Mode opératoire Modifier des écritures et passer des OD

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1 Page 1 Descriptif Ce document décrit comment modifier les écritures déjà présentes dans les journaux et comment passer des Opérations Diverses ou OD en vue d une correction comptable. Sommaire 1. Modifier une écriture Dans quels cas modifier une écriture? Modification via le journal de saisie Modification via le sélecteur Passer une OD Dans quels cas passer une OD? OD automatiques OD Manuelles Passer une OD manuelle sur une écriture comptable OD manuelle sur une écriture extracomptable OD manuelle sur un amortissement Supprimer une écriture... 9 Mode opératoire Selon le type de journal et le statut de la comptabilité, il est possible de modifier des écritures ou passer des OD. 1. Modifier une écriture Modifier une écriture consiste à changer un ou plusieurs éléments de l écriture : la date, le code comptable, le libellé, le tiers, le libellé secondaire, le montant, la devise, le projet, la ligne et le contrat. Seules les écritures des journaux qui n ont pas été clôturés définitivement peuvent être modifiées à l exception du journal extra-comptable EDPA (Import des dépenses siège) et du journal de simulation OEPA (Import des engagés missions) : la modification ne s applique jamais à ces deux journaux. Ainsi : Les écritures des journaux qui ne sont pas clôturés peuvent être modifiées en base ou en Capitale. Les écritures clôturées des bases peuvent être modifiées en capitale avant la clôture définitive du mois. Les journaux clôturés définitivement ne peuvent plus être modifiés en capitale, mais peuvent l être par les CMI au siège si besoin.

2 Page Dans quels cas modifier une écriture? Journal Modification autorisées Conditions Journaux COMPTABLES Caisse OUI Le mois n est pas clôturé définitivement Banque OUI Le mois n est pas clôturé définitivement OD comptables OUI Le mois n est pas clôturé définitivement Journaux EXTRA-COMPTABLES Factures sièges NON Modification via OD uniquement Valorisations OUI Le mois n est pas clôturé définitivement Dépenses autres missions OUI Le mois n est pas clôturé définitivement OD extra-comptables OUI Le mois n est pas clôturé définitivement A nouveaux budgétaires des Les montants par lignes sont égaux aux montants CIEL et OUI lignes au réel aux montants AGRESSO au 31/12/2003 Journaux de FORFAITS Expatriés OUI Si le journal n est pas clôturé modification possible uniquement via le «suivi mission» Amortissements OUI Le mois n est pas clôturé définitivement OD amortissements OUI Le mois n est pas clôturé définitivement Journaux de SIMULATIONS Expatriés siège NON Modification interdite Engagés mission OUI Aucune 1.2. Modification via le journal de saisie Pour modifier des écritures comptables, il faut sélectionner d abord le journal comptable dans lequel s effectuera la modification. Ensuite, sélectionnez l écriture qui sera modifiée et cliquez sur «Modifier». Une fois la fenêtre de saisie ouverte, modifiez les champs nécessaires, tous sont accessibles, sauf le numéro de pièce généré par SAGA et cliquez sur «Valider/fermer» à la fin de la modification. 1 2

3 Page Modification via le sélecteur Il est également possible de modifier une écriture en passant par le sélecteur gagner du temps.. Cette option permet de Exemple : Erreur portant sur une écriture de transfert interne dans la même devise au mois de Novembre 2012 et en USD 1 Renseignez les champs : Compte , Devise = USD et Mois = Novembre Cliquez sur Visualiser et vous aurez le résultat de la recherche Sélectionnez l écriture à modifier, double-cliquez dessus ou cliquez sur «Modifier» en bas de l écran : l écran de saisie de l écriture s ouvre. Vous pouvez modifier les éléments nécessaires. 3

4 Page 4 2. Passer une OD Une OD consiste à corriger un ou plusieurs éléments d une écriture : la date, le code comptable, le libellé, le tiers, le libellé secondaire, le montant, la devise, le projet, la ligne et le contrat. A la différence de la modification, la correction porte sur une écriture définitive, c est à dire une écriture dont le journal est clôturé définitivement. Seules les écritures des journaux qui ont été clôturés définitivement peuvent être modifiées par OD à l exception du journal de forfait LEXP (Imputation mensuelles expats), et des journaux de simulation OMIS et OEPA. Une OD sur une écriture datée de l année N peut être faite seulement si le mois de décembre de l année N n est pas clôturé. Par exemple : si nous sommes au mois de mars 2011, la comptabilité de l année 2010 a été clôturée définitivement. Dans ce cas, il est interdit de passer une OD sur une écriture datée du 28 décembre Il existe deux types d OD : les OD automatiques et les OD manuelles Dans quels cas passer une OD? Il est possible de faire des modifications sur les écritures de certains journaux et à certaines conditions.

5 Page OD automatiques Les OD automatiques ne s appliquent qu aux écritures contenues dans les journaux comptables et extracomptables et seuls la ligne de financement et le libellé peuvent être modifiés. Vous pouvez passer l OD automatique via le journal ou par le sélecteur. Si vous avez identifié une erreur, il peut être fastidieux de rechercher l écriture à corriger dans le journal surtout s il y a beaucoup d écritures. Dans ce cas, vous pouvez, en passant par le sélecteur, sélectionner différents critères et retrouver plus facilement l écriture à corriger. La procédure à suivre est identique à celle décrite ci-dessus. Il est déconseillé de passer des OD automatiques pour des raisons comptables privilégiez les OD manuelles. Plus particulièrement en fin d année car toute OD automatique passée sur une écriture en décembre apparaitra sur un journal XOD en janvier N+1 avec date N-1 En Cliquant sur «Modifier», la fenêtre de saisie apparaît. 1 Seuls les champs Libelle et Ligne de financement sont modifiables. Apportez les corrections nécessaires 2

6 Page 6 Après la validation, l écriture n est pas changée car le mois a été clos définitivement. Un nouveau journal apparaît dans la comptabilité du prochain mois. Il s agit d un journal d OD automatiques généré par SAGA; son code commence par XODA + Code de la devise de l OD automatique dans le cas d OD auto sur des journaux comptables et WBXL + Code de la devise de l OD automatique dans le cas d OD auto sur des journaux extra-comptables. En ouvrant ce journal, vous observez 2 écritures : La première est l annulation de l écriture d origine (écriture à l identique, à l exception du montant passé en sens inverse). La seconde est la nouvelle écriture comprenant les changements apportés en libellé et/ou en ligne de financement. Il convient de vérifier que la date d opération est bien la date d origine et que le libellé secondaire contient les informations sur le code du journal, le mois du journal et le numéro de pièce de l écriture initiale.

7 Page OD Manuelles Une OD manuelle s applique dans le cadre de tout changement d une écriture définitive. Il n est pas possible de changer le numéro de pièce dans SAGA (numéro généré automatiquement) et changer la date d opération dans le cadre d une OD sur une écriture comptable validée. Les OD manuelles doivent être saisies dans un journal d OD. Chaque type d écriture (comptables, extracomptables, forfait) a son propre journal d OD. A la différence des OD automatiques, les OD manuelles ne peuvent pas être passées via le sélecteur. Pour passer une OD manuelle, il faut connaitre tous les détails concernant l écriture d origine à savoir : la date de l opération, le code comptable, le libellé, le tiers et le libellé secondaire (le cas échéant), le montant, le code projet, le code ligne et le code contrat. En effet, il vous faut toutes ces informations pour pouvoir : - d une part, annuler l écriture d origine = Répéter l écriture à l identique (à l exception du montant en «recette» ou en «dépense») - d autre part, passer la nouvelle écriture = Répéter les informations de l écriture initiale qui restent inchangées. Les journaux d OD manuelles sur les écritures comptables ne sont pas multidevises. Il existe donc autant de journaux d OD que de devises de transaction utilisées sur la mission. Le code d un journal d OD comptable se compose de V + OD + Code de la devise des OD. Ces journaux sont créés par le RdD Finance. Une OD manuelle se passe dans le premier mois de comptabilité ouvert, c est à dire non clôturé définitivement. Les écritures d OD doivent toujours être équilibrées ; en d autres termes, le solde des journaux d OD comptables doit toujours être à zéro Passer une OD manuelle sur une écriture comptable Pour passer une OD manuelle dans un journal comptable: Sélectionnez le journal d OD comptable dans la devise de l écriture à corriger et pour le premier mois non clôturé définitivement 1

8 Double-cliquez sur le journal pour l ouvrir Page 8 Cliquez sur «Nouveau» 2 3 Passez en recette le montant initialement en dépense. Répétez à l identique l écriture à annuler. 4 Cliquez sur «Valider/Ventiler» afin d avoir un numéro de pièce unique pour l écriture d OD 5 6 Modifiez le ou les champs à modifier. Il s agit dans cet exemple du code projet et de la ligne de financement Inscrivez en libellé secondaire «OD + code journal, mois de comptabilité et numéro de pièce» de l écriture d origine. 7 Automatiquement, le montant passé en «recette» lors de l annulation de l écriture initiale vient s inscrire en «dépense» (ou inversement) et toutes les autres informations sont répétées à l identique.

9 Page OD manuelle sur une écriture extracomptable Le procédé est identique à celui décrit dans le cadre d une OD manuelle sur une écriture comptable. Le solde du journal d OD extracomptable doit toujours être à zéro. Toutefois, il existe certaines particularités en fonction du type d écriture extracomptable : OD sur une écriture de «Valorisation» : l écriture de correction ou d annulation doit être passée dans le journal de valorisation EVAL du mois suivant. OD sur une écriture de «Dépense autre mission» : L écriture de correction ou annulation doit être passée dans le journal de dépenses EDAM OD sur une écriture de «Facture siège» : Les OD doivent être passées dans le journal d OD extracomptables EOD lorsqu il s agit de modifier un ou plusieurs des paramètres de l écriture. En revanche, si l OD consiste à annuler une facture siège, cela signifie que la facture imputée sur la mission ne concerne pas la mission mais une autre l écriture de correction doit être faite au siège. La CMI passera la correction et renverra un nouveau fichier EDPA OD manuelle sur un amortissement Le procédé est identique à celui décrit dans le cadre d une OD manuelle sur une écriture comptable. En revanche, le solde du journal d OD sur les amortissements peut ne pas être à zéro, dans le cas d une annulation d écriture d amortissement. Le journal d OD à utiliser est le LOD. 3. Supprimer une écriture Pour supprimer des écritures dans SAGA, sélectionnez le mois et le journal dans lequel l écriture sera supprimée. Le journal ne doit pas être clôturé définitivement sinon la suppression ne sera pas possible. Ensuite sélectionnez l écriture et cliquez sur Supprimer.

10 Page 10 Le message suivant apparaît et cliquez sur «Oui» Après avoir cliqué sur OUI, l écriutre est supprimée. Cependant pour des raisons de sécurité, la ligne est toujours présente dans le journal. Documents associés 734 P02 Les principales fonctionnalités de SAGA.