Dématique et archivage

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1 Dématique et archivage Jean-Marc Rietsch, Ingénieur Civil des Mines Expert en dématique et archivage électronique Chargé de cours à Mines ParisTech Président de FEDISA (Fédération Européenne de l ILM du Stockage et de l Archivage) Analyste au BIT Group 1

2 Programme Présentation de FedISA Dématique GED/Archivage électronique L approche / ILM Pourquoi dématérialiser? Q&R 2

3 Présentation FedISA 3

4 Mission / Objectifs / Actions Mission: garant de l état de l art dans le domaine du management des données numériques Objectifs: Développer le marché Assurer une veille juridique et technique Être référant du domaine Actions: (informer et assister les utilisateurs) Commissions Evènements (+province) : congrès, petits déjeuners ou soirées, conférences, Ouvrages: livres blancs, guides pratiques, dossiers Formations avec DEMATEUS La lettre mensuelle de la dématique (bientôt n 9) 4

5 Formations DEMATEUS Premier BADGE (Bilan d Aptitude Délivré par les Grandes Ecoles) «Management de la dématérialisation et de l archivage électronique» Nouveau BADGE «Management du patrimoine informationnel» à partir de janvier , 2 ou 3 jours en intra ou en inter Formation certifiante sur 5 jours 5

6 Une association représentative Une véritable reconnaissance avec : Des adhérents de renom publics et privés (IN, CNP, Orange, IBM, Symantec, EMC, MA, ) Une participation très importante La production de travaux de qualité Présence internationale qui s intensifie : France Luxembourg Monaco Belgique Maroc Canada Suisse, Tunisie 6

7 5 ième Congrès FedISA Mercredi 23 et jeudi 24 Janvier 2013 Gouvernance de l information Appliquée aux trois secteurs des collectivités, de la santé et de la finance Palais de Congrès 2, Place de la Porte Maillot Paris 7

8 Dématique et archivage électronique 8

9 Les 3 domaines de la dématique Démat des supports : numérisation de documents existants ou documents numériques dès l origine Démat des échanges : développement des e- mails, recommandés électroniques, télé travail, Démat des processus métier (informatique+juridique) E-administration : télédéclarations Entreprises : factures, contrats, RH, Europe : chronotachygraphe, Attention à ne pas systématiquement calquer les processus dématérialisés sur les processus existants. Aller jusqu au bout du processus 9

10 Archivage et GED 10

11 Pourquoi archiver? Répondre à ses obligations légales et réglementaires Garder la trace, sécuriser un savoirfaire Préserver et enrichir son patrimoine «informationnel», penser aux générations futures Trop souvent abordé en bout processus, plus tard! 11

12 Archivage électronique? De quoi s agit-il? D une simple transposition (dématérialisation) de l archivage traditionnel papier en électronique? Correspond à une nouvelle organisation des données dans l entreprise (notion de cycle de vie, ILM) Impacte fortement le système d information, en fait partie intégrante, d où son aspect stratégique Doit être pris en compte très en amont 12

13 OrigineS de l archivage Dématérialisation Rationalisation stockage Obligations Sécurisation ARCHIVAGE Papier? Electronique? Patrimoine 13

14 Pourquoi séparer papier et électronique? Les faits, des équipes différentes, silos! Contraintes spécifiques? Des différences (prise en compte ILM) Une même politique! (cf. ISO 14721) Une même interface en frontal des différentes couches logicielles (métier, gestion espaces physiques ou électroniques, ) Véritable portail de l info 14

15 GED et archivage, complémentaires? Des objectifs différents: GED = mise à disposition Accès rapides et nombreux Sécurité «normale» AE = conserver - retrouver / légal Sécurité très forte Confidentialité accès limités! 15

16 Prise en compte de l ILM I comme Information L comme Lifecycle M pour Management 16

17 I comme information document 56 fsd 25 glo 68 rru n nom âge adresse 1 Paul 23 Anvers 2 Magali 42 Rome 3 Serge 19 Varsovie 4 Claude 50 Montréal 5 Peggy 37 Londres fsd glo rru dossier données 17

18 L comme Life Cycle (Cycle de vie) Enterprise content management Document management Records management Patrimoine figé V1 discutée V2 diffusée V3 annule et remplace V2 court terme de 1 an à 100 ans chaîne de confiance mémoire historique (1-5%) 18

19 M comme management Avoir une vue d ensemble de l information produite et archivée volumes approche qualitative (connaissance!) Évaluer les risques, conséquences financières juridiques (pénales) Maîtriser les coûts rapport coût/efficacité Savoir détruire 19

20 Un document n est pas seul! Méta données d informations Véritable identité numérique Index Format Origine Document (contenu informationnel) Méta données de gestion Durée de conservation Protection Migration, conversion 20

21 Pourquoi dématique et archivage électronique? 21

22 Sécurité de l information Alain Juillet : «la sécurisation de l information et son organisation ne constituent pas une fin en soi mais correspondent à l étape indispensable avant de pouvoir transformer les données en connaissance» La dématique, l archivage électronique font partie intégrante du SI 22

23 Le SI: outil de production de valeur Support de l ensemble des processus métiers Ouverture vers un plus grand nombre d utilisateurs Progression des capacités de stockage et de traitement Adaptation de l organisation des SI Le SI passe d une logique de collecte des données à une logique de production d informations... de valeur! 23

24 Nécessité gouvernance de l information IBM 24

25 Evolution actuelle Dématique (évolution de l informatique + légal) Augmentation données(big data) Archivage des données Aspects légal/réglementaire Patrimonial réconciliation papier 25

26 Conclusion (culture du numérique) Beaucoup reste à faire Besoin d accélérer la vision amont Besoin de visibilité, de compréhension, de formation, Besoin de coordination, de cohérence, d échanges, Besoin de communiquer, Besoin de méthode, d accompagnement Pour valoriser son patrimoine informationnel, innover, être performant et rester compétitif! 26

27 Merci pour votre attention 27