À tous les exposants,

Transcription

1 À tous les exposants, Merci de participer à l Exposition nationale d achats TIM- BR MART Nous avons hâte de vous rencontrer à Montréal en février! Veuillez prendre quelques minutes pour lire le manuel des exposants. Vous y trouverez des renseignements qui vous permettront d économiser temps et argent et qui vous aideront à ce que cette exposition soit couronnée de succès, pour vous- même et pour votre compagnie. Vous trouverez dans le manuel les coordonnées pour nous joindre, le programme d activités, les règles et règlements ainsi que des informations concernant les bons de commande pour les différents services. Nous vous saurions gré de remplir les formulaires en ligne le plus tôt possible, ce qui permettra à la direction de l exposition ainsi qu aux fournisseurs de services, de vous procurer le meilleur service possible. Si vous avez besoin de plus amples informations concernant certains aspects du manuel des exposants, veuillez communiquer avec le fournisseur de service concerné ou avec un membre de la direction de l exposition. Nous profitons de cette occasion pour vous convier, à titre de fournisseur participant, à être notre invité aux activités sociales qui auront lieu au cours de l exposition. Veuillez vous inscrire en ligne, sur le site avant vendredi le 30 octobre Au plaisir de vous rencontrer à l exposition, Salutations distinguées. L équipe de l Exposition nationale d achats TIM- BR MART 1

2 Table des matières 1. Liste de vérification et dates à retenir 2. Renseignements généraux à l usage des exposants 2.1 Lieu, dates et heures de l exposition 2.2 Fournisseurs officiels et personnes- ressources 2.3 Hébergement et déplacements 2.4 Le bottin de l exposition 3. Programme d activités 4. Les kiosques 4.1 Kiosque standard 4.2 Kiosque personnalisé 4.3 Kiosques portatifs des exposants 4.4 Entreposage sur le site 4.5 Démonstrations 4.6 Utilisation d équipement audio- visuel 4.7 Assurances et sécurité 4.8 Nettoyage des kiosques 4.9 Règlements concernant les kiosques 5. Identification de l exposant 6. Télécommunications 7. Expédition et manutention 7.1 Déchargement et chargement 7.2 Expéditions de l intérieur du Canada 7.3 Expéditions de l extérieur du Canada 7.4 Étiquetage et manutention 7.5 Quais de chargement 7.6 Environnement de travail 8. Règles et règlements du Palais des congrès 9. Règlements sur la prévention des incendies de la Ville de Montréal 2

3 1. Liste de vérification Tâches Lire le manuel des exposants Réserver le kiosque, faire l inscription pour les activités sociales et les porte- noms Réserver le vol et la chambre d hôtel Remplir les bons de commandes de services Échéancier Dès aujourd hui! Avant vendredi le 30 octobre 2015 Les tarifs spéciaux sont offerts jusqu au 15 janvier 2016 (hôtels sujets à la disponibilité) Avant vendredi le 29 janvier 2016 Dates à retenir Information Attribution du numéro de kiosque Horaire du déchargement Date de remise des aubaines du bottin Date 15 janvier janvier 2016 Janvier Renseignements généraux 2.1 Lieu, dates et heures de l exposition Lieu Le Palais des congrès 201 rue Viger Ouest Montréal, QC H2Z 1X7 Dates Vendredi le 19 février 2016 et Samedi le 20 février 2016 Heures d ouverture de l exposition De 9 h à 16 h vendredi le 19 février et De 9 h à 15 h samedi le 20 février 3

4 Indications routières pour se rendre au Palais des congrès, Montréal Entrée principale 201 rue Viger Ouest Entrées secondaires 301/159 rue St- Antoine Ouest 1001 Place Jean- Paul- Riopelle Livraisons Quais de chargement et déchargement: 163 rue Saint Antoine Ouest Montréal, QC H2Z 1X8 À pied Accès extérieur: Le Westin Montréal est en face du Palais des congrès sur la rue St- Antoine Ouest. Accès intérieur: Le Palais des congrès fait partie du plus grand réseau de galeries intérieures au monde et est accessible du Westin Montréal. Stationnements et tarifs Palais des congrès 1025 rue Chenneville: Pour une durée maximale de 24 heures: 22,00 $ Modes de paiement acceptés: argent comptant, VISA, Mastercard Quartier International de Montreal (QIM) 249 rue Saint- Antoine Ouest: Pour une durée maximale de 24 heures: 24,00 $ Modes de paiement acceptés: argent comptant, VISA, Mastercard Autobus Les circuits d autobus 55 et 129 vous laisseront en face du Palais des congrès. Consultez le site de la Société des transports de Montréal (STM) pour déterminer le meilleur trajet à prendre de l endroit où vous êtes. Métro Le Palais des congrès est desservi par la station Place- d Armes. Des indications à la sortie du métro vous guideront vers l Exposition. 4

5 2.2 Fournisseurs officiels et personnes- ressources Pour faciliter la manutention de la marchandise et l installation, la direction de l Exposition a désigné plusieurs fournisseurs officiels. Nous vous suggérons fortement de faire affaires avec ces entreprises pour toute demande de service relative à l Exposition afin de vous assurer de recevoir le meilleur service possible. Les services d électricité, de plomberie, de télécommunications, d internet, de manutention, de nettoyage de kiosque, de gardiens de sécurité et d installation d enseigne peuvent être commandés en ligne, ou en utilisant les bons de commandes à la fin de ce manuel. Assurez- vous de respecter les dates d échéance indiquées sur chaque bon de commande. Kiosques, mobilier, signalisation et décoration GES Montréal Services aux exposants Tél: Courriel: montreal@ges.com Transport et entreposage GES Montréal Personne- ressource: Manon Ladouceur Tél: Courriel: mladouceur@ges.com Dédouanement Mendelssohn Commerce Personne- ressource: Phil Lopresti Tél: , poste 2126 Courriel: plopresti@mend.com Électricité, câblage et plomberie Palais des congrès Personne- ressource: Techno Tél: OU Courriel: portailclient@congresmtl.com Téléphone, internet et informatique Palais des congrès Courriel: infotechno@congresmtl.com Direction de l exposition IQ Business Events Personne- ressource: Lindsay Hunt Tél: , poste 391 Cell: Courriel: info@timbrmartshow.com Pendant le déchargement, l Exposition et le chargement, veuillez communiquer directement avec la direction de l Exposition au numéro (416)

6 2.3 Hébergement et déplacements Hébergement à l hôtel Le Westin Montréal: Rejoignez- nous à l hôtel Le Westin Montréal, l hôtel retenu pour l Exposition nationale d achats TIM- BR MART 2016! Nous vous encourageons à réserver le plus rapidement possible; les chambres aux tarifs préférentiels sont proposés sous réserve de disponibilité jusqu'au 15 janvier Le Westin Montréal 270 rue St- Antoine Ouest Montréal, Québec H2Y 0A3 Pour réserver: (mentionner le Groupe TIM- BR MART ou TTC18A pour obtenir le tarif de groupe) Pour réserver en ligne: Prix: à compter de 159,00 $ la nuitée, taxes en sus (en occupation simple ou double) Politique d annulation de la chambre d hôtel: Si une réservation est annulée dans les 7 jours précédant l arrivée prévue du client, un montant équivalent au dépôt d une (1) nuit à l hôtel sera porté sur la carte de crédit utilisée pour la réservation. Déplacements: Des tarifs aériens spéciaux sont offerts aux participants à l exposition nationale d achats de TIM- BR MART Pour profiter de ces tarifs, veuillez réserver vos vols en ligne en utilisant le code promotionnel ci- dessous. Air Canada Code promotionnel: BHUABAN1 6

7 2.4 Le bottin de l Exposition Le bottin de l Exposition vous offre la chance de mettre en valeur vos produits, vos prix et conditions de paiement propres à l Exposition, et encourage les détaillants participants à acheter, acheter et encore acheter! Vous pouvez inclure vos offres spéciales au moment de l inscription. Dans le cas contraire, nous communiquerons avec vous directement pour discuter du contenu du bottin de l Exposition. Chaque fournisseur participant à l Exposition nationale d achats TIM- BR MART doit proposer au moins une aubaine exclusive pour motiver les détaillants. Les promotions peuvent porter sur des articles, des prix ou des conditions de paiement qui seront offerts aux détaillants à l Exposition, et seulement à l Exposition. Nous nous attendons à ce que ces offres exclusives à TIM- BR MART soient les meilleures de l année. Faites preuve de créativité dans l élaboration de ces offres, voici quelques suggestions: Promotions Escomptes et conditions de paiement Soldes de liquidation uniques Primes (articles gratuits liés à certaines commandes) Promotions d ouverture Escomptes, achats à la palette ou au chargement complet 7

8 3. Programme d activités Toutes les activités auront lieu au Palais des congrès et à l hôtel Le Westin Montréal. JOURNÉE 1 Mercredi 17 février 2016 JOURNÉE 2 Jeudi 18 février 2016 JOURNÉE 3 Vendredi 19 février 2016 JOURNÉE 4 Samedi 20 février 2016 Midi à 17 h 8 h à 16 h h 30 à 20 h 30 7 h30 à 8 h 45 9 h à 16 h 18 h à 23 h 9 h à 15 h Montage Palais des congrès, Hall 220 Un horaire spécifique sera remis à chaque fournisseur Montage Palais des congrès, Hall 220 Un horaire spécifique sera remis à chaque fournisseur Réception de bienvenue Palais des congrès Salle 517 Petit déjeuner animé par un conférencier invité Le Westin Montréal Salle de bal Montréal, 11 e étage Exposition nationale d achats TIM- BR MART 2016 Palais des congrès Hall 220 Souper et remise des prix Palais des congrès Salle 517 Exposition nationale d achats TIM- BR MART 2016 Palais des congrès, Hall h à 23 h Note: L horaire est sujet à changement sans préavis. Démontage Un horaire spécifique sera remis à chaque fournisseur Un horaire pour le montage et le démontage sera fourni à chaque exposant avant vendredi le 15 janvier Les jours de montage seront les mercredi le 17 février et jeudi le 18 février Le démontage aura lieu le samedi le 20 février, après la fermeture de l Exposition. Chaque exposant sera verra assigner un horaire spécifique pour le montage, selon l emplacement de son kiosque sur le plan du hall d exposition. Nous vous recommandons d utiliser le service de transport exclusif à l Exposition de GES et de profiter de l occasion pour entreposer votre matériel à l avance. Ainsi, vous n aurez aucune inquiétude, tout sera là lorsque vous arriverez à l Exposition. 8

9 4. Les kiosques 4.1 Kiosque standard RENSEIGNEMENTS ET PRIX DES KIOSQUES Participez à l exposition! Ne ratez pas l occasion de participer à l Exposition nationale d achats TIM- BR MART 2016, où vous pourrez rencontrer les membres du plus important groupe de détaillants indépendants en quincaillerie et rénovation domiciliaire au Canada! La crème de l industrie du bois d oeuvre, des matériaux de construction et de la quincaillerie sera rassemblée les vendredi et samedi 19 et 20 février 2016 au Palais des Congrès. C est l événement tout désigné pour répondre à vos besoins commerciaux et vous aider à bâtir votre succès! Une occasion d affaires que vous ne voudrez pas manquer! Pour seulement $, vous obtenez: Un kiosque de 10 x 10 avec rideau et le nom de votre compagnie Un tapis de 10 x 10 Un comptoir de 40 de hauteur et deux tabourets Une prise électrique (1 500 watts) fixée à l arrière du kiosque L aspirateur passé dans le kiosque La manutention du matériel Si vous désirez personnaliser votre kiosque, veuillez communiquer avec GES. Vous pouvez également confier l installation du kiosque à des spécialistes (tarifs selon les besoins). 4.2 Kiosque personnalisé Il vous est possible de personnaliser votre kiosque, moyennant des coûts supplémentaires; nous vous invitons à communiquer avec notre fournisseur officiel pour l Exposition, GES Canada. Vous aurez le choix entre une grande variété de kiosques personnalisés et d accessoires (étagères, grilles, crochets, supports, et.) Veuillez commander ce dont vous avez besoin avant vendredi le 29 janvier Kiosques portatifs des exposants Les exposants qui louent un espace peuvent choisir d utiliser leurs propres kiosque et mobilier. Cependant, le kiosque doit être conforme aux normes énumérées ci- dessous et dans la section Règlements concernant les kiosques. Si le kiosque n est pas conforme à ces règlements, la direction de l Exposition se réserve le droit d exiger à l exposant de remplacer son kiosque par un kiosque standard. Conformément aux règlements de protection incendie, tous les matériaux doivent être résistants au feu (ignifuges). Votre kiosque ne doit pas mesurer plus 10 de largeur par 10 de profondeur par 8 de hauteur. (voir la largeur et la profondeur du kiosque standard). Le kiosque ne peut en aucun cas dépasser la hauteur du rideau du kiosque standard qui est de 8. L installation de votre kiosque et de votre matériel sur place doit être effectuée par vos propres employés. 9

10 4.4 Entreposage sur le site Un service d entreposage est à votre disposition durant l Exposition. Les caisses, les boîtes en cartons et les coffres doivent être identifiés suivant l étiquette modèle. La récupération du matériel aura lieu jeudi le 18 février Le matériel à être entreposé doit être déposé devant votre kiosque, à l intérieur. Tout le matériel récupéré sera entreposé et remis aux exposants pendant la période du chargement, après la fermeture officielle de l Exposition. Conformément aux règlements de protection incendie, il est interdit d entreposer du matériel sur les côtés, derrière ou à l intérieur du kiosque. 4.5 Démonstrations Une démonstration est une activité qui inclut une interaction entre du personnel de l exposant et des visiteurs. Cela peut comprendre une présentation de la compagnie, la démonstration d un produit ou la distribution d échantillons. Les démonstrations doivent se faire à l intérieur de l espace alloué à l exposant de manière à ce que le passage des visiteurs dans les allées ne soit pas entravé. Toute table utilisée à des fins de démonstration doit être placée à au moins 2 de l allée. Si l activité entrave le passage ou empiète sur les kiosques voisins, la direction de l Exposition devra mettre fin à la démonstration et suggèrera d autres moyens à l exposant. Pour toute démonstration pouvant inclure un déplacement de machines ou de pièces dangereuses, veuillez prévoir l installation de barrières et prendre les précautions nécessaires afin d éviter tout accident qui pourrait blesser les spectateurs. Les démonstrations doivent toujours être supervisées par l exposant qui pourra y mettre fin en cas d urgence. Toute démonstration pouvant inclure des sous- produits dangereux comme la poussière, les vapeurs, les étincelles ou les flammes doit avoir été vérifiée et approuvée au préalable par la direction de l Exposition. 4.6 Utilisation d équipement audio- visuel Toute utilisation de systèmes sonores ou d équipement audio doit être faite de manière courtoise. Les exposants doivent s assurer que le son produit par cet équipement ne perturbe pas les kiosques voisins. La direction de l Exposition pourra vous demander de baisser le son ou d éteindre l équipement si le volume sonore est plus élevé que le seuil tolérable. 4.7 Assurance et sécurité Des gardes de sécurité seront sur place 24 heures sur 24, depuis le début du déchargement du matériel jusqu à la toute fin du chargement du matériel. Cependant, la direction de l Exposition ne peut être tenue responsable des dommages et pertes encourues par les employés de l exposant à l intérieur de son kiosque. En dehors des heures de l Exposition et des heures réservées au montage des kiosques, le hall d exposition sera verrouillé et des gardes de sécurité seront présents. Toutefois, il revient à l exposant de s assurer que le contenu de son kiosque soit protégé du vol ou des dommages. L exposant est responsable de se procurer une assurance pour protéger son kiosque et ses biens contre l incendie, le vol, les accidents ou tout autre risque. Pendant le montage et le démontage du kiosque, l exposant sera responsable du matériel du kiosque en tout temps. 10

11 Le Groupe TIM- BR MART, le Palais des congrès, leurs agents ou leurs employés ne pourront être tenus responsables des dommages, vols ou blessures physiques qui pourraient survenir. De même, Le Groupe TIM- BR MART, le Palais des congrès, leurs agents ou leurs employés ne sont pas responsables des biens envoyés au Palais des congrès avant l Exposition ou qui y demeureront après, ou pendant le transport de ces biens vers l exposition ou au retour. 4.8 Nettoyage des kiosques Les employés du Palais des congrès auront la tâche de nettoyer régulièrement les allées, les toilettes ou tout autre endroit public durant l Exposition. De plus, l aspirateur sera passé dans tous les kiosques durant la soirée du jeudi le 18 février. 4.9 Règlements concernant les kiosques Chaque exposition instaure des règlements concernant la dimension des kiosques ou la signalisation, pour veiller à ce que chaque exposant, majeur ou plus modeste, ait une chance égale de présenter ses produits ou ses services de manière efficace. Veuillez prendre le temps nécessaire pour lire et comprendre les directives générales qui suivent. Cela facilitera l expérience de l exposition et la rendra plus agréable. Rien ne peut être suspendu au plafond sans l autorisation expresse de la direction de l Exposition. Si une telle autorisation est accordée, seul le Palais des congrès peut accrocher ou suspendre les objets, et seulement dans les endroits prévus à cette fin. Toute structure ou autre élément d identification de l événement doivent être auto- portants, et ne doivent pas toucher à l infrastructure dans les endroits où aucun point d ancrage n a été prévu. Tout le matériel laissé sur les lieux après le démontage sera retiré aux frais de l exposant. Toute partie de présentoir qui déborde du kiosque par l arrière ou sur les côtés, doit être recouvert de peinture ou de rideaux, aux frais de l'exposant. Toute partie du kiosque faisant face à l allée doit arborer une belle finition. Aucune enseigne ou décoration ne doit déborder sur les kiosques voisins ou entraver les allées. Tout le matériel doit être contenu à l intérieur du kiosque et ne peut être affiché ou distribué ailleurs sur le site de l Exposition. La direction de l Exposition se réserve le droit de retirer tout objet exposé, aux frais de l exposant, s il ne satisfait pas aux exigences décrites dans ce manuel. Si un kiosque empiète sur les droits des autres exposants, ou s il n est pas conforme aux normes de bon goût en vigueur, la direction de l Exposition peut demander que des changements soient immédiatement apportés. Sauf indication contraire, le montage des kiosques doit être entièrement terminé avant 16 h, jeudi le 18 février. Les animaux ne sont pas autorisés à l'intérieur des salles d'exposition, à l'exception des chiens d'aveugle. 11

12 L'usage des ballons à l hélium, de confettis ou d autres objets d'animation à lancer en l'air, comme des plumes, des serpentins, etc., est strictement interdit, à moins d avoir obtenu une autorisation écrite de la direction de l événement. Les frais déboursés pour le nettoyage après votre activité ne sont pas inclus dans votre contrat et seront imputés au compte- maître. Tout produit adhésif doit pouvoir être enlevé sans endommager la finition du bâtiment. Des frais seront facturés pour tout dommage causé par du ruban adhésif ou par l élimination de produit adhésif. Tout exposant qui commence à empaqueter ou démonter son kiosque avant la fermeture de l Exposition pourra se voir refuser la participation aux prochaines expositions. Tous les kiosques doivent être autoportants. La configuration des kiosques doit être conçue de façon à ne pas obstruer la vue des autres kiosques ou des sorties. Les exposants qui n utilisent pas le tapis inclus avec le kiosque doivent couvrir complètement le sol de leur espace par du tapis ou autre couvre- plancher professionnel. Dans les kiosques qui n en sont pas pourvus, un tapis sera installé aux frais des exposants à 16 h, jeudi le 18 février. Il est interdit de fixer du matériel de présentation sur le plancher de béton au moyen d éléments de fixation Ramset ou de clous à maçonnerie. Il est interdit de peindre les planchers ou de fixer du matériel sur les murs de quelque façon que ce soit. Tous les règlements, règles et conditions indiqués dans l inscription demeurent en vigueur et s étendent à la compagnie qui expose, à ses agents et à ses employés. 5. Identification de l exposant À votre arrivée au Palais des congrès, veuillez vous rendre au bureau d inscription situé dans le hall Viger. Un porte- nom sera remis à tous les employés travaillant dans les kiosques. Ce porte- nom doit être porté EN TOUT TEMPS durant les heures d ouverture de l Exposition. Un porte- nom sera fourni seulement aux employés qui travaillent dans le kiosque. Tout autre visiteur autorisé devra être inscrit à l avance ou au bureau d inscription sur le site durant les heures d ouverture de l Exposition Nous vous soulignons que tout exposant doit maintenir au moins un employé dans le kiosque pendant les heures de l Exposition. IMPORTANT: Vous devez fournir le nom de toutes les personnes qui seront présentes à l Exposition lors de l inscription en ligne, avant vendredi le 30 octobre

13 6. Télécommunications Si vous désirez une connexion internet, une ligne téléphonique, des prises électriques supplémentaires ou d autres services (moyennant des frais supplémentaires), veuillez remplir le bon de commande que vous trouverez en ligne. 7. Expédition et manutention 7.1 Horaire du déchargement et du chargement du matériel Le déchargement du matériel aura lieu mercredi le 17 février et jeudi le 18 février Un horaire spécifique sera remis à chaque fournisseur, selon son emplacement dans le hall d exposition. Veuillez vous assurer que la livraison de votre matériel au Palais des congrès soit conforme à votre horaire (qui sera communiqué vendredi le 15 janvier 2016). Tout matériel dont la livraison n aura pas respecté l horaire spécifique de l exposant sera laissé sur le quai de chargement en attendant une plage horaire libre. En utilisant le service de transport officiel de l Exposition, GES Canada, vous pourrez entreposer votre matériel avant l Exposition; il vous sera livré à votre kiosque, et sera prêt lors de votre arrivée. Tous les exposants doivent avoir terminé le montage de leur kiosque avant jeudi le 18 février à 16 h. Le chargement du matériel de tous les exposants aura lieu samedi le 20 février de 15 h à 23 h. Une fois que l Exposition sera terminée et que les visiteurs auront quitté les lieux, les exposants pourront commencer à remballer. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de retirer ou d emballer tous les articles portatifs. Les exposants ne peuvent en aucune circonstance commencer le démantèlement ou l enlèvement, en tout ou en partie, de leur kiosque avant que les visiteurs aient quitté les lieux, samedi le 20 février. Tout le matériel de l Exposition DOIT avoir été enlevé du Palais des congrès samedi le 20 février à 23 h 59. Le Groupe TIM- BR MART ou le Palais des congrès ne pourront être tenus responsables en aucune circonstance du matériel n ayant pas été retiré avant cette heure limite. Rappelez- vous que certaines compagnies de transport ne font pas de livraison le samedi, il est donc recommandé à TOUS les exposants d utiliser GES. 7.2 Expéditions de l intérieur du Canada GES est le fournisseur officiel de l Exposition nationale d achats TIM- BR MART 2016 pour vos besoins de transport et de manutention. Voici les nombreux avantages à utiliser les services de GES: Du transport adapté à vos besoins (plusieurs options de livraison sont disponibles, selon vos besoins et l endroit où vous êtes situé) Des services d entreposage de votre matériel, avant, pendant et après l Exposition nationale d achats TIM- BR MART. Des tarifs préférentiels de transport Les déchargement et chargement sur les débarcadères en priorité, selon votre horaire spécifique Assistance sur le site Pour plus de renseignements et pour connaître les prix, veuillez communiquer avec une personne- ressource de GES dont vous trouverez la liste dans la section 2.2. Vous ne pouvez expédier votre matériel directement au Palais des congrès, sous aucun prétexte, avant votre période de déchargement 13

14 indiquée dans l horaire qui vous sera communiqué avant le 15 janvier Veuillez noter que le Groupe TIM- BR MART n assume aucune responsabilité pour tout dommage ou perte de matériel pendant l expédition. Aucune boîte ne peut être entreposée dans les salles (règlement du Service de sécurité incendie de Montréal). Une aire d'entreposage (salles seulement) vous sera assignée pour la durée de votre événement, selon la disponibilité. Seuls les employés dûment autorisés du Palais des congrès de Montréal ont accès aux aires d entreposage durant le montage. 7.3 Expéditions de l extérieur du Canada Mendelssohn est le courtier en douane officiel de l Exposition nationale d achats TIM- BR MART Pour tout renseignement concernant le dédouanement, veuillez communiquer directement avec Mendelssohn; vous trouverez les coordonnées à la section 2.2 de ce manuel. Leurs représentants vous fourniront des conseils quant aux meilleures options qui s offrent à vous concernant le transport de votre matériel d exposition, et vous aideront à remplir les formulaires nécessaires. 7.4 Étiquetage et manutention Les renseignements ci- dessous doivent être CLAIREMENT indiqués sur tout le matériel expédié au quai de livraison. Veuillez vous baser sur le modèle d étiquette ci- dessous: Nom de la compagnie exposante: Personne- ressource de l exposant: No. de cellulaire de la personne- ressource: No. de kiosque de l exposant: Exposition nationale d achats TIM- BR MART 2016 a/s Palais des congrès 163 rue St- Antoine Ouest Montréal, Québec H2Y 0A3 Téléphone : Le matériel doit être enrobé de pellicule plastique et placé sur des palettes de 4 x 4. Aucun entreposage n est autorisé sur le quai de livraison. Le service de manutention est inclus et un membre de l équipe s occupera de votre matériel à votre arrivée. 7.5 Quais de chargement Les quais de chargement sont accessibles depuis l entrée principale au 163 rue St- Antoine Ouest. Aucun matériel ne sera accepté avant la date officielle du déchargement, mercredi le 17 février. 7.6 Environnement de travail Le Palais des congrès est un environnement de travail syndiqué. Les exposants doivent faire appel aux fournisseurs officiels de l Exposition et aux fournisseurs exclusifs du Palais des congrès. 8. Règles et règlements du Palais des congrès Ruban adhésif Les enseignes, bannières et autres produits similaires ne peuvent pas être cloués, agrafés, suspendus ou fixés aux plafonds, murs ou surfaces peintes sans la permission du Palais des congrès. Le défaut de se conformer à ce règlement entraînera des frais minimum par infraction pour l exposant. Les seuls rubans adhésifs autorisés sur les planchers du hall d exposition sont: Doublestick V ((ruban adhésif à 2 faces) 14

15 Rainbow (ruban adhésif en vinyle 7 ml à 1 face) Ruban- cache Suretape #617 (ruban adhésif en toile) Ruban à double face à forte adhésion #174 Les adhésifs muraux acceptables sont le Lepage Fun Tak ou une gomme adhésive similaire. Tous les produits adhésifs doivent pouvoir être retirés sans endommager les surfaces. Boissons alcoolisées Les boissons alcoolisées peuvent être consommées seulement dans les endroits licenciés et ceux désignés comme des endroits où la consommation est permise. Les boissons alcoolisées doivent être obtenues auprès du Palais des congrès. Le Licencié doit s assurer qu aucune boisson alcoolisée n est consommée à l extérieur des endroits désignés. Services électriques: Le Palais des congrès traite avec un fournisseur exclusif de services électriques pour aider le Licencié à bien préparer l événement afin qu il soit une réussite. Tous les raccordements au système électrique du Palais des congrès doivent être effectués par le fournisseur exclusif du Palais des congrès. Les prix et la facturation de ces services seront assurés par le Palais des congrès ou par le fournisseur exclusif du Palais des congrès. L installation de service électrique temporaire et de service ou dispositif d éclairage doit être conforme aux conditions suivantes : a) Toutes les connexions, installations, assemblages, moteurs et autres équipements électriques doivent être conformes à tous les codes d électricité et de sécurité incendie fédéraux, provinciaux et municipaux. b) Tous les luminaires, accessoires et appareils électriques doivent être homologués CSA. c) Les cordons métalliques traités au latex et les prises doubles ou triples ne sont pas autorisés. d) Les exposants ne doivent pas ranger du matériel autour ou sur de l équipement ou des connexions électriques de quelque nature que ce soit. e) L équipement qui déclenche les disjoncteurs à cause d une surcharge ne peut pas être redémarré tant que le fournisseur exclusif du Palais des congrès n a pas trouvé la source du problème ni ne l ait réparé. f) L équipement spécialisé nécessitant le recours aux ingénieurs et techniciens de la compagnie peut être utilisé si une autorisation a été accordée au préalable par le Palais des congrès. g) Les prises de courant qui se trouvent dans les murs et les piliers de l édifice sont destinées à un usage spécifique du Palais des congrès et de ses entrepreneurs et ne doivent pas être utilisées par les exposants, sauf avis contraire stipulé par le fournisseur exclusif du Palais des congrès. Si ces prises sont utilisées, leur utilisation sera facturée à l exposant. Matériel d exposition - Tout le matériel d exposition doit être transporté au Palais des congrès par les portes d entrée désignées aux quais de chargement. Le matériel d exposition ne doit pas cacher ou obstruer l accès à l équipement de protection incendie, aux sorties de secours, aux présentoirs d affichage, aux fenêtres et aux portes. Les kiosques peuvent être installés seulement dans les espaces autorisés, tels qu identifiés sur le plan du hall d exposition. Le Palais des congrès n acceptera aucune expédition de matériel d exposition à l avance, à moins que des dispositions aient été prises avec l entreprise d entreposage officielle du Palais des congrès. 15

16 Le matériel d exposition laissé dans les locaux après la période officielle de sortie sera enlevé et entreposé par Lange Ltd, l entreprise d entreposage officielle du Palais des congrès, et retourné seulement sur réception du paiement des frais d entreposage. Le Palais des congrès ne pourra être tenu responsable d un refus de kiosques qui ne satisfont pas aux dimensions, au poids ou à la capacité de chargement des entrées. Feux d artifice ou autres pièces pyrotechniques Aucune pièce de feux d artifices ne peut être apportée sur les lieux, en aucun temps, sans l autorisation expresse écrite de la direction du Palais des congrès. Aucun dispositif de feux d artifice ou pyrotechnique ne peut être déclenché sur le site sans l autorisation écrite de la direction du Palais des congrès. Charges sur le plancher - Aucun équipement de manutention ou objet de plus de 300 livres par pied carré (1 500 kg par mètre carré) ne peut être déposé sur le plancher du hall d exposition, sauf si autorisé par écrit par le Palais des congrès. Entreposage avant et après l événement - Vous ne pouvez expédier votre matériel directement au Palais des congrès, sous aucun prétexte, avant votre période de déchargement indiquée dans l horaire qui vous sera communiqué avant le 15 janvier Veuillez noter que le Groupe TIM- BR MART n assume aucune responsabilité pour tout dommage ou perte de matériel subi pendant l expédition. En utilisant le service de transport officiel de l Exposition, GES Canada, vous pourrez entreposer votre matériel avant l Exposition; il vous sera livré à votre kiosque, et sera prêt lors de votre arrivée. Activités interdites Le Licencié et les exposants ne doivent pas: a) permettre que des articles soient apportés ou que des actes soient posés à l intérieur du Palais des congrès s ils contreviennent aux règles et règlements du Service de sécurité incendie de Montréal ou de toute autorité gouvernementale compétente ou s ils peuvent rendre invalides les polices d assurance détenues par le Palais des congrès ou en faire augmenter les primes, ou endommager ou altérer toute partie du Palais des congrès; ni permettre qu un acte quelconque soit posé par leur représentants ou employés qui pourrait nuire au Palais des congrès de quelque manière que ce soit. b) laisser entrer ou permettre l entrée de tout enfant de moins de 16 ans dans le Palais des congrès durant les périodes de déchargement ou de déchargement de l événement. c) commettre une nuisance quelconque ou faire ou permettre de faire, en toute connaissance de cause, quelque chose qui pourrait entraîner la création ou la commission d une nuisance; ni importuner, harceler ou gêner les utilisateurs d une autre partie du Palais des congrès. d) permettre que des clous, crochets, vis ou agrafes soient enfoncés dans toute partie du Palais des congrès ou de l équipement qui s y trouve; ni permettre ou causer des altérations de quelque nature que ce soit au Palais des congrès ou à ses équipements. e) causer ou produire quoi que ce soit qui pourrait occasionner du bruit, des émanations d odeurs ou de la lumière inhabituels, nocifs ou inacceptables dans toute partie du Palais des congrès. 16

17 f) utiliser une partie du Palais des congrès pour se loger ou dormir. g) faire ou permettre que des actes soient commis, qui peuvent nuire à l efficacité ou à l accessibilité des systèmes ou d une partie des systèmes de services publiques, chauffage, ventilation, ascenseurs, électricité, plomberie, air comprimé ou climatisation au Palais des congrès; ni faire ou permettre des actes qui peuvent gêner le libre accès aux passages ou aux zones publiques adjacentes, à la rue ou aux trottoirs adjacents. Matériaux interdits - À moins d une autorisation écrite obtenue du service de sécurité du Palais des congrès de Montréal, il est interdit de faire usage des matériaux suivants: Arbres ou branches de conifères Tissus d acétate de cellulose Paille ou copeaux de paille Tourbe Copeaux d emballage Jute Sono tube Polypropylène / polymère (Coroplast) sauf si la surface utilisée correspond à 10% de la surface des murs du kiosque Disposition des kiosques a) Aucune partie d'un objet affiché devrait déborder dans une allée ou un passage désigné comme tel. b) Les kiosques en bois doivent être d'une épaisseur nominale de plus de ¼ de pouce (6 mm) ou être ignifugés par une société spécialisée dans l ignifugation. c) La largeur minimale des allées desservant des expositions publiques et des étalages est de 10 pieds (3 m). d) La largeur minimale des allées desservant des kiosques et des présentoirs à des expositions est de 8 pieds (2,4 m). e) Toute installation incluant un plafond, un toit rigide, une membrane, des tissus ou tout autre matériau dont la surface est de plus de 300 pieds carrés doit être munie d'extincteurs automatiques ou avoir été autorisée par le service de sécurité du Palais des congrès de Montréal. f) Les scènes servant à des démonstrations, des expositions ou des conférences (formation) de plus de 300 pieds carrés ne peuvent pas être utilisées comme abri pour une personne ou comme rangement pour de l équipement inflammable. Dans un tel cas, l'installation de gicleurs est obligatoire. g) Un dégagement minimum de 18 pouces (45 cm) est nécessaire sous les gicleurs. Accrochage et suspension au plafond - Aucun article ne peut être suspendu du plafond sans une autorisation écrite au préalable de la direction du Palais des congrès. Tout article à suspendre ne peut l être que par le fournisseur exclusif du Palais des congrès. Afin d obtenir du Palais des congrès l autorisation pour accrocher, il est nécessaire de fournir les renseignements suivants: a) Le type d article à suspendre b) Le poids exact c) La longueur des fermes ou les dimensions du cadre 17

18 d) Le nombre de points d ancrage et leur position e) Le type d accrochage utilisé g) Un dégagement minimum de 18 pouces (45 cm) sous les gicleurs. Expédition et réception Durant la période du droit d utilisation des lieux, l expédition du matériel doit être organisée pour qu il arrive sur le site pendant la période de déchargement spécifiée. Le personnel autorisé par le Licencié doit être présent pour recevoir la marchandise. Veuillez noter que lors de l'expédition de la marchandise: a) Aucun équipement, comme des chariots ou autre équipement de transport, ne peut être utilisé dans les zones communes et publiques du Palais des congrès. b) Transport du matériel ou de l équipement au quai de chargement. Seul le véhicule destiné au transport du matériel ou équipement sera admis sur le quai de chargement une fois le matériel chargé sur le quai. Les camions de livraison n ont pas accès aux halls d'exposition, à moins d un accord spécial avec le service des opérations. Le stationnement aux quais de chargement n est permis que pour un maximum de 15 minutes. Enseignes/affiches et décorations Les enseignes/affiches et décorations ne peuvent être apportées au Palais des congrès sans l autorisation du service de production du Palais des congrès. Une fois l autorisation obtenue, les enseignes/affiches et décorations ne peuvent être suspendues ou solidement fixées que par les personnes désignées, en utilisant de l outillage autorisé. Le client devra retirer toutes les enseignes/affiches et décorations, à ses frais, pendant la période du droit d utilisation des lieux. Le défaut de retirer celles- ci peut entraîner des frais de location supplémentaires ou le Palais des congrès peut les retirer aux frais du client. Le Palais des congrès se réserve le droit de retirer toute enseigne/affiche ou décorations jugées inacceptables. L affichage ne peut se faire que sur les panneaux standards fournis par l établissement pour la période de temps désignée par le Palais des congrès. Les confettis ne sont autorisés nulle part dans le Palais des congrès. 1. Les tentures, rideaux, décorations, incluant les fleurs séchées, le coton, la mousse de polystyrène, le papier et le carton de moins de 1/8 de pouce (3 mm), les tissus, les articles en tulle ou en plastique doivent être conformes à la norme CAN / ULC- S109- M, relativement aux tissus certifiés ignifugés ou résistants aux flammes, ou être ignifugés par une entreprise spécialisée dans l ignifugation. 2. Il n est pas nécessaire d ignifuger les tissus, le papier et les autres marchandises combustibles destinés à la vente, mais une seule pièce dûment ignifugée de chacun des produits pourra être exposée. Chaque échantillon doit être de couleur, de dimension, de texture ou de tissage différents. Cependant, dans le cas où le produit de vente est utilisé pour la structure du kiosque, il devra être ignifugé. 3. Les boîtes de carton et les caisses vides doivent être clairement identifiées et seront ramassées exclusivement par les employés du Palais des congrès, puis empilées, selon l espace d entreposage disponible reservé à cet effet. Il est interdit de les entreposer sur le côté, à l'arrière ou à l'intérieur du kiosque. 18

19 4. Les arbres naturels ne sont permis que s ils sont en pot avec leurs racines et arrosés à chaque jour. 5. Les réservoirs d'hélium sont autorisés seulement s ils sont solidement arrimés par une chaîne à un chariot. Ignifugation- L'exposant ou le fournisseur exposant est responsable du renouvellement de l ignifugation lorsque nécessaire pour s assurer que les matériaux réussissent le test de flamme d'une allumette NFPA- 701 (Fire Tests for Flame- resistant Textiles and Films), soit les tests d incendie sur la résistance des textiles et pellicules. Le service de la sécurité du Palais des congrès de Montréal se réserve le droit de procéder à cet essai à tout moment pour s assurer de l'efficacité de l ignifugation. Propane et source d allumage Le Palais des congrès dispose d un fournisseur exclusif pour tout propane utilisé sur le site. Cela garantit la sécurité et la conformité. Tous les fournisseurs de services, les directeurs d exposition, les exposants, etc., doivent commander leur propane par le fournisseur exclusif de Palais des congrès. À moins d'un dispositif de régulation ou de contrôle pour éliminer les risques d'incendie ou d'explosion, il est interdit de produire des flammes nues, des étincelles ou de la chaleur en utilisant un dispositif d'allumage ou pendant une activité. Le dispositif de contrôle proposé doit être soumis au service de la sécurité du Palais des congrès de Montréal pour approbation. L'utilisation de bougies et lampes à l huile doit être approuvée par le service de la sécurité du Palais des congrès de Montréal. Ces bougies ou lampes doivent être installés sur un support incombustible (non flottant) et être insérées dans un contenant ou un chandelier qui est idéalement plus haut de 1,5 pouces (3,8 cm) que la hauteur de la flamme, pour éviter que la flamme entre accidentellement en contact avec des matériaux combustibles (nappes, etc.). Il est interdit d'utiliser de l'huile végétale comme carburant. Véhicules et autres moteurs à combustion interne sur présentoir- a) Toutes les ouvertures des réservoirs de carburant des véhicules et autres moteurs à combustion exposés doivent être verrouillés ou scellés avec du ruban adhésif pour empêcher les vapeurs de s échapper (sauf pour les réservoirs qui n ont jamais contenu de carburant). b) Les réservoirs de carburant des véhicules exposés ne doivent pas être remplis plus qu à la moitié, ni ne contenir plus de 10 gallons (38 litres) de carburant. c) Enlever les bougies quand une batterie secondaire n est pas nécessaire pour démarrer le moteur. d) Les véhicules ne peuvent pas être déplacés durant les heures d ouverture de l exposition. Les moteurs à combustion interne ne doivent pas être démarrés sans l'autorisation du service de la sécurité du Palais des congrès de Montréal. e) Il est interdit d'alimenter ou de vidanger le combustible d un véhicule à l'intérieur du bâtiment ou dans les environs immédiats du Palais des congrès. f) Les réservoirs de propane utilisés dans les roulottes, les véhicules récréatifs ou industriels ou toute autre forme d équipement doivent être enlevés, vidés et scellés avant leur entrée dans les salles d'exposition. 19

20 Interdiction de fumer Le Licencié reconnaît avoir été avisé que le Palais des congrès au complet est un édifice sans fumée. Il est interdit de fumer dans l édifice durant les périodes de montage et démontage et le respect de cette interdiction sera renforcé par les services de sécurité de l Exposition et de l édifice. L interdiction de fumer s étend à toutes les zones du Palais des congrès, en tout temps. Système de sonorisation Aucun système de sonorisation ne peut être apporté dans l établissement sans une autorisation écrite obtenue au préalable du Palais des congrès. Téléphones Il n y a pas de téléphones publics sur les lieux. Des arrangements particuliers pour des lignes téléphoniques lors d expositions ou événements peuvent être faits directement avec Freeman ou un fournisseur de téléphone cellulaire. Eau Si l approvisionnement en eau est nécessaire, il doit être coordonné avec le gérant de la logistique des événements. L entrepreneur technique du Palais des congrès doit raccorder, remplir et vidanger toutes les conduites d eau, aux frais du Licencié. Le coût de l eau est basé sur le volume et le travail technique requis. Nourriture et breuvages Le Palais des congrès offrira les services d un restaurant de style caféteria et un casse- croûte dans la salle d Exposition pendant les heures d ouverture de l Exposition. Le Palais des congrès détient les droits exclusifs de vente de nourriture et de breuvages dans les halls d exposition. Les exposants ou commanditaires peuvent distribuer des échantillons de nourriture ou breuvages seulement si une autorisation écrite a été obtenue au préalable de la direction de l Exposition. Les articles distribués sur le site doivent être fabriqués, traités ou distribués par des exposants à l exposition. Les échantillons de nourriture et de breuvages devraient être liés à la nature de l événement. Tous les articles sont limités à un format échantillon (2 onces liquides/60 ml ou une bouchée de nourriture). Tout article promotionnel ou échantillon peut être sujet à des frais pour perte de revenu. Toute nourriture ou breuvage utilisés afin d attirer des visiteurs à un kiosque (café, eau, service de consommations) doit être fournie par le Palais des congrès. 9. Service de sécurité incendie de Montréal Veuillez noter que ce document ne reflète qu une partie de la réglementation du Service de sécurité incendie de Montréal (SSIM). 1. Les kiosques doivent être construits: en matériaux incombustibles ou ignifugés; en bois d une épaisseur nominale de plus de 0,6 cm (1/4 po). Si le bois n a pas l épaisseur requise, il devra être enduit de peinture ignifuge satisfaisant à la norme CAN/ULC- S102- M, preuve à l appui; en tissu ignifugé satisfaisant à la norme CAN/ULC- S109- M, «Tests de résistance au feu des tissus et pellicules ininflammables.» Des certificats à cet effet, délivrés par un organisme reconnu, doivent être présentés sur demande à la direction des halls d exposition. L exposant est responsable de répéter l ignifugation au besoin pour s assurer que les matériaux soient conformes à la norme NFPA

21 Le service de sécurité incendie se réserve le droit d effectuer un test en tout temps afin de s assurer de l efficacité de l ignifugation (au cours d un test, le tissu sera exposé directement à la flamme durant 12 secondes et devra s éteindre en 2 secondes après le retrait de la flamme). Remarque: Le papier peint est permis pourvu qu il adhère solidement aux murs ou aux panneaux de revêtement. Les plans de tout kiosque pourvu d un toit ou de toute installation couverte (tente, auvent, spa, verrière) devront être soumis à la direction des halls d exposition pour approbation, au moins un mois avant le début de l exposition. Les matériaux suivants doivent être ignifugés s ils sont destinés à la décoration ou à l étalage: Les fleurs et plantes artificielles. Les rideaux, les tissus, les drapés, les tapis ou autres matériaux de décoration doivent être incombustibles ou ignifugés à la satisfaction du service de sécurité incendie. Des certificats à cet effet doivent être présentés sur demande. 2. L usage des matériaux suivants est interdit: Le polypropylène ondulé (Coroplast). La mousse plastique (Foamcore ou Foambord). Tout papier métallique non solidement collé sur un fond approprié. Le styrène, le styromousse, le polystyrène. Le papier ou carton ondulé. La jute, la paille, le foin, les matériaux d emballage, les paillis, les copeaux de bois. Les décorations constituées d arbres secs ou de végétation séchée. Les arbres naturels sont acceptés seulement s ils sont enracinés dans des pots remplis de terre et arrosés tous les jours. 3. Panneaux décoratifs Les panneaux d affichage en polypropylène ondulé ou en plastique mousse ne sont autorisés que sur une surface d au plus 10% de la surface des murs du kiosque. 4. Marchandises destinées à la vente Il n est pas nécessaire d ignifuger les tissus, le papier ou autres marchandises combustibles destinés à la vente, mais seulement une pièce, dûment ignifugée, de chaque article pourra être exposée. Chaque échantillon doit être de couleur, de dimension, de texture ou de tissage différents. Cependant, si le produit destiné à la vente est utilisé pour la structure du kiosque, il devra être ignifugé. 5. L entreposage est interdit dans les halls d exposition. L entreposage des boîtes ou des caisses (qu elles soient vides ou pleines), des palettes en bois et de tout équipement servant au transport de marchandises est interdit dans les halls d exposition. Les boîtes, les caisses en bois ou en carton vidées de leur contenu doivent être bien empilées, le plus rapidement possible, dans les lieux d entreposage assignés par le directeur de l exposition ou par la direction des halls d exposition. Aucun matériel ne doit être entreposé sur les côtés, à l arrière ou à l intérieur des kiosques. La marchandise destinée à la distribution est permise à l intérieur des halls d exposition seulement en quantité suffisante pour la consommation d une seule journée. 21

22 6. Les kiosques et les présentoirs ne doivent pas restreindre: La visibilité et l accès aux issues. La largeur des issues et des allées. La visibilité de la signalisation des issues et de l équipement contre l'incendie (à moins que des affiches ne soient ajoutées pour corriger la situation). L accès à l équipement contre l'incendie. Si une armoire d incendie se trouve dans le kiosque, il appartient à l exposant d assurer un accès de un mètre (3 pi) directement de l allée à cette armoire. 7. L usage d une flamme nue, qu elle provienne de chandelles, de lampes à paraffine ou d un feu à découvert est interdit, à moins qu une approbation écrite n ait été obtenue au préalable auprès de la direction des halls d exposition. Cette approbation ne sera accordée qu exceptionnellement et sous certaines conditions. 8. Appareils de chauffage ou de cuisson: Toute utilisation d un appareil de chauffage ou de cuisson doit faire l objet d une demande d approbation écrite auprès de la direction des halls d exposition. Aucun appareil de cuisson alimenté au charbon de bois, au gaz, au propane ou au butane ne peut être utilisé à l intérieur des halls d exposition. Seuls les appareils de cuisson électriques et les réchauds alimentés au Sterno sont acceptés. Les friteuses ouvertes sont interdites. L'utilisation de tout appareil de chauffage à combustion est interdite. 9. Les liquides ou gaz inflammables ne doivent pas être utilisés dans l édifice, à moins d avoir obtenu une autorisation spécifique de la direction des halls d exposition. 10. La soudure et le coupe de métaux doivent faire l objet d une demande d approbation écrite auprès de la direction des halls d exposition. Si l autorisation est accordée, l exposant devra se procurer un permis pour le travail à chaud auprès du Service de sécurité du Palais des congrès. 11. Les réservoirs de gaz propane sont interdits dans les halls d exposition. 12. Aérosols: Il n est permis d exposer qu un seul contenant sous pression, dont le format n excède pas 500 ml. Pour chacun des produits classés comme liquides inflammables, il n est permis d exposer qu un seul contenant de type atomiseur dont le format n excède pas 500 ml. 13..Véhicules et moteurs à combustion: Tous les bouchons de réservoir de carburant des véhicules et moteurs à combustion exposés doivent être verrouillés ou scellés avec du ruban adhésif, de façon à empêcher les vapeurs de s échapper (à l exception des réservoirs n'ayant jamais contenu de carburant). Les réservoirs de carburant des véhicules exposés ne doivent pas être remplis plus qu'à moitié et doivent contenir au plus 38 litres (10 gallons). Les batteries doivent être débranchées. Aucun véhicule ne peut être déplacé sans l'autorisation écrite de la direction des halls d exposition. Les réservoirs de gaz propane utilisés dans les roulottes, les véhicules récréatifs ou dans tout autre véhicule doivent être retirés avant d entrer dans les halls d exposition. 22