IGF Libre-service en gestion financière à Emploi et Développement social Canada

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1 IGF Libre-service en gestion financière à Emploi et Développement social Canada Le 27 novembre 2014

2 Ordre du jour Introduction Notre approche Notre solution Un système libre-service Principaux défis Prochaines étapes 2

3 Notre approche 3

4 À propos du Programme de renouvellement des services habilitants (PRSH) Le PRSH figure parmi les trois priorités du Ministère et s efforce de bâtir une organisation plus ciblée, efficace et moderne. Afin de soutenir le programme de transformation, le PRSH modernise la façon de dispenser les services internes. Cela signifie que des changements sont apportés à votre façon d accéder à des renseignements et à des services fournis par : les ressources humaines; les services de finances, de gestion des biens et d approvisionnement; les services d intégrité et de sécurité internes; les services de gestion et de technologie de l information. Consultez Cliquez Accroissement de l efficacité Compte tenu du succès du modèle de prestation de services aux Canadiens de Service Canada, le PRSH produit un modèle de prestation intégrée de services de type cliquer-appeler-consulter afin d améliorer notre mode de travail et notre expérience des services internes. De plus, dans la mesure du possible, les processus opérationnels seront intégrés, simplifiés et normalisés pour nous aider à travailler plus efficacement. Conseils et Service de traitement Clients Service national de demandes Composez Libre - Service 4

5 Objectifs du PSRH Centrés sur le client Une approche intuitive, adaptée aux besoins du client en fonction du rôle, appuyée par un changement culturel valorisant le souci du service à la clientèle. Technologie et processus opérationnels modernes De nouveaux outils qui optimisent les processus opérationnels communs mis en service par PeopleSoft et SAP (normes du GC relatives aux ressources humaines et aux finances). Fournir des services habilitants simples, viables dans la durée, centrés sur le client en tirant profit d une technologie et de processus opérationnels modernes qui amélioreront notre capacité à servir les Canadiens. Excellence du service Bon rapport qualité / coût Saine gestion Services habilitants Les services habilitants de la DGSRH, la DGDPF, la DGIIT et la DGSI sont fournis à l aide d un modèle de services à différents niveaux de type «cliquer composer consulter». Simple Des principes directeurs simplifiés associés à des processus normalisés faciles à utiliser. 5

6 Modèle opérationnel principes de conception Configuration de série (Vanille) Éviter la personnalisation des produits commerciaux de série (COTS) Multi-locataires (Multi-Tenant) La version doit appuyer les autres ministères et autoriser des points d accès multiples Produits de série (GOTS) La version doit employer des solutions dont la licence peut être octroyée à l échelle du gouvernement du Canada (GC) et qui sont appuyées par le Conseil du Trésor Fondé sur les normes du GC = caractère évolutif assuré Respecter les normes du GC, p. ex. la norme PRO = PeopleSoft et SAP, y compris l interopérabilité Respecter les processus communs du Bureau du contrôleur général (BCG) et du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) PRO avant tout Lorsqu un processus peut s effectuer avec la PRO alors il doit l être avec la PRO même si cela requiert des acquisitions (p. ex. : Gouvernance, gestion du risque et conformité) La pile technologique PRO doit être conservée intacte afin de permettre l exploitation des fonctionnalités des produits de série COTS et de tirer parti des configurations de série (Vanille) pour réduire le coût total de possession (CTP) 6

7 Notre solution 7

8 Vision de la prestation des services du PRSH Objectifs du Programme de renouvellement des services habilitants (PRSH) : l excellence du service; l optimisation des deniers publics; la saine gestion des ressources. Prestation intégrée des services Services habilitants DGIIT TI Navigation simplifiée Ressources Humaines Gestionnaire Expérience d utilisation uniforme Demande de service du client Prestation intégrée des services Catalogues intégrés des services Flux de services Approche axée sur la clientèle Mode privilégié Accès à guichet unique axé sur la clientèle «iservice» Libre-service / automatisation Processus normalisés et simplifiés «Neutralité» (s en tenir aux fins du système prévues) Expérience d utilisation uniforme Services intégrés Rapports intégrés Sécurité 8

9 Environnement où travaillent les employés et les gestionnaires et où ils accèdent aux services Environnement où travaillent les spécialistes Environnement où nous gérons les incidents/demandes de service Environnement où s effectue l intégration Environnement où nous développons et effectuons des essais 9

10 Échelle du changement La mise en œuvre de SAP à EDSC a touché les employés partout au pays Employés d EDSC ayant accès à SAP Utilisateurs SAP à EDSC Spécialistes d EDSC Utilisateurs des autres ministères Ville % Plus de Plus de Plus de Plus de Territoires du Nord-Ouest Colombie- Britannique Vancouver Montreal Gatineau Nouveau- Brunswick Nouvelle- Écosse l'île-du-prince- Édouard

11 Complexité du changement Numéro scénario Scénario opérationnel 1 Manage Planning and Budgeting 2 Manage Forecasting and Budget Review 3 Reference Level Tracking 4 Cash Budgeting 5 Budgeting 6 Manage Revenue, Receivables and Receipts 7 Manage Interdepartmental Settlements 8 Manage Procure to Payment 9 Manage Travel Utilisateurs SAP d EDSC Manage Other Payments 11 Manage Distribution and Maintenance of Acquisition Cards 12 Partner System AP Transactions 13 Priority Payments 14 Payment Process 15 Manage Other Capital Assets 16 Manage Inventory 17 Operational Management Accounting Qui établit les budgets? De quelle façon travailleront-ils dans SAP? Spécialistes d EDSC Est-ce que n importe qui peut présenter une commande d achat Utilisateurs des autres ministères 350 Numéro Scénario opérationnel scénario 18 Cross Application Time Sheets 19 Project Management 20 Manage Vendor Master Data File S agit-il d une fonction centralisée? 21 Manage Customer Master Data File (only in scope for OGD) 22 Manage Departmental Chart of Account 23 Responsibility Classification 24 Authority Classification 25 Program Classification 26 Manage Delegation of Financial and Spending Authorities 27 HR Mini Master Classification 28 Manage Post-Payment Verification 29 Manage Financial Close 30 Perform General Accounting and Reporting 31 Physical Asset Management 32 Salary Management 33 User Roles and Authorizations Est-ce que les employés de la TI ont besoin de cela? Cet élément sera-t-il mis en œuvre lors de la mise en service? Où se trouvent les données relatives aux RH? Quel accès devons-nous restreindre?

12 Un système libre-service 12

13 Utiliser le libre-service C est Juste À quel ou rapide, à attendre point temps est-ce facile (JAT) et difficile? efficace 13

14 Portail masge (SAP) Les employeurs et les gestionnaires utiliseront le portail masge (SAP) pour effectuer les activités opérationnelles, accéder à l information et consulter les rapports. Seuls les rôles applicables au travail de l employé et la formation s y rapportant seront visibles. Les rôles sont représentés par des dossiers dans la barre d outils supérieure, par exemple: Libre-service des employés Libre-service des gestionnaires 14

15 Libre-service des employés La mise en page de Libre-service des employés est semblable pour tous les employés d EDSC. L onglet donne accès : aux demandes de voyage et de remboursement aux demandes de délégation du pouvoir de signer des documents financiers à la réinitialisation du mot de passe à la gestion des incidents à la saisie du temps (pour la TI seulement) Cliquez ici 15

16 Libre-service des gestionnaires La mise en page de Libre-service des gestionnaires est semblable pour tous les gestionnaires d EDSC. L onglet donne accès : aux rapports sur la gestion financière aux rapports sur la gestion des salaires à l approbation des feuilles de saisie de temps (gestionnaires de la TI seulement) Cliquez ici 16

17 Flux de travail Dans masge (SAP), le flux de travail est un processus permettant d acheminer les tâches, les transactions et les éléments nécessitant une approbation à la personne ou au groupe appropriés, dans le cadre d un processus. Approbation de demandes de remboursement de frais de voyage Approbation de demandes de voyage Approbation du paiement des factures Approbation de commandes d achat Approbation de demandes d achat Approbation du temps Demande de pouvoir de signature en matière de finances (PSMF) Approbation du PSMF Approbation des données de base sur les fournisseurs Achat de biens par carte d achat Approbation du budget 17

18 Principaux défis 18

19 Complexité par rapport à la fréquence La décision de mettre en place des fonctions de libre-service ou centralisées au sein d un groupe de spécialistes opérationnel repose sur la complexité et la fréquence des tâches. Faible Élevée Complexité Planification intégrée (IP) Outil de prévisions salariales? Fonctions liées à l expertise opérationnelle Contrats et commandes d achat? Rapports financiers Cartes d achat Demandes d achat Approbations du flux de travail Fonctions de libre-service Demandes de voyage et remboursements de frais de voyage Faible Fréquence Élevée 19

20 Principaux défis et avantages associés au libre-service Avant Approbation manuelle Rôles des recommandeurs Rapports spéciaux (Access et Excel) Processus manuel sur papier lié au PSMF Ancien codage financier Éléments habilitants Communications efficaces Solide formation Parrainage de la haute direction Principes de gestion du changement Conception organisationnelle Conception des rôles Expertise opérationnelle (PME) Expérience de l industrie Expérience SAP des autres ministères Après Approbation électronique Libre-service des gestionnaires Rapports standards accessibles à un nombre restreint de grands utilisateurs* Processus, formulaires et validation du PSMF effectués à l aide du système Nouveau bloc de codage financier 20

21 Solution ordinaire et libre-service Défi : Faire d un service de solution non personnalisé un besoin pour chacun. Changement : Si la solution ne peut pas changer, alors les personnes et les processus le doivent! Choix : Qui doit changer? Qu est-ce qui doit changer? Exemples de conflits Voyage Approvisionnement au paiement Accès Politiques et solutions ordinaires en matière de voyages Les SMA devaient approuver les demandes de voyage et de remboursements de frais de voyage de centaines d employés Solution plus complexe Les demandes d achat exigent des données sur les fournisseurs, des approbations et des entrées de marchandises pertinentes. Résultat : retard dans les paiements aux fournisseurs. Sécurité renforcée Les rôles SAP ont été attribués en fonction de la formation de l utilisateur et non de son accès à l ancien système. Résultat : l utilisateur perd son accès jusqu à ce qu il ait terminé la formation. 21

22 Libre-service et déchargement La mise en œuvre de systèmes et de fonctions libre-service peut être considérée comme un déchargement du travail. Quels facteurs peuvent aider? Rôles et responsabilités clairement définis, autonomisation Équipe de soutien forte et avertie Étapes pour un passage progressif au libre service à EDSC 1. Établir un bassin d experts (CGF, SGDG) 2. Introduire des fonctions de libre-service (voyages) 3. Promouvoir la collaboration avec des experts 4. Mettre en place des fonctions de libre-service plus complexes (rapports) 5. Ajouter de nouvelles fonctions aux experts (prévisions) 6. Établir une collaboration entre les experts et les utilisateurs aux fins de transition des fonctions complexes 7. Répéter les étapes 5 et 6 22

23 Prochaines étapes Groupe de discussion sur le libre-service Impersonnel? Le passage au libre-service est-il trop impersonnel? Disponibilité de l aide? Le passage au libre-service signifie-t-il un délaissement de l expertise et de l aide? Pour et contre Quelle expérience avez-vous de la fonction de libre-service? Votre expérience! Quelle expérience vos ministères ont-ils du libre-service lié aux fonctions financières? Déchargement Le libre-service est-il considéré comme un déchargement de travail? 23

24 Question 24

25 Annexe 25

26 Changements significatifs Composant Nouveautés Nombre d employés touchés Salary Forecasting Tool (SFT) Travel Management (TM) Informatique décisionnelle- Planification intégrée (BI-IP) Changement considérable lié à l utilisation d un outil entièrement intégré à divers modules SAP au lieu d une feuille de calcul Excel Système d enregistrement unique, fournissant un outil de prévisions salariales normalisé mis en œuvre à l échelle nationale Plus grande exactitude en ce qui a trait aux prévisions des coûts salariaux normaux, des mesures de dotation prévue et des coûts globaux Regroupement automatisé des résultats et production de rapports en temps réel New process and procedures in travel management, residing within and outside of SAP Streamlined process for users, including scanning of receipts, automated commitment closures, and reporting. Managers perform request and claim approvals through workflow Difficultés relatives à l acheminement des demandes de voyage et de remboursement au niveau des cadres supérieurs (SMA) en raison des changements apportés aux politiques Intégré au module Comptabilité budgétaire SAP, BI-IP est le système d enregistrement des données budgétaires servant à la planification budgétaire et à l établissement des prévisions. D importantes améliorations ont été obtenues grâce à l utilisation de cette solution : Exactitude accrue et traitement rapide en ce qui a trait à la planification et à la la budgétisation Exactitude accrue et traitement rapide en ce qui a trait à l établissement de prévisions Exactitude accrue et rapidité des rapports produits sur les finances et le matériel Meilleure adhésion aux politiques et aux procédures du gouvernement 2,000 7,

27 Déroulement du processus de gestion des voyages PASSERELLE Portail PLANIFICATION ET AUTORISATION PLANNING & AUTHORIZATION DANS SAP RÉSERVATIONS VOYAGE Estimation du voyage Autorisation de voyager (SAP) OREL Centre d appels pour les voyages Cartes de voyage DÉPENSES DANS SAP Gestion du voyage RAPPORT DANS SAP Rapports dans l application SAP Fonction hors ligne de n o d autorisation de voyager (NAV) Engagement de fonds REMBOURSEMENT Dépenses réelles Activités dans SAP 27

28 Flux du processus de l approvisionnement au paiement à EDSC Planification de l approvisionnement et définition du besoin (p. ex. énoncé de travail) Gestionnaires (art. 32 et art. 34) Approvisionnement DGDPF - Fourniture de biens / services - Facture envoyée directement au Centre des comptes clients Fournisseur Entrée de la demande d achat dans le portail masge (SAP) Agents d administration OU SGDG / CGF (Régions) OU Gestionnaires (art. 32 et art. 34 ) - Confirmation de la réception des biens/services dans masge (SAP) Approbation de la demande d achat (article 32) dans le portail masge (SAP) Gestionnaires Agents d administration OR SGDG / CGF (régions) OR Gestionnaires (art. 32 et art. 34) - Facture numérisée - Traitement de la facture au moyen de la solution de gestion des factures des fournisseurs (VIM) Centre des comptes clients - Soumission de contrats - Évaluation des soumissions - Attribution du contrat - Émission/création de la commande d achat dans l application bureautique masge (SAP) Approvisionnement DGDPF Gestionnaires (art. 32 et art. 34) - Examen et approbation de la facture (article 34) dans masge (SAP) 9 Gestionnaires Réception du paiement Approbations du flux de travail par voie électronique Fournisseur