6.5 - Gestion des annonces d étudiants via la procédure e-nomination

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1 6.5 - Gestion des annonces d étudiants via la procédure e-nomination Ce chapitre présente la procédure électronique e-nomination. Il détaille étape par étape la gestion dans moveon des annonces d étudiants entrants et sortants en provenance/à destination d établissements partenaires. 1- Présentation générale de la procédure e-nomination La procédure e-nomination est une procédure électronique pour l annonce de candidatures d étudiants dans le cadre d un échange entre établissements partenaires. Cette procédure s applique à la fois aux étudiants entrants et sortants. Elle peut être utilisée par toutes les universités et n est pas exclusivement réservée aux utilisateurs de moveon. Les utilisateurs de moveon peuvent toutefois gérer la procédure directement dans moveon, sans saisir aucune donnée. Les autres établissements peuvent utiliser la procédure e-nomination via le portail Web moveonnet Fig. 1 : Déroulement de la procédure e-nomination La procédure e-nomination comprend trois étapes. Lors de chaque étape, le système génère automatiquement un courrier électronique envoyé à l université partenaire et à l étudiant. 1. Annonce : l université d origine envoie à l'établissement partenaire des informations concernant les étudiants candidats à une mobilité dans cet établissement : âge, sexe, date de naissance, , domaine d étude, niveau d étude et période d échange. 2. Accusé de réception : l établissement d accueil accuse réception de l'annonce en indiquant les détails relatifs à la procédure de candidature que les étudiants doivent suivre. Cet accusé de réception n implique en rien l acceptation de l étudiant par l établissement. 3. Acceptation ou refus : l établissement d accueil accepte ou refuse l étudiant sur la base de l annonce ou de la candidature de l étudiant. La procédure e-nomination permet également à l établissement d origine d annuler une annonce. Les modèles de courriers électroniques utilisés dans le cadre de la procédure e-nomination sont fournis au chapitre Pour chaque annonce, un représentant de l établissement d origine et un représentant de l établissement d accueil sont désignés coordinateurs e-nomination (interne et externe). Ils envoient et reçoivent tous les messages électroniques liés aux annonces des étudiants. 2- Configuration de la procédure e-nomination sur Avant de commencer à utiliser les e-nominations dans moveon, vous devez configurer certains paramètres sur le portail moveonnet. Pour cela, connectez-vous sur et cliquez sur «My moveonnet». Si vous ne connaissez pas votre nom d utilisateur et/ou votre mot de passe moveonnet, veuillez contacter la hotline moveon. Configuration des coordinateurs e-nomination internes Vous devez définir sur moveonnet le profil de votre coordinateur e-nomination interne pour les étudiants entrants et sortants. Si toutes les annonces ne sont pas gérées par la même personne au sein de votre service, ou si certaines annonces relèvent de différentes composantes, vous pouvez définir plusieurs coordinateurs. Avant de désigner vos coordinateurs e-nomination, vérifiez qu ils figurent déjà dans la liste de contacts associés à votre établissement dans moveonnet. Pour afficher cette liste, cliquez sur «Institution's data» puis «Contacts International Gestion des annonces d étudiants via la procédure e-nomination page 1

2 Relations». Si l un des coordinateurs ne figure pas dans la liste, ajoutez-le en cliquant sur «Add a contact». Les informations suivantes doivent être fournies pour chaque coordinateur : nom, prénom, . Si vos coordinateurs figurent dans la liste des contacts, vous devez les identifier comme coordinateurs e-nomination dans moveonnet. Pour cela, cliquez sur «e-nomination» puis «Nomination contacts». Vous pouvez alors sélectionner les coordinateurs e-nomination pour les étudiants entrants et sortants dans la liste des contacts de l établissement. Définissez ensuite le champ de responsabilités de chacun (par exemple : outgoing students Erasmus, Faculty of Science, incoming students all programmes, etc.). Ce paramètre aide vos partenaires à identifier la personne à contacter pour annoncer les candidatures de leurs étudiants. Configuration des modèles de courriers électroniques pour les annonces/accusés de réception La procédure e-nomination utilise des modèles de courriers électroniques standards à chaque étape. Vous pouvez également créer un texte supplémentaire à ajouter aux modèles de courriers électroniques standards pour les annonces et les accusés de réception. Il est aussi possible de joindre un ou plusieurs documents à ces courriers, au format MS Word ou PDF. Pour cela, cliquez sur «e-nomination», «Mail templates» et ajoutez-les textes ou les fichiers souhaités. Configuration avancée D autres paramètres sont disponibles sous l onglet «General settings»/«e-nomination» : - Langue utilisée pour la correspondance avec vos étudiants sortants (la langue définie par défaut est l anglais). Les langues suivantes sont actuellement disponibles : allemand, français, espagnol et catalan. Si la traduction dans votre langue n est pas disponible, et si vous souhaitez l ajouter, contactez la hotline. - Envoi aux étudiants d une copie des annonces concernant les étudiants sortants (cette option est définie par défaut à «true» [«oui»]) 3- Vérification de la connexion entre moveonnet et moveon Pour gérer les e-nominations dans moveon, la connexion entre moveon et moveonnet doit fonctionner correctement. moveon vérifie automatiquement la connexion à chaque fois que vous lancez moveon et que vous vous connectez. Si aucun message d erreur n apparaît, la connexion est établie. Si le message suivant s affiche à l écran «L'accès à moveonnet ne fonctionne pas. Vos codes d'accès sont incorrects. Veuillez les corriger dans les paramètres généraux.», modifiez votre code d accès et/ou votre mot de passe moveonnet dans le formulaire «Paramètres généraux» (cf. chapitre 4.1). Si vous ne connaissez pas votre code d accès et/ou votre mot de passe moveonnet ou si le message d erreur «La connexion vers Internet ne fonctionne pas. Veuillez vérifier votre configuration Internet.» s affiche, contactez la hotline moveon. 4- Gestion des e-nominations pour les étudiants sortants Étape 1 Saisie des données de candidature des étudiants sortants à annoncer dans les formulaires «Individus» et «Candidatures» Les annonces transmises par e-nomination reprennent les informations des candidatures des étudiants sortants dans moveon. Chaque étudiant à annoncer doit avoir une candidature dans la partie «Candidature» de l onglet «Mobilités» du formulaire «Individus». Si vous utilisez-le module en ligne moveonline outgoing, les candidatures ne sont pas saisies mais importées. L'import de candidatures en ligne est décrit en détails au chapitre 9.3. Les informations suivantes sont obligatoires pour chaque étudiant/candidature : - Nom, prénom, sexe, date de naissance, de l étudiant. Ces informations peuvent être modifiées sous les onglets «Identité» et «Coordonnées» du formulaire «Individus». - Semestre de début, durée de la période d échange en semestres et en mois, date de début de la période d échange, domaine disciplinaire et niveau d étude pour la mobilité demandée. Ces informations peuvent être modifiées dans le formulaire «Candidatures». Pour ouvrir ce formulaire, cliquez sur le bouton «Détails» associé à la candidature correspondante dans l onglet «Mobilités» du formulaire «Individus». Dans le formulaire «Candidatures», vous pouvez utiliser les trois statuts de la candidature (interne, étudiant, externe) pour identifier facilement les étudiants à annoncer (par exemple, en attribuant le statut externe «à annoncer»). Ces statuts sont très utiles lors de la sélection des étudiants à annoncer, à l étape suivante. page Gestion des annonces d étudiants via la procédure e-nomination

3 Fig. 2 : Formulaire «Candidatures» La gestion des candidatures des étudiants sortants est décrite en détails au chapitre 6.3. Étape 2 Sélection d étudiants à annoncer à l aide du formulaire «Sélection de candidatures» Après avoir vérifié les informations de candidatures, vous devez transférer-les étudiants concernés dans la section «e- nomination» de moveon, depuis laquelle vous pouvez envoyer les annonces. Pour cela, sélectionnez dans un premier temps les étudiants à annoncer grâce au formulaire «Sélection de candidatures». Ce formulaire est accessible depuis le menu principal en cliquant sur «Mobilités»/«Sélection de candidatures». Dans la première fenêtre, définissez vos critères de sélection, par exemple : - Mobilités Début (semestre) (pour ne sélectionner que les candidatures concernant le prochain semestre) - Programmes de mobilité - Nom (pour ne sélectionner que les candidatures relevant du programme Erasmus) - Mobilités Statut candidature - Externe (pour ne sélectionner que les candidatures dont le statut est «à annoncer»). Cliquez sur le bouton Suivant. À l aide des critères de sélection proposés dans le formulaire de sélection, choisissez-les étudiants à annoncer puis cliquez sur le bouton Suivant. Fig. 3 : Formulaire «Sélection de candidatures» L'utilisation des formulaires de sélection est décrite en détails au chapitre Gestion des annonces d étudiants via la procédure e-nomination page 3

4 Dans l onglet «Outils» du formulaire «Correspondance, Listes, Outils», cliquez sur le bouton «Exporter les e- nominations sortantes». Avant de transférer les candidatures dans la partie «e-nomination», moveon vérifie toutes les données requises. S'il manque des données, moveon génère un rapport d erreur qui répertorie les éléments à ajouter pour chaque étudiant. Imprimez si nécessaire le rapport et corrigez-les données concernées dans moveon. Une fois toutes les données requises ajoutées, cliquez sur «Suivant» puis sur «Exporter les données» pour terminer l exportation des candidatures dans la partie «e-nomination». Fig. 4 : Transfert des candidatures dans le formulaire «e-nomination» Chaque établissement partenaire doit être identifié dans moveon à l aide d un code moveonnet valide correspondant au code de l établissement figurant dans le répertoire moveonnet. Si le rapport mentionne une erreur concernant le code moveonnet, corrigez ces informations pour l établissement en question dans le formulaire «Etablissements» en modifiant les données de base de cet établissement. La modification des données de base d'un établissement est décrite en détails au chapitre 5.1. Étape 3 Vérification de la liste des annonces dans le formulaire «e-nomination» Une fois les candidatures transférées, les annonces correspondantes sont listées dans le formulaire «e-nomination». Pour ouvrir le formulaire «e-nomination», cliquez dans le menu principal sur «e-procedures» puis «e-nomination». Fig. 5 : Formulaire «e-nominations» La partie supérieure du formulaire contient une barre de sélection avec des listes déroulantes permettant de filtrer les annonces selon divers critères : - Type d'étudiants : incoming, outgoing (étudiants entrants, étudiants sortants) - Année académique - Semestre de début page Gestion des annonces d étudiants via la procédure e-nomination

5 - Statut - Pays - Etablissement Les annonces correspondantes, ainsi que toutes les informations pertinentes associées, sont répertoriées dans la partie inférieure. Un bouton Imprimer permet d imprimer la liste des annonces affichées, contenant les données détaillées des annonces ainsi que le nom et l des coordinateurs e-nomination. Étape 4 Définition des coordinateurs e-nomination interne et externe pour chaque annonce Pour chaque annonce, vous devez définir les coordinateurs e-nomination interne et externe correspondants. Pour cela, cliquez sur le bouton «Détails» correspondant à l annonce. Une fois les détails de l annonce affichés, ajoutez deux coordinateurs dans les champs «Contact externe» et «Contact interne». Fig. 6 : Formulaire «e-nominations» La liste des contacts internes contient les noms des coordinateurs e-nomination internes pour les étudiants sortants définis dans moveonnet (cf. partie 2). La liste des contacts externes contient les éléments suivants : - les contacts définis en tant que coordinateurs e-nomination pour les étudiants entrants par votre établissement partenaire directement dans moveonnet, - les contacts utilisés par votre établissement pour les annonces précédemment envoyées à votre établissement partenaire, - les contacts associés à votre établissement partenaire définis dans moveon. Si le contact souhaité ne figure pas dans la liste, ajoutez-le dans l onglet «Contacts» du formulaire «Etablissement». Pour attribuer le même coordinateur e-nomination à plusieurs annonces à la fois, sélectionnez-les annonces concernées et cliquez sur «Modifier contact interne» ou sur «Modifier contact externe». L'adresse est obligatoire pour chacun des contacts impliqué dans la procédure e-nomination. Étape 5- Envoi des annonces Toutes les conditions sont désormais réunies pour lancer la procédure e-nomination. Si les candidatures de plusieurs étudiants doivent être transmises à un même établissement partenaire, vous devez les annoncez simultanément, sinon plusieurs courriers d annonce seront envoyés à l établissement partenaire. Dans le formulaire «e-nomination», cochez-les cases correspondant aux étudiants à annoncer et cliquez sur «Annoncer les étudiants». Pour chaque courrier électronique d annonce à envoyer, un formulaire avec le nom et l des coordinateurs interne et externe, ainsi que ceux des étudiants à annoncer, s ouvre. Dans ce formulaire, vous pouvez saisir un texte supplémentaire à inclure dans le courrier d annonce destiné à l établissement partenaire/aux étudiants concernés. Le texte supplémentaire est ajouté au texte standard déjà défini dans moveonnet (cf. partie 2) Gestion des annonces d étudiants via la procédure e-nomination page 5

6 Fig. 7 : Formulaire «e-nominations» Cliquez sur le bouton Send and continue pour envoyer le courrier électronique d annonce et traiter l annonce suivante. Un courrier électronique d annonce est automatiquement envoyé au coordinateur e-nomination externe de l établissement partenaire. Des courriers électroniques individuels sont envoyés aux étudiants et vous recevez une copie de ces deux courriers. Le statut de l étudiant passe alors automatiquement à «annoncé». Étape 6 - Suivi des annonces Après avoir reçu vos annonces, votre établissement partenaire peut en accuser réception via les e-nominations puis accepter ou refuser la candidature des étudiants concernés. Vous recevez un courrier électronique vous informant de chaque étape accomplie par votre établissement partenaire. Le statut des étudiants concernés est automatiquement actualisé dans le formulaire «e-nomination». Vous pouvez imprimer la liste des étudiants ainsi que le statut de l annonce les concernant à tout moment à l aide du bouton Imprimer disponible dans le formulaire «e-nomination». Il est également possible d annuler à tout moment l annonce de la candidature d un étudiant. Pour cela, sélectionnez l étudiant concerné dans le formulaire «e-nomination» et cliquez sur «Annuler les étudiants». Si l établissement partenaire ne se sert pas de la procédure e-nomination pour accuser réception de l annonce, ou pour accepter ou refuser la candidature, vous pouvez mettre à jour manuellement un «statut local» dans le formulaire «e- nomination», pour prendre en compte la réponse de l établissement partenaire. 5- Gestion des e-nominations pour les étudiants entrants Etape 1 - Envoi d'un message d'information aux établissements partenaires pour demander l annonce des étudiants entrants via la procédure e-nomination Afin que vos établissements partenaires utilisent la procédure e-nomination pour l annonce de leurs étudiants pour une mobilité dans votre établissement, vous devez envoyer un courrier électronique à l ensemble de vos partenaires expliquant la procédure à suivre. Un modèle de message à envoyer aux établissements partenaires est fourni au chapitre Etape 2 - Suivi des annonces dans le formulaire «e-nomination» Lorsqu'un établissement partenaire vous annonce ses étudiants, vous recevez un courrier électronique d'annonce. Les annonces apparaissent immédiatement et automatiquement dans le formulaire «e-nomination». Pour ouvrir le formulaire «e-nomination», cliquez dans le menu principal sur «e-procédures» puis «e-nomination». page Gestion des annonces d étudiants via la procédure e-nomination

7 Fig. 8 : Formulaire «e-nominations» La partie supérieure du formulaire contient une barre de sélection avec des listes déroulantes vous permettant de filtrer les annonces selon divers critères : - Type d'étudiants : incoming, outgoing (étudiants entrants, étudiants sortants) - Année académique - Semestre de début - Statut - Pays - Etablissement Après sélection du type d'étudiant incoming et des autres critères si besoin, les annonces des étudiants entrants correspondantes apparaissent dans la partie inférieure. Un bouton Imprimer vous permet d imprimer la liste des annonces affichées, contenant toutes les informations ainsi que le nom et l des coordinateurs e-nomination. Les nouvelles annonces reçues dont vous n'avez pas encore accusé réception apparaissent avec le statut «annoncé». Etape 3 - Envoi d'un accusé de réception des annonces Dès qu'une annonce est reçue, vous pouvez en accuser réception à partie du formulaire «e-nomination». Un courrier électronique est généré automatiquement et envoyé à l'établissement partenaire et à l'étudiant. Ce courrier électronique reprend les informations concernant les étudiants communiquées par votre établissement partenaire et indique la procédure à suivre pour la candidature dans votre établissement. Le message est configurable (cf. partie 2). Pour envoyer un accusé de réception, cochez-les cases correspondant aux annonces dont vous souhaitez accuser réception et cliquez sur le bouton «Accuser réception». Si plusieurs annonces sont cochées en provenance du même établissement, un seul accusé de réception sera envoyé à l'établissement partenaire, incluant les différents étudiants. Pour chaque accusé de réception, un formulaire avec le nom et l des coordinateurs interne et externe, ainsi que ceux des étudiants, s ouvre. Dans ce formulaire, vous pouvez saisir un texte supplémentaire à inclure dans l'accusé de réception destiné à l établissement partenaire/aux étudiants concernés. Le texte supplémentaire est ajouté au texte standard déjà défini dans moveonnet (cf. partie 2). Une fois l'accusé de réception envoyé, le statut des étudiants concernés est automatiquement actualisé en «annonce reçue». Etape 4 - Acceptation/refus des annonces entrantes Une fois que les étudiants ont complété leur candidature dans votre établissement et que la sélection des ces étudiants est terminée, vous pouvez envoyer les messages d'acceptation ou de refus à partir du formulaire «e-nomination». Un courrier électronique est généré automatiquement et envoyé à l'établissement partenaire et à l'étudiant. Pour envoyer les messages d'acceptation ou de refus, cochez-les cases correspondant aux annonces que vous souhaitez accepter/refuser et cliquez sur le bouton «Accepter les étudiants»/«refuser les étudiants». Si plusieurs annonces sont cochées en provenance du même établissement, un seul message sera envoyé à l'établissement partenaire, incluant les différents étudiants. Pour chaque message, un formulaire avec le nom et l des Gestion des annonces d étudiants via la procédure e-nomination page 7

8 coordinateurs interne et externe, ainsi que ceux des étudiants, s ouvre. Dans ce formulaire, vous pouvez saisir un texte supplémentaire à inclure dans le message destiné à l établissement partenaire/aux étudiants concernés. Une fois le message d'acceptation/de refus envoyé, le statut des étudiants concernés est automatiquement actualisé en «accepté»/«refusé». page Gestion des annonces d étudiants via la procédure e-nomination