LA RÉQUISITION D INVENTAIRE

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1 LA RÉQUISITION D INVENTAIRE La réquisition d inventaire permet d envoyer au magasinier de votre faculté, une commande pour des produits que vous souhaitez vous procurer. Une fois votre commande complétée, le magasinier se chargera de préparer les articles commandés. Lorsque la commande sera prête, ce dernier vous acheminera un courriel afin que vous passiez au magasin récupérer vos produits. Pour effectuer une réquisition d inventaire, vous devez faire un double-clic sur «Réquisition d inventaire» dans le dossier «Inventaire». La réquisition d inventaire 1

2 Vous devez saisir le numéro du requérant (intervenant) du propriétaire de l enveloppe budgétaire qui recevra la dépense. Dans la case «Magasin», vous devez cliquer sur les trois points correspondant à votre faculté. et choisir le magasin Dans la case «Produit», vous êtes en mesure de choisir le produit convoité par catégorie, classe, sous-classe, si vous connaissez ces informations. Sinon, vous devez inscrire le numéro du produit. Si vous ne le connaissez pas, cliquez sur les trois points dans la case produit. La fenêtre suivante apparaît : elle est structurée afin de faciliter la recherche. Si vous ne connaissez pas la catégorie, vous pouvez faire une recherche par le nom en cliquant de nouveau sur les trois points dans la case produit au bas de l écran ci-dessus. Un nouvel écran apparaîtra et vous pourrez faire une recherche par le nom. Vous inscrivez le nom de votre produit avec le signe %, avant et après votre mot et vous cliquez sur le bouton «Rech». Ensuite, vous vous déplacez sur le produit désiré et vous cliquez sur le bouton «Ok». Dans l écran multi-occurrence vous devez à nouveau cliquer sur le bouton rechercher pour afficher votre produit dans le multi-occurrence. La réquisition d inventaire 2

3 Dans le multi-occurrence, la loupe de droite permet d aller dans le produit pour consulter les éléments d informations qui s y retrouve. Lorsqu on clique sur le bouton panier, un article s ajoute dans notre panier d épicerie. Un double clic sur le bouton panier et on se retrouve avec 2 articles dans notre panier. Ces quantités pourront être modifiées à l écran suivant. Si vous souhaitez ajouter un nouveau produit à votre panier, répéter les étapes précédentes. La réquisition d inventaire 3

4 Vous devez cliquer sur le bouton pour passer à l écran suivant. Cette action vous amènera dans un autre écran où vous pourrez compléter la saisie des informations de votre réquisition.. Inscrire une brève description Inscrire la date requise Si l UBR que vous utilisez est identique pour tous vos items, vous pouvez l inscrire dans le champ «Imputation par défaut» et celle-ci se transcrira pour chacun des produits que vous commandez au magasin. Toutefois, si l UBR est différent pour chacun des produits, vous devez inscrire votre ventilation sur chaque ligne de produit comme le démontre l écran ci-dessous. La réquisition d inventaire 4

5 Vérifier et ajuster au besoin les quantités demandées. Dans la case «Produit», vous êtes encore en mesure d ajouter un nouvel item. La procédure est la même : si vous ne connaissez pas le numéro de produit, cliquez sur les trois points dans la case produit. La fenêtre suivante apparaît : elle est structurée afin de faciliter la recherche. La réquisition d inventaire 5

6 Si vous ne connaissez pas la catégorie, vous pouvez faire une recherche par le nom en cliquant de nouveau sur les trois points dans la case produit au bas de l écran ci-dessus. Un nouvel écran apparaîtra et vous pourrez faire une recherche par le nom. Vous inscrivez le nom de votre produit avec le signe %, avant et après votre mot et vous cliquez sur le bouton «Rech». Ensuite, vous vous déplacez sur le produit désiré et vous cliquez sur le bouton «Ok». La réquisition d inventaire 6

7 Votre numéro de produit ainsi que la description apparaîtront dans la case «Produit». Vous devez cliquer sur le bouton. Votre numéro de produit s inscrira dans la case «Produit» et lorsque vous inscrirez la quantité demandée, la description et la localisation viendront s inscrire sur la ligne. Si vous avez un autre produit à vous procurer, vous répétez la même opération. Lorsque vous avez terminé d inscrire vos produits, vous devez cliquer sur le bouton. La réquisition d inventaire 7

8 Le système générera votre document «Réquisition d inventaire» et il y attribuera un numéro de document. Dans cet écran, vous êtes en mode «Saisie initiale», ce qui veut dire que vous êtes encore en mesure d apporter des correctifs à votre réquisition en ajoutant par exemple d autres produits. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton pour compléter la pièce. Cliquer sur le bouton «Complété». Un écran apparaîtra : vous devez cliquer sur le bouton «Confirmé». Le requérant ou sont équivalent devra approuver la réquisition avant quelle soit acheminée dans les écrans du magasinier. Par la suite, votre document sera pris en charge par le magasinier de votre faculté qui préparera votre commande. Lorsque la commande sera prête le magasinier vous expédiera un courriel afin que vous passiez au magasin récupérer votre commande. La réquisition d inventaire 8

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