajouter» pour ajouter le document dans la liste : PORTNET vous donne la possibilité d ajouter autant de documents scannés et sans aucune restriction de taille. Vous pouvez donc ajouter tous les documents scannés qui pourront servir à l élaboration du Bon à Délivrer Votre dossier d enlèvement est complet et vous pouvez d dorénavant demander votre BAD. 14

16 Demande de Bon à Délivrer La création d une demande de BAD se fait en cliquant sur le menu «Nouvelle Demande Bon à Délivrer» : La fenêtre qui s affiche : Vous permet d une part de lier votre dossier d enlèvement à cette demande et aussi d envoyer la demande à l agent maritime concerné. Commencez par attacher votre dossier d enlèvement à cette demande de BAD en cliquant sur le bouton «attaché un Dossier d enlèvement» 15

17 L écran de sélection des dossiers d enlèvements s ouvre : Notez que les dossiers d enlèvement les plus récents sont toujours les premiers sur la liste. Ceci simplifie amplement la recherche et vous donne accès directe au dossier d enlèvement souhaité Après sélection du dossier d enlèvement, le système va rapatrier l information d une manière automatique et la met à votre disposition (Info Voyage, Navire, Manifeste..) : Vous pouvez modifier les informations si besoin, sinon cliquer directement sur le bouton «Créer» 16

18 La Demande de BAD sera enregistré, vous pouvez alors renseigner l information relative au B/L en cliquant sur le bouton «Ajouter» : Sur l écran qui s ouvre, vous devez impérativement introduire le N de Connaissement et cliquez après sur le bouton «Rechercher» : 17

19 Le système va faire une recherche en se basant sur le n de Connaissement que vous avez précisé et affiche le résultat sur la liste : Cliquez à nouveau sur le bouton «Ajouter». Le système va ajouter la liste des conteneurs présents dans ce B/L dans l écran BAD : Pour chaque Conteneur, l utilisateur peut préciser exactement le transporteur qui va le déplacer. Si, en tant que transitaire, vous traiter avec le même transporteur, il suffit alors de cocher la case de tous les conteneurs et spécifier le Transporteur une seule fois, il sera automatiquement attribué à l ensemble des Conteneurs Ajout d information Transporteur : Pour ajouter l information Transporteur, cliquez sur le bouton : Sur la fenêtre qui s ouvre : 18

20 Renseignez les informations sur le transporteur et cliquez ensuite sur le bouton «Créer» : De retour vers l écran des demandes de BAD, cliquez sur le bouton «Envoyer» pour envoyer votre demande à l Agent Maritime : 19

21 Félicitation, vous venez de créer votre première demande de BAD Avantage et Explication : La demande de bon à délivrer sera véhiculée à la fois vers l agent maritime concerné et aussi vers l opérateur de Manutention Le premier (A.M) va procéder à la création de votre BAD Le second (O.M) sera averti et aura en temps réel la liste des Conteneurs qu il faut déplacés avant même que le transitaire ne se présente avec son BAD PORTNET apporte une nouveauté au système portuaire, les notifications s. Une fois que vous avez envoyé votre demande de BAD, PORTNET envoie systématiquement une notification à l agent maritime pour l avertir. De même, lorsque l agent maritime répond favorablement à votre demande de BAD, PORTNET vous envoie une notification E- mail pour vous avertir que votre BAD est prêt Ceci clôture la partie BAD sur PORTNET 20

22 GESTION DES FICHES SUIVEUSES La fiche suiveuse est le processus de contrôle des marchandises. Plusieurs acteurs entrent en jeu : La douane : le premier acteur qui détermine la/les marchandise(s) à contrôler Le transitaire : l élément déclencheur de l opération Fiche Suiveuse Organismes de contrôles : organismes qui s occupent de faire les contrôles documentaires, les visites physiques ainsi que les analyses de laboratoires Le transitaire est averti par notification dès qu une fiche suiveuse est disponible. Il pourra donc accéder à PORTNET afin de consulter le détail de ladite Fiche Suiveuse. Il pourra également attacher tous les documents exigibles par les différents acteurs afin d éviter son déplacement et gagner ainsi un temps précieux Pour traiter une fiche suiveuse, le transitaire s authentifie sur PORTNET puis clique sur le menu «Gestion Fiche Suiveuse» Comme cité plus haut, la douane est l élément qui initie l opération de la fiche suiveuse, mais c est le transitaire qui déclenche toute l opération. 21

23 L utilisateur peut savoir en temps réel l état d avancement de chaque fiche suiveuse soit via le système PORTNET (consultation) soit par notification . La fiche suiveuse (voir capture-écran plus haut) est prête et le transitaire peut d ores et déjà commencer à la traiter. 1- Joindre les documents exigibles Pour joindre des documents vous devez cliquer sur le bouton trombone : A ce stade, vous avez la possibilité d ajouter tous les documents scannés qui serviront au contrôle de cette marchandise Cliquez sur le bouton «Ajouter» : Ensuite choisissez le type de document et son chemin d accès : 22

24 Pour que le document soit ajouté dans la liste des documents PDF associés, vous devez cliquer sur le bouton ajouter : Une fois vous avez cliqué sur ce bouton le document figure dans la liste des documents rattachés : Vous avez bien entendu la possibilité d ajouter plus de documents, ils apparaitront également sur la même liste 23

25 Pour que le document soit visible chez l organisme de contrôle, il faut absolument cliquer sur le bouton envoyer une fois l ensemble des fichiers a été ajouté avec succès. 2- Modifier la fiche suiveuse Pour modifier la fiche suiveuse vous devez cliquer sur le bouton «Modifier» et le détail de la fiche suiveuse est affiché à savoir : Les marchandises qui feront l objet d une visite et contrôle Le ou les conteneurs concernés Les acteurs portuaires qui vont procéder au contrôle (dans notre exemple, il s agit de la direction de contrôle et de qualité + la douane) 24

26 La dernière étape consiste à valider tout simplement cette fiche suiveuse afin qu il soit envoyé aux différents acteurs (Organismes de contrôle + Douane). Cliquez simplement sur le bouton «Valider» pour envoyer cette Fiche Suiveuse Le système demande si vous êtes d accord pour envoyer la fiche suiveuse et commencer ainsi l opération de visite/contrôle, obtempérez La fiche suiveuse en question sera alors mise à la disposition de l organisme de contrôle concerné + la douane. Une notification sera également envoyée à l ensemble des intervenants Note : une fois la date de contrôle fixée (si différence de dates entre O.C et Douane, la date de la douane prime sur les autres), une notification vous sera adressée pour vous préciser la date exacte de la visite ainsi que l intervalle de temps, Matin ou après-midi. Cette même date sera communiquée également à l opérateur de manutention qui va procéder au déplacement des conteneurs Une fois la visite terminée, l organisme de contrôle et la douane vont communiquer leur résultat au système PORTNET. Le transitaire peut à tout moment suivre l état de la fiche suiveuse soit via le système PORTNET (écran de consultation) soit par notification . Ci-dessous un exemple de Fiche Suiveuse consulté sur PORTNET : 25

27 Pour les Notifications s, ci-dessous des exemples de notifications qui montrent l enchainement des opérations de la fiche suiveuse : 1 er Disponibilité d une Fiche Suiveuse précisant : Le N de DUM Sa date de création La marchandise qui doit être contrôlée Ainsi que la liste des conteneurs 26

28 2ème Date de Visite précisée par le premier organisme de contrôle 3ème Deuxième intervenant (ADII) qui donne la date de visite 4ème Résultat de contrôle de l organisme de contrôle 27

29 5ème Résultat de contrôle de la Douane (et donc la fin du contrôle et clôture de la fiche suiveuse) Une fois le contrôle terminé, le statut de la fiche suiveuse change en «Finalisée» comme indiqué sur l écran suivant : Après cette Opération, le transitaire trouvera sa MAIN LEVEE directement sur PORTNET : 28

30 CONSULTATION Le système PORTNET est un système communautaire qui doit fournir les informations les plus pertinentes aux différents partenaires, Agent Maritime, Transitaire, Opérateurs de Manutention, Douane, Organismes de contrôle, Divers menus dans PORTNET vous donnent accès à diverses informations relatives au voyage, navire, marchandise, conteneurs Pour exploiter les données présentes dans PORTNET vous pouvez utiliser les menus de consultation Consultation des Avis d Arrivée : Vous pouvez affiner et restreindre cette liste en utilisant les filtres de recherche. 29

31 Consulter les Mouvements Navires : Consultation de l historique Conteneur : 30

32 Consultation des Statuts B/L : 31

33 PORTAIL WEB PORTNET Dans la présentation du Portail, s affiche une image identifiant PORTNET dans le système portuaire du Maroc, un nouveau projet qui essaye d'unir toute la communauté portuaire pour faciliter et garantir les démarches quotidiennes qui sont réalisées avec le Port, la Capitainerie, les Opérateurs Portuaires ainsi que la Douane Ce Portail Web sera une vraie encyclopédie d information portuaire et contiendra des pages web dédiées aux différents Acteurs Portuaires. Pour consulter le Portail Web PORTNET, utiliser l adresse PORTNET : puis cliquez sur : «Portail Web» (voir figure ci-dessous). 32

34 Vous avez également la possibilité de télécharger le Guide Utilisateur, il existe en deux Versions : Version Agent Maritime : Traite principalement toute la partie Escale Version Transitaire : Traite principalement la partie BAD et la Fiche Suiveuse 33