OLAM Gab. SA Adresse: Adresse Code postal: BP Ville: Libreville - Pays: Gabon

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1 SYSTEME DE CERTIFICATION OLB RAPPORT D Audit de CERTIFICATION CERTIFICATION DE CHAÎNE DE CONTRÔLE Date de dernière mise à jour : OLAM Gab. SA Adresse: Adresse Code postal: BP Ville: Libreville - Pays: Gabon Personne contact: Monsieur Johnson Banguerem (johnson.bangueremt@olamnet.com) BUREAU VERITAS CERTIFICATION 60 avenue du Général de Gaulle Paris - La Défense Cedex - FRANCE Tel: Fax: / fr Contact Person for Chain of Custody : Marco Gardin (marco.gardin@fr.bureauveritas.com) Dates de l audit initial: du 7 au 12 Certificate registration code: OLB-CERT/COC Date de Certification : 15/03/2013 Responsable d audit et auteur du rapport: Damien SCHMUTZ Document ref : version 1.0

2 SOMMAIRE 1 - Description de l'entreprise candidate Présentation générale Multisite - Liste des sites inclus dans le champ d'application du certificat Approvisionnements Description du (des) processus de transformation, commercialisation ou distribution mis en œuvre Produits... 7 Base de l'évaluation Composition de l'équipe d audit : Résumé des audits de l'entreprise précédents Référentiel utilisé Modalités de recueil des informations Description du programme d'audit Revue documentaire Interviews des intervenants rencontrés Système de contrôle de la chaîne de contrôle mis en place par l'entreprise Exigences liées au système qualité (Procédures et documentation) Approvisionnements en bois Contrôle et enregistrements de production Facturation et expédition Contrôle de l'usage de la marque Sous-traitance OLB+ : Exigences légales, sociales et environnementales Description du programme d évaluation des fournisseurs de bois non certifié OLB (Appendice 1) Présentation systématique des observations démontrant la conformité ou non avec chaque élément du référentiels / norme utilisé pour l'évaluation Propositions concernant la décision de certification Demande d actions correctives mineures Demandes d'actions Correctives majeures Recommandations et/ou conditions associées aux demandes d'actions correctives Proposition de conclusion sur le fait de savoir si l'entité candidate a atteint ou non le niveau de conformité exigé Annexes Décision de certification Page 2 sur 21

3 1 - Description de l'entreprise candidate Présentation générale Nom de l entreprise OLAM Gab SA Adresse et Code postal BP Ville Libreville - Pays Gabon Statut légal Société Anonyme S.A de droit gabonais basée à Libreville depuis 1999 Code d identification légal N d'immatriculation fi scale : A Téléphone (241) Fax (241) Jacky.riviere@olamnet.com Site internet Directeur de l entreprise Monsieur Jacky RIVIERE Personne contact (responsable de la certification OLB) Monsieur Johnson BANGUEREM Nombre d employés 250 Chiffre d affaires Fcfa Gestionnaires Propriétaire de l'entreprise : OLAM International Président de l'entreprise : Directeur Général de l'entreprise : Monsieur Jacky RIVIERE Personne contact (Responsable de la certification OLB) : Monsieur Johnson Banguerem Responsable de le marque OLB : Monsieur Johnson Banguerem Activité Type d'activité : exploitation forestière, première transformation (scierie) et vente de produits bois. Activité détaillée: vente de grumes, production et vente de sciages. Nombre d'employés : 250 Chiffre d'affaires annuel : Fcfa Page 3 sur 21

4 Périmètre de certification : Production de débités certifiés OLB Multisite - Liste des sites inclus dans le champ d'application du certificat Approvisionnements Produits achetés Grumes Essences Catégorie Origine Quantité Bois divers Non OLB ( 2012) Quantité (2 eme semestre 2011) Titre forestier CFAD (attributaire CFA). 481,763 0 Grumes Bois divers Non OLB Titre forestier CFAD et CPAET (attributaire OLAM GAB) 19915, ,671 Grumes Bois divers Non OLB Titre forestier CFAD (attributaire SBB) ,217 Grumes Bois divers Non OLB Titre forestier CFAD et CPAET (attributaire TBNI) 20134,133 0 Total 40531, ,888 Commentaires : L entreprise n a pas encore approvisionné de grumes certifiées à la date d audit. Les grumes certifiées proviendront principalement des titres exploitées en propre et actuellement en cours de certification OLB (voir rapport correspondant) CFAD Belinga Makokou CPAET Momba CPAET Zolende adjudicataire OLAM GAB OLAM GAB GAW-SEZ Position latitude/longitude Superficie Superficie officielle Superficie après rectification et planimétrie du PA Description du (des) processus de transformation, commercialisation ou distribution mis en œuvre Approvisionnements La société OLAM GABON SA s approvisionne uniquement en grumes provenant de ses titres constituées d une CFAD (CFAD de Belinga) et de deux CPAET (CPAET de Zolende et CPAET de Momba). Page 4 sur 21

5 Toutes les grumes arrivent sur le parc de l usine de MAKOKOU. La réception se fait après un double contrôle par les agents de la Société Générale de Surveillance (société de gardiennage) qui vérifie l origine et le nombre de grume transporté et un contrôle au niveau du parc à grumes où le bordereau de livraison est vérifié. Après déchargement du camion, un numéro interne (plaquette) est attribué à chaque grume un cubage contradictoire est effectué. Une évaluation de la qualité de la grume est réalisée et enregistré sur une fiche de réception Stockage Les grumes réceptionnées sont ensuite stockées sur le parc à grumes par essence. Les grumes présentant une anomalie lors de la réception sont rangées dans une zone de quarantaine en attente de la décision de gestion par le directeur d usine. Dans le cadre de la certification OLB, il a été aménagé un second parc de stockage de grumes pour les grumes certifiées OLB, afin de ne pas mélanger les grumes non certifiées (roulées avant la date de l audit initial) aux grumes certifiées. Ces parcs ont été visités lors de l audit et sont fonctionnels Prélèvement du stock Le Directeur de scierie en fonction de son planning de sciage établit un bon de réquisition de grumes sur un carnet de matériel Réquisition Voucher ainsi qu un besoin de billon par longueur sur papier libre qui sont transmis au parc à grumes. Les billes sélectionnées sont donc tronçonnées conformément à la demande de l usine. Les numéros de billons sont donnés à partir du numéro de la bille auquel est ajouté un numéro d ordre suivant l ordre de tronçonnage du billon dans la grume Sur chaque billon, les indications suivantes sont reprises - Longueur - Diamètre - Numéro de plaquette de la grume entière - Numéro de la bille - Numéro de billon Une fiche journalière de tronçonnage est renseignée et transmise au bureau informatique pour enregistrement dans Microbois Dans le cas d une commande OLB, l information figure sur tous les bordereaux émis et la procédure de séparation physique est mise en œuvre (notamment en ce qui concerne l information aux collaborateurs : un affichage visible de tous est prévu dans l atelier). Afin de renforcer cette information, nous avons émis la recommandation C (choix d un code couleur pour tous les documents internes émis pour une commande certifié : OF, dossier client ) Page 5 sur 21

6 Production Entrée des grumes en scierie : Les billons (issus du tronçonnage des billes mères) destinés à la production sont transportés et déposés dans en premier sur une aire à l entrée du Deck d entrée de la scie de tête ensuite sur le Deck. Chaque bille est enregistrée sur le document «Carnet entrée scierie» sous la responsabilité du chef scieur. Les billons qui ne sont utilisés sont retournés au parc à Grumes dans la ligne de stockage utilisée pour l approvisionnement des grumes pour être sortis en premier lors d une prochaine réquisition. Une zone OLB est prévue pour les billons certifiés Les consommations de billons sont enregistrées sur Microbois Transformation scierie : Lors de cet audit, les deux ateliers Vianna et Shanghai étaient en cours de réaménagement. La production n a donc pas pu être observée, ce qui a motivé notre demande d audit supplémentaire. Cette demande a été présentée et acceptée en réunion de clôture à Libreville le 12/01/13. Néanmoins, les dispositifs (procédures, affichages, zones de stockages différentiées ) prévus pour organiser la séparation physique nous ont été présentés Stockage produit intermédiaire Il existe peu de colis intermédiaires, l usine fonctionnant par contrat. Lorsqu ils existent, les colis intermédiaires sont stockés au sein de l usine. Des zones spécifiques affectées au stockage de colis intermédiaires certifiés OLB sont mis en place. Des instructions sont données afin de limiter les stockages intermédiaires. Tous les sciages sont traités en une fois et les bois ne correspondant pas aux exigences des commandes exports sont colisés et enregistrés dans Microbois (ce qui est nouveau par rapport au préaudit) Etiquetage/Identification L identification des colis est réalisée par le responsable colisage qui attribue un numéro de colis et mentionne le nombre de pièces contenues dans le colis. Le marquage est fait au parc débité. Le marquage du logo OLB sur les colis se fera en fonction des instructions du service commercial de Libreville (Owendo). Dans le cadre de cet audit, nous avons émis la recommandation B, afin que l entreprise s assure de la conformité des logos apposés sur les colis de débités OLB Stockage produit fini Après sciage, colisage et marquage les productions sont stockées sur le parc «débités». Des parcs OLB et non certifiés ont été organisés. Des pancartes d identification sont en place. Page 6 sur 21

7 Expédition La responsable shipping, Mme Morin, basée à Libreville établit chaque semaine un planning hebdomadaire de chargement qu elle envoie au responsable logistique du site de Makokou. Au fur et à mesure de l arrivée des camions, le responsable logistique de Makokou procède au chargement en conformité avec les priorités du planning de chargement. Il remplit le bordereau de livraison pour chaque camion chargé. Deux modes de livraison des débités : En container : 80% des livraisons. Ces containers sont plombés à Makokou et livrés à Libreville pour être livrés tels quels aux clients finaux. Le service commercial prend en charge les aspects liés au shipping. Sur plateau : les débités sont livrés à l entrepôt GETMA de Libreville par transporteur (sous-traitance). Un salarié OLAM est en place chez GETMA pour s assurer de la conformité des livraisons et organiser le stockage dans de bonnes conditions (pancarte OLB) Facturation Le dossier d exportation est composé d une spécification ou plusieurs spécifications de conteneurs, une facture, une instruction de transit, un certificat d empotage visé par la douane. Pour les bois expédiés en conteneurs, la facture est directement transmise au client Prise en charge finale du produit ; Les produits bois sont vendus FOB (responsabilité jusqu au chargement dans le bateau) Produits Produits vendus Essences Catégorie Système utilise Débités Agba Non OLB ANDOUNG BAHIA (ABURA) BILINGA BOSSE DABEMA DIBETOU DOUKA physique Destination Quantité Quantité (2012) (year n-1) Voir annexe D Voir annexe D , ,572 25,683 Page 7 sur 21

8 DOUSSIE 54,677 IROKO 0 KOSSIPO 946,977 L. BLANC 9,259 LIMBA 0 LIMBALI 23,062 LONGUI-BLA 2,192 MOABI 16,719 MOVINGUI 205,196 NIOVE 35,432 OKAN 4734,041 PACHYLOBA 0 PADOUK 1579,003 SAPELLI 705,222 SIPO 34,735 SORRO 1,046 TALI 1625,505 TCHITOLA 0 TIAMA 1,149 WENGE Voir annexe D 98,647 Total 10475,9 Commentaires : L entreprise n a réalisée aucune production OLB Base de l'évaluation AUDIT SUR SITE (Note :.) Page 8 sur 21

9 AUDIT DOCUMENTAIRE (Note :.) Composition de l'équipe d audit : Responsable d Audit : Damien SCHMUTZ, ARCANNE, auditeur qualifié FSC Gestion forestière et CoC pour le compte de Bureau Veritas certification depuis 2005, Expert bois, consultant indépendant. Auditeurs : Nicolas PERTHUISOT, SYLVEXPERT auditeur en gestion forestière pour le compte de Bureau Veritas Certification, expert forestier et consultant indépendant Séraphin NGOUMBE auditeur qualifié FSC. Salarié de BV DOUALA Résumé des audits de l'entreprise précédents Un pré audit avait été réalisé en juillet 2012 et avait donné lieu à différentes demandes de Mise à Niveau dont le traitement est présenté dans le tableau cidessous. Un travail important a été réalisé puisque la quasi-totalité des DMNP ont été soldées N Critère Description Mesures mises en œuvre par l entreprise Statut Se conformer aux Un travail de fond a été entrepris chez Olam Gab SA depuis le exigences relatives au pré-audit. Se reporter aux réponses apportées aux DMNAP Conforme code du travail. dans le rapport d audit initial EF en particulier les réponses N Procéder à une évaluation de la conformité légale de l entreprise au regard du Décret 01494/PR/MTEPS déterminant les règles générales d hygiène et de sécurité sur les lieux du travail. Etablir une organisation et les responsabilités du personnel impliqué à Libreville et l'intégrer dans l'ensemble de la chaîne de contrôle. à 9.: Une politique QSE a été rédigé en date du 12/7/12 La revue de conformité a été entamée en date du 15/10/12 (conforme/non conforme) jusqu à l article 32 mais elle reste à finaliser par le QHSE. L entreprise est en attente d une position commune de l UFIGA vis-à-vis du Décret et de son applicabilité. Mme Morin, responsable Shipping, adjointe de monsieur Castagné, a été nommé responsable de la traçabilité à Libreville en relai de Ulrich Bayonne responsable CC et logistique de Makokou. Le personnel de Libreville a été formé aux exigences du référentiel (vu feuille d émargement). DAC m n 1 Conforme Page 9 sur 21

10 N Critère Description Mesures mises en œuvre par l entreprise Statut Compléter la formation du personnel sur la Depuis le pré-audit, l entreprise a mis en place un programme de formation des cadres et des opérateurs aux exigences du démarche de référentiels OLB (vu feuilles d émargement). Compte tenu du Reco A l entreprise et la contexte particulier de réorganisation des lignes de production certification OLB. Vianna et Shanghai une recommandation a été suggérée. Elaborer une facture spécimen ainsi que le Une facture spécimen nous a été présentée lors de cet audit (voir annexe E). Sur le principe elle est conforme aux exigences bordereau spécifique du référentiel OLB. OLB conforme aux Les modifications informatiques seront faites dès l obtention du conforme exigences de la norme. n de certification. Ces aspects seront vérifiés lo rs de l audit supplémentaire qui a été sollicité. élaborer les Une procédure PRO MKK 030 a été rédigée concernant cet instructions nécessaires pour aspect. Voir également la recommandation C émise à ce sujet vérifier l utilisation du logo OLB sur les Reco C produits certifiés OLB (dans le cas d un usage de la marque OLB sur produit). Consolider l ensemble des données sur une base unique y compris la gestion des bois en Les données de Woodpecker ont été transférés sur Microbois (vu rapport de mission Microbois) Tous les sondages tests effectués se sont avérés positifs en particulier ceux effectués à GETMA quarantaine et des bois Conforme déclassés et documenter la migration sur Microbois. Intégrer dans la procédure générale les points de prise en charge initiale et finale des produits bois. L emplacement initial est à l entrée sur le site de Makokou, c est-à-dire au moment du déchargement du grumier sur le parc bois scierie (ce qui correspond à un mouvement sur Microbois) L emplacement final correspond à la mise à FOB par le service commercial Voir 6 de la procédure MKK-PRO-024-DC Conforme Définir les points de contrôle critique dans le flux des produits et définir les modalités de contrôle à ces points. Un système documentaire complet a été mis en place depuis le dernier audit En particulier les procédures : MKK PRO 002 DSC qui traite des aspects liés à la CdC en scierie et MKK PRO 024 DC qui traite des aspects commerciaux concernant le service commercial de Libreville. Les principaux points critiques et responsabilités y sont identifiés. Conforme Identifier tous les colis de bois débités présents dans les différents parcs de bois destinés à la vente locale et établir un registre permettant de suivre l évolution de leur stock. Tous les produits de la scierie (export et vente locale) sont enregistrés sur Microbois, de sorte qu il sera possible d établir des registres de quantité par essence et par certification par requête sur Microbois. Cependant, l entreprise n a pas formalisé les modalités d établissement de ces registres dans le cas particulier du «tuilage» entre les grumes non certifiées présentes dans le stock et celles certifiées (grumes non roulées présentes en forêt au jour de l audit initial) DAC mineure n 4 Page 10 sur 21

11 N Critère Description Mesures mises en œuvre par l entreprise Statut Ceci a fait l objet de l émission d une DAC mineure n Assurer la séparation physique des produits certifiés, y compris des encours tout au long du processus de production. Etablir une liste de sous-traitants rentrant dans le champ d application de la chaine de contrôle et les informer des exigences en relation avec leur activité. L organisation générale du sciage a été repensée pour faciliter la séparation physique. En particulier : Parc à grumes certifiées/non certifiées OF commandes certifiées / non certifiées Affichage «production certifiée OLB» lors du sciage d une commande certifiée Zones de stockages en produits intermédiaires et finaux «certifiée/non certifiée» Identification ad hoc des colis vendus certifiés Saisies sur Microbois de tous les attributs liés à la certification lors de toutes les étapes de transformation (entrée en stock, billonnage, consommation, production, colisage, expédition. Il n y a pas de sous-traitance rentrant dans le champ de certification CdC de l usine. La seule sous-traitance est le transport des sciages de la scierie jusqu à Libreville. La sélection des fournisseurs se fait sur les aspects de légalité (voir procédure générale dans le cadre de la certification forestière). Le contrôle des transporteurs est réalisé en interne puisque le service commercial de Libreville réceptionne tous les colis livrés depuis MKK Conforme Conforme Référentiel utilisé RF03 OLB CdC v3.5 RF03 OLB+ COC v Modalités de recueil des informations Description du programme d'audit NP = Nicolas PERTHUISOT DS = Damien SCHMUTZ -- SN = Séraphin NGOUMBE Dimanche, 6 Libreville - 16h50 Arrivée de SN à l'aéroport Léon MBA de Libreville (vol ASKY en provenance de Douala) - 17 h 25 : Arrivée de NP et DS à l'aéroport Léon MBA de Libreville (vol AIRFRANCE en provenance de Paris CdG Lundi, 7 Libreville Journée - 7 h 00 : Réunion entre auditeurs et définitions des tâches à Page 11 sur 21

12 Camp Biliba (Bureaux forestier SOMIVAB) (équipe regroupée) réaliser par chacun - 8 h 00 : Réunion d'ouverture de l Audit Initial OLB OLAM Gab (gestion forestière et Coc) et du pré audit OLB pour SOMIVAB. Présentation des auditeurs, de l objectif et des méthodes de travail Examen des champs d'application des différents certificats (OLB EF et OLB CoC), validation du planning - 9 h 30: Visite de la scierie ESSASA de SOMIVAB. - 10h30 Départ en voiture pour Makokou (9 heure environ) - 18 h 30 : Arrivée et nuit à Makokou et réunion de briefing avec les responsables de site (30 minutes environ) - Revue documentaire Mardi, 08 CFAD de journée Biliba (SOMIVAB) NP+ DS Journée SN Soirée (équipe regroupée) - 7 h 00 : Audit des activités d exploitation forestière en cours sur l AAC n 4 : Abattage /débardage. mise en place de l EFIR, respect des prescriptions du PA, ouverture route, tenue des carnets de chantier, processus de Traçabilité. Sécurité/santé des travailleurs. - 15h00 : Visite de l atelier mécanique, du magasin, de la station gasoil Vérification du respect des normes légales et environnementales. Gestion des déchets industriels et ménagers - 7 h 00 : Séance de travail avec le service du Personnel : Aspect gestion du personnel ; aspect sécurité et santé - 10 h 00 : Visite à l école primaire de Biliba ; visite au camp d habitation des travailleurs : Aspect hygiène et salubrité, aspect sécurité, accès à l eau, etc. ; Visite à l infirmerie : disponibilité qualité des médicaments ; suivi médical des travailleurs, hygiène, etc h 00 : Visite dans les villages Biliba 2, Ekanlong et Koumameyos : respect des droits coutumiers et fonciers des populations et du respect des prescriptions de l article 251 du code forestier ; Visite à l économat : Contrôle de la disponibilité des produits de première nécessité et des sources de protéine alternatives à la viande de brousse ; des conditions de stockage et de conservation des produits, etc h 30 : Revue des DMNAP avec les responsables de SOMIVAB - 19 h 30 : Réunion de synthèse des auditeurs et organisation logistique pour la journée du lendemain Makokou (scierie et bureau OLAM Gab) matinée (équipe regroupée) Mercredi, 09-5 h 00 : Départ pour Makokou - 8 h 00 : réunion de travail avec le staff technique de OLAM GAB. Revue documentaire complémentaire. Traitement des DMNP du pré audit. Après midi NP - 14h00 : Visite de l atelier mécanique, du magasin, de la station gasoil Vérification du respect des normes légales et environnementales. Gestion des déchets industriels et ménagers. utilisation des traitements du bois sur parc. Gestion des EPI DS - 14h00 Audit de la chaîne de contrôle Scierie.Analyse des réponses au DMNAP, revue documentaire, visite du site (parc à Page 12 sur 21

13 grume, atelier Vianna et Shanghai). Recherche sur Microbois SN - Séance de travail avec le service du personnel : Aspect gestion des ressources humaines Soirée (équipe regroupée) - 22 h 00 : Réunion de synthèse des auditeurs Makokou CFAD BELINGA Matinée (NP + DS) Après midi NP + DS Journée SN Soirée (équipe regroupée) Jeudi, 10-6 h 00 : Départ pour la CFAD de Belinga ( - 7 h 00 : visite du camp de ZADIE. Programme de rénovation de l habitat, condition de vie des travailleurs, approvisionnement en eau, gestion des déchets, fonctionnement de l économat et du dispensaire. - 9h00 Arrivée sur la CFAD de Belinga (AAC 3) et audit des activités d exploitation (mise en œuvre des procédures opérationnelles d exploitation, respect de l'aménagement, contrôle des limites AAC en cours, contrôle des souches traçabilité. Audit des ouvrages d art, gestion des carrières - 16 h 00 Retour sur le site et revue documentaire complémentaire.. Test de vérification du processus de traçabilité h 00 : Réunion de debriefing en présence de Monsieur Olivier DESMET, Correspondant Certification de l entreprise. - 6 H 00 : Départ pour la CPAET de Belinga Visite du site d OLAM dans le village Coccomoicala : Evaluation du respect de l environnement, contrôle des conditions de vie des employés ; visite de l avance route : respect des règles environnementales dans la construction des routes ; réunion avec les populations de Coccomoicala : respect des droits coutumiers et fonciers des populations et du respect des prescriptions de l article 251 du code forestier; visite au dispensaire de Makébé : évaluation des conditions d accès aux soins médicaux par les travailleurs - 16 h 00 : Séance de travail avec la Médiatrice Sociale : Echanges sur les axes et les approches d intervention de l entreprise dans le social externe ; sur l état des relations entre l entreprise et les communautés riveraines de ses concessions forestières - 17 h 45 : Séance de travail avec la Médiatrice Sociale : Echanges sur les axes et les approches d intervention de l entreprise dans le social externe ; sur l état des relations entre l entreprise et les communautés riveraines de ses concessions forestières - 22 h 00 : Réunion de synthèse des auditeurs Page 13 sur 21

14 Makokou Libr eville matinée NP + DS + SN matinée SN Après-midi et soirée (équipe regroupée) Vendredi, 10-7 h 00 : Séance de travail entre auditeurs : Revue documentaire complémentaire - 10 h 00 : Rencontre avec le Directeur Provincial des Eaux et Forêts de l Ogooué-Ivindo : Respect des lois et règlements par l entreprise, collaboration avec l administration des forêts, aspect activités prêtant à controverse, etc h 30 : Rencontre avec l Inspecteur Départemental du Travail de L Ogooue : Respect des procédures légales par l entreprise ; collaboration avec l administration du travail etc h 00 : Départ en avion pour Libreville (1 heure environ) - 17 h 00 : Arrivée à Libreville - 19 h 00 : Debriefing avec J RIVIERE, DG OLAM gab. - 21h 30 : Séance de travail entre auditeurs : Libreville Bureau OLAM Matinée NP Matiné DS Matinée SN (équipe regroupée) Soirée Samedi, 12-8 h 00 : Revue documentaire complémentaire et debriefing avec J RIVIERE, DG OLAM gab. - Préparation de la réunion de restitution. Rédaction des documents SF02-8h00 : Audit CoC du bureau d Owendo (shipping et logistique). Audit de l entrepôt SOGI sur le port. Analyse des documents de vente et recherche sur Microbois (cohérence des stocks) - 11h00 : Préparation de la réunion de restitution. Rédaction des documents SF02-7 h 30 : Départ pour Essassa - 9 h 00 : Arrivée à Essassa: Séance de travail avec le staff dirigeant (A. RIGONI, DG SOMIVAB, R. DIDIER, Responsable du site SOMIVAB d Essassa, S. SANFO ADJE, Responsable du personnel : Examen des aspects santé et sécurité au travail - 10 h 00 : Séance de travail avec S. SANFO ADJE, Responsable du personnel : examen des aspects gestion des ressources humaines - 14 h 00 : Réunion de restitution et de clôture de l audit initial OLB de OLAM Gabon. Présentation des DAC OLB, validation du délai de réponse aux DAC OLB formulées - 15h30 Réunion de restitution et de clôture du pré audit SOMIVAB. Présentation des DMNP OLB h 00 : fin de l'audit - 22h15 : Départ de Monsieur Séraphin NGOUMBE de l aéroport international Léon Mba de Libreville, Vol CAMAIR-Co à destination de Douala - 23h50 : Départ de Messieurs Nicolas PERTHUISOT et Damien SCHMUTZ de l aéroport international Léon MBA de Libreville (vol AIRFRANCE à destination de Paris CdG puis de Nantes) Revue documentaire Les documents de traçabilité revus lors de cet audit sont : Manuel qualité MKK PRO 001 DE Procédure de suivi de la chaîne de contrôle usine MKK PRO 002 DSC Page 14 sur 21

15 Procédure de travail pour le marquage de débités MKK IT 010 DSC Procédure d identification de vérification et de réception des grumes MKK PRO 003 DE Instruction pour la réception des grumes MKK IT 004 DSC Instruction de travail pour le classement des grumes MKK IT 005DSC Procédure d obtention des sciages verts MKK PRO 006 DSC Procédure générale de maintenance MKK PRO 016 DSC Instruction de travail pour la fabrication des billons au tronçonnage MKK IT 019 DSC Instruction de travail pour le traitement de l expédition d un contrat MKK IT 021 DSC Procédure de traitement de planification et d expédition des commandes MKK PRO 24 DC Procédure de facturation des produits débités MKK PRO 033 DS Instruction de travail pour la détermination des volumes de débités MKK IT 07 DSC Instruction de travail pour le marquage des colis OLB MKK PRO 30 DSC Consommation de grumes/ essences 2012 (fichier Excel) Production sciages /essences 2012 (fichier Excel) Rendement par essence/essences 2012 (fichier Excel) Statistiques mensuelles de consommation production-ventilation stock pour la direction Générales des Industries, du commerce du bois et de la valorisation des produits forestiers Interviews des intervenants rencontrés - RIVIERE Jacky - DG Olam Gabon - DESMET Olivier Directeur Aménagement et Certification - BANGUEREM Johnson Resp. Aménagement et Certification - CASTAGNE Jérôme, directeur commercial - SCHILT Hervé Directeur d exploitation - BRUNET Lionel, Responsable forêt - GOMEZ François, Responsable Scierie - MORIN Nathalie, responsable shipping et logistique Employé(s) - MBADINGA Jean Marie, cartographe (responsable traçabilité grumes) - BAYONNE Ulrich, responsable logistique scierie - MEKOANG Mermoz, opérateur de saisie grume (entrée) et sciage - MEZUI Lionel, responsable informatique (microbois) - MAPECIT Séverin, chef électro mécanicien - NGOMA François, chef de parc - ZANGUILLA Antoine chef scierie - MPAMI E.V., Chef Chantier Page 15 sur 21

16 - NGAGNA T. Aide Abatteur - MOIMANGOMBE Mexan, Commis traçabilité, Délégué du Personnel Forêt - AGBENYO Edoh, saisie embarquement - MENYA Sidney, saisie stock - MFONDO Jean-Berthys, réceptionnaire entrepôt SOGI Sous-traitant(s) (si applicable) - Non 3 - Système de contrôle de la chaîne de contrôle mis en place par l'entreprise Exigences liées au système qualité (Procédures et documentation) - Responsabilités Monsieur Johnson Banguerem est responsable de la CdC OLB en remplacement de M. Olivier DESMET. Le suivi de la traçabilité sur le site de Makokou est assuré par Monsieur BAYONNE Ulrich, responsable logistique. Le suivi de la traçabilité à Libreville est assuré par Madame Nathalie Morin, responsable shipping Les responsabilités dans la traçabilité des produits bois sont explicitées dans 2 procédures distinctes : MKK PRO 02 pour la scierie MKKPRO 024 pour la direction commerciale à Libreville. Les interviews du personnel sur ces deux sites ont permis de comprendre que ces responsables connaissent leur rôle dans le maintien de la traçabilité. - Procédures L entreprise a formalisé un système documentaire complet pour détailler les dispositions prises à chaque étape critique de la chaîne de contrôle. - Formation Le Responsable certification et le Responsable aménagement ont effectué une formation/sensibilisation pour l ensemble du personnel de Makokou et de Libreville. Les feuilles d émargement ont été présentées lors de l audit. Le sous-traitant Archive Afric Consulting a également pas été pris en compte dans la formation. Page 16 sur 21

17 - Enregistrement Les différents enregistrements sont clairement définis. Des rapports sont établis à toutes les étapes de la production : Rapport de réception au parc, Rapport de tronçonnage, Rapport entrées usine, Rapport cubage, Bordereau de livraison, Dossier facturation, etc. Les données de production sont enregistrées sur Microbois à tous les niveaux et les différents rapports de production sont archivés. Des états peuvent être régulièrement édités depuis le logiciel Microbois - Archivage Les enregistrements de l exercice en cours sont classés au sein de l entreprise, mais une fois l exercice échu, ces enregistrements sont confiées à un sous-traitant AAC (Archive Afric Consulting) à travers un contrat en date du 16/2/2010, contrat de 2 ans renouvelable par tacite reconduction Approvisionnements en bois Depuis le pré-audit, la scierie de Makokou s approvisionne exclusivement en grumes exploitées par OLAM Gab sur les titres forestiers de la CFAD de Makokou, la CPAET de Zolende et la CPAET Momba. Ces titres ont fait l objet d un audit de gestion forestière OLB. L entreprise approvisionne également en grumes auprès de tiers pour procéder au sciage à façon chez des sous-traitants. Ces grumes ne transitent en aucun cas parle parc à grumes de Makokou. Les produits issus de ce sciage à façon sont livrés à Libreville. Ces débits sont identifiés par un n particulier commençant par les initiales TP (Toll Process). La saisie sur Microbois se fait à Owendo par le service commercial. Lors de notre audit, nous avons pu vérifier dans les stocks GETMA l identification et le classement des sciages dans l entrepôt. Les tests entrepris sur Microbois nous permis de conclure qu il n y avait pas risque de mélange entre les différentes provenances. Cette activité n est pas incluse au périmètre de certification Contrôle et enregistrements de production Système de séparation physique Toutes les grumes sont identifiées de façon unitaire par un numéro forestier unique et une plaquette plastique portant un n incrémental. Les colis issus de la production comportent chacun une identification unitaire ainsi que les références de chaque contrat. L entreprise a choisi le système de séparation physique pour assurer le contrôle de sa production. Les grumes certifiées seront stockées dans un parc à grumes dédiées. Page 17 sur 21

18 Les grumes non certifiées, c est-à-dire issues des concessions gérées par OLAMGAB présentes sur le parc avant l audit initial sont stockées sur la parc «non certifiée». Des dispositions sont prises au niveau de la production pour garantir la séparation physique (voir éléments de réponse à la DMNAP n ) Nous avons cependant émis une nouvelle DAC mineure (voir DAC n 3) concernant l identification visuelle des billons préparés pour une commande OLB. En effet l entreprise a prévu une identification à la peinture (blanche) pour distinguer les grumes certifiées des non certifiées. Ceci n a pas fait l objet d une formalisation dans le système documentaire en place Système de crédit NA Evaluation et description sur le risque que du "bois non acceptable" (selon définition OLB) puisse entrer dans la chaîne de contrôle Seules les grumes issues des concessions gérées par OLAM sont approvisionnées à Makokou. A Libreville où des débités tiers sont approvisionnés, des dispositions d identification et de stockage sont pris pour empêcher tout risque de mélange Facturation et expédition La facturation et l expédition sont sous la responsabilité du directeur commercial basé à Libreville. En réponses à la DMNAP, l entreprise nous a présenté un fac-similé de facture débités conforme aux exigences du référentiel OLB Contrôle de l'usage de la marque Seuls les colis vendus OLB seront identifiés du logo OLB. Les exigences du référentiel sont bien comprises par les personnes en charges de la traçabilité à Makokou et à Libreville, nous avons cependant émis une recommandation (reco n C) au sujet de la vérification du logo par BV lors de la première identification Sous-traitance - Description des activités sous-traitées Excepté le transport des débités de Makokou à Libreville et l arhivage (Archive Afric Consulting), il n y a pas de sous-traitance susceptibles d interférer dans la traçabilité de produits. Page 18 sur 21

19 3.7 - OLB+ : Exigences légales, sociales et environnementales NA Description du programme d évaluation des fournisseurs de bois non certifié OLB (Appendice 1) NA Présentation systématique des observations démontrant la conformité ou non avec chaque élément du référentiels / norme utilisé pour l'évaluation Voir liste de vérification de l auditeur en annexe du rapport. 4 - Propositions concernant la décision de certification Demande d actions correctives mineures N Actions correctives mineures demandées Finaliser l évaluation de la conformité légale de l entreprise au regard du décret 01494/PR/MTEPS et définir le plan d actions correspondant Préciser dans le système documentaire les modalités et durée d archivage des enregistrements et de sauvegarde des données Microbois Préciser dans la procédure de traçabilité scierie les modalités d identification des billons OLB. Définir dans les procédures internes les modalités d établissement du registre des quantités de matière telles que définies dans le référentiel OLB Délai de réalisation proposé AS ou avant le 12/01/2013 AS ou avant le 12/01/2013 AS ou avant le 12/01/2013 AS ou avant le 12/01/2013 Numéro d exigence Commentaires : DAC n 1 : L évaluation de la conformité a été entamée mais s est arrêté à l article 32. Sur le terrain de nombreuses mesures de bon sens ont été prises. Le décret est très complet et général et ne tient pas forcement compte du contexte particulier forestier ce qui les rend parfois peu applicable. Il s agit avant tout de formaliser une analyse car c est une obligation légale. Il n y a cependant pas de conséquence sur le terrain en termes de risque santé/sécurité pour les salariés. La DAC est donc mineure. Page 19 sur 21

20 DAC n 2 : Les modalités d archivage ont été spécifiées à Archive Afric consulting et une formation a été organisée pour le personnel de ce sous-traitant. Par contre, les durées d archivage ne figurent pas dans les procédures internes. De plus le système de sauvegarde des données n est pas explicité dans la documentation (Qui/quand/où) alors que des dispositions internes sont prises à Libreville et à Makokou sur ces aspects. Cette DAC est mineure dans la mesure où il s agit d un aspect rédactionnel. DAC n 3 : L entreprise a prévu un marquage visuel à la peinture des billons certifiés. Ceci n est pas formalisé dans la documentation interne. Cette DAC est donc mineure puisqu il s agit d aspect rédactionnel. DAC n 4 : Les modalités d établissement des registres de quantité n ont pas été formalisées pour prendre en compte le tuilage entre les grumes non certifiées et certifiées de même provenance. L équilibre des matières sera particulièrement étudié lors du prochain audit de suivi. Cette Dac est mineure puisqu elle n est pas nature à remettre en cause la traçabilité à priori Demandes d'actions Correctives majeures NA Recommandations et/ou conditions associées aux demandes d'actions correctives A.(1.2.3) Envisager la formation aux opérateurs concernés avant le lancement des premières productions OLB et conserver les feuilles d émargement - Les ateliers ne sont pas en fonctionnement, lors de la reprise et de la montée en régime de la production, il sera nécessaire de faire un rappel de formation aux opérateurs. B. (1.4.6) Envisager de faire valider par BVC les usages de labels sur produits et sur les différents documents - Afin de s assurer du bon usage du logo avant identification des premiers colis C (2.2.1) Envisager de mettre en place une distinction visuelle des OF/enregistrements/dossiers de ventes relatifs à une commande OLB et non OLB - Pour renforcer la communication/information des acteurs concernés lorsqu une commande OLB est lancée. Page 20 sur 21

21 4.4 - Proposition de conclusion sur le fait de savoir si l'entité candidate a atteint ou non le niveau de conformité exigé Le système mis en place par OLAM Gabon pour assurer la traçabilité des produits transformés à Makokou jusqu à leur mis à Fob est satisfaisante et répond aux exigences du référentiel OLB. Cependant cet audit de traçabilité s est déroulé dans des conditions particulières puisque les ateliers Vianna et Shanghai étaient à l arrêt et en cours de restructuration. Nous avons pu constater que les dispositions organisationnelles étaient en place sans les voir fonctionner dans des conditions réelles. C est pourquoi nous avons demandé à Monsieur Jacky Rivière la tenue d un audit supplémentaire pour s assurer du bon fonctionnement de la chaîne de contrôle d ici à 6 mois après l obtention de la certification OLB. Ceci a été accepté en réunion de clôture(voir SF 02 signé en annexe C) 5 - Annexes A. CV des membres de l'équipe d'audit B. Liste de vérification C. SF02 signé D. Données des quantités de grumes consommées en 2012 E. Exemple de facture OLB d Olam Gabon pour Olam International F. Dossiers de procédure de la Chaîne de contrôle Rédigé le 12, revu le 15 Mars 2013 Responsable produit OLB, Responsable d'audit, Marco GARDIN Damien SCHMUTZ 6 - Décision de certification Sur la base des résultats de l'audit initial, la certification de chaîne de contrôle OLB est octroyée. Page 21 sur 21