Société GRICS. ACSQ Vision stratégique de la suite administrative. Présenté par : Luc Boudrias Marcelle Dupré octobre 2011

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1 Société GRICS ACSQ Vision stratégique de la suite administrative Présenté par : Luc Boudrias Marcelle Dupré octobre 2011

2 Plan de la présentation Nouvelle suite administrative (SA-EDU) Pourquoi? Les produits visés Quelle plateforme? Vision Comment allons-nous procéder? Enjeux et impacts pour le réseau On veut le voir! Le nouveau Helios

3 Pourquoi? Planification stratégique Créer un portefeuille de produits aligné sur les besoins des commissions scolaires Créer de la valeur pour nos clients (optimisation) Préoccupations de notre CA Attentes de nos clients Préoccupations internes

4 Certains systèmes sous le capot * Image fictive

5 Quels sont les produits visés? DOFIN -INFINI ACHAT GRH PAIE GRDS HELIOS composantes avec impacts $

6 Les prémisses Avons-nous la capacité et le temps de réécrire en totalité les produits ($, ressources, échéance)? Se concentrer sur que ce qui est spécifique à vos besoins! Viser des modèles de fonctionnement communs guidés par les meilleures pratiques!

7 Les prémisses Comment s y prendre? Ressources financières Ressources matérielles Rémunération Développement à partir de 0

8 Remplacement Suite administrative Un produit existant Une offre fonctionnelle significative Une plateforme technologique Des outils de développement modernes et efficaces Pour répondre aux besoins des commissions scolaires

9 Quelle plateforme?

10 MS DYNAMICS Puissant Agile Simple Interopérabilité

11 Nouvelle suite administrative PGI* Microsoft Dynamics AX Besoins spécifiques du réseau des CS = SA-EDU * PGI : Progiciel de gestion intégré (ERP)

12 Vision SA-EDU Gestion saine et efficace au quotidien PGI totalement intégré Processus flexibles construits sur une plateforme moderne et évolutive Intégrité des processus et des données financières de manière sécuritaire, confidentielle et avec flexibilité Analyse et exploitation des données facilitées pour simplifier la prise de décision et la reddition de compte

13 La suite administrative

14 Mise en œuvre par étapes Gestion financière Approvisionnement Inventaire Base commune Ressources humaines et Rémunération Gestion de projets

15 Comment allons-nous procéder? Pas de Big bang PPPV (plus petit produit viable) Implantation graduelle Finances GL-Budget GL-Gestion CAP-CAR Petite caisse Immobilisations SA-ÉDU Approvisionnement RH-PAIE À définir À définir Autres À définir

16 Implication du réseau Stratégique Comité consultatif (tactique) Finances Comité utilisateurs (opérationnel) Approvisionnement Propriétaire de produit (P.O.) RH Équipe de développement (itérations de 3 semaines) Paie

17 Implication du réseau Composition du comité consultatif : Directeurs-coordonnateurs Services CS, Directeur Produits et directeur Services GRICS, Propriétaire du produit Fréquence : deux fois / année ou à demande

18 Avertissement Les diapositives qui suivent ne représentent que des hypothèses. Elles seront ajustées en fonction des discussions qui auront lieu au cours des prochaines semaines.

19 Stratégie de mise en œuvre-finances DOFIN - Processus SA-ÉDU Finances 1

20 Stratégie de mise en œuvre-finances DOFIN - Processus SA-ÉDU Finances Grand Livre Comptes à payer 1 Comptes à recevoir Gestion de petite caisse 2 Immobilisations Allocation des budgets 3 4

21 SA-ÉDU Feuille de route SA-ÉDU Finances Automne 2011 Mise en place de l équipe Hiver et Printemps 2012 GL préparation budgétaire Transmission MÉLS (Budget) Été 2012 GL suivi budget Transmission MÉLS Indicateurs de gestion Petite caisse Automne 2012 CAP CAR Liens avec systèmes externes 2013 Immobilisations SA-ÉDU Achat Automne 2011 Prise de connaissance Hiver et Printemps 2012 Vision et feuille de route Mise en place de l équipe Été 2012 Inventaire Automne 2012 Achat Requêtes de service? Autres? 2013 Gestion des projets

22 SA-ÉDU volet finances exemple de calendrier d implantation (5 ans) CS CS CS CS CS

23 Méthodologie de gestion de projet Microsoft Dynamics Sure Step adaptée Simple, efficace et robuste Cadre de référence, documentation Contrôler échéancier et coûts Multiples approches d implantation Spécifique pour Microsoft Dynamics Outils de communication Intègre la gestion du changement au projet

24 Méthodologie de gestion de projet Analyse Quoi Design Comment Développement Quand Déploiement Faire Opération Maintenir

25 Les grands enjeux Les 10 péchés capitaux des implantations de PGIs Manque d engagement de la direction Gestion du projet PGI comme un projet technologique Manque de ressources engagées dans le projet Attentes irréalistes des bénéfices Résistance aux changements Mauvaise définition des besoins Formation aux utilisateurs insuffisante Sous-évaluation des efforts du projet Manque de communication

26 Les impacts Gestion du changement Rôles et responsabilités Impacts sur vos façons de travailler Applications en périphérie Coordination avec les autres directions Mise en œuvre graduelle Communication! Communication! Communication!

27 On veut le voir!

28 Fonctionnalités par rôle Définit les responsabilités et les tâches de chaque employé L employé peut jouer plusieurs rôles Varie selon la grosseur des organisations Assure que l employé ne voit que les activités associées à son rôle, pas de pollution Plus efficace

29 Gestionnaire administratif d établissement Caroline Voici certaines de vos responsabilités: Gestion RH Budget Contrôle $$ (revenus et dépenses activités, petite caisse, comptes recevables ) Approvisionnement Projets immobilisations Gestion du magasin, prêt d équipement Gestion des locaux Comment SA-EDU pourra m aider?

30 Indicateurs de gestion - WEB

31 Services offerts aux employés - WEB

32 Approvisionnement - Windows

33 Fournisseur - WEB

34 Gestion de projets - WEB

35 Questions

36 Nouveau Helios Pourquoi? Quand? Comment?

37 Nouveau Helios : Pourquoi? Désuétude technologique (plateforme plus supportée) Processus de travail non intégrés Lenteurs de calcul Coûts de maintien élevés

38 Nouveau Helios :Vision Intégration des processus (Paiement, prédictions, simulations et indicateurs ) Production de rapports facilitée Tableaux de bord adaptés au domaine Automatisation de certains processus Stabilité et fiabilité

39 Nouveau Helios :Vision Fonctionnalités par Rôle : Agent de saisie et paiement Technicien en énergie (alarmes et suivi) Gestionnaire en énergie (budgets et projets) Gestionnaire des finances ($$$) Sécurité Permettre l accès aux contractuels externes pour une période et des rôles déterminés Traçabilité des changements

40 Nouveau Helios :Vision Moins d écrans, mais les bons!! Dynamiser la recherche et la gestion de factures Par exemple : actuellement il faut 6 opérations! Peut-on tout faire en un seul écran interactif?

41 Nouveau Helios :Vision

42 Nouveau Helios :Vision Moins de rapports, mais des meilleurs! Cibler les productions les plus utiles et utilisées Augmenter la rapidité de calcul Augmenter la convivialité de sélection de critères

43 Nouveau Helios :Vision

44 Nouveau Helios :Vision

45 Nouveau Helios :Vision Tableaux de bord : Cibler les alarmes dont vous avez besoin Suivi des indicateurs de gestion en énergie en continu Suivi des budgets et alarmes financières Ex: Idashboards.com

46 Nouveau Helios :Quand?? Reconduire l essentiel des fonctionnalités : Été 2012? Ajout des fonctionnalités secondaires : Automatisation de la récupération des températures Possibilité d étalonnage (comparaison avec les pairs) Certification des économies

47 Questions

48 Avril 2003 Merci de votre attention