Consultation pour le choix d un prestataire d assurances au bénéfice d Yvelines Aménagement

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1 Le Chesnay, le mardi 25 septembre 2012 Consultation pour le choix d un prestataire d assurances au bénéfice d Yvelines Aménagement CAHIER DES CHARGES Marché à procédure adaptée passé en application des dispositions de l Ordonnance n du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au Code des marchés publics et du Décret n du 30 décembre 2005 fixant les règles applicables aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs mentionnés à l article 3 de l Ordonnance n du 6 juin Seuls sont habilités à soumissionner les candidats pouvant justifier qu ils ne se trouvent dans aucun des cas mentionnés à l article 8 de l Ordonnance n du 6 juin Il s agit d une procédure restreinte ; seuil inférieur à Un minimum de trois soumissionnaires sera consulté pour ce marché. Le présent cahier des charges définit le périmètre de la prestation attendue, en vue d obtenir une offre de prix, au regard de services d un prestataire d assurance. 2 Rue Marly-le-Roi LE CHESNAY Tél : / Fax.: Société Anonyme d Economie mixte au capital de RCS Versailles

2 SOMMAIRE 1. SOUSCRIPTEUR RESPONSABLE DE LA CONSULTATION CONTEXTE ET OBJECTIFS DECOMPOSITION DU MARCHE TRANCHES LOTS DUREE DU MARCHE INDEXATION DU PRIX PRESENTATION DES OFFRES DOCUMENTS A PRODUIRE RESERVES EVENTUELLES CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES PLIS CRITERES D APPRECIATION DES OFFRES OBLIGATIONS DES SOUMISSIONNAIRES RETENUS CONFIDENTIALITE... 7 ANNEXES... 8 Annexe 1 - Lot n 3 : Assurance des véhicules... 9 Annexe 2 Lot n 4 : Assurance Multirisque informatique Page 2/10

3 1. SOUSCRIPTEUR SEM Yvelines Aménagement 2 rue de Marly le Roi LE CHESNAY La SEM Yvelines Aménagement, dont la mission est d accompagner les collectivités locales en vue de favoriser et faciliter le développement équilibré du territoire des Yvelines, est soumise à l ordonnance du 6 juin 2005 concernant la sélection de ses fournisseurs. 2. RESPONSABLE DE LA CONSULTATION Le responsable de la consultation est Madame Sophie Le Roy Cortyl, Secrétaire Générale d Yvelines Aménagement. 3. CONTEXTE ET OBJECTIFS Trois ans après sa création, Yvelines Aménagement procède à une consultation afin d optimiser les services et prestations attendus de la part d un prestataire d assurances. La consultation porte sur les prestations désignées ci-dessous : Le placement et la gestion des assurances de la SEM Yvelines Aménagement. 4. DECOMPOSITION DU MARCHE 4.1. TRANCHES Il n'est pas prévu de décomposition en tranches LOTS Le présent marché est divisé en 3 lots qui seront attribués à un même prestataire : Lot n 1 : Responsabilité Civile Professionnelle Lot n 2 : Assurance des locaux Lot n 3: Assurance de la flotte automobile Lot n 4 : Multirisque informatique Les données nécessaires au calcul prévisionnel des primes seront communiquées sur demande. Les lots seront attribués après analyse et classement à un prestataire unique ou à un groupement conjoint. Si groupement, il devra être constitué d un intermédiaire (agent général ou courtier) et d une compagnie d assurance. Une même personne ne peut représenter plus d'un candidat. De même, un assureur ne peut pas se faire représenter par plusieurs intermédiaires. Page 3/10

4 5. DUREE DU MARCHE Le marché prendra effet à compter du 1er janvier 2013 à 00h00. Le marché est conclu pour une durée de 1 an, à compter du 1 er janvier 2013 à 0h00 et cessera le 31 décembre 2014 à minuit (24h00). Son échéance est fixée au 1 er janvier de chaque année. A la fin de cette année, le contrat pourra être reconduit une fois, pour une autre période annuelle. Les prix (hors RCP) devront être garantis sur cette période. Il peut cependant être mis fin au marché, par chacune des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception chaque année à la date anniversaire de la prise d effet du marché (soit le 1 er janvier de chaque année), sous réserve de respecter un préavis de deux mois. 6. INDEXATION DU PRIX Les prix qui seront définis seront indexés chaque année au 1er janvier, par application de la formule ciaprès : Px = P0 x Sx/S0 P0 : montant du prix à la date du marché, S0 : indice * connu à la date de signature du contrat, Px : montant révisé du prix pour l année X, Sx : indice * du mois de janvier de l année X, * Indice pour l assurance des locaux : Fédération Française du Bâtiment (FFB) Indice pour l assurance de la flotte automobile : Indice des Prix à la Consommation (IPC) Indice pour la multirisque informatique : Bris De Machine (BDM) Page 4/10

5 7. PRESENTATION DES OFFRES 7.1. DOCUMENTS A PRODUIRE Le dossier à remettre par les candidats comprendra les pièces suivantes : A/ Justificatifs des candidatures : - la lettre de candidature sur formulaire DC1, - la déclaration du candidat sur formulaire DC2, - l acte d engagement sur formulaire DC3, - une attestation fiscale au , - une attestation URSSAF au , - Kbis de moins de 3 mois, - comptes annuels 2011 et rapport annuel du CAC au , - un dossier complet comprenant les attestations prévues par l article 17 du décret n du 30 décembre 2005 à savoir :. si la société est en redressement judiciaire, une copie du ou des jugements prononcés,. une déclaration sur l honneur, dûment datée et signée, justifiant que la société ne fait pas l objet des interdictions de soumissionner énoncées à l article 8 de l ordonnance n du 6 juin les annexes 1 et 2 complétées. Si le candidat est un intermédiaire au sens du code des assurances : - le mandat l habilitant à engager la compagnie qu il représente, - attestation d adhésion à l ORIAS. Si le candidat est une compagnie d assurance au sens du code des assurances : - attestation des agréments par branche de l ACP. Dans le cas d une offre présentée par un intermédiaire d'assurance, les documents de candidatures devront être complétés, signés et fournis par chaque acteur concerné (intermédiaire mais aussi par la compagnie d assurance). B/ Justificatifs des offres : - le présent cahier des charges daté et signé, - les conditions générales et conventions spéciales de la compagnie (le candidat devra indiquer le numéro des conditions générales à la première page des conditions particulières ou dans l annexe observation), datées et signées. C/ Références : - au moins trois références de sociétés comparables à la SEM Yvelines Aménagement (Société/ Type de prestations fournies/ Contact/ Fonction/ Coordonnées). Page 5/10

6 7.2. RESERVES EVENTUELLES Les réserves éventuelles doivent faire l'objet, dans les annexes de l'acte d'engagement, d'une énumération précise et exhaustive. Elles doivent en outre être numérotées et explicitées avec précision. Cependant, toute réserve qui aurait pour conséquence de réduire sensiblement les garanties, ou les capitaux exigés, ou d exclure implicitement ou formellement l assurance d un risque majeur pour la SEM, sera considérée comme une réserve majeure rendant l offre irrégulière. Enfin toute offre qui refuserait, pour le marché concerné, le cahier des charges dans son intégralité pour l annuler et le remplacer par les seules conditions de la compagnie d assurance, sera jugée également irrégulière et éliminée d office. 8. CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES PLIS L offre sera transmise sous pli cacheté contenant la totalité des pièces définies à l article 6 du présent règlement de consultation. Cette enveloppe portera les mentions suivantes : Offre pour la «Prestation de services d assurances» Candidat :. L offre devra adressée par pli recommandé avec avis de réception postal à l adresse ci-dessous ou remise contre récépissé, pendant les heures d ouverture d Yvelines Aménagement : de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h du lundi au vendredi à : YVELYNES AMENAGEMENT 2 rue de Marly le Roi LE CHESNAY Avant le mercredi 10 octobre 2012 midi (12h00) CONTACT : Céline GIL : Ya.assist.direction@78amenagement.fr Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date fixée ci-dessus, ainsi que ceux remis sous l'enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. Page 6/10

7 9. CRITERES D APPRECIATION DES OFFRES Les services et prestations proposées... pondéré à 40%, La cohérence entre les prestations et le coût... pondéré à 40%, La qualité des retours clients/ références... pondéré à 20%. Le maître d'ouvrage éliminera les offres non conformes à l'objet du marché. Il choisira librement l'offre économiquement la plus avantageuse au regard des critères pondérés. Une audition des candidats dont l offre sera jugée correspondre aux désirs d Yvelines Aménagement pourra avoir lieu. Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la date limite de réception des offres. 10. OBLIGATIONS DES SOUMISSIONNAIRES RETENUS Dans les délais prévus à cet effet, tous les soumissionnaires seront avisés de la suite donnée par la SEM Yvelines Aménagement à leurs propositions (acceptation ou rejet). Les assureurs retenus devront produire : - une note de couverture détaillée, faisant référence aux garanties prévues au cahier des charges et justifiant de la coassurance à 100%, - le contrat définitif, en deux exemplaires conformes au cahier des charges et à l acte d engagement de l assureur au plus tard 1 mois après la prise d effet des garanties. En outre, les assureurs renoncent à suspendre leurs garanties ou à résilier leurs contrats si le retard de paiement des primes est dû à la seule exécution des formalités administratives de paiement. 11. CONFIDENTIALITE Le soumissionnaire est tenu au secret professionnel. Il s engage en particulier à n utiliser les documents et informations divulguer par Yvelines Aménagement que dans le cadre de la présente consultation. Page 7/10

8 Annexes Page 8/10

9 ANNEXE 1 Lot n 3 : Assurance des véhicules Les éléments de calculs seront remis sur demande aux candidats souhaitant soumissionner Etat du parc : Marque Date de 1 ère circulation GR-CL/ Valeur ass./ Cv. CM3/Poids/ Place/ Genre/ Aménagements int. Garanties, franchises, limites en Cotisation semestrielle HT - Cotisation semestrielle TTC - Exemple : Peugeot HDI 16V M/ 6 CV/ Berline Break RC/ RAR/ PJ1/ ASS. MED/ DA FR 350 INC FR 350/ VOL FR 350/ BG FR 60 EOP L 460/ RAD BASE L 305/ SC2/ PFI ASS. TECH/ REM L 155/ CN/ GPFL Page 9/10

10 ANNEXE 2 Lot n 4 : Assurance multirisque informatique Etat du parc : 1 Réseau : - Netopia 3346n, - Firewall NETASQ U30, - Switch HP Procure 24 ports, - Switch Dlink 5 ports, - point d accès Wifi Dlink DWL 8200AP. 2 Serveurs : - serveur HP PROLIANT ML150 G6 => Serveur principal (AD, messagerie, impression, antivirus), relié à un lecteur de bandes interne (HP DAT160), - PC DELL => Serveur Blackberry sous Windows XP. 3 Postes de travail : - HP Elite 7300, - HP EliteBook 8440P, - HP ProBook 4510s, - HP ProBook 4520S, - PC Portable HP 4710S, - HP Pro 3010MT, - HP ProBook 4540s, - HP ProBook 4710S. 4 Imprimantes : - Konica Minolta C3602, - HP Laserjet Color CM2320. Page 10/10