Gagner sans effort la bataille de l archivage récurrent...

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1 ARCHIVING SESSIONS COCKPIT Pilote de sessions d archivage Gagner sans effort la bataille de l archivage récurrent... Copyright TJC 2010

2 Pourquoi archiver? L archivage de données SAP est le seul moyen de réduire, puis de stabiliser la volumétrie des bases de données R/3 à une valeur garantissant des performances acceptables. Pour que cet objectif soit atteint, il est indispensable que les traitements d archivage soient effectués régulièrement. Ces traitements nécessitent un certain nombre d opérations de la part des équipes système : préparation des variantes, création, planification et suivi des différents traitements. L ASC permet une gestion entièrement automatique de l ensemble de ces traitements. Pourquoi un automate de sessions d archives? Documentation du projet d archivage Exploitation documentation L ASC permet aux administrateurs du système SAP de s affranchir de toute intervention manuelle dans la conduite de l archivage récurrent. Erreurs lors de la création des variantes. Planification ASC Paramétrage ASC Questions d ordre fonctionnel Absence du spécialiste archivage Liste des objets à traiter Outil d ordonnancement insuffisant Perte de contrôle de l archivage Autres tâches prioritaires Création des variantes L archivage récurrent est un combat permanent. Création, ordonnancement et suivi des jobs L ASC vous permet de gagner cette bataille et vous garantit le ROI de votre projet d archivage. SARA

3 L ASC gère et automatise l ensemble des traitements constitutifs d une session d archivage Début de session Pré traitement utilisateur Déchargement SAP AS Pré traitement ADK Archivage : Etape obligatoire : Etape facultative : Etape facultative, dont le démarrage dépend du paramétrage Backup fichiers Stockage(s) Suppression(s) Post traitement ADK Stockage(s) Suppression index PBS Création index PBS Post traitement utilisateur Déchargement SAP AS Activation PBS Une session ASC est constituée de 3 jobs successifs : Fin de session Conversion longue durée PBS Sélectionne et prépare les sessions d archivage Crée et pilote l ensemble des traitements Pilotage Attente Relance Temporise le démarrage du job de relance en cas d interruption du pilote Si le Pilote s est interrompu, crée une nouvelle chaîne de traitement La conception de l ASC garantit une continuité du traitement des sessions et du pilotage de l ensemble des jobs, même après un arrêt du système. Les types de traitements constitutifs d une session d archivage comprennent obligatoirement une phase d écriture et une ou plusieurs phases de suppression. A celles-ci peuvent s ajouter en fonction de l objet d archivage traité un pré traitement, un post-traitement et une phase de stockage des fichiers ADK générés dans un serveur de contenu. L ASC est également à même de gérer pour chaque objet des étapes supplémentaires : pré et post-traitements spécifiques au client, déchargement de structures d informations d archives, backup des fichiers d archives, ainsi que les étapes de chargement, déchargement, activation et conversion longue durée des index PBS si un add-on PBS est utilisé pour l objet d archivage considéré.

4 Périmètres et options d archivage Utilisation de périmètres et d options d archivage Il est possible de regrouper différentes entités organisationnelles à l intérieur de périmètres d archivage afin d archiver séparément les données en utilisant des règles d archivage différentes : durées de résidence, périodicité, contrôles, durée de conservation en ligne des fichiers d archives. De même, l utilisation des options d archivage permet de définir des règles d archivage propres à certains types de documents ou à certains types d objets ( postes individuels/totaux, objets CO centre de coûts / ordres ). Exemple 1 : Les documents comptables des sociétés appartenant au périmètre France sont archivées 16 mois après leur création, et les fichiers sont accessibles en ligne (via SAP AS ou PBS) durant 4 ans. Les documents comptables des sociétés appartenant au périmètre Allemagne sont archivées 24 mois après leur création, et les fichiers sont accessibles en ligne (via SAP AS ou PBS) durant 10 ans. Exemple 2 : Les factures de vente du type Z1 qui ont plus de 12 mois sont archivées chaque mois. Les factures de vente du type Z2 sont archivées 3 mois après leur création. La session d archivage aura lieu tous les 3 mois. L ASC permet de gérer les règles d archivage complexes. Périmètre et option d'archivage permettent d effectuer un découpage fin des sessions d archivage à réaliser, avec des périodicités, des durées de résidences dans la base de données et dans les structures d informations d archives, et également des types de documents à sélectionner. Cette notion est particulièrement intéressante : dans le cadre d un environnement international ou multi sociétés lorsque pour un même objet, les durées de résidences diffèrent sensiblement en fonction des types de document; on peut ainsi éviter une sélection trop importante des objets à archiver et diminuer les temps d'exécution des programmes d'archivage. dans le cas où on souhaite anticiper la problématique de cession et/ou de fusion de sociétés.

5 Règles de gestion des sessions d archivage - Possibilité de définir un pré traitement ou un posttraitement propre à l utilisateur - Possibilité de calculer le pourcentage de documents archivés pour les objets fonctionnels. - Possibilité d effectuer une sauvegarde sur disque des fichiers ADK avant la phase de suppression. - Pour chaque traitement, le nombre de relances en cas d interruption est paramétrable Le job de suppression ne sera lancé que si le fichier d archives a été correctement sauvegardé Le nombre de jobs de suppression simultanés est paramétrable pour optimiser les performances du système - Possibilité de décharger des structures d informations d archives les fichiers ADK obsolètes. - Automatisation des traitements PBS - Traitement des sessions d archivage en retard. Cette option est particulièrement utile lors du projet et durant la phase d archivage initial. - Gestion des liens entre les objets d archivage pour forcer l ordre de passage des objets. Les commandes de vente du périmètre d archivage FR ne seront archivées que si le traitement d archivage des commandes d achat du même périmètre est lui-même terminé

6 Possibilité d exécuter plusieurs ASC en parallèle : les mécanismes de sécurité du produit empêchent tout traitement redondant d un même objet. Le nombre total de process batch utilisé par l ASC est paramétrable et peut être fonction du mode d exploitation (jour/nuit). Exemple : pas d archivage les 3 premiers jours et les 2 derniers jours ouvrables de chaque mois. (clôture de la période fiscale). L ASC ne fonctionnera pas ces jours-là. Paramétrage du calendrier et des plages horaires Bloquer les jobs de suppression durant certaines plages horaires Fonction de simulation Permet de valider le paramétrage mis en place et le contenu des variantes qui seront utilisées pour les traitements. Les erreurs d attention lors de la création des variantes d archivage remettent en cause la crédibilité du projet d archivage auprès des utilisateurs finaux.

7 Cockpit d archivage Sélection automatique : Simplicité d utilisation L ASC recherche et exécute toutes les sessions d archivage à traiter La tâche archivage devient transparente dans la gestion quotidienne du système. L ASC est à même de continuer les sessions d archives précédentes qui ne sont pas encore terminées Traçabilité de toutes les actions lancées par l ASC. Chaque session d archivage fait l objet d un compte rendu.

8 Liste des objets traités en standard par l ASC BC_DBLOGS Archivage des modif. de la table du Customizing MM_MATBEL Gestion des articles : documents article BC_SBAL Objet d'archivage pour protocole d'application MM_REBEL Factures fournisseurs CATPROARCH CATT: Protocole/opération PA_LDOC HR : Protocole à long terme CHANGEDOCU Documents de modification PM_ORDER Ordres de service et ordres PM CO_CCMAST Données de base centre de coûts PP_ORDER Ordre de fabrication CO_COPC CO : archivage des données de CCR par produit PR_ORDER Ordre de process CO_COSTCTR Données centre de coûts QM_CONTROL Données altérables QM CO_ITEM Postes individuels CO QM_QMEL Avis QM CO_MLBEL Pièces ledger articles RL_LINKP MM-WM : documents d'inventaire CO_ML_DAT Enregistrements ledger articles RL_LUBU MM-WM : instructions de transfert COPA1_XXXX COPA analytique, périmètre de résultat XXX RL_TA WM : ordres de transfert dans la gestion empl. COPA2_XXXX COPA comptable, périm. résultat XXXX RL_TB MM-WM : demandes de transfert CO_TOTAL Enregistrements de cumul CO RV_LIKP Livraisons EC_PCA_ITM Centre de profilt : postes réels/de budget SD_VBAK Documents de vente FI_DOCUMNT FI : pièces de la comptabilité SD_VBKA Contacts FI_ELBANKS Données bancaires électroniques SD_VBRK Factures FI_SL_DATA Ledgers spéciaux FI : enreg. totaux et postes ind. SD_VFKK Frais de transport IDOC IDOC - Document intermédiaire SD_VTTK Transports SD LE_HU Unités de manutention US_AUTH Modifications fiche utilisateur : autorisations MM_ACCTIT Données réappro MM pour interface comptabilité US_PASS Documents de modification utilisateurs MM_EBAN Demandes d'achat US_PROF Modifications fiche utilisateur : profils d'autorisations MM_EINA Fiches infos-achats US_USER Modifications fiche utilisateur : historique MM_EKKO Documents d'achat WORKITEM Work items du système workflow Autres objets d archivage pourront être rajouté sur demande. Les objets d archivage rajoutés en 2009 : MC_S033 Structure d information S033 MC_S121 Structure d information S121 MC_S083 Structure d information S083 MC_S124 Structure d information S124 MC_S120 Structure d information S120 MM_INVBEL Gestion des articles: documents d inventaire Les objets d archivage spécifiques peuvent être gérés par l ASC L ASC est disponible à partir de SAP R/3 4.6C SAP et R/3 sont des marques déposées de la société SAP AG, Walldorf (Allemagne) PBS archive add ons est une marque déposée de la société PBS Softwareberatung, Bensheim (Allemagne) ASC est un produit déposé de la société TJC SA, Marseille (France) TJC S.A. Siège Social : Technopôle de Château Gombert - Europarc Bâtiment F Marseille - Tél : Agence : 120, avenue Charles de Gaulle Neuilly sur Seine - Tél :