Présentation (1 ) Visionnage des scènes 5 et 6 (7 ) Exploitation des scènes 5 et 6 (12 )

Transcription

1 Durée totale : 50 Titre : «Préparer la phase de bilan de l année écoulée» Fiche déroulement pédagogique n 3 Durée : 1 Techniques pédagogiques Déroulement pédagogique 3 Présentation (1 ) Nous allons visionner les scènes 5 et 6 du DVD qui ont une durée totale de Ces scènes traitent du bilan de l année écoulée. Soyez attentifs aux dialogues et aux attitudes des personnages en présence. Notez vos observations. Outils Visionnage des scènes 5 et 6 (7 ) DVD Exploitation des scènes 5 et 6 (12 ) Question à la cantonade : Qu avez-vous remarqué dans les dialogues et comportements des protagonistes qui montre les difficultés qui peuvent émerger en phase de bilan? Recueil des remarques au tableau de papier par le formateur Classement des remarques en thèmes et synthèse du formateur Exposé participatif (15 ) Commentaires de la diapositive Invitation à l expression des participants Synthèse en enrichissant les apports avec les supports internes de la Collectivité : support d entretien phase bilan, document préparatoire interne, plan d action de l année n-1, Etude d un cas d application (15 ) Les participants sont invités individuellement à traiter la troisième partie du cas d application. Le formateur répond aux questions au fil de l exercice. Debriefing à partir de la production d un des participants. Fiche d exploitation n 3 du DVD Texte du DVD pages 7 à 9 Diapositive 11 Cas d application Etape 3 Théâtre sur Mesure 2009 Guide du formateur p. 22/42

2 Fiche d exploitation n 3 du DVD Durée : 12 Au préalable visionnage des scènes 5 et 6 (pages 7 à 9 du livret texte) Les scènes alertent quant aux difficultés qui peuvent émerger lors du déroulement de la phase de bilan. Qu avez-vous repéré dans les dialogues et dans les comportements des évaluateurs et de l évalué? Les évaluateurs se posent eux aussi un certain nombre de questions sur l entretien : comment créer un climat favorable? Quelles sont les étapes à respecter au cours de l entretien? Quels sont les pièges à éviter? Le climat de l entretien est en majorité de la responsabilité de l évaluateur : il est favorisé par le souci d un certain nombre de détails tels que : Que dire en phase d accueil? Comment mettre son évalué à l aise? Quels sont les détails qui comptent pour bien accueillir : bureau rangé, café d accueil, téléphone chaîné, porte fermée, table ronde, convivialité comment lancer le récit de l année? Ces éléments sont évoqués dans les répliques surlignées en jaune. Le déroulement de l entretien : il prend appui sur le respect de différentes étapes : récit de l évalué, bilan de l année écoulée, débat évaluateur/évalué, construction des objectifs de l année à venir. Les répliques qui illustrent ces points sont surlignées en vert. Les risques de dérives : Evaluateur et évalué ne sont pas l abri : effet de halo, évitement des conflits, marchandage, jugement a priori Les répliques surlignées en rouge sont révélatrices de ce type d erreurs, poussé au paroxysme dans la scène 6. Théâtre sur Mesure 2009 Guide du formateur p. 23/42

3 Commentaires diapositive n 11 Durée : 15 Contenu de la préparation paration par l agentl Se reporter au compte-rendu de l année précédente Analyser ses activités : Inventorier, hiérarchiser, apprécier les niveaux de difficulté. Décrire les faits significatifs de son activité. Rapprocher ses résultats de l année écoulée des objectifs qui ont été fixés l année précédente Lister ses souhaits, ses objectifs, ses propositions Diapositive 11 L année précédente l agent et son évaluateur ont défini un «contrat» d objectifs. L évaluation consiste entre autres à regarder si ce contrat a été honoré. L évaluation se prépare donc toute l année. Il est toutefois indispensable de faire une synthèse structurée dans les jours qui précèdent l entretien. Procédure type de mise en place des entretiens annuels : Généralement le directeur et/ou chef de service réunit en amont l ensemble des évaluateurs pour préparer la procédure des entretiens. Les objectifs collectifs de la direction sont alors rappelés. Dans un schéma idéal les évaluateurs font, les premiers, l objet d une évaluation ; ainsi, ils connaissent les objectifs de leur service ou de leur unité. Ils sont alors en position de d expliquer et de décliner les objectifs collectifs pour chaque agent. Chaque évaluateur fixe un rendez-vous pour l entretien, a minima une semaine à l avance, à chaque agent. Lors de la détermination du rendez-vous l agent reçoit les supports d évaluation de la Collectivité. Dès lors, il va pouvoir consigner les éléments de sa préparation soit au brouillon, soit directement sur le support. L agent utilisera avec profit le support d entretien de l année n-1 pour estimer ses réalisations au regard des objectifs fixés et il fera une relecture de sa fiche de poste ou, à défaut, de ses missions pour en vérifier la nécessité ou non d actualisation. Théâtre sur Mesure 2009 Guide du formateur p. 24/42

4 Titre : «Préparer la phase de bilan de l année écoulée» Cas d application étape 3 : Principaux éléments du bilan de l année écoulée Durée : 15 Présentation du cas : Dans la pratique on rencontre autant de référentiels et de supports qu il y a de Collectivités. C est une conséquence normale d un dispositif installé par les acteurs de chaque structure en tenant compte des spécificités de celle-ci. Un dispositif d évaluation doit donc être adapté à son environnement et accepté. Quel que soit le niveau de précision des supports d une Collectivité à l autre, deux grandes tendances sont omniprésentes en matière de bilan : Bilan de la tenue du poste : comparaison entre les attentes de la Collectivité pour un poste donné et l activité réelle de l agent Bilan des résultats obtenus : comparaison entre les résultats obtenus dans l année et les objectifs fixés l année précédente. Consignes : Objectif : Préparer les principaux éléments du bilan global de l année Durée : 15 Méthode : Travail individuel : compléter les tableaux «Tenue du poste» et «Objectifs définis l année précédente» (CF. : p.5 du document «cas d application en 6 étapes) Phase de production individuelle : 15 Le formateur lit les consignes au groupe. Il remet aux participants : Le document «Bilan global de l année écoulée» Le support technique de l étape 3/6 «Principaux éléments du bilan de l année écoulée» Il visite les participants pendant le travail de production pour répondre aux questions. Il demande à un participant de lire sa production au groupe en fin d exercice. Théâtre sur Mesure 2009 Guide du formateur p. 25/42

5 Cas d application étape 3 : Apports complémentaires Bilan Global de l année écoulée Le bilan permet de mesurer les écarts entre ce qui était demandé et ce qui a été fait. Il comporte deux niveaux de mesure : 1. La mesure de l écart entre : Les exigences de la Collectivité par rapport au poste, c est-à-dire : Les missions et activités du poste, les modalités de temps de travail Les procédures à respecter Les compétences requises pour le poste Le contexte du poste, le niveau d implication attendu La tenue réelle du poste, c est-à-dire : Le travail fait par l agent, la participation à des projets transversaux Les méthodes de travail mises en œuvre Les compétences mises en œuvre dans le cadre de l année L investissement dans le poste, la motivation et ses variations en cours d année 2. La mesure de l écart entre : Les objectifs définis l année précédente Les objectifs qualitatifs définis Les objectifs quantitatifs définis Les moyens mis à disposition pour réussir Les résultats atteints dans l année Les résultats qualitatifs atteints Les résultats quantitatifs atteints L utilisation des moyens, la recherche de l optimisation Théâtre sur Mesure 2009 Guide du formateur p. 26/42