La gestion associative. Soirée du 22 mars 2016 Pau

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1 La gestion associative Soirée du 22 mars 2016 Pau

2 Les sources de financements Quelles possibilités de financements pour les associations? Le préambule La logique de financement par subvention n est plus forcément une dominante. Il est nécessaire d avoir une stratégie de financement basée sur la diversification. Une association qui ne dépend que d une seule source de financement est fragile.

3 Les sources de financements Le financement des associations: Cotisations ( compte 756): Elle est fixée par les statuts. Le montant est décidé généralement en AG. Elle est due en intervalle régulier ( une année la plupart du temps). Le montant peut être différent en fonction des catégories de membres, mais identique pour chaque catégorie. Droits d entrée: (compte 102): une association peut exiger de toute nouvelle personne une somme d'argent correspondant à un droit d'entrée ( ce droit est ponctuel, il n est demandé qu une seule fois)

4 Les sources de financements Le financement des associations: Les produits d activités(compte 70): Il s correspondent aux activités proposées pour les membres de l association ( stages, cours, ). Ils doivent être précisés dans les statuts et réservés aux membres, sous risque de fiscalisation. Les Manifestations de bienfaisance ou de soutien( compte 70): L association peut organiser jusqu à 6 manifestations par an pour le grand public, sans que les recettes soient soumises à la TVA.

5 Les sources de financements Le financement des associations: Parrainage - Sponsoring ; Mécénat Parrainage ( compte 75): il s apparente à une opération commerciale: c est une vente de publicité, le parrain en espère des retombées économiques à court terme (Convention entre les parties qui fixe les modalités). Pas de déduction fiscale Mécénat(compte 75): le mécénat est un don effectué sans contrepartie Conditions: - L Absence de contrepartie ou disproportionnée - Le bénéficiaire exerce en France ou à partir de la France - L activité du bénéficiaire est d intérêt général.

6 Les sources de financements Le financement des associations: Mécénat Mécénat financier : dons monétaires permettant de financer une manifestation, une opération, un projet, etc. Mécénat en nature : dons en fournitures, équipements, en services fournis, mise à disposition d un bureau ou d un local, etc. Mécénat de compétences : mise à disposition de compétences diverses (comptable, commercial, technicien, informaticien, etc.) Déduction fiscale pour le mécène de 60% de son IS dans la limite de 5 0 /00 de son Chiffre d affaires.

7 Les sources de financements Le financement des associations: Dons Manuels (compte 754): somme d argent donnée par un tiers. Toute association simplement déclarée peut recevoir ce type de don et peut,sous conditions, remettre un reçu fiscal. Les Libéralités (compte 1025 ou 1035): Le Don est accordé par une personne de son vivant et se réalise devant notaire. Le Legs est une transmission testamentaire du patrimoine du défunt réalisé par acte authentique (c'est-à-dire déposé entre les mains d'un notaire).

8 Les sources de financements Le financement des associations: Les subventions ( compte 74): La subvention est une aide accordée par des financeurs publics, des fonds européens. Ce n est pas un dû, le financeur est le seul juge de l attribution. Il est nécessaire de constituer un dossier de demande de financement ( dossier CERFA *03 )

9 Les sources de financements Les financements publics: Etat et services déconcentrés Les collectivités territoriales Conseil Régional Conseil départemental Communes (Contrat urbain de cohésion sociale) Communauté de Communes Communauté d agglomération Les Fonds Européens

10 Les sources de financements La demande de financement: Dossier unique de demande de subvention (administrations de l Etat) Le modèle CERFA 12156*03

11 votre projet est financé? Il va falloir tracer!!!!!

12 Tenir une comptabilité Peut on imaginer un fonctionnement efficace sans un suivi financier? Peut on supposer que le responsable des finances (trésorier) ne puisse pas justifier des mouvements de fonds?

13 Tenir une comptabilité Pourquoi Pour qui? Une transparence vis-à-vis de : Interne Externe Membres du CA Adhérents Financeurs Banque - Compter pour : o Rendre compte (AG ) Partenaires o une demande de subvention o Demander un prêt o comparer ( logique d analyse) o prévoir, anticiper, assurer le pérennité de la structure et de l objet social.

14 Quelques PRINCIPES COMPTABLES «Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise.» Régularité - sincérité Information suffisante et significative - Image fidèle Permanence des méthodes Assurance de la cohérence des informations Indépendance des exercices Enregistrements des produits acquis et des charges supportées par l'exercice Prudence Prise en compte des risques

15 Tenir une comptabilité Les obligations comptables liées au statut associatif: Les obligations et nécessités en matière de comptabilité Expert-comptable et commissaire aux comptes Deux types de comptabilité : de trésorerie ou d engagement

16 Tenir une comptabilité Une comptabilité de trésorerie - ou Recettes / Dépenses ou - Partie simple) Enregistre uniquement les flux financiers (encaissements et décaissements) Les recettes et les dépenses ne sont prises en compte que lorsqu'elles sont effectivement perçues ou payées. Permet d établir un état financier de type Compte de résultat (dépenses recettes) Une comptabilité d engagement (ou en partie double) Enregistre les flux financiers et tout produit à recevoir ou toute charge à régler. La comptabilité d engagement consiste à inscrire les charges et les produits de l association, dès leur engagement juridique. (factures ) Etablissement d un bilan et d un compte de résultat

17 La comptabilité de trésorerie Comment démarrer sa compta: Adopter une méthode de classement - Recenser, Classer les documents (justificatifs par date, par nature) Tracer les paiements et les règlements (sur justificatif par exemple) Numéroter les pièces Définir l exercice comptable Identifier les données de départ (solde bancaire, factures restant à régler, encaissements en attente ) Enclencher la saisie comptable dès le démarrage de l exercice Choisir l outil de tenue de comptabilité (manuel, informatisé)

18 La comptabilité de trésorerie Les principes de base On n enregistre que les sommes effectivement encaissées et dépensées. La source de référence : le compte bancaire Pas de difficulté majeure excepté

19 La comptabilité de trésorerie LE PLAN COMPTABLE Au sens étroit le plan comptable est la liste et la classification des comptes. Chacun des comptes comprend un numéro et un libellé En comptabilité de trésorerie, seules les classes 6 et 7 sont utilisées

20 La comptabilité de trésorerie Pourquoi utiliser le plan comptable? Une structuration harmonisée et partagée avec l interne, avec l externe ( banque, financeurs ) La garantie d une culture comptable commune Le point de vigilance Affecter le bon compte à la bonne opération

21 Le plan comptable - Instep Aquitaine

22 La comptabilité de trésorerie Quelques astuces: Symétrie des comptes : - 66 charges financières - 76 produits financiers - 67 charges exceptionnelles - 77 produits exceptionnels - Instep Aquitaine

23 La comptabilité de trésorerie La saisie comptable Enregistrement chronologique des opérations lors des mouvements de trésorerie Les éléments d enregistrements: Date Numéro de compte - libellé montant nature (dépense ou recette) A la fin de l exercice comptable, établissement du compte»dépenses/recettes» (totalisation des opérations) avec le solde (excédent ou insuffisance) Document présenté en AG pour validation (rapport financier)

24 La comptabilité de trésorerie Exemple document de saisie Date opération Numéro de compte Libellé Dépenses Recettes Justificatif n 10/10/N 741 Subvention 1000 Subvention N Commentaires Mairie 12/10/N 613 Location /10/N 616 Assurance TOTAL Solde 550

25 La comptabilité de trésorerie (ou recettes / dépenses) Document de synthèse unique: compte de résultat recettes/dépenses Dépenses Achat fournitures Location salle 300 Assurance 150 Total dépenses 450 Excèdent : 550 Recettes Subventions Cotisations.. Total Recettes 1 000

26 La comptabilité de trésorerie Les précautions: Chaque opération doit être justifiée (factures, reçus ) Principe de classement chronologique par nature d opération justificatifs à établir pour les frais de déplacements (factures, motifs, lieux de départ et d arrivée) Les limites: Pas d illustration des créances et des dettes Comptabilité «faussée» si décalage de paiements importants Pas de distinction entre les biens durables (investissements) et les consommations (charges)

27 La comptabilité de trésorerie Type de comptabilité pour les associations: de petites tailles, avec peu de décalages de trésorerie, pas ou peu de salariés Pas ou peu d investissements

28 La comptabilité de trésorerie Exemple: un «client» règle en février 2016 une activité réalisée en décembre 2015 : la recette sera comptabilisée en 2016 alors même que sa réalisation est en L achat d un ordinateur sera enregistré en dépense (charge) alors même que cet achat aura une utilisation sur plusieurs années : C est le principe de l immobilisation (bien durable) qui s applique Si l activité fonctionne majoritairement de cette façon, ce type de comptabilité rencontrera ses limites dans la tenue comptable Il faudra alors penser à une BASCULE sur la «comptabilité d engagement»

29 La comptabilité d engagement Enregistre non seulement les flux financiers immédiats mais aussi les flux différés (tout produit à recevoir ou toute charge à régler). La comptabilité d engagement consiste à inscrire les charges et les produits de l association, dès leur engagement juridique. (factures ) Etablit le bilan et le compte de résultat

30 La comptabilité d engagement Pourquoi parle t on de comptabilité en partie double? Chaque opération est enregistrée deux fois L origine, la source de l argent (D où vient l argent) Au crédit du compte L affectation ou la destination de l argent Au débit du compte

31 I LE JOURNAL Les livres comptables C est un document sur lequel va se réaliser la saisie chronologique des opérations comptables. (Support papier ou informatique). Date 01/01 01/01 N de compte Numé ro pièce 1A Caisse vente Libellé + pièce justificative 500 Débit Crédit /01 05/ S Banque Mobilier

32 La comptabilité d engagement Les principes de bases A chaque opération, au moins deux écritures Notion de débit et crédit : une écriture en débit et l autre en crédit Après chaque écriture, égalité entre débit et crédit

33 La comptabilité d engagement Comptabilité d engagement (ou en partie double) Documents de synthèse : compte de résultat & bilan Compte de résultat Bilan Charges Produits Actif (Besoins) Passif (Ressources) Achats Locations Subventions Cotisations Matériel Créances Fonds assoc. Emprunts et dettes Cette comptabilité est indispensable: Si l association a beaucoup de matériel Si l association a des décalages de trésorerie Si l association a des salariés

34 Les outils informatiques 2) QUELS OUTILS? Remarque : la liste présentée n est pas exhaustive mais donne les outils les plus connus et réputés, gratuits ou payants, et fonctionnent sous Windows. Ce sont soit des logiciels indépendants, soit des tableurs fonctionnant sur Excel.

35 Les outils informatiques Compta de trésorerie: Nom Editeur Caractéristiques Gestion des membres site MicroCompta François LOUP Gratuit - Tableur Excel Très petites associations Non B-association Ciel Associations EBP mon association B-association Ciel! EBP Gratuit Gestion des membres et du matériel (<40) Payant (à partir de 100 ) Gestion des membres Oui Oui Payant (à partir de 90 ) Gestion des membres Oui On peut trouver de nombreux logiciels sur internet, mais les qualités et les prix sont très variables, donc attention!

36 Les outils informatiques Compta d engagement: Nom Editeur Caractéristiques Gestion des membres site Outil-comptabilité Solfia Gratuit - Tableur Excel Non (recherche : ˮcomptabilitéˮ) Oxygène V8 Memsoft Gratuit Non Ciel Compta Ciel! Payant (à partir de 110 ) Non EBP compta EBP Payant (à partir de 100 ) compta d entreprise adaptable Non Il existe de très nombreux logiciels de comptabilité d engagement à trouver sur internet

37 Les outils informatiques Les logiciels en ligne Il existe de plus en plus de nouveaux services informatiques en ligne, dans le cadre d un concept appelé «Cloud». Il suffit de s inscrire en ligne. Les données sont stockées en ligne et peuvent être téléchargées pour édition. Les coûts sont moins élevés que ceux des logiciels en local, souvent gratuits pour les version de base.

38 Les outils informatiques Voici quelques services en ligne: Nom Editeur Type Caractér. Site Gérer-monassociation Log. en ligne Gratuit 500 adh. Asso gérermonassociation AssoRD I-programmes Log. en ligne Gratuit 40 adh. ation-1901.fr/ Gestasso Brusley Log. en ligne Gratuit 30 adh. sso.com Compta'Easy (partie simple) : Log. en ligne 6,90 HT par mois porter.com Test: y_comptaeasy Pour Compta'Asso (partie double) : Log. en ligne 9,90 HT par mois porter.com Test y_comptaasso

39 Les outils informatiques La gestion prévisionnelle Le budget prévisionnel pour mieux anticiper l année à venir La demande de financement Le budget, c est la prévision des charges et des produits pour l exercice à venir. Il est établi sur un an et traduit en termes financiers l ensemble des projets de l association. Il est aussi nécessaire de faire un budget de chaque opération pour les demandes de financement.

40 La gestion prévisionnelle Le plan de trésorerie ou budget de trésorerie Pourquoi? Pour assurer une bonne gestion de la trésorerie Anticiper le recours à des découverts bancaires (ou autres solutions de financement) Installer une relation plus professionnelle avec son banquier. Il est souvent demandé voire exigé : Par les partenaires financiers (banques) lors de demande de concours bancaires. Par certains financeurs (très rare) - Instep Aquitaine

41 QUIZZ 1- La loi de 1901 prévoit des obligations comptables pour les associations. Vrai Faux 2 - Une association doit respecter un plan comptable particulier. Vrai Faux

42 QUIZZ 3- Sauf exception, l exercice comptable d une association a une durée de 12 mois (année civile par exemple). Vrai Faux 4- Pour une association, la date de clôture de l exercice comptable est obligatoirement le 31 décembre de l année. Vrai Faux

43 QUIZZ 5 - Une association doit établir un budget annuel. Vrai Faux 6- Les cotisations des membres d une association sont toujours enregistrées en comptabilité (produits) lors de leur encaissement. Vrai Faux

44 QUIZZ 7- L association ne peut pas réaliser des excédents. Vrai Faux 8- Toute association a-t-elle obligation d avoir un Commissaires aux comptes? Vrai Faux

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46 QQ liens utiles