Présentation d une EPP CH Sud Gironde

Transcription

1 Présentation d une EPP CH Sud Gironde EPP Doublons / Fusions des dossiers patients (DPA) Dr Patricia CAREY Mme Nathalie DELONG

2 Identification du patient Fréquence des erreurs d identité dans les établissements de santé Principale conséquence : la sécurité des soins Création du dossier patient Premier niveau d erreur Genèse de doublons (un doublon = au moins deux identifiants pour une même personne) et beaucoup plus rarement de collision (collision = un identifiant pour deux ou plusieurs personnes différentes)

3 EPP Doublon / fusion des DPA Pourquoi ce choix de thème au CH Sud Gironde?

4 Pourquoi ce choix d EPP? Réactivation de la Cellule d Identitovigilance (CIV) : visite de certification en 2012 Changement du logiciel des Archives (Crossway Sillage) : les fusions réalisées par un identitoréférent (agent administratif) dans le logiciel administratif Pastel n étaient pas automatiquement corrigées dans la base de données de Crossway Archives (pas de passerelle, ni aucun processus de détection). Jusqu à fin 2007, date du départ d une archiviste, plus aucune correction manuelle n a été faite dans Crossway. Le service informatique a ensuite procédé au croisement de la table de fusions dans Pastel et les données dans Crossway : Repérage de 215 doublons potentiels (soit 430 DPA) Par conséquent, coexistence de deux dossiers au format papier pour un même patient.

5 Matériels et méthode Liste élaborée par le service informatique Constitution d un groupe de travail : les bureaux des entrées des 2 sites Langon et La Réole le service des Urgences ( cadre, secrétaires, une IDE des 2 sites) la coordonatrice des secrétaires le responsable des agents administratifs le DIM le service informatique les archives la cellule qualité

6 Matériels et méthode Audit des doublons papiers réalisé par le DIM sur la totalité de la liste avec création d une grille de recueil spécifique. Références bibliographiques: recommandations de GIMSIH (ANAP)

7 Les objectifs Vérifier que les fusions des doublons dans Pastel sont correctes par l analyse des dossiers patients au format papier concernés et les fusionner de façon appropriée. Analyser les causes d erreurs générant les doublons et les services concernés. Proposer une procédure de fusion des doublons, à valider par la cellule identitovigilance. Proposer une action de sensibilisation / formation sur l identitovigilance.

8 EPP Doublon / fusion des DPA L audit La grille de recueil Les résultats

9 Audit/EPP doublons Fusions DPA N Ordre : La grille de recueil Date de naissance : N Dossier IPP: Nom : Prénom : Nom jeune fille : Date de création : Service concerné : UF : N Dossier IPP : Nom : Prénom : Nom de jeune fille : Date de naissance : Date de création : Service concernée : UF : Analyse des causes : - erreur sur le nom - erreur sur le prénom - erreur date de naissance - erreur autres : Etat civil correct : Service créateur du doublon : UF : Décision de fusion : OUI NON Personne responsable fusion/défusion : Dr Mesures correctrices : - fusion dans Pastel - fusion dans Sillage - fusion dossier archive EPP des médecins DIM - 10 janvier 2010 Agen PS : le numéro IPP à conserver doit être surligné

10 Les résultats Liste des doublons Nbre dossiers fusionnés 215 Nbre DPA 430

11 Les résultats Services créateurs des doublons Services créateurs de doublon papier Médec ine A 1% Urgenc es 88% SSC 0% Chirurgie A 0% Déf usions 1% Maternité 10%

12 Les résultats Chronologie des doublons Nbre % , , , , , , ,5 (1 er semestre) NB : Le nombre de doublons est devenu important à partir de 2007, lors de la mise en place de l archivage des dossiers externes des Urgences, créatrices de la majorité des doublons.

13 Les résultats Les causes Causes des doublons papiers Nom de jeune fille 2% Date de naissance 31% Aucune erreur retrouvée 1% Nom 43% Prénom 23% N.B. : Plusieurs causes ont pu être associées lors d un même doublon.

14 Les résultats Détail des causes Erreur d orthographe dans le nom marital et celui de jeune fille Changement de nom (66 fois) dû à un mariage ou un divorce entre les deux passages Changement de nom de nouveau- né (16 fois) entre la déclaration lors de l accouchement et celle à l état civil Erreur sur la date de naissance (le jour, le mois et l année) (77 fois) Erreur sur le prénom (55 fois)

15 Les résultats Les moyens utilisés pour effectuer la (ou les) correction(s) Vérification de tous les éléments disponibles dans le dossier : éléments concordants dans le dossier photocopie fiche d état civil photocopie livret de famille photocopie carte d identité Facturation (vérification du numéro de sécurité sociale) Appel à l Etat civil (3 fois) Appel des personnes concernées (6 fois). NB: Les fusions ou les défusions ont respecté les règles de la Charte d Identification du patient «Dossier patient commun informatisé».

16 Cas particuliers Fusions 3 fusions avec le mauvais IPP d où nécessité de correction de l IPP également par les archives 2 créations à l identique de deux pochettes des Urgences Dans 10 cas, aucun élément ne permettant de valider la fusion (impossibilité de joindre les personnes, numéros de téléphone et adresses erronés )

17 Détail des cas 3 fusions inappropriées (collisions) d où défusion : Deux personnes différentes, des cousines avec le même nom de jeune fille, même date de naissance, même lieu de naissance mais pas le même prénom (appel à l Etat civil) Deux frères avec deux dates de naissance différentes (appel à l Etat civil) Fusion entre la véritable identité et un planning familial

18 Détail des cas Erreur carte d identité 1 date de naissance différente sur la carte d identité et sur le livret de famille ainsi que sur le nom de jeune fille (appel à la personne concernée) correction de l identité

19 Discussion autour des résultats Doublons générés en grande majorité par le service des urgences Création des dossiers par l ensemble des soignants aux urgences la nuit et avant 2011 le weekend Difficulté de la vérification de l identité de certains patients admis en urgence (coma, démence, absence de papiers d identité ) Pas de procédure de gestion des doublons sur l hôpital

20 EPP Doublon / fusion des DPA Le plan d action

21 Plan d action Formation du personnel «créateur de l identité» avec une priorité pour le personnel des Urgences Mise en place d une procédure de gestion des doublons

22 Plan d action La formation du personnel : Réactualisation du flyer «Bien identifier pour bien soigner»(civ) Elaboration d un document informatisé de formation avec des cas concrets Plusieurs cessions pour l ensemble des équipes

23 Plan d action Création d un flyer

24 Plan d action Elaboration d un document informatisé de formation avec des cas concrets BIEN IDENTIFIER POUR BIEN SOIGNER Prévenir les erreurs d identité Formation du personnel des urgences 1

25 Plan d action Procédure de gestion des doublons Désignation de référents (2 TIM, un administratif et 3 médecins) Détection périodique des doublons (fiche de recueil spécifique) Description de la procédure de fusion : Vérification des éléments de l identité Vérification des éléments médicaux Fusion des identités (sous la responsabilité d un médecin référent) Personnes et services à prévenir

26 Fiche recueil doublons Fusions/défusion N Ordre : IPP MAITRE N Dossier IPP: Nom : Prénom : Nom de naissance : Date de naissance : Sexe : F M Date de création : Service concerné : Code UF : IPP FANTOME N Dossier IPP : Nom : Prénom : Nom de naissance : Procédure de vérification de l identité : - concordance des traits d identité - concordance des éléments médicaux - appel du patient - appel services Etat Civil - contact médecin ayant pris en charge patient - autres Décision de fusion OUI NON défusion OUI NON Personne responsable fusion/défusion : Dr Mme Etat civil correct : Date de naissance : Sexe : F M Date de création : Service concernée : Code UF : Service créateur du doublon : Code UF : Analyse des causes d erreur : - sur le nom - sur le nom de naissance - sur le prénom - date de naissance - autres : Actions à effectuer : - fusion dans Pastel - Sillage - fusion Laboratoire - fusion Archives - fusion Radiologie - fusion Hémovigilance - Fax fiche de recueil aux personnes concernées - autres

27 Plan d action Suivi d indicateurs : Taux de doublons Taux de collisions Taux de modification d identité Taux de fusion Taux de défusion

28 Les mesures validées par la CIV Procédure de gestion des doublons Formations des services concernés (Urgences et nouveau personnel) Repérage des doublons aux urgences (tampon et panière spécifiques) Validation de l identité

29 Merci pour votre attention