par Danièle HELLER, conservatrice générale, directrice du département du Dépôt légal - Bibliothèque nationale de France

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1 La conservation répartie et partagée élaboration de la carte documentaire nationale : attribution du 2 e exemplaire du dépôt légal éditeur par Danièle HELLER, conservatrice générale, directrice du département du Dépôt légal - Bibliothèque nationale de France La 9 e Journée des Pôles associés de Rennes début juillet 2005 avait été l occasion de présenter les principes de la réforme du dépôt légal et ces conséquences futures sur la redistribution des exemplaires excédentaires. Nous étions en attente de la parution du décret modificatif. Il a fallu attendre presque un an, puisque le décret modifiant le dépôt légal (décret N du 13 juin 2006) est paru au JO du 15 juin 2006, modifiant le décret n du 31 décembre 1993). La réduction du nombre d exemplaires de 4 à 2 pour les dépôts éditeurs, de 2 à 1 pour les dépôts imprimeurs modifie la redistribution des exemplaires du dépôt légal, dans son principe et dans ses modalités. La Bnf conserve un exemplaire de l ensemble du dépôt légal reçu par dépôt légal éditeur et un exemplaire du dépôt légal imprimeur Ile-de-France (monographies et périodiques). L anticipation et le travail effectué depuis plusieurs années par la BnF et ses partenaires a permis une mise en œuvre immédiate de cette redistribution. Il est donc enfin possible de parler au présent de cette réforme et de ce qui est fait depuis presque 6 mois et non plus comme c était le cas depuis plusieurs années de parler au conditionnel. La 10 e journée des Pôles est l occasion d un premier bilan de cette redistribution. Cette réduction s accompagne d une rationalisation de la redistribution, dont les principaux objectifs sont : - rendre conforme avec la réglementation l utilisation des documents redistribués entrés par dépôt légal (conservation, signalement, communication) et réaffirmer la vocation patrimoniale de l exemplaire redistribué. - mettre en place une conservation répartie et partagée avec le réseau des partenaires de la BnF et contribuer à l établissement de la carte documentaire nationale (cohérente et lisible) en s appuyant sur des établissements pôles d excellence dans une thématique donnée. La rationalisation de la redistribution des monographies et de périodiques se traduit de fait par une forte réduction des établissements attributaires, qui étaient antérieurement très nombreux et ne recevaient parfois que quelques titres de périodiques : on est passé d environ 300 attributaires à une soixantaine. Page 1 sur 6

2 Cette redistribution est assurée par le Service des échanges, Département du dépôt légal de la Bibliothèque nationale de France. Précédemment effectuée avec les 3 e et 4 e exemplaires, elle se fait depuis la parution du décret à partir du 2 e exemplaire du dépôt légal. 1 La redistribution ne se fait qu à des établissements français, tous signataires d une convention avec la BnF, suivant des modalités détaillées ci-après. Les bibliothèques partenaires deviennent «pôle associé de la Bibliothèque nationale de France du dépôt légal éditeur». Les établissements attributaires appartiennent aux catégories suivantes : Les établissements thématiques dépositaires d un genre : la Joie par les Livres pour la littérature pour la jeunesse, la BILIPO (Ville de Paris) pour la littérature policière, le Centre national de la bande dessinée et de l image d Angoulême pour les bandes dessinées. Les BDLI (bibliothèques dépositaires du dépôt légal imprimeur) auxquelles est envoyé un exemplaire des monographies édités dans leur région (sauf s ils l ont déjà reçu au titre du dépôt légal imprimeur). Les établissements thématiques pôles d excellence dans un domaine, relevant soit du Ministère de l Education nationale, soit de la Ville de Paris, soit appartenant à la Bibliothèque nationale pour les départements spécialisés. Parmi les établissements relevant de l EN, on peut citer la BIUM pour la médecine, et l Observatoire pour l astronomie et l astrophysique A noter que la majorité de ces partenaires bénéficiait déjà d une redistribution effectuée à partir des 3 e ou 4 e exemplaires, soit de monographies soit de périodiques. Pour les établissements relevant de l EN, il s agit pour la plupart de CADISTs (qui bénéficiaient déjà pour certains d une redistribution depuis 1997) ou de pôles associés de la BnF. Au total, la redistribution se fait en direction de 69 «partenaires» : 3 pôles dépositaires d un genre, 23 BDLI et 43 pôles thématiques (34 EN, 2 Ville de Paris, 7 départements spécialisés de la BnF). Sur les 34 attributaires pôles associés DLE relevant de l Education nationale, 18 sont des CADISTs, et 15 sont à la fois CADISTs, pôles associés documentaires, pôles associés DLE. Plusieurs sont à la fois pôles associés documentaires et pôles associés DLE (ENSSIB, BIULO par exemple) Les conventions Pour les établissements relevant de l Enseignement supérieur, une convention cadre MENESR/MCC/ BnF a été établie et signée fin juillet 2006, reprenant les principes de coopération énoncés ci-dessus ; elle annexe les profils documentaires des 34 établissements partenaires. Un bilan annuel est prévu. Chaque établissement signe une convention d application particulière, avec en annexe son propre profil documentaire. Ces conventions particulières ont été envoyées courant septembre 2006 aux établissements pour signature. Des conventions de coopération existent déjà avec la JPL, le CNBDI, la Ville de Paris et incluent d autres sujets que le dépôt légal. Le principe et les modalités de la redistribution du 2 e exemplaire sont inclus dans les conventions cadres, et des conventions particulières d application avec les différents établissements ont été rédigées. Une phrase sur le dépôt légal éditeur a été rajoutée aux conventions existantes avec les BDLI. 1 Attention! Il n y aura plus de redistribution nationale de documents entrés par échange Page 2 sur 6

3 Les conventions sont gérées par le Département de la coopération. A noter que la convention cadre prévoie la possibilité (non encore mise en œuvre) d attribuer des documents cartographiques. Les modalités de la redistribution. Le service des échanges du département du dépôt légal est responsable de la redistribution nationale du 2 e exemplaire DLE. Le service des échanges répartit les monographies selon les profils documentaires préalablement définis et selon l ordre de priorité suivant puisque la redistribution se fait dans la quasi-totalité des cas à partir d un exemplaire unique : - la bande dessinée, la littérature pour la jeunesse, la littérature policière aux 3 établissements désignés ci-dessus, - l édition régionale aux BDLI, - les ouvrages correspondant aux profils thématiques définis aux établissements relevant de l EN, aux départements spécialisés de la BnF et aux établissements de la Ville de Paris. A noter que les ouvrages édités à moins de 300 exemplaires n étant soumis qu à un dépôt en un seul exemplaire, il ne peut évidemment pas être procédé à une redistribution pour ces titres. Pour les monographies, les envois aux établissements de l enseignement supérieur se font par l intermédiaire du CTLes (Centre technique du livre de l Enseignement supérieur), pour tous les autres établissements, les envois sont assurés par le service des échanges. Le service des échanges travaille en flux tendu, sans constitution de stock (tri de monographies) et traite les monographies le lendemain de leur dépôt à la BnF. Ensuite, il faut compter les transferts ; au final les monographies arrivent entre une semaine et 3 semaines suivant le dépôt dans les établissements. Mais la redistribution est tributaire des déposants qui doivent déposer le jour de la mise à disposition du public, mais le vont parfois avec retard. (veille éditoriale, réclamations) En ce qui concerne les périodiques, pour l ensemble des titres et l ensemble des attributaires, les envois sont assurés par le service des échanges. Les profils thématiques. Pour les établissements relevant de l EN, en collaboration avec la Sous-direction des bibliothèques du Ministère de l Education nationale, les profils documentaires des établissements attributaires ont été revus (et harmonisés pour les monographies et pour les périodiques). Volontairement larges, ces profils thématiques d attribution recoupent et abondent les profils des Cadist et des pôles associés de la BnF. Par exemple la BIUM reçoit à présent les monographies et les périodiques de médecine, antérieurement dispersés dans plusieurs bibliothèques, la médiathèque du Musée des arts premiers reçoit l ethnologie, l INRP les sciences de l éducation. Les frontières disciplinaires ont été examinées avec la Sous-direction des bibliothèques. Dans chaque établissement partenaire, les interlocuteurs «dépôt légal» ont été identifiés et des contacts réguliers permettent de régler les éventuels problèmes d orientation. Plusieurs Page 3 sur 6

4 réunions de travail ont déjà eu lieu (par exemple avec la BUTC de Compiègne et le CNAM pour les sciences de l ingénieur). Les ouvrages «dits de lecture publique», à l exception des genres tels que le roman policier, la littérature pour la jeunesse, les bandes dessinées, et la majorité de la fiction attribuée aux CADISTs de langue, ne font pas l objet d une redistribution. A noter que la redistribution ne se faisant qu à partir d un seul exemplaire, une bande dessinée éditée à Marseille sera attribuée au CNBDI, les ouvrages édités par Actes Sud à Arles mais imprimés en dans l Indre ou dans l Orléanais partiront en BDLI quel que soit leur sujet, les ouvrages édités par le Castor Astral à Bordeaux et imprimés en Gironde pourront faire l objet d une redistribution thématique. L harmonisation des profils pour les périodiques a nécessité un gros travail de mise à plat des listes et d examen titre à titre des listes ; les profils étaient très anciens et très éclatés. Il est prévu de faire un bilan régulier avec les établissements partenaires, bilan dont la périodicité et les modalités restent à déterminer. Les documents redistribués au titre du 2 e exemplaire ne peuvent pas faire l objet d une nouvelle redistribution à l initiative des établissements ou services partenaires. La responsabilité du pilon incombe exclusivement au département du dépôt légal, service des échanges. La mise en œuvre L important travail préparatoire effectué depuis 2 ans (contacts réguliers avec les établissements pour affiner les profils documentaires, envois des listes de périodiques, examen et arbitrage titre à titre, informations aux «attributaires caduques») a rendu possible la mise en oeuvre de la nouvelle redistribution nationale dès la parution du décret : - pour les monographies : Arrêt des envois aux établissements non conventionnés et aux bibliothèques étrangères, pilon de la lecture publique, tri par niveau et par discipline avant envoi au CTLes. Plusieurs rencontres ont eu lieu avec le CTLes, en présence de la représentante du Ministère de l Education nationale afin de préciser les nouvelles procédures de redistribution. Des contacts réguliers ont lieu entre les 2 équipes. - pour les périodiques : Pour les périodiques, la mise en œuvre s est faite en plusieurs étapes, le souci étant de maintenir des états de collections par année civile et de prévenir les établissements de l arrêt des envois avant l automne afin de leur permettre de prendre éventuellement des abonnements. Parallèlement l informatisation du bulletinage a permis un nettoyage du fichier (nombreux titres ayant cessé de paraître) Dès la parution du décret : Arrêt des envois aux établissements non conventionnés, Arbitrage entre les établissements (si envoi à 2 établissements) et envoi des titres à l établissement retenu. Page 4 sur 6

5 A partir de l été, propositions aux partenaires de nouveaux titres de périodiques correspondant aux profils : 2240 propositions ont été faites (600 titres issus des attributaires caduques, 1000 titres proposés antérieurement à l étranger, 675 titres récemment parus). A l automne, révision des titres maintenus pour 2006 ne correspondant pas du tout au profil de l établissement (par exemple envoi de «Tennis magazine» à une bibliothèque de sciences) mais aussi révision des listes pour les établissements dont les profils ont été fortement remodelés (par exemple Sainte Geneviève et BNU Strasbourg) Quelques chiffres On peut estimer (en tenant compte des chiffres établis à partir du mois de juillet) que la redistribution nationale des monographies représentera environ les deux tiers des dépôts reçus par DLE ( sur ). Le CTLes (donc les établissements relevant de l enseignement supérieur) en recevant 50%, les BDLI (donc l édition régionale) 16%, les établissements «dépositaire d un genre» 27% A l échelon national, il n y a pas de baisse dans le nombre des exemplaires redistribués mais une nouvelle répartition entre les partenaires des attributions. Pour les périodiques, la proportion est bien moindre puisque sur titres vivants, sont redistribués actuellement titres et près de 2000 sont en proposition, soit environ seront redistribués début janvier. Cela constitue un gain pour les établissements. La carte documentaire. La redistribution de 2 e exemplaire du dépôt légal est l occasion depuis 2 ans de renforcer le partenariat entre la Bnf, la Sous-direction des bibliothèques, les établissements attributaires qu ils relèvent de l enseignement supérieur, de la Ville de Paris ou du Ministère de la Culture. La carte documentaire établie à partir de la redistribution du DLE recoupe les réseaux existants, renforce les gisements documentaires existants : fonds spécialisés généralistes à vocation nationale (JPL, CNBDI, BILIPO), fonds régionaux (réseau des BDLI), fonds scientifiques (réseau des CADISTs et des pôles associés documentaires). 2 Les pistes de travail à venir sont nombreuses : la réactivité sur les titres de périodiques : meilleure gestion de la part de la Bnf, réclamations, nouvelles propositions le signalement la conservation la vie du réseau des pôles associés de dépôt légal éditeur : bilan à faire sans doute à l automne 2007 après un an de fonctionnement En conclusion il faut insister sur le fait qu il s agit de réseau documentaire à vocation patrimoniale, puisqu il s agit de dépôt légal. Ce type de réseau existe déjà avec le réseau des 2 Rappel :au total, la redistribution se fait en direction de 69 «partenaires» : 3 pôles dépositaires d un genre, 23 BDLI et 43 pôles thématiques (34 EN, 2 Ville de Paris, 7 départements spécialisés de la BnF). Page 5 sur 6

6 BDLI pour le dépôt légal imprimeur et l édition régionale. Il est différent et complémentaire des réseaux documentaires d acquisitions. Reste maintenant à faire vivre ce réseau! Et d abord il faut rendre visible la carte documentaire à partir du RNBCD, c est ce à quoi va s employer prochainement le Département de la Coopération. Page 6 sur 6