CALENDRIER ANNUEL DES OPÉRATIONS À EFFECTUER DANS GPI

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1 CALENDRIER ANNUEL DES OPÉRATIONS À EFFECTUER DANS GPI MOIS MODULE OPÉRATION CHEMIN REMARQUE Janvier- Février Produire les relevés fiscaux (relevé 24, relevé fédéral, relevé pour le crédit à la condition physique ou don de charité). Fichier-Ouvrir-Finances-Imprimer-Relevés fiscaux Préalable : avoir défini des effets admissibles et avoir encaissé des paiements pour ces effets ou avoir inscrit des frais de garde ou un montant pour don de charité dans la sousactivité Payeurs Saisie relevés fiscaux. Général Régénérer les tables (à l année courante) Fichier-Ouvrir-Tables-Régénérer les tables Au secondaire, ne pas régénérer la table des matières-groupes. Cette table sera recréée lors de la transition. Il est recommandé de régénérer en même temps toutes les tables dont vous aurez besoin au cours de la prochaine année car certaines tables sont liées. Importation des données de Jade vers GPI Fichier-Ouvrir-Liens avec les systèmes-importer les élèves de Jade Préalable : la réinscription massive des élèves dans Jade doit avoir été effectuée. Février Général Réviser la table des Grilles horaires Fichier-Ouvrir-Tables-Grilles horaires Le nombre de jours et de périodes ne peut être modifié à la baisse. Si la case Abs. selon l horaire est cochée, il sera possible de saisir des absences selon l horaire des élèves. Horaire Réviser les tables suivantes : Classifications Fichier-Ouvrir-Tables-Classifications Cours Fichier-Ouvrir-Tables-Cours Table Cours : travailler sous l onglet Détails ainsi que sous l onglet Dépassement paie pour la validation des données GDE. Profils Fichier-Ouvrir-Tables-Profils Pondérations Fichier-Ouvrir-Tables-Pondérations - 1 -

2 Horaire primaire Réviser les tables suivantes : Matières Matières-groupes Groupes-repères Activités au calendrier Horaire calendrier Réviser les tables suivantes : Types d activités au calendrier Activités au calendrier Fichier-Ouvrir-Tables-Matières Fichier-Ouvrir-Tables-Matières-groupes Fichier-Ouvrir-Tables-Groupes-repères Fichier-Ouvrir-Tables-Activités au calendrier Fichier-Ouvrir-Tables-Types d activités au calendrier Fichier-Ouvrir-Tables-Activités au calendrier Absences Vérifier les dates de début et de fin des étapes de l école Fichier-Ouvrir-Tables-Écoles Sous-activité : Étapes Créer des catégories d absence Fichier-Ouvrir-Tables-Données paramétrées par école Sous-activité : Codification Les catégories sont utilisées pour la recherche d absences. Définir les motifs d absence Fichier-Ouvrir-Tables-Motifs d absence Ne pas oublier d associer chaque motif à une catégorie et à un compteur d absences. Définir les options de saisie d absences de la Saisie express des absences Fichier-Ouvrir-Absences-Gérer les absences détaillées Action : Saisie express - Plaquette Options Déterminer quels compteurs d absences seront pris en compte lors du calcul des absences Fichier-Ouvrir-Tables-Écoles Onglet : Paramètres Jade et Registre Évaluation Définir les légendes de notation ainsi que les cotes s y rattachant Fichier-Ouvrir-Tables-Légendes de notation Définir les catégories de messages codés et de messages texte Fichier-Ouvrir-Tables-Données paramétrées par école Les catégories sont utilisées dans les filtres. Définir les messages codés Fichier-Ouvrir-Tables-Messages codés Définir les messages texte Fichier-Ouvrir-Tables-Messages texte Définir les commentaires Fichier Ouvrir Tables Commentaires - 2 -

3 Créer les modèles d évaluation Fichier Ouvrir Tables-Modèles d évaluation Associer le modèle d évaluation et déterminer la pondération pour chaque matière Fichier-Ouvrir-Tables-Matières Travailler sous l onglet Détails. Associer les objectifs des matières Fichier-Ouvrir-Tables-Matières Sous-activité : Objectifs Vérifier les groupes-repères et les matièresgroupes s y rattachant Fichier-Ouvrir-Tables-Groupes-repères Sousactivité : Matières-groupes Travailler sous l onglet Détails. Utilisé avec le bulletin descriptif. Vérifier si chaque matière-groupe est associée à un enseignant Fichier-Ouvrir-Tables-Matières-groupes Travailler sous l onglet Détails. Inscrire les nouveaux manuels scolaires et cahiers d exercices et ajuster les coûts Fichier-Ouvrir-Tables- Le travail au niveau du module s échelonne sur les mois de février, mars, avril. Imprimer la liste des effets scolaires Fichier-Ouvrir-Tables-Imprimer-Liste des effets scolaires Définir les nouveaux exemplaires (manuels achetés) Fichier-Ouvrir-Tables- Sousactivité : Exemplaires Imprimer les codes barres et effectuer le collage Fichier-Ouvrir-Tables-Imprimer-Codes barres Vérifier et ajuster les effets généraux et les effets par classification Fichier-Ouvrir-- généraux Vérifier et ajuster les effets par cours Fichier-Ouvrir-- par cours Vérifier la liste des cours sans effets Fichier-Ouvrir-- Imprimer-Liste des effets par cours Liste détaillée-onglet Liste détaillée : blocs à imprimer, choisir Cours sans effets scolaires

4 Mars Horaire Vérifier et/ou compléter les règles de génération Fichier-Ouvrir-Cours des élèves-règles de génération des cours Attribution d un choix de cours aux élèves Fichier-Ouvrir-Cours des élèves-générer les cours En mode mise à jour, cette activité génère des cours au dossier de l élève. Fichier-Ouvrir-Élèves-Dossiers Action : Inscrire à l aide de profils Pour pouvoir utiliser cette action, les élèves doivent avoir une classification. Imprimer la fiche d inscription des cours Fichier-Ouvrir-Cours des élèves-imprimer-fiche d inscription des cours Analyser les cours Fichier-Ouvrir-Cours des élèves-analyser les cours Impression des statistiques relatives au nombre d élèves inscrits à chaque cours. Avril Horaire Déterminer le nombre de groupes à ouvrir Fichier-Ouvrir-Horaire maître-rafraîchir les statistiques Fichier-Ouvrir-Horaire maître-planifier le nombre de groupes Mai-Juin Horaire Compléter la tâche des enseignants Fichier-Ouvrir-Tables-Intervenants Sousactivité : Cours prévus Compléter les données de l onglet Horaire. La case «Accessible par le module horaire» permet au système de reconnaître les enseignants des autres intervenants, ce qui facilitera la fabrication de l horaire maître. Mettre à jour la table des locaux et leur associer un champ d enseignement, s il y a lieu Fichier-Ouvrir-Tables-Locaux Augmentera la performance de l outil Fabrication de l horaire maître. Évaluer les besoins Fichier-Ouvrir--Évaluer les besoins Calculer selon la planification du nombre de groupes. Commander le matériel requis Ajuster les quantités, si nécessaire Fichier-Ouvrir-Tables- Sousactivité : Quantités Action : Modifier les quantités - 4 -

5 Fin juin Horaire Confirmer les choix de cours Fichier-Ouvrir-Cours des élèves-générer les cours Si la génération a été utilisée pour l inscription du choix de cours, il est possible de générer à nouveau pour obtenir la liste des élèves dont le choix de cours doit être modifié suite aux résultats de fin d année. Il est important d effectuer cette production en mode «simulation» et de vérifier la liste des changements avant d effectuer une mise à jour. Fin juin-juillet Effectuer le retour des volumes à l année courante et inscrire les codes d endommagement de retour, s il y a lieu Fichier-Ouvrir--Retour massif Imprimer les états de compte pour les emprunteurs qui ont des endommagements inscrits lors du retour. Fichier-Ouvrir--Imprimer-État de compte Modifier massivement les statuts «Prêté» et «Loué» pour «À retourner» à l année courante Fichier-Ouvrir--Modifier les données des emprunteurs Onglet : Modifications d effets Imprimer les états de compte des emprunteurs ayant des effets «À retourner» à l année courante. Fichier-Ouvrir-- Imprimer-État de compte (Filtre Effets emprunteurs) 1 re tentative pour récupérer les sommes dues par les élèves. Examiner le matériel retourné et facturer les élèves pour les endommagements. Fichier-Ouvrir-Élèves-Dossiers Sous-activité : Modifier massivement les statuts «À retourner» pour «Perdu» à l année courante Fichier-Ouvrir--Modifier les données des emprunteurs Onglet : Modification d effets Lorsque les effets sont déclarés «perdus», la valeur de l effet (coût facturé) est facturé à l élève. Imprimer les états de compte des emprunteurs ayant des effets «Perdus» à l année courante. Fichier-Ouvrir--Imprimer-État de compte (Filtre Effets emprunteurs) 2 e tentative pour récupérer les sommes dues par les élèves. Imprimer les états de compte des élèves ayant un solde négatif à l année courante Fichier-Ouvrir--Imprimer-État de compte (Filtre Élèves) Un solde négatif indique que l école doit de l argent à l élève. Procéder à l inventaire des exemplaires : En réparation, Manquant, Prêté à une autre école - 5 -

6 Juillet-Août Général Initialiser les journées du calendrier Fichier-Ouvrir-Tables-Grilles horaires Sousactivité : Journées du calendrier Actions : Initialiser le calendrier Réf. Info-recette Effectuer le changement d année Fichier-Ouvrir-Tables-Organisme Attribuer des groupes-repères aux élèves (au primaire) Fichier-Ouvrir-Élèves-Dossiers Onglet : Données scolaires Utiliser la fonction rechercher/remplacer. Horaire Fabrication de l horaire maître Fichier-Ouvrir-Horaire maître-fabriquer l horaire maître-approche cours (approche traditionnelle) Fichier-Ouvrir-Horaire maître-fabriquer l horaire maître-approche patron (utile pour les groupes cloisonnés et pour une autre visualisation de l horaire maître) Ne pas oublier de compléter les OPTIONS Les ACTIONS facilitent votre travail. Préalable : Créer des patrons à la table des patrons. Ne pas oublier de compléter les OPTIONS. Assignation Fichier-Ouvrir-Assignation-Composer les horaires - Assigner - Analyser - Verser Le versement met à jour les choix de cours des élèves (groupes assignés) et met à jour l horaire maître (nombre d élèves dans les groupes). Évaluation Préparer l année suivante du cycle (pour la gestion de la réforme au primaire) Fichier-Ouvrir-Évaluation-Préparer l année suivante du cycle Cette opération transporte les résultats de la première année du cycle dans l année suivante. Août Générer les effets scolaires à l année prévisionnelle Fichier-Ouvrir--Générer les effets scolaires Imprimer et expédier aux parents les états de compte pour l année prévisionnelle. Fichier-Ouvrir--Imprimer-État de compte Évaluer les besoins à l année prévisionnelle Fichier-Ouvrir--Évaluer les besoins Calculer selon le choix de cours. Commander le matériel nécessaire Ajuster les quantités, si nécessaire Fichier-Ouvrir-Tables- Sousactivité : Quantités Action : Modifier les quantités - 6 -

7 Générer les payeurs pour l impression éventuelle de relevés fiscaux Fichier-Ouvrir--Modifier les données des emprunteurs-traitement à effectuer : Générer les payeurs Fin août Horaire Post-assignation Fichier-Ouvrir-Horaire maître-ajuster les compteurs Cette production active la phase 1 de la postassignation. Fichier-Ouvrir-Élèves-Dossiers Sous-activité : Post-assignation Compléter les OPTIONS et utiliser les ACTIONS. Impressions Préalable : Fichier-Ouvrir-Tables-Grilles horaires Créer ou valider les formats à l aide des sousactivités Formats des horaires/cycles/mise en page. Horaires des élèves Fichier-Ouvrir-Cours des élèves-imprimer- Horaire des élèves L impression peut également être déclenchée par une action du dossier de l élève. Horaires des enseignants et des locaux Fichier-Ouvrir-Horaire maître-imprimer-horaire des enseignants et Horaire des locaux Listes de classe Fichier-Ouvrir-Horaire maître-imprimer-listes de classe Évaluation Si vous avez des matières en continuation, effectuer la production Reporter les matières en continuation (au secondaire) Fichier-Ouvrir-Évaluation-Reporter les matières en continuation Horaire Transition Fichier-Ouvrir-Transition Vérifier les règles d équivalences Générer les matières groupes Cette opération active la phase 2 de la postassignation. Il est important de vérifier soigneusement le rapport produit par cette activité. Générer les payeurs Fichier-Ouvrir--Modifier les données des emprunteurs Traitement : Générer les payeurs Attention à l option «Ajouter» ou «Écraser» si les payeurs ont déjà été générés dans l école pour cette année ou une année antérieure. Reporter les trop-perçus Fichier-Ouvrir--Modifier les données des emprunteurs Traitement : Report des trop-perçus - 7 -

8 La veille de la rentrée Générer à nouveau les effets scolaires à l année prévisionnelle Fichier-Ouvrir--Générer les effets scolaires La journée de la rentrée Percevoir les paiements des élèves (année prévisionnelle) Fichier-Ouvrir-Finances-Saisir les paiements Effectuer les balancements de caisse Fichier-Ouvrir-Finances-Historique des paiements Onglet Balancement de caisse Effectuer les dépôts bancaires Fichier-Ouvrir-Finances-Dépôts bancaires Effectuer les remboursements Fichier-Ouvrir-Finances-Saisir les paiements Enregistrer les prêts et les ventes des effets scolaires (année prévisionnelle) Fichier-Ouvrir--Saisir les prêts scolaires Horaire S assurer que la gestion des dépassements est activée Fichier-Ouvrir-Tables-Écoles Onglet Options Cocher la case «Gestion des dépassements» Septembre Horaire Avis aux enseignants Fichier-Ouvrir-Tables-Imprimer-Avis aux enseignants Ne pas oublier de cocher le champ «Mettre à jour les avis aux enseignants» dans les OPTIONS du dossier de l élève et de la postassignation - 8 -

9 Tâches complémentaires des enseignants Fichier-Ouvrir-Tables-Intervenants Sousactivité : Occupation Il est possible de définir d autres activités aux enseignants et de les imprimer sur l horaire. Groupes en dépassement Fichier-Ouvrir-Tables-Pondérations Il est très important que cette table soit bien complétée afin que les élèves identifiés soient bien calculés pour les groupes en dépassement. Voir annexes XX et XXI de la convention collective des enseignants Les cours-groupes de cheminement particulier qui doivent être calculés selon l annexe XXI ne doivent pas être pondérés à l horaire maître (Fichier-Ouvrir-Horaire maître Sousactivité : Cours-groupes (horaire maître), Onglet Nombre de sièges, donnée Coursgroupe pondéré). Impression des groupes en dépassement Fichier-Ouvrir-Horaire maître-imprimer-liste des classes Filtre : nombre de sièges en dépassement > 0 Valider les données relatives à la GDE pour tous les cours-groupes à l horaire maître Fichier-Ouvrir-Horaire maître-fabriquer l horaire maître Il est intéressant d obtenir tous les coursgroupes par l action Rechercher les coursgroupes puis, en mode «détail», de valider les données nécessaires à la GDE à partir de l onglet Dépassement Paie. Type de pondération «Groupe pondéré» pour les groupes de cheminement particulier (Annexe XXI). Type de pondération «Élèves pondérés» pour les groupes de cheminement régulier (Annexe XX). Horaire primaire Fabrication de l horaire des spécialistes et validation des données GDE de chaque activité groupe Fichier-Ouvrir-Tables-Intervenants Ces données peuvent être complétées juste avant la première exportation des dépassements

10 Horaire primaire Fabrication de l horaire des titulaires et validation des données GDE de chaque activité-groupe. Fichier-Ouvrir-Tables-Groupes-repères Pour compléter l horaire des titulaires, l horaire des spécialistes doit avoir été créé. Les horaires au primaire peuvent être créés juste avant la première exportation des dépassements. Horaire calendrier Générer l horaire calendrier Fichier-Ouvrir-Horaire calendrier-générer l horaire calendrier Si l horaire calendrier est utilisé pour l exportation des dépassements, les données GDE doivent être validées au niveau des horaires primaire et/ou secondaire avant sa génération. Confirmer les ventes (si nécessaire) Vérifier l inventaire et ajuster les quantités requises, si nécessaire. Fichier-Ouvrir--Modifier les données des emprunteurs Traitement à effectuer : Confirmation des ventes Fichier-Ouvrir-Tables- Sousactivités : Quantités Action : Modifier les quantités La confirmation des ventes modifie le statut «à vendre» à «vendu». Ainsi, lors de la désactivation d élèves ou changement de choix de cours, l effet demeurera facturé. Effectuer le transfert annuel Fichier-Ouvrir--Transfert annuel Il faut se placer à la session de travail précédant l année de destination. Le transfert annuel est basé sur le numéro d assurance sociale de l intervenant et non sur le code d intervenant. Septembre- Octobre Suivi des soldes Fichier-Ouvrir-Finances-Suivi des soldes Évaluation Inscription massive des matières des groupesrepères (au primaire) Cette opération peut être effectuée avant la première étape du bulletin. Horaire Exporter les enseignants vers Percos Fichier-Liens avec les systèmes-exporter les enseignants vers Percos Vérifier dans la table Intervenants les informations pertinentes au lien Percos. Novembre- Décembre Inscription des numéros d assurance sociale des payeurs pour la production éventuelle des relevés fiscaux Fichier-Ouvrir-Élèves-Dossiers-Onglet Effets scolaires

11 À chaque étape Évaluation Saisir des résultats dans GPI-Internet. Fichier-Ouvrir-Tables-Écoles Sous-activité : Étapes Pour les utilisateurs de GPI-Internet En début d étape, cocher la case «Mise à jour des résultats par Internet» à l étape pertinente. Pour tous les Contrôler l entrée des résultats utilisateurs du module Évaluation Fichier-Ouvrir-Évaluation-Contrôler l entrée des résultats Traiter les résultats Fichier-Ouvrir-Évaluation-Traiter les résultats Comptabiliser les absences Fichier-Ouvrir-Absences-Comptabiliser les absences Produire les bulletins Fichier-Ouvrir-Évaluation-Produire les bulletins Au moment opportun Horaire Exporter les dépassements Fichier-Dépassements Paie-Exporter les dépassements Horaire calendrier Gérer l horaire calendrier Imprimer l horaire calendrier Fichier-Ouvrir-Horaire calendrier-gérer l horaire calendrier-approche Intervenants Modification, ajout, suppression de TDR à l horaire des intervenants et ce, sur la base du calendrier scolaire