PTS-REGISTRARIAT GUIDE D UTILISATION 2012

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1 PTS-REGISTRARIAT GUIDE D UTILISATION 2012

2 1-S ENREGISTRER Taper l adresse Indiquer votre nom d utilisateur et votre mot de passe et appuyer sur login Utilisateur et mot de passe : Chaque club bénéficie d un nom d usager et d un mot de passe spécifique Dans la section administration, vous pourrez ajouter des nouveaux utilisateurs

3 Section courriel : Cliquer sur le lien courriel(s) Permet de créer, recevoir et envoyer des messages aux utilisateurs de PTS-Registrariat. Vous n avez qu à choisir le destinataire et faire rechercher, ensuite vous sélectionner l adresse courriel demandée, faire envoyé courriel, entrer les informations.

4 Section pour modifier votre mot de passe ou le courriel, cliqué sur le lien Sur cette page principale, PTS nous transmet des informations ou des changements.

5 2-ADMINISTRATION Info club : Permet d entrer les coordonnées de votre club, les membres du CA et vos bénévoles Gestion des fonctions : Permet d entrer des nouvelles fonctions pour les titres des bénévoles Bordereau club : Une fois tous les renseignements dans Info club complétés : imprimer le bordereau de club. Faire signer par le président et secrétaire. Ce formulaire doit être retourné à l ARSL pour l AGA de l Asscociaton régionale Certificat d assurance : Lorsque la Fédération aura reçu le bordereau du club, votre certificat d assurance sera disponible à cette section. Ajouter série passeport : Lorsque votre réserve de numéro est à moins de 100 numéros, le système vous permet d ajouter 500 numéros supplémentaires. Peser sur ajouter série Utilisateur : Vous pouvez ajouter, retirer ou modifier des nouveaux utilisateurs ou faire des modifications

6 Saison : PTS-Registrariat vous permet de travailler dans plus d une saison de compétition Voici les dates de début et de fin d affiliation Hiver 1 er septembre au 31 mars Été 1 er février au 31 août Bénévoles : Vous pouvez ajouter la liste des bénévoles œuvrant pour votre club Param. Inscription web : Permet de créer un paramètre pour l inscription en ligne sur le web Règles de transfert/mutations : Information sur le mouvement des joueurs accompagné d un tableau d information SANCTIONS : Suspendre le passeport : Une suspension de club est valide à l intérieur d un même club. Si vous voulez suspendre un membre au niveau de la région vous devez communiquer avec l ARSL Visualiser : Vous pouvez visualiser tous les membres suspendus dans l ensemble du Québec Historique des suspensions : Vous pouvez voir l historique des suspensions

7 3-PASSEPORT AJOUTER : Nouveau : Utiliser cette fonction pour inscrire une nouvelle affiliation. (Nouveau joueur)

8 L image ci-dessus vous permet de vérifier l'existence d'un individu dans la base de données PTS-REG. Si l'individu est trouvé, PTS vous bloquera. Si l'individu n'est pas trouvé, PTS vous ouvrira la page pour continuer votre saisie (voir page suivante) Le logiciel vous accorde le prochain numéro de passeport disponible. Compléter toutes les informations que vous avez sur le membre (joueur, entraîneur, arbitre) les champs en rouge sont obligatoires et vous devez inscrire les informations en majuscule. Ajout de parenté : Même chose que nouveau, mais vous avez seulement à inscrire le prénom et la date de naissance des autres membres de la famille. Il est important au préalable d avoir le numéro de passeport du membre déjà inscrit. Passeport libéré : Ajouter un membre qui appartenait à une autre base de données et qui a été libéré par cette dernière. La région d appartenance du joueur doit autoriser la libération du joueur pour que vous puissiez l ajouter. Importer un passeport : Cette fonction vous permet d importé un passeport d un joueur qui n a pas été actif la saison précédente. Cette fonction est la plupart du temps utilisée avec les passeports d entraîneurs et d arbitres. L entraîneur ne peut être entraîneur qu avec le club où il est affilié, sauf sur autorisation de l ARS(club d une même région) ou de la Fédération (clubs de deux régions). Cependant, il peut être joueur dans un club et entraîneur dans un autre club, même chose pour les arbitres qui sont joueurs. Vous devez connaître le # passeport et la date de naissance du membre.

9 Renouveler : Il y a plusieurs façons de renouveler un passeport. Vous devez cocher le type et inscrire le # passeport, un maximum de 20 numéros. Modifier : La fonction modifier permet de mettre à jour les informations du passeport. Entrez le numéro du passeport et ajoutez ou corrigez les informations. Entrez le numéro du passeport. Muter : La fonction muter permet de muter un joueur qui évoluait pour un autre club l été précédent et qui jouera pour votre club pour la saison en cours. Un maximum de 4 joueurs mutés par catégories d âge est permis dont 2 peuvent provenir de la même équipe. Attention ce règlement s applique, uniquement pour les joueurs juvéniles. Entrez le numéro du passeport. Libérer : La fonction libérer permet de libérer un joueur inscrit dans votre club pour la saison en cours et qui décide d évoluer pour un autre club. Cette fonction ne doit pas être utilisée lorsqu un joueur décide de ne pas jouer, vous devez utiliser dans ce cas la fonction remboursement et retirer le joueur de votre base de données. Entrez le numéro du passeport. Groupe familial : Cette fonction permet de rechercher une famille La liste d inscriptions web : Cette fonction permet de la liste des inscriptions sur le web.

10 Filtration policière : Permet de vérifier la date de filtration policière de l entraîneur pour savoir s il doit fournir une nouvelle filtration. Vous pouvez faire une recherche par année ou par # passeport. 4-GESTION DES PAIEMENTS Permet de gérer les coûts d affiliation à même le logiciel PTS. Coût d affiliations joueur : Permet d inscrire le coût de l affiliation du joueur. Coût d affiliations- arbitre : Permet d inscrire le coût de l affiliation de l arbitre. Table escompte : Permet de créer un tableau d escompte. Table frais : Permet de créer un tableau des frais. Paiements : Permet de faire une recherche des paiements par # passeport, équipe et d inscrire les joueurs qui décide de ne plus joueur. Pour le remboursement d un joueur, vous devez faire une recherche par # de passeport, cocher tous les joueurs de l équipe, mais choisir Remboursement et faire rechercher tous les joueurs de l'équipe Remboursement / Refund (4203RMB) cliquer sur paiement et ensuite sur l option ajouter automatiquement dans l équipe de remboursement. L ARS vérifie régulièrement et inactive l affiliation. Chèque post-datés : Permet de créer une liste de chèque post-daté Déposer les paiements : Permet de créer une liste des dépôts que vous voulez déposer

11 Rapport : Permet de faire des rapports au niveau des paiements 5-GESTION DES ÉQUIPES Recherche/Mise à jour: Cette fonction permet en premier de faire une recherche des équipes pour ensuite, mettre à jour les informations des équipes, assigner ou retirer des joueurs, entraîneur, gérants aux équipes, visualiser vos équipes.

12 Ajouter : Permet d ajouter des équipes Renouveler : Permet de renouveler des équipes Auto formation des équipes : équipes pures équipes mixtes Catégories équipes : Imprimer liste joueurs : Permet d imprimer la liste des joueurs pour une équipe 6-TERRAINS Gestion des terrains : Cette fonction permet de visualiser, modifier et retirer les terrains enregistrés par votre club. Vous devez transmettre les indisponibilités de vos terrains au bureau de l ARSL au soin de Mme Nathalie Normand qui fera les entrées pour vous. IMPORTANT Vérifier avec la ville les dates et les heures d ouverture et fermeture ainsi que la journée où des activités spéciales sont prévues. Ajouter un terrain : Cette fonction permet d ajouter un nouveau terrain à votre liste Étape 1 choisir le type de terrain Étape 2 entré les informations Étape 3 entré les sous division pour les matchs

13 Étape 3 entré les sous division pour les pratiques/réservations Étape 4 Enregistrer 7-RAPPORT Sous cet onglet, vous retrouverez différents formats de rapport ainsi que la fonction impression des bordereaux. A-Rapport-passeport : Joueurs Entraîneur Arbitres Gérants Moniteur Physio

14 Voici le tableau pour les rapports, joueurs, entraîneurs, arbitres, gérants, moniteurs et physios, vous avez différents choix de critères, données et de tri B-Rapport-passeport : Passeports non-renouvelés : Permet de faire une liste des passeports non enregistrés pour la saison courante, mais qui ont été enregistrés dans la saison choisie, vous avez différents choix de critères, données et de tri C-Rapport-passeport : Passeports /transf/lib/dém : Permet de faire une liste des passeports mutés, transférés, libérés et déménagés D-Rapport-passeport : Nouveaux passeports : Permet de faire une liste des passeports non enregistrés pour la saison courante, mais qui ont été enregistrés dans la saison choisie vous avez différents choix de critères, données et de tri ainsi que le type de passeport

15 Rapport-passeport : Joueurs-ancien club : Permet de faire une liste des joueurs par équipes, vous avez différents choix de critères, données et de tri. Voici le tableau pour les rapports, total des joueurs, total des entraîneurs et total des arbitres vous avez différents choix de faire votre rapport

16 Rapport-imprimer bordereaux et passeport : Permet d imprimer les bordereaux Vous choisissez Imprimer les bordereaux d'affiliation - intégrales 8.5 x 11 Sélectionner le type de passeport Déterminer les critères de sélection et faire rechercher Vous pouvez imprimer un seul bordereau ou plusieurs bordereau, vous devez cocher la case devant rechercher et inscrire les # passeports. Voici le modèle de liste qui vous sera affichée, pour les imprimer vous devez cocher dans la section imprimer, tous ceux que vous désirez, mais si la liste est longue à cocher vous n avez qu à faire Inverser votre sélection et faire imprimer au bas de la liste. La liste des joueurs trouvés Inverser votre sélection Imprimer Passeport Info passeport REF 1 Modifier Joueur BEAUDRY, ALEX ; ; M Local U-06 Modifier Joueur BELEC, RYAN ; ; M Local U-06 Modifier

17 Rapport-étiquettes : Permet d imprimer des étiquettes, vous devez sélectionner le type et les critères Rapport-total photos : Permet de faire une liste totale des photos ou des cartes Rapport- cartes d expiration ID : Permet d avoir un rapport d expiration des cartes ID Rapport cartes d expiration photo : Permet d avoir un rapport d expiration des photos 8-MATÉRIEL Permet de gérer le matériel (achat et inventaire) Achat du matériel : Permet de créer une liste de votre matériel Rapport matériel : Permet de faire un rapport de votre liste de matériel

18 9-TECHNIQUE Permet d établir des critères d évaluations et de les mettre à jour Sommaire : Permet d indiquer une évaluation technique des joueurs Détaillée : Permets d ajouter, modifier, retirer les évaluations

19 8-RECHERCHER Base de données : Permet de rechercher les membres de votre base de données, il y a plusieurs façons de faire votre recherche

20 Global : Permet de retrouver les membres de votre base de données de tout PTS- Registrariat, il y a plusieurs façons de faire votre recherche Si le membre n appartient pas à votre base de données seulement le nom, prénom, numéro de passeport et nom du club apparaît. C est utile pour retrouver un membre dans la base globale

21 10-Gestion reçus Permet de créer, imprimer des reçus pour la saison pour avoir accès, il faut en faire la demande à TSI Sport 11-CONSEILS Avant de créer un nouveau bordereau, assurez-vous que le membre n existe pas. Étape à faire avant de créer un bordereau - Faire une recherche dans votre base de données avec les 4 derniers chiffres du # téléphone (contient) - Ensuite avec les 4 premières lettres (débute) dans la base globale - Si vous n avez rien trouvé après ces deux étapes vous pouvez créer un bordereau Pour l entrée de données - Aucun accent - Aucune ponctuation (point, virgule, barre oblique) sauf traits d union pour noms de famille et prénoms composés - Prénoms composés au complet - Aucun surnom ; exemple : Gerry pour Gérard

22 - Les noms et prénoms ne répondant pas à ces normes doivent être corrigés lors du renouvellement de bordereau - Entrer l adresse au complet - Assurez-vous que la date de naissance est exacte - Portez une attention spéciale au nom composé, effectuez une recherche dans toutes les versions possibles avant de créer un nouveau bordereau Les joueurs - Tous les joueurs de 8 ans et moins sont de classe Local - Pour les joueurs mutés, un M apparaîtra - Pour les joueurs déménages, envoyer le formulaire et les documents demandés à Johanne Provencher au bureau de l ARSL Les entraîneurs - Inscrire obligatoirement le # PNCE - Inscrire comme gérant si le membre n a pas de formation d'entraîneur reconnu - Fournir le formulaire de vérification d antécédent judiciaire du dossier de la police obligatoire sauf si le dossier de l entraîneur a déjà été vérifié en 2009 ou 2010 Les arbitres - Tous les arbitres doivent posséder un passeport et l avoir avec eux en tout temps lorsqu ils officient un match

23 LISTE DES JOUEURS POUR LES TOURNOIS Procédures pour l impression d une liste de joueur Vous avez ci-dessous les étapes à suivre pour l impression de votre liste de joueurs. Nous avons pris l exemple d une équipe de Boisbriand pour bien comprendre les étapes. Dans PTS REG Allez dans Gestion des équipes Choisir imprimer liste des joueurs Rechercher et sélectionner l équipe qui ira en tournoi Imprimer la liste des joueurs pour une équipe Les paramètres de la recherche Numéro d'équipe (3 car.) Rechercher Sélectionner Sexe Tous Classe Tous Catégorie Tous Choisir l équipe qui ira en tournoi Numéro Nom Sexe Classe Catégorie Choisir FC BOISBRIAND F U-13 AA Div.1 Féminin AA U-13 Choisir Cochez les joueurs qui iront en tournoi Équipe FC BOISBRIAND F U-13 AA Div.1 (Féminin AA U-13)

24 Les joueurs de l' équipe Passeport Nom Prénom Catégorie Classe Sexe ALLARD FREDERIQUE U-13 AA F BARRETTE VERONIQUE U-13 AA F BELAND LAURENCE U-13 AA F DUCAS PASCALE U-13 AA F FRASER FREDERIQUE U-13 AA F LA SERRA KAREL U-13 AA F LAPIERRE AMELY U-13 AA F MARENTETTE MARIE U-13 AA F MONTAGNE EVE-EMMANUELLE U-13 AA F PERO ANDREE-ANN U-13 AA F PICARD AUDREY U-13 AA F ROSS ISABELLE U-13 AA F TARDIVEL STEPHANIE U-13 AA F VIAU ARIANNE U-13 AA F VIOLETTE EMILIE U-13 AA F Vous avez l option d ajouter des joueurs à l équipe, en recherchant les noms des joueurs éligibles de votre club et d ailleurs. Entrer le nom ou numéro de passeport et cliquez sur rechercher.

25 Ajouter joueurs dans la liste des joueurs Club Passeport BOISBRIAND (C) LAURENTIDES Rechercher Nom Prénom BOISBRIAND (C) Joueurs Cliquez sur ajouter Passeport Nom Prénom Catégorie Classe Sexe BISSON-GERVAIS VANESSA U-12 AA F Ajouter Le joueur ajouté apparaîtra au bas de la liste Joueurs enregistrés dans votre club Passeport Nom Prénom Catégorie Classe Sexe BISSON-GERVAIS VANESSA U-12 AA F Cliquez sur imprimer Voici la liste qui apparait et que vous pourrez imprimer et apporter à L ARS, ou envoyer par courriel à L ARS et venir la récupérer.

26 Nom du club BOISBRIAND (C) Équipe FC BOISBRIAND F U-13 AA Div.1 Catégorie U-13 AA Féminin Saison 2011 Été #Ref MVOIAE1859 Date saisie :20 Les joueurs de l'équipe ALLARD, FREDERIQUE F U-13 AA BARRETTE, VERONIQUE F U-13 AA BELAND, LAURENCE F U-13 AA DUCAS, PASCALE F U-13 AA FRASER, FREDERIQUE F U-13 AA LA SERRA, KAREL F U-13 AA LAPIERRE, AMELY F U-13 AA MARENTETTE, MARIE F U-13 AA MONTAGNE, EVE-EMMANUELLE F U-13 AA PERO, ANDREE-ANN F U-13 AA PICARD, AUDREY F U-13 AA ROSS, ISABELLE F U-13 AA TARDIVEL, STEPHANIE F U-13 AA VIAU, ARIANNE F U-13 AA VIOLETTE, EMILIE F U-13 AA Joueurs enregistrés dans votre club BISSON-GERVAIS, VANESSA F U-12 AA Joueurs enregistrés dans un autre club

27 L ARS validera cette liste pour le tournoi Attention : Si vous ajouter des joueurs d autres clubs vous devez avoir l autorisation du club d appartenance avec un permis de joueur à l essai valide et vérifier si le tournoi accepte les joueurs à l essai.