Pharmacovigilance : la réconciliation

Transcription

1 Rencontres : 25 et 26 juin 2014 Pharmacovigilance : la réconciliation Carole MONTERYMARD, Data Manager Statisticienne FFCD Sabrina PIERRE, Pharmacien Vigilance essais cliniques CHU de Dijon et FFCD

2 Rappel sur la vigilance des essais cliniques (1) Principe : suivi des données de sécurité au cours de l essai clinique en temps réel Obligatoire pour les essais cliniques interventionnels Recherche biomédicale (médicament, DM et HPS) Soins courants Recherche sur collections biologiques

3 Rappel sur la vigilance des essais cliniques (2) Objectifs :

4 Rappel sur la vigilance des essais cliniques (3) Transmission des EIG par l investigateur au promoteur (le plus rapidement possible) via une fiche de déclaration d EIG Saisie dans une base de données par le DM (Safety Easy) et analyse par le pharmacovigilant Détermination du caractère relié/non relié Détermination du caractère attendu/inattendu Demande éventuelle d information complémentaire Surveillance de ces EIG (détection signal de sécurité)

5 Définition : Réconciliation Comparaison d informations ciblées provenant de deux sources de données différentes afin de vérifier leur cohérence Suivie d une phase de requête afin d homogénéiser les incohérences observées Afin d obtenir des données vérifiées et exploitables

6 A quel moment réconcilier? Analyse intermédiaire Rapport final et dans l idéal lors de la préparation du rapport annuel de sécurité

7 Quelles bases sont réconciliées? Base de données clinique (contenant les informations récoltées par le CRF) AVEC Base de données de vigilance (contenant les informations reçues dans le cadre de la déclaration des évènements indésirables graves)

8 Base de données clinique Une table «traitement» comprenant entre autres : Dates d administration du traitement Doses du traitement Dates et causes de réduction de dose, report Une table «toxicités» comprenant : N du cycle Intitulé des toxicités Grades des toxicités Toxicité a fait l objet d un EIG : Oui/Non

9 alimentée par les fiches de toxicité SOC Intitulé de la toxicité Grade des toxicités La toxicité fait l objet d une déclaration d EIG? - Toxicités gradées selon le NCI-CTC v4.0 - Toxicités +/- attendues - Champs libres

10 Base de données clinique Outil maison et non adapté pour la pharmacovigilance -> Choix de séparer la BDD clinique de la BDD PV

11 Base de données de vigilance Choix de Safety Easy Base E2B compatible Base externalisée (accessible via Internet) Evolution en fonction des changements réglementaires

12 Base de données de vigilance Intitulé de l EIG Grade Date de début et de fin

13 alimentée par les fiches d EIG

14 Rationnel de la réconciliation 2 «sens» de réconciliation Sens 2 : vérifier que tous les EI qui peuvent remplir un critère de gravité (à définir) ont bien fait l objet d une déclaration en EIG Base de données Vigilance Base de données clinique Sens 1 : vérifier que tous les EIG (base PV) ont été codés en EI (base clinique)

15 Comment s organiser? Travail nécessitant l implication Du data manager Du pharmacovigilant Définir une marche à suivre avec des étapes

16 En pratique à la FFCD

17 Etape 1 : décision Décision d initier une réconciliation prise généralement par le chef de projet de l étude (en fonction des temps forts du projet) Information du data manager en charge de l étude et du pharmacovigilant qui s organisent entre eux Définition d un calendrier/d une échéance

18 Etape 2 : extraction par le DM de la base de données cliniques (1) Extraction de tous les EI (tous grades) sous forme d un tableau Excel avec les items suivants : Numéro du patient Numéro du cycle correspondant et date Toxicité Grade Envoi du tableau au pharmacovigilant

19 Etape 2 : extraction par le DM de la base de données cliniques

20 Etape 3 : analyse du tableau Excel par le pharmacovigilant (1) Rappel

21 Etape 3 : analyse du tableau Excel par le pharmacovigilant (2) Analyse «Sens 1» Réconciliation cas par cas : on reprend tous les EIG et on regarde s ils ont été codés correctement dans la base de données cliniques (tableau Excel) Exemple : embolie pulmonaire de grade 4 déclarée en EIG concernant le patient jours après le 2 ème cycle de chimiothérapie qui a eu lieu le 20/06/2014.

22 Etape 3 : analyse du tableau Excel par le pharmacovigilant (3) Exemple : embolie pulmonaire de grade 4 déclarée en EIG concernant le patient jours après le 1 er cycle de chimiothérapie qui a eu lieu le 20/06/2014. Vérification dans le tableau Excel extrait de la BDD clinique Réconciliation OK car : - Terme «embolie pulmonaire» retrouvé - avec le bon grade (4) - à la bonne date (après la cure 1 du 20/06/2014) - pour le bon patient

23 Etape 3 : analyse du tableau Excel par le pharmacovigilant (4) Réconciliation non OK car : - Incohérence sur le grade Réconciliation non OK car : - Incohérence sur le numéro de cycle Réconciliation non OK car : - Incohérence sur le terme

24 Etape 3 : analyse du tableau Excel par le pharmacovigilant (5) Analyse «Sens 2» Contrairement au sens 1, il n est pas systématique car tous les EI ne sont pas à déclarer en EIG. Nécessité de trier les EI soumis à réconciliation dans le sens 2

25 Etape 3 : analyse du tableau Excel par le pharmacovigilant (6) Quels sont les EI soumis à réconciliation dans le sens 2 (c est-à-dire les EI qui sont des EIG)? - Tous les EI Grade 5 - Tous les EI Grade 4 (hors investigations) dont la définition NCI-CTC précise qu il y a mise en jeu du pronostic vital - Autres grades : cas par cas - Exemple : infarctus du myocarde grade 3 : très probablement EIG car prise en charge nécessite une hospitalisation

26 Etape 3 : analyse du tableau Excel par le pharmacovigilant (7) Réconciliation des grade 3 le débat Faut t il considérer que tous les grade 3 = graves? Définition du NCI-CTC «Grade 3 : Sévère ou médicalement significatif mais sans mise en jeu immédiate du pronostic vital ; indication d hospitalisation ou de prolongation d'hospitalisation ; invalidant ; interférant avec les activités élémentaires de la vie quotidienne» A adapter à l aire thérapeutique (en cancérologie, en pratique, grade 3 = très nombreux et pas toujours considérés comme graves)

27 Etape 3 : analyse du tableau Excel par le pharmacovigilant (7) Rédaction par le pharmacovigilant d un document reprenant les incohérences retrouvées (sens 1 et 2) Envoi au data manager (+ chef de projet) avec prise de RDV pour une réunion de réconciliation qui l étudiera avant la réunion de réconciliation

28 Etape 4 : Réunion de réconciliation Recherche des causes d incohérence EIG non présent dans la base de données clinique car cahier d observation non encore revenu (EIG = temps réel EI) EIG non présent dans la base de données clinique car survenu sur une période non couverte par les fiches de toxicité du cahier d observation EIG non présent dans la base de données clinique car EI mentionné dans une fiche autre que fiche de toxicité (fiche d arrêt de traitement, fiche de décès, fiche de complications postopératoires)

29 Etape 4 : Réunion de réconciliation (2) Recherche des causes d incohérence Toujours revenir aux dossiers sources (PV et clinique) pour vérifier qu il ne s agit pas d une erreur de saisie EIG non présent dans la base de données cliniques car codage des signes (ex : déclaration d une embolie pulmonaire en EIG mais remplissage du cahier d observation avec dyspnée, fièvre ) Termes différents entre EIG et EI car recodage (soit par le DM soit par le vigilant) Incohérence provenant d une nouvelle information venant d un rapport de suivi d EIG qui n a pas été implémentée dans la base de données cliniques

30 Etape 4 : Réunion de réconciliation (3) Pour chaque incohérence, décision Soit le cas ne nécessite pas une DIC car il y a une explication à la différence entre les 2 bases Le plus souvent, génération de DIC auprès du centre Clarification de grade, de terme Demande de mise à jour du cahier d observation (sens 1) Demande de déclaration de l EI en EIG (sens 2)

31 Etape 5 : Envoi des demandes auprès du centre Envoi des DIC par le DM au centre investigateur Mise à jour des EI et EIG en fonction des réponses reçues

32 Difficultés Toxicité tardive, survenant après la dernière cure ou survenant au cours d une période où il n est pas prévu de remplir la fiche de toxicité (pas toujours rapportée dans le CO) Pas de date de début ni de fin d évènement sur la fiche de toxicité Gérer les toxicités «non gradé»

33 Conclusion Importance d un travail collaboratif lors de la conception des fiches d EIG et de toxicité Possibilité de réconcilier base de données PV avec d autres parties du cahier d observation (fiche de complication chirurgicale, fiche de décès).et vous, comment faites-vous?

34 Merci de votre attention