Dads-U Norme 4DS salaires 2013

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1 Dads-U Norme 4DS salaires 2013 Travaux Préparatoires (v2) APOGEA SA au capital de RCS B NAF 6202A TVA FR APOGEA Centre 9 rue Henri DUNANT BP Ingré APOGEA Ile de France 64, rue Louise Michel SAINT JEAN DE LA RUELLE Cedex LEVALLOIS PERRET Tél : Fax : Tél : Fax : Cedex centre@apogea.net idf@apogea.net Toute communication ou reproduction est soumise à l autorisation d Apogéa

2 Travaux préparatoires à la Dads-U Norme 4DS 1 - Aspects théoriques 1.1 La norme 4DS rappels et nouveautés 2013 Depuis 2012, la norme 4DS (Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales N4DS) remplace la DADS-U. Cette norme est commune à l ensemble de la population salariée : elle concerne tant le secteur privé que le secteur public. Secteur MSA : les sociétés relevant du régime MSA doivent cette année encore réaliser une DADS TDS-Bilatérale. Ils peuvent néanmoins demander à transmettre les données fiscales par une DADS-U au format 4DS (ils ne doivent alors pas transmettre leur DAS-B à l administration fiscale mais uniquement à la MSA). Nouveautés 2013 : - Déclaration des données relatives au CICE : les informations ont été regroupées avec les données attachées à la réduction Fillon, le groupe étant renommé «Réduction Fillon Crédit d'impôt pour la compétitivité et l'emploi». Ces données sont déplacées, et désormais déclarées par période d activité (et non en cumul pour l année) dans la structure S40.G3040. Le montant de la rémunération des temps de pause, habillage et déshabillage est désormais également déclaré. - Déclaration des données relatives à la majoration de contribution d assurance chômage des CDD courts : le motif de recours au CDD est désormais déclaré (S40.G : accroissement temporaire d activité, CDD d usage, autres). - Indemnités de fin de contrat : création d un code pour l indemnité compensatrice versée pour inaptitude suite AT ou maladie professionnelle, suppression de l indemnité compensatrice de RTT. - Création de nouveaux types de préavis : non effectué payé dans le cadre d un congé de reclassement ou de mobilité, délai de prévenance. - La base Versement transport est désormais isolée dans une zone spécifique (S40.G ). Création également d une zone déclarative la base brute avant déduction pour frais professionnels. - Ircantec : deux nouvelles valeurs «mode de cotisation» : cotisation sur 80% et 90% de l assiette. - Bons de souscription de parts de créateur d entreprise : nouvelle rubrique pour déclarer la valeur réelle des titres acquis. - Prévoyance et mutuelle : création de nouveaux types d évènements (passage en préretraite ou retraite progressive, radiation suite à licenciement ou départ en retraite ou autre motif). Remarque importante : le mois de décembre doit être clôturé, et le taux AT des établissements non modifié (dans le cas où un nouveau taux aurait été notifié pour 2013). Concernant les Paie SQL : la génération de la Dads crée une nouvelle base SQL, de taille au moins aussi importante que celle du fichier de paie. Avant toute génération, il est donc nécessaire de vérifier la place disponible sur le disque (et de prévoir avec le service informatique le plan de maintenance de la nouvelle base). 1.2 Précisions concernant les périodes d activité Précisions concernant les périodes d activité (S40) Une nouvelle période d activité doit être déclarée à chaque fois que la situation du salarié change au cours de l année. Les changements de situation qui implique la création d une nouvelle période d activité peuvent être : La modification de certaines données de la fiche du personnel (changement d établissement, modification du contrat de travail, ). 04/11/2013 Version 2 Page 1

3 Une saisie dans la zone changement de situation particulier de l onglet "DADS-U" de la fiche de personnel (congés sans solde >= 30 jours, Préretraite, ). Les périodes d activité sont créées par la modification des fiches de personnel et l'enregistrement des historiques administratifs. Ici, il ne s agit pas de les créer, mais de les vérifier, et les compléter le cas échéant Précisions concernant les périodes de non activité et situations particulières (S60) Les absences définies comme étant des périodes de non activité sont notamment : La maladie La maternité La paternité L accident du travail Les invalidités (1 re catégorie, 2 nde catégorie, ) Les congés payés non rémunérés par l employeur (BTP notamment) Elles sont créées dans le menu Listes/Natures d'heures (ou dans la Gestion des Temps Listes/Evénements) et saisies dans l'onglet "Détail" du bulletin salarié. Les situations particulières sont notamment : Le congé parental Le congé formation, VAE, Chômage intempérie Congé divers non rémunéré Ils sont issus des informations saisies dans la page Dads-U de la fiche de personnel, zone Changement de situation particulier. 2 - Travaux préparatoires Remarque importante : les zones de texte (noms, communes, adresses, etc. ) doivent respecter l alphabet reconnu par la norme 4DS. Certains caractères sont à proscrire, tels que les «/», les «.», les «,», les, les «-» en début de séquences, les «--», les «&», les «( ou )», les, les «=», les «_ (en dehors des adresses mail), deux espaces consécutifs, les majuscules marquées d un tréma ou d un accent circonflexe, Les nouvelles données et les données modifiées par rapport à la précédente version sont en bleu. 2.1 Menus généraux Paramètres société (Fichier/Paramètres/En-tête du dossier) Onglet Coordonnées Les zones "commune" et "bureau distributeur" doivent être renseignées même si leur contenu est identique. Code INSEE Commune : non obligatoire. Si renseigné, il doit être sur les 5 chiffres désignés par l INSEE. Code Postal : obligatoire. Il doit correspondre à un code postal "réel" (CEDEX non acceptés). Code Pays : obligatoire pour les adresses à l étranger. Vérifier que le n de Siren, le Nic et le "Code NAF 2008" sont corrects. Zone Etablissement principal : Le choix de l établissement se fait par le menu déroulant. Onglet DADS-U/Coordonnées Contacts Emetteur : Renseigner les coordonnées des différents contacts émetteurs de la DADS (civilité, nom, prénom, domaine, adresse mail, et n de téléphone sont obligatoires). CRE : Le compte-rendu d Exploitation est un document émis par les centres récepteurs après exploitation complète d un fichier accepté. N SIRET : Identifiant de l'établissement ou son mandataire, désigné pour recevoir tous les comptesrendus d'exploitation des déclarations contenues dans l'envoi. Contact, Nom, Prénom : la civilité, le nom et le prénom du destinataire ne sont pas obligatoires. renseigner l adresse mail du destinataire. Numéro de client : ne rien renseigner Référence de l envoi : ne rien renseigner 04/11/2013 Version 2 Page 2

4 Onglet DADS-U/Emetteur externe Renseigner les coordonnées de l émetteur externe (lorsque la Dads est sous-traitée (par l expert comptable de la société par exemple) Paramètres établissements (Listes/Etablissements) Ces vérifications doivent être effectuées autant de fois qu il y a d établissements. Onglet Etablissement Zone "Code NAF 2008" : possibilité de saisie alphanumérique. Sous-Onglet "Adresse établissement" : Les zones "Commune" et "Bureau distributeur" doivent être renseignées, même si leur contenu est identique. Remarque : cette adresse doit être l'adresse physique (et non l'adresse de correspondance type CEDEX) de l'établissement. Elle est utilisée pour l'inscription des salariés sur les listes prud'homales. Code Postal : obligatoire. Il doit correspondre à un code postal "réel" (CEDEX interdits). Code INSEE Commune : non obligatoire. Si renseigné, il doit être sur les 5 chiffres désignés par l INSEE. Le code Pays doit être renseigné pour les adresses à l étranger. Bouton "Historique" : à vérifier dans le cas où la DADS-U est réalisée sur un fichier à janvier ouvert. Bouton "Caisses" : se reporter au point avant de réaliser les vérifications ci-après. Il peut, en effet, être plus rapide de réaliser les vérifications décrites au paragraphe avant d effectuer celles-ci. Les différentes caisses (Retraite, Prévoyance et Congés Payés uniquement) concernées par la Dads à établir doivent être renseignées, avec pour chacune (cf. paragraphe sur les caisses de cotisations) : Le N d affiliation Bouton DADS-U : Le cas échéant, le code Organisme destinataire (si Institution de Retraite) ou le code Institution de Prévoyance, ainsi que le n de rattachement (à demander à votre caisse, il s'agit souvent du n d affiliation). Cf paragraphe sur les caisses de cotisations. Onglet "Paramètres DADS" Bouton "Elections Prud homales" : Suffixe de l identifiant : ne rien renseigner Type de l employeur : à sélectionner dans la liste Section principale : à sélectionner dans la liste (attention, il existe un contrôle de cohérence entre la section prud homale et le code NAF Il est donc nécessaire de vérifier votre section principale) Section dérogatoire : le cas échéant, si la section prud'homale ne correspond pas avec le code NAF Se référer si besoin au tableau ci-après pour vérifier la section prud homale de l établissement. 04/11/2013 Version 2 Page 3

5 Sous-Onglet "Accident du travail" : Reprendre le bordereau de notification AT qui vous a été envoyé en début d année par la CRAM pour renseigner cet onglet : Colonne Code risque : code d activité professionnelle auquel correspond le taux AT (jusqu à 5 caractères, soit 3 chiffres et une à deux lettres majuscules). Colonne Taux AT : renseigner le taux A.T notifié par la CRAM pour l année Colonne Section AT : à remplir en fonction du bordereau de notification Colonne Code Bureau : le cas échéant, à saisir en fonction du bordereau de notification. Remarque : dans le cas où la déclaration est réalisée sur le fichier de l'année suivante (paie ouverte sur l'année 2013), vérifier le taux AT dans le bouton "Historiques" de l'onglet "Etablissement". Sous-Onglet DADS : Zone "Etablissement à déclarer" : à cocher, sauf si vous ne souhaitez pas déclarer l établissement. Remarque : décocher cette zone rend impossible l édition des périodes d activité des salariés rattachés à cet établissement. Zone "Etablissement néant" : cocher la case pour les établissements n ayant pas de salarié (cas de déclaration d un établissement n ayant rémunéré aucun salarié sur l année de déclaration) Zone "Code fraction" : un établissement ne doit généralement fournir qu une DADS. Il est cependant admis qu un établissement puisse déposer deux DADS-U (DADS salariés/dads dirigeants, par exemple). Les codes fraction font faire l objet d une information à vos correspondants CNAV. Cas1 : L établissement fournit une seule DADS-U : code fraction 11 Cas 2 : L établissement fournit trois déclarations sur supports distincts (cadres, employés et ouvriers, par exemple) : o Code fraction 13 : pour le premier support (population cadre) o Code fraction 23 : pour le deuxième support (population employés) o Code fraction 33 : pour le dernier support (population ouvriers) Zone " Caractéristiques " : renseigner " A00 : annuelle ". 04/11/2013 Version 2 Page 4

6 Zone " Horaire Collectif " : doit être renseignée par l horaire collectif en vigueur dans l établissement. En général il sera renseigné la constante HORAISOC (cette information sert au calcul du Taux de travail à Temps Partiel). Zone " Type de DADS " : information non utilisée dans la DADS-U. Zone " Assujettissement/Taxe sur les salaires " : si l établissement est assujetti sélectionner " Oui ", dans le cas contraire sélectionner " Non ". Zone " Déduction TVA " : information non utilisée dans la DADS-U. Zone "Assujettissement/Taxe d'apprentissage" : zone à cocher si l'établissement y est assujetti. Zone "Assujettissement/Contribution supplémentaire d'apprentissage : zone à cocher si l'établissement y est assujetti (entreprises de +250 salariés qui n ont pas employé + de 3% de leur effectif en Contrat Pro ou Apprentissage) Zone "Assujettissement/ Formation prof. continue" : zone à cocher si l'établissement est assujetti aux taux de formation prof. continue (entreprises de plus de 10 salariés). Onglet Divers Tableau «Effectifs sur l année» : l addition des colonnes Hommes et Femmes du mois en cours de la paie permet de renseigner l effectif au 31/12 dans la Dads établissement. Remarque : dans le cas d une Paie Base, l effectif est récupéré dans Fichier/Paramètres/En-tête du dossier (renseigné manuellement) Caisses de cotisations (Listes/Caisses de cotisations) Toutes caisses Vérifier l information renseignée dans la zone Type de l onglet Adresses. Caisses de Retraite, Prévoyance, Mutuelle et Congés Payés Pour chacune des caisses de cotisations destinataire de la DADS-U (Bouton DADS-U) : Cadre Retraite Code Organisme destinataire : si Caisse Retraite N de rattachement : références communiquées par votre caisse (voir paragraphe ci-dessous) Ces références pourront vous être communiquées par vos Institutions de gestion (AGIRC-ARRCO, IRCANTEC,..). Cas de n de rattachement multiples pour une même caisse : Certaines Institutions de retraite attendent des numéros de rattachement différents selon les catégories de salariés (Cadres / Non cadres par exemple). Dans ce cas, ne pas renseigner le numéro de rattachement dans la zone indiquée ci-dessus, mais créer tous les numéros nécessaires par le bouton "Rattachement" de la même fenêtre. Ces numéros de rattachement devront par la suite être affectés à chaque salarié (dans la fiche de personnel, bouton "Numéros de rattachement" de la page Contrat). Remarque : le logiciel affecte par défaut, et dans le cas de n de rattachement non renseigné dans la fiche de personnel, le n de rattachement renseigné dans la caisse de cotisation. Il est donc possible par exception les n de rattachement les moins courant dans les salariés, et le n le plus courant dans la caisse. Remarque : la saisie de ces numéros peut-être aussi réalisée par des traitements de masse (par catégorie de personnel, par exemple), à partir du menu Annexes/Modification des fiches de personnel. Pour réaliser ces modifications en masse, se référer à la procédure correspondante (fin du point 2.3). Cadre Contrats sociaux (concerne les contrats Prévoyance et Mutuelle) Code organisme destinataire : à renseigner. Code délégataire de gestion : si demandé par l Institution. 04/11/2013 Version 2 Page 5

7 Conventions Collectives (Listes/Conventions Collectives) Chaque convention collective référencée dans votre logiciel de paie doit être associée à un code IDCC, code obligatoire pour la norme DADS-U. Pour obtenir votre identifiant IDCC, vous pouvez vous connecter au site : Remarque : le cas 9999 est disponible pour les salariés sans convention collective. Exemple : 1424 : Transport Urbain de Voyageurs 1486 : SYNTEC Contrats de Prévoyance et Mutuelle (Listes/Contrats sociaux) Créer autant de contrats qu il existe dans la société de contrats de prévoyance et/ou de mutuelles à déclarer. Ces contrats devront être affectés aux salariés concernés, par le biais de l onglet "Contrats Sociaux, dans la fiche salarié, puis personnalisés le cas échéant. Date de début de contrat : Renseigner la date de signature du contrat. Date de fin : Renseigner la date de fin de contrat. Si le contrat est à reconduction tacite, la date de fin peutêtre 31/12/2019, par exemple. Remarque : L'application génèrera automatiquement les dates de début et de fin sur la période de déclaration, soit 01/01/12 au 31/12/12. Adhérent DADS-U : seuls les contrats dont la case est cochée seront pris en compte dans la DADS-U. Les caisses des contrats concernés doivent être adhérentes à la Norme 4DS. Référence : maximum 50 caractères max autorisés dans la déclaration. Caisse : renseigner la caisse de rattachement du contrat. Code option retenue par les salariés (par défaut) : à renseigner le cas échéant. Code population de rattachement (par défaut) : à renseigner le cas échéant (par exemple «Famille») Rubriques de Prévoyance et Mutuelle (Listes/Rubriques) Affecter les contrats sociaux aux rubriques de Prévoyance ou Mutuelle correspondant par l onglet Eléments constitutifs, zone Contrat Tables (Listes/Gestion des Tables) Chaque élément des tables énumérées ci-après doivent avoir un code DADS-U renseigné (Zone Code DADS-U). Remarque : les modifications ou ajouts sont en bleu, les suppressions barrées. Mise à jour des tables normées (sauf pavé «Autres») Les tables normées (Liste\Tables normées) doivent être mise à jour par la gestion multi-société. Natures de contrat Contrat de travail DADS-U DADS-U spécifique Contrat à durée indéterminée (tous CDI) Contrat à durée déterminée (tous CDD) Contrat Initiative Emploi (CIE) CDI Contrat Initiative Emploi (CIE) CDD Contrat de Professionnalisation CDI Contrat de Professionnalisation CDD Contrat de travail temporaire (mission) 03 Néant Contrat d apprentissage entrep. Artisanales (10 sal au +) 04 Néant Contrat d apprentissage entrep. Non artisanales (+ de 10 sal) 05 Néant Contrat emploi jeunes Contrat emploi solidarité Contrat d Accompagnement dans l Emploi (CAE) CDI Contrat d Accompagnement dans l Emploi (CAE) CDD Contrat d avenir (CDD) /11/2013 Version 2 Page 6

8 Contrat à durée déterminée à objet défini Contrat à durée déterminée pour les séniors Convention de stage 29 Néant Convention volontaire associatif 30 Néant Contrat d appui à la création d entreprise 32 Néant Bénéficiaire d une rémunération versée par un tiers 66 Néant Engagement de service civique 88 Néant Volontariat de service civique 89 Néant Sans contrat ou sans conventionnement 90 Néant Motifs de contrats Créer les motifs : 100 : Création de poste 200 : Remplacement 300 : CDD d usage 400 : Accroissement d activité Types d entrée Embauche : 001 Mutation 901 Embauche d'un retraité reprenant une activité 089 Motifs d absence Accident du travail et du trajet 110 Invalidité première catégorie 112 Invalidité deuxième catégorie 114 Invalidité troisième catégorie 116 Chômage intempéries 507 Maladie professionnelle 108 Maladie non professionnelle (= maladie) 100 Temps partiel thérapeutique (dont mi-temps thérapeutique) 100 Congés payés non rémunérés par l employeur 501 Maternité (et adoption dans le secteur privé) 200 Paternité 203 Congés d'adoption (uniquement pour les déclarants CNRACL) 201 Congés de soutien familial /11/2013 Version 2 Page 7

9 (principaux) Motifs de départ DADS-U DADS-U spécifique Fin de contrat de travail 008 Démission 010 Licenciement 012 multiples Convention de conversion 014 Décès Service national volontaire 058 Créateur d'entreprise 074 Départ d un salarié retraité cumulant retraite et activité 090 Départ en retraite volontaire et activité 134 Mise à la retraite d'office à l'initiative de l'employeur 136 Rupture conventionnelle 138 Départ suite à un détachement 452 Rupture anticipée CDD pour inaptitude physique Remarque : il existe dans la table des motifs de départ une nouvelle zone «Code Dads-U spécifique». Cette zone n est pas utilisée pour la DADS-U, mais le sera pour la DNA-AC. Nationalités La zone " Code Pays " doit être renseignée pour chacune des nationalités. Pays L intitulé du pays doit être inscrit en toutes lettres et en caractères majuscule non accentués. La zone " Code Iso- 2 " n est obligatoire que pour les déclarations BTP Natures d heures (Listes/Natures d heures) Remarque : avec le module Gestion des Temps, les natures d'heures sont accessibles depuis le menu Liste/Natures d'événements) Les natures d'heures suivantes sont notamment nécessaires pour le traitement de la DAS-U. Elles auront été créées lors des travaux préparatoires à la DAS-U et utilisées au cours de l'année pour saisir les périodes d'absences. Absence Maladie Absence Maternité Absence Paternité Absence Accident du Travail et trajet Absence Invalidité Congés Payés non rémunérés par l employeur (Caisse de Congés Payés) Vérification à effectuer : Pour chacune des natures d'heures, renseigner la zone "Unité caisse CP", qui doit correspondre à l'unité de gestion de l'absence (jours, heures,..), ainsi que la zone "Motif par défaut" Fiches de personnel (Listes/Fiches de personnel) Remarque préalable à la modification des fiches de personnel : lorsque des modifications sont apportées aux fiches de personnel au cours des travaux préparatoires à l'établissement de la DADS-U, le progiciel propose de créer un historique. Modifier la date d enregistrement automatique du changement de situation, de manière à renseigner la date correspondant réellement au changement de situation. Pour n affecter la modification à aucune période en particulier, décocher enregistrement automatique du changement de situation. Les (dates de) changements de situation sont consultables par dans la page "historiques/changements de situation" dans la fiche du salarié concerné. Remarque concernant les élections prud'homales : il est nécessaire de vérifier les informations listées ci-après pour tous les salariés ayant une période d'activité sur la période de déclaration, mais également, dans les cas d'exercice décalé, pour tous les salariés embauchés après le 30 novembre, et devant être présents dans la déclaration en cours, afin de les inscrire sur les listes électorales. 04/11/2013 Version 2 Page 8

10 Page Etat Civil Civilité : laisser Madame pour une femme divorcée récupérant son nom de jeune fille.. Nom : patronymique et marital, identiques le cas échéant. La mention "SNP", ou "snp" (Sans Nom Patronymique) est admise dans la rubrique Nom. Remarque : l'apostrophe en premier caractère du nom est désormais autorisé (exemple : 'HADJ) Prénom : éventuellement, prénom d usage et/ou surnom. La mention "SP", ou "sp" (Sans Prénom) est admise dans la rubrique Prénom. Remarque : les rubriques Nom et Prénom ne peuvent présenter simultanément les mentions SNP et SP. Situation familiale : à compléter (obligatoire pour les DADS à destination des Institutions de Prévoyance (IP) et Caisses BTP). Nombre d enfants : à compléter (obligatoire pour les DADS-U IP et BTP). Cocher le cas échéant la zone " non connu ". Date de naissance : pour une personne dont on ne connaît pas le jour mettre 99, le reste de la date de naissance pouvant être retrouvée à partir du n de SS. Cependant, dans le cas où le mois de naissance serait également inconnu, mettre 99. Département : saisir 99 s'il s'agit d'une personne née à l'étranger (le code département correspond aux 6ème et 7ème chiffres du n de SS). Code Pays : Indiquer le pays de naissance tel qu il s intitulait à la date de naissance du salarié. Commune de naissance : à renseigner (obligatoire pour les salariés nés en France métropolitaine et DOM TOM). Code commune : le code Commune correspond généralement aux 8èmes, 9èmes et 10èmes chiffres du n de SS. Cette zone n est pas obligatoire. Nationalité : à renseigner Numéro de Sécurité Sociale : zone obligatoire. Si le n est non connu, incomplet ou provisoire, le reconstituer avec la date de naissance, le département et le code commune de naissance. Compléter les numéros incomplets par des 9. Clé du numéro de Sécurité Sociale : zone non obligatoire. facultatif. Page Coordonnées Commune et Bureau Distributeur : zones obligatoires même si elles sont identiques. Code Insee commune : zone non obligatoire (mais si renseigné, doit être sur les 5 chiffres définis par l INSEE). Code Postal : obligatoire. Code Pays : obligatoire si domiciliation à l étranger. Page Contrat Nature du contrat : à compléter. Motif du contrat (accessible par la zone «Détail du contrat») : à compléter pour tous les contrats CDD ayant eu cour en 2013 (qu ils aient commencé avant ou après le 1 er juillet 2013). Remarque : la mise à jour en masse de cette zone est possible par le menu Annexe\Modification des fiches de personnel, onglet «Contrat» en utilisant une sélection de GA (sur la nature du contrat) de manière à ne mettre à jour que les contrats concernés. Pour plus de détail, se reporter au point «Saisie en masse des informations Dads-U». Remarque : pour renseigner la zone y compris pour les contrats terminés et historisés, cocher «Ancien contrat», et décocher le cas échéant «Seulement si historiques non renseignés». Type d'entrée : à renseigner. Code population (accessible par la zone «Détail du contrat») : à renseigner (possibilité de modification en masse). Zone Lieu de travail autre que l'établissement : à cocher, le cas échéant. Bouton Autre lieu de travail : à renseigner, le cas échéant. Adresse : à renseigner le cas échéant Siret du lieu géographique de travail : le salarié est inscrit sur la liste électorale prud'homale de la commune où se situe l'établissement correspondant au SIRET renseigné. Remarque : le Siret renseigné automatiquement par la paie est celui de l'établissement de rattachement du salarié. Motif de départ : doit être renseigné si le salarié est parti. 04/11/2013 Version 2 Page 9

11 Page Poste Convention collective : à renseigner Emploi, niveau, indice, coefficient : à compléter si existant. Catégorie Sociopro : obligatoire quel que soit l effectif de l établissement. Elle est issue de la nomenclature des professions et catégories sociales professionnelles (Classification PCS-ESE sur 4 caractères : 3 numériques et 1 alphabétique) consultable sur insee.fr, rubrique «nomenclatures». Pour la fonction publique hospitalière, il convient d utiliser la nomenclature NEH disponible sur le site de la DHOS ou sur rubrique nomenclature FPH. Pour les collectivités territoriales, offices HLM, associations syndicales autorisées, il convient d'utiliser la nomenclature NET, disponible sur le site de la DGCL. La codification 9999 est acceptée, et doit être renseignée lorsque la période ne concerne pas des salaires (ex. revenus de remplacement, pré-retraite) Complément PCS : à renseigner si nécessaire (pour certains emplois de l'aviation civile, et intermittents du spectacle). Statuts catégoriels (Convention et AGIRC-ARRCO) : à renseigner. Numéros de rattachement : à renseigner dans le cas où les Institutions de Retraite demandent un numéro de rattachement différent selon les catégories de salariés. Page Paie Déduction forfaitaire : à renseigner le cas échéant (il s agit du taux d abattement pour frais professionnels). Catégorie : à renseigner pour les salariés bénéficiant d un abattement pour frais professionnels. Horaire : horaire contractuel. Modalité d exercice du travail : à renseigner. Périodicité de paiement : à renseigner. Unité de temps de travail : heures en général (correspond à l unité de la zone Horaire). Modalité de l activité : à renseigner. Page DADS-U Situation administrative : Risque Maladie, risque AT, risque vieillesse : à vérifier (étaient, dans les versions antérieures à la v20, dans le bouton Personnaliser ). Le plus généralement, renseigner 200, y compris pour les contrats particuliers de type Contrat de Professionnalisation, CQ ou Apprenti. Pour les salariés relevant de la MSA (secteur agricole), renseigner le code 300 dans les 3 zones Risque maladie, AT et Vieillesse. Décalage de Paie : à compléter - Sans décalage (renseigné par défaut) : vous ne gérez pas de décalage de paie (l exercice de paie commence le 1 er janvier et se termine le 31 décembre). - Adoption : vous avez adopté un décalage de paie cette année. - Constant : vous gériez un décalage de paie l année précédente et celui ci est reconduit (cas le plus courant si décalage de paie). - Suppression : sortie de décalage de paie. Remarque : une fois la DADS générée, vérifier que le code "05 -Activité en décalage de paie" est renseigné pour les salariés embauchés courant décembre, et non concernés par une déclaration de rémunération. L information est utilisée pour leur inscription sur la liste des élections prud'homales. Emplois multiples : à modifier le cas échéant. Durée de travail Temps Partiel : renseigner, pour les salariés à temps partiel, leur horaire mensuel (ou la moyenne de ses horaires mensuels). Informations complémentaires : Régime Alsace-Moselle : pour le salarié bénéficiant du régime local Alsace-Moselle (cotisation salariale maladie supplémentaire). Travail à l étranger : à cocher le cas échéant. Travail frontalier : à cocher le cas échéant. Lien de parenté : pour les conjoints salariés, renseigner "03 : conjoint" 04/11/2013 Version 2 Page 10

12 Informations fiscales : Taux Accident du Travail : associé à l'établissement auquel est rattaché le salarié. Taxe sur les salaires, Etablissement Agglomérant : cette zone n'est utilisée que si le salarié est rémunéré par différents établissements soumis à la taxe sur les salaires. Dans ce cas, un établissement est déclaré " agglomérant " et les autres sont qualifiés de " Payeurs ". Rémunéré au pourboire : à cocher, le cas échéant. Informations prud homales : à renseigner ou vérifier (également les années sans élections et y compris, pour les paies décalées, les salariés entrés au mois de décembre). Le Collège La Section. La section doit être la même que celle de l'établissement du salarié Le type de contrat de travail (contrat de droit privé/non privé) Remarque : ces éléments s apprécient au dernier vendredi de l année, pour chaque salarié ayant un contrat de droit privé en cours. Remarque : lorsque sur la période le salarié n a pas été présent mais a été réactivé pour le versement d une rémunération (prud hommes notamment), renseigner le code 02 (contrat de droit non privé). Assujettissements Pôle Emploi : Chômage : à renseigner le cas échéant (notamment les expatriés dont l adhésion est facultative : volontaire) AGS : Obligatoire par défaut. A modifier si besoin. Exonérations : sélectionner le cas échéant Exo part salariale, Part patronale, Exo totale, AGFF ou Non concerné ). Il est en général renseigné Non concerné. Remarque : cette zone permet d alimenter l exonération des cotisations Retraite. Une correspondance a été définie avec la rubrique concernant les exonérations d Assurance Chômage : Zone Exonération (retraite) 01 : Part patronale 02 : Part salariale 03 : Exonération totale 04 : AGFF 90 : Non concerné deviennent Rubrique Exonération Assurance chômage 02 : Exonération de la part patronale 01 : Exonération de la part salariale 03 : Exonération totale 90 : Non concerné 90 : Non concerné Exonération de part patronale d assurance chômage - embauche en CDI de salarié âgé de moins de 26 ans : renseigner le code 01 Part patronale le temps de la durée d exonération. Il semblerait donc qu une période d activité doive être créée pour cette période spécifique (avec les codes début et fin 901/902). Cette période doit être créée manuellement dans l historique pour les périodes en cours ou achevées (Cf 2.3.2). Informations Pôle Emploi : Caisse Congés Payés et n : à sélectionner le cas échéant (BTP, Spectacle, ) Page Contrats Sociaux Insérer les contrats de Prévoyance et Mutuelle à déclarer, et personnaliser le cas échéant. Remarque : ces informations peuvent être renseignées en masse (cf. ci-après) NB : Il est conseillé de créer des états en gestion avancée pour simplifier le contrôle, ou de créer une grille dans le module Sage DS après génération de la Dads-U. Saisie en masse des informations DADS-U Il est possible de renseigner (ou modifier) en masse, une partie des informations spécifiques à la DADS (statuts, n de rattachement, données prud'homales, contrats de Prévoyance et Mutuelle ). Pour réaliser ces modifications en même temps, pour tout ou partie de la population : Ouvrir le menu Annexes/Modification en masse des salariés/fiches de personnel Sélectionner la population concernée (le cas échéant avec le bouton «Sélection GA»). Se positionner sur la ligne de modifications souhaitées («Catégorie/Statuts» pour les statuts, pays de naissance, nationalité notamment, «Retraite» pour les n de rattachement, ) puis sélectionner l information devant être renseignée dans les fiches salarié. 04/11/2013 Version 2 Page 11

13 Les modifications peuvent être réalisées en mode simulation, permettant juste une impression ou une visualisation de la modification demandée (mode sélectionné par défaut), ou en mode réel (les modifications sont apportées directement dans les fiches de personnel). Remarque : décocher "avec historique" de manière à ne pas générer de changement de situation du salarié. Remarque : la modification sera apportée à la fiche de personnel, et donc à la dernière période d'activité du salarié. Dans le cas où le salarié a eu plusieurs périodes d'activité, modifier manuellement l'historique. Cette remarque n est pas valable pour le «motif du contrat» : il est possible de renseigner le motif du contrat y compris pour les contrats terminés et historisés. Pour cela, cocher «Ancien contrat», et au besoin décocher «Seulement si historiques non renseignés» Contrôles des périodes d activité et d inactivité (Listes/Fiches de personnel) Edition des périodes d activité et des périodes d inactivité (Listes/Fiches de personnel) A partir du menu Listes/Fiches de personnel, choisir, dans le menu Edition, Périodes Dads U. Cette édition permet de vérifier les périodes d activité déclarées et enregistrées en cours d année. Remarque : dans le cas où aucune période d activité ne s édite, vérifier que la zone Etablissement à déclarer (dans Listes/Etablissements, onglet Paramètres DADS, sous onglet DADS) est cochée. Remarque : il est possible de n'éditer que les salariés ayant eu des changements de situation au cours de l'année (salariés ayant plusieurs périodes d'activité, ou entrés/sortis dans l'année). Pour ce faire, décocher "Exclure les salariés sans changement". Les périodes d'inactivités peuvent être éditées à partir du menu Etats/Etat des absences, choisir la période, et décocher, le cas échéant, "rupture par salarié" (édition moins longue). Remarque : si la base paie a été reparamétrée au cours de l'année 2013, vérifier que les absences devant être déclarées ont bien été (re)saisies. 04/11/2013 Version 2 Page 12

14 2.3.2 Vérification et modification des périodes d activité (Listes/Fiches de personnel) Vérification des périodes déclarées Les dates des périodes d activité doivent correspondre aux dates éditées sur les bulletins. Exemple 1 : un salarié sorti le 15 juin 2013 doit avoir dans l historique une fin de période d activité au 15/06/2013, et la période de son dernier bulletin doit être 01/06/2013 au 15/06/2013. Exemple 2 : lorsqu un bulletin complémentaire est réalisé, sa période d édition doit correspondre à la période d activité déclarée. Les périodes sont présentées par ordre chronologique des débuts de périodes : le début d une période doit toujours être supérieur au début de la période précédente. Les périodes d activité peuvent se chevaucher (par la date de fin) en cas d emplois multiples. Les périodes d inactivité peuvent se chevaucher. Les périodes déclarées ne peuvent être antérieures à la date de début de la déclaration (qui est toujours le 1er janvier), hormis dans deux cas : Paies décalées (l année de paie commence le 1er décembre et non le 1er janvier) : les périodes d activité peuvent alors commencer le 1er décembre au plus tôt. Absences non connues lors de l établissement de la précédente DADS-U : les périodes d inactivité peuvent débuter le 1er novembre au plus tôt. Une période d activité serait nécessaire pour identifier la période d exonération de part patronale d assurance chômage. Cette période doit être créée manuellement dans l historique salarié, avec le code début 901 et fin 902 pour les périodes d exonération en cours ou achevées. Exemple : salarié embauché le 05/07/2013, finissant sa période d essai le 05/08/2013. Exonération de contributions patronales d assurance chômage (3 mois) court du 01/09/2013 au 30/11/2013. L année du salarié se décompose en 3 périodes d activités : du 05/07/2013 au 31/08/2013 (embauche/changement de situation administrative) avec le code exonération Pôle emploi 90 [Non concerné], du 01/09/2013 au 30/11/2013 (changement de situation administrative/ changement de situation administrative) avec le code exonération Pôle emploi 01 [part patronale] qui devra être renseigné dans le fichier Dads généré, du 01/12/2013 au 31/12/2013 (changement de situation administrative/continuité d activité) avec le code exonération Pôle emploi 90 [Non concerné]. En cas de versement de sommes isolées seules (dans l année), en dads, la date de début et de fin de période d activité doit être le 01/01/2013 (01/12/2012 pour les paies décalées). Leur code est 095/096. Dans l'historique des fiches de personnel, les dates doivent correspondre à la période de réalisation du bulletin Somme Isolée. Les périodes de portabilité sont déclarées comme des périodes d'activité, il convient de les identifier, et de les vérifier. Les codes début et fin de période sont 143 et 144. Dans le cas où la période de portabilité a commencé en 2012, la date de début de la période doit être 01/01/2013. Dans le cas où la période de portabilité se termine après le 31/12/2013, la date de fin de période est le 31/12/2013 (hors décalage de paie). Les montants renseignés devront correspondre à la période effectivement déclarée. Exemple : portabilité du 01/09/2013 au 31/05/2014, la période déclarée dans la DADS-U 2013 est 01/09/2013 au 31/12/2013, et les montants doivent correspondre à l'équivalent de 4 mois de prélèvements Prévoyance et Mutuelle. Remarque : dans le cas où sur la période de portabilité, des sommes isolées ont été versées, il convient de créer une nouvelle période d'activité (codes début et fin 095 et 096). Remarque : il n est pas possible d'ajouter dans la déclaration un salarié inexistant dans la base Paie. Il est donc nécessaire, pour déclarer de la participation notamment, de recréer le salarié, ainsi que sa période d activité. Modification, suppression et création des périodes d activité Il est bien entendu possible de modifier les périodes d activité une fois la DADS-U générée. Mais il est préférable de les modifier en amont, de manière à alléger les travaux qui seront à réaliser en janvier. Pour ce faire, ouvrir la fiche du salarié concerné, se positionner sur la page des " Historiques ", puis celles des " Changement de situation. Double cliquer sur la période à modifier, valider par OK pour enregistrer la modification. Pour supprimer une période créée à tort, se positionner dessus (les informations doivent rester grisées) et cliquer sur la poubelle (en haut à gauche dans la barre d'outils). 04/11/2013 Version 2 Page 13

15 2.3.3 Import des périodes d inactivité (Listes/Fiches de personnel) Les périodes d'inactivité sont saisies et modifiables dans l'onglet Détail du bulletin salarié. Dans les paies Pack +, il est également possible de les importer au moyen de l'assistant d'importation (menu GA) de la paie. Remarque : cette fonctionnalité d'import doit être utilisée avec précaution dans le cas où les durées d'absence calculées par les natures d'heures se déversent dans les bulletins. En effet, dans le cas d'une saisie rétroactive, les absences seraient à nouveau déduites sur le bulletin. Création du format d'importation Dans le menu GA/Format d'importation, créer un nouveau modèle en sélectionnant "Bulletin de paie", puis "Evènements". Insérer dans le modèle les champs de l'impression écran : Création d'un document Excel Dans un document Excel, renseigner les informations dans le même ordre que le modèle d'importation précédemment crée. Colonne "Code" : renseigner le code de la nature d'heure (consultable depuis Liste/Natures d'heure ou l'onglet Détail du bulletin salarié). Exemple : 0005 Carence, 0010 Maladie. Remarque : ces codifications ne sont pas à créer, mais sont données ici à titre d'exemple. Utiliser les codifications de votre plan de paie. Colonne "Nombre" (qui correspond à la colonne "Valeur" de l'onglet Détail dans le bulletin salarié) : renseigner la constante affectée par défaut à la nature d'heure : TOTJRSCAL pour un calcul de la durée de l'absence en 04/11/2013 Version 2 Page 14

16 jours calendaires, TOTJRSOUV pour un calcul en jours ouvrés, TOTJRSOUVA pour un calcul en jours ouvrables). Remarque : cette information est visible dans la zone "valeur par défaut" de la nature d'heure correspondante (Liste/Natures d'heures). Colonne "Motif d'absence" : renseigner le code de l'absence correspondante. La liste de ces codes est consultable dans le menu Liste/Tables/Motifs d'absences. Il est également visible dans la nature d'heure correspondante (Liste/Natures d'heure). Exemple : MA pour maladie, AT pour Accident du travail, MT pour maternité, MP pour paternité. 04/11/2013 Version 2 Page 15