Être référent archives : Accompagner, piloter, former

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1 Être référent archives : Accompagner, piloter, former Atelier n 4 Le rôle du référent archives dans la structuration des données 1

2 Contexte réglementaire archivistique Un groupement d intérêt public mentionné à l article L du code de la santé publique, dont l objet est de favoriser le développement des systèmes d information partagés dans les domaines de la santé et du secteur médico-social. Il est issu, en 2009, de la fusion du GIP DMP et du GIP CPS. 3 missions : 1. créer les conditions du développement et de la régulation de la e-santé : cadre d interopérabilité des SI de santé, référentiels de sécurité, annuaires, principes d urbanisation, processus de certification et de labellisation de l offre industrielle, etc. 2. assister les pouvoirs publics dans la conduite de projets numériques d intérêt national : DMP, système de messageries sécurisées MSSanté, modernisation des SI Samu, etc. 3. permettre aux acteurs de santé de bénéficier de l innovation et des mutations numériques En tant que GIP, l Santé est soumises aux articles L212-1 et L212-2 du code du patrimoine. Elle est assujettie au contrôle technique et scientifique des Archives de France. En tant qu autorité de certification, l Santé doit être en mesure, en cas de contrôle par les autorités publiques ou en cas de différend avec un usager de ses services, de prouver qu elle a satisfait à ses engagements et obligations. Elle doit donc archiver les informations correspondantes et être en mesure d exploiter ces archives en cas de besoin 2

3 Archivage organisation Archives de France Responsable des archives Correspondants archivage Chef de projet 150 collaborateurs / 1 site (Paris 15 e ) 3

4 Archivage fonctions et acteurs RESPONSABLE DES ARCHIVES CORRESPONDANT ARCHIVAGE REPORTING ADMINISTRATION ADMINISTRATEUR TECHNIQUE ADMINISTRATEUR FONCTIONNEL Tiers-archiveur AUTORITE D ARCHIVAGE DEMANDEUR D ARCHIVES Tiers-archiveur SYSTÈME D'ARCHIVAGE prestataires SERVICE PRODUCTEUR SERVICE DEPOSANT SERVICE D ARCHIVES Tiers archiveur VERSEMENT Légende : Tiers-archiveur Ressource externe à l (prestataires) Ressource interne à l Il s agit des flux d échange entre les fonctions et le système d archivage au sens SEDA ces échanges peuvent être de 5 types : TYPES ECHANGES Transférer Modifier Eliminer Restituer Communiquer CONSERVATION FONCTION Il s agit des fonctions génériques partie prenante de la politique d archivage VERSEMENT Il s agit des missions génériques que doit remplir un système d archivage SERVICE DE CONTROLE DESCRIPTION/INDEXATION CONSULTATION-COMMUNICATION ACTEUR Il s agit des acteurs qui interagissent sur les flux RESPONSABLE DES ARCHIVES REPORTING CORRESPONDANT ARCHIVAGE ADMINISTRATION ADMINISTRATEUR FONCTIONNEL ADMINISTRATEUR TECHNIQUE Tiers-archiveur DEMANDEUR D ARCHIVES Tiers-archiveur SYSTÈME D'ARCHIVAGE Légende : Tiers-archiveur Ressource externe à l (prestataires) Ressource interne à l FONCTION Il s agit des fonctions génériques partie prenante de la politique d archivage VERSEMENT Il s agit des flux d échange entre les fonctions et le système d archivage au sens SEDA ces échanges peuvent être de 5 types : TYPES ECHANGES Transférer Modifier Eliminer Restituer Communiquer Il s agit des missions génériques que doit remplir un système d archivage 4

5 Archivage le flux nominal 5

6 Archivage le flux nominal ARCHIVAGE ELECTRONIQUE Serveurs applicatifs Service producteur Infogérant Fichier x Fichier y Fichier z Service déposant Infogérant Serveur de collecte Constitution des lots lot Service déposant Infogérant Sas d échange transfert Service archives Tiers archiveur SAE Service archives Tiers archiveur Enregistrement des archives Modalités de constitution des lots Le service versant constitue les lots de documents électroniques à archiver au format de réception du service d archivage Un lot au format de réception dit Standard est une enveloppe constituée de : L ensemble de documents électroniques (à archiver) ; Un fichier au format XML contenant toutes les métadonnées descriptives et techniques de ces mêmes documents ; Un fichier texte donnant l empreinte et son algorithme de calcul du fichier de métadonnées. 6

7 Archivage le référentiel Politique d archivage Annexes PA PDCA Plan de conservation et d archivage DMP Plan de conservation et d archivage MSS Plan de conservation et d archivage IGC Annexes PA PDCA IGC Plan archivage IGC SANTE Plan de conservation et d archivage PFCNG Plan de conservation et d archivage RPPS Plan de conservation et d archivage xxx Annexes PA Procédures et modèles Procédures archivage (génériques) : collecte des archives ; communication des archives ; destruction des archives. Les modèles : plan de récolement ; plan de conservation et d archivage ; demande de communication d archive ; demande d autorisation d élimination. Procédures archivage (spécifique) : purge et archivage BDD ; archivage électronique de fichier de preuve ; spécification format d échange. Plan archivage IGC Santé 7

8 Archivage le planning 2011 rapprochement avec le bureau des archives du Ministère des affaires sociales, de la santé et des droits des femmes dans le cadre du regroupement des équipes de l Santé sur un seul site 2012 lancement d un projet archivage visant 3 objectifs : Définir une politique d archivage conforme à la réglementation et aux normes en vigueur Produire un référentiel de gestion des documents Lancer un appel d offres pour l externalisation des archives papier et électronique de l Santé et prendre ainsi le relais du contrat hérité du GIP CPS 2013 Sollicitation du SIAF pour apporter un appui métier permettant l atteinte des objectifs fixés Construction des référentiels documentaires (organisation/support/projet) 2015 Définition d une politique archivage Publication AOO pour l externalisation du service archivage 2016 Développement d un serveur de collecte SEDA compatible Développement d un SAE SEDA compatible (dans le cadre du futur marché d archivage) 8

9 La place du référent archives dans la gouvernance de l information 9

10 Comment définir les besoins d archivage Exemple d un projet métier : La réflexion doit être menée le plus en amont possible du projet dès le cadrage pour : Identifier l existence d un besoin, Intégrer ce besoin comme une sous composante du projet (impact planning, budget, ressources ) Répercuter le besoin dans la stratégie d achat Intégrer les contraintes techniques d interfaçage avec un SAE : CHEF DE PROJET connecteur SEDA serveur de collecte Préparer la structuration de la donnée à archiver : JURISTE DONNEES RSSI profil SEDA accord de dépôt RESPONSABLE DES ARCHIVES 10

11 Données électroniques : quelle(s) définition(s)? Les typologies de données de systèmes d information qui peuvent faire l objet d un archivage : 1. les traces fonctionnelles, 2. les traces techniques, 3. les bases de données, 4. autres : exécutables, fichiers de configuration Traces fonctionnelles Le contenu de ces traces est propre à chaque application et doit rendre compte de façon explicite de l action fonctionnelle ou métier réalisée. Elles sont générées spécifiquement par l application. Sont qualifiées de traces fonctionnelles les métadonnées associées à un document dématérialisé identifiant l auteur du document ou la signature d un document dématérialisé Les traces techniques. Une trace est considérée comme technique si l action à laquelle elle se réfère est une action qui n est significative qu au niveau du composant technique sur lequel elle a eu lieu. IE : les traces générées lors de l établissement d une session d un filtrage de flux au niveau d un firewall ou du routage d un message électronique entre deux serveurs sont considérées comme des traces techniques. Titre de la présentation (Insertion > En-tête et pied de page) - Date 11

12 Archivage électronique quel besoin? Toutes les données électroniques produites n ont pas vocation a être archivées Celles qui ne pourront se contenter d une simple sauvegarde sont : les données à caractère légal et réglementaire les données vitales pour l organisme les données exploitable pour l activité future les données à valeur patrimoniale 12

13 Structurer la donnée, oui, mais pourquoi? La structuration de la donnée que l on souhaite archiver va avoir pour finalité de garantir la valeur probante de la donnée Le processus de structuration de la donnée va permettre de s assurer de intégrité des archives ; intelligibilité et lisibilité des archives identification et authentification de l origine des archives pérennité des archives selon leur DUA traçabilité des opérations effectuées sur les archives (versement, consultation, migration, élimination ) disponibilité et accessibilité des archives. 13