Migration des RIB en IBAN

Transcription

1 Migration des RIB en IBAN

2 Sommaire 1/ La norme SEPA 2/ Etapes de la migration avec APLON : a. Migration des RIB en IBAN b. Passage au format de fichier SEPA 2

3 Sommaire 3/ Migration des RIB en IBAN avec SAGE 500 et les programmes APLON : a. Paramétrage b. Contrôle c. Saisie des nouveaux IBAN 4/ Passage au nouveau format SEPA : 3

4 1/ La norme SEPA Après la mise en place de l EURO, l harmonisation européenne se poursuit avec celle des moyens de paiement grâce à la création d un espace unique européen des paiements en euros : le 4

5 1/ La norme SEPA Au sein de cet espace, tout acteur économique pourra émettre et recevoir des paiements en euros avec la même facilité, la même sécurité, la même rapidité et les mêmes règles juridiques que pour ses transactions domestiques. 5

6 1/ La norme SEPA Les entreprises et autres acteurs économiques devront convertir le code banque et le relevé d identité bancaire de leurs différents systèmes d informations pour les mettre aux normes internationales. De nouveaux codes devront être intégrés dans les bases de données : Le code enregistrant le numéro de compte et complétant l actuel RIB. 6

7 1/ La norme SEPA Le code est le code de l établissement bancaire selon une norme permettant d identifier la banque de façon unique. 7

8 2/ Etapes de la migration avec APLON Le passage à la norme SEPA se fera en deux temps qu il est essentiel de bien différencier : 8

9 2/ Etapes de la migration avec APLON En choisissant de passer en IBAN, une migration automatique des anciens RIB en IBAN s opèrera. Le passage du RIB à l IBAN répond en effet à une formule de calcul. Le RIB Z 02 de la banque LCL devient L IBAN FR Z02 avec le BIC CRLYFRPP 9

10 2/ Etapes de la migration avec APLON En revanche, le BIC est affecté en fonction du code banque récupéré dans une liste non exhaustive à ce jour et évolutive. Il conviendra donc d effectuer un contrôle final de la procédure pour détecter d éventuelles erreurs. 10

11 2/ Etapes de la migration avec APLON Les contrôles effectués, commencera une phase transitoire pendant laquelle : 11

12 2/ Etapes de la migration avec APLON Cette migration des RIB en IBAN peut se faire dès aujourd hui. En effet, le fait de migrer en mode IBAN vous permettra de contrôler vos codes BIC et de vérifier les informations avec vos partenaires si nécessaires. 12

13 2/ Etapes de la migration avec APLON Actuellement, le passage au nouveau format est possible pour les fichiers de virements (paie et fournisseurs). La date butoir de passage aux nouvelles normes SEPA est désormais fixée au mois de 13

14 2/ Etapes de la migration avec APLON Sans changer le format de fichier que vous transmettez à votre banque, il convient dès que possible de préparer le changement d organisation que demande ce passage. En effet, vous allez désormais faire signer des mandats à vos familles. Il faut donc revoir le formulaire d inscription et ajouter dans les conditions financières la date de facture et le nombre de mensualités prélevées. 14

15 SAGE n assure plus le suivi de son logiciel de comptabilité Ligne 500, ce dernier ne permettra donc pas la gestion des IBAN. 15

16 APLON a donc fait évoluer ses applications Etats, Prélèvements et Facturation pour : Migrer automatiquement les RIB actuels en IBAN pour les clients et les fournisseurs. Proposer des écrans de saisie des coordonnées bancaires clients et fournisseurs au format IBAN. Editer les coordonnées bancaires sous forme IBAN dans les documents (factures, par exemple). 16

17 Il conviendra de faire une mise à jour Internet de façon à disposer au minimum des versions logiciels suivantes : Etats v Prélèvements v Facturation v

18 Le passage aux IBAN est irréversible. Commencer avant toute chose par : 18

19 Sélectionner le programme Etats Si vous avez plusieurs sociétés, sélectionner la société concernée. Aller ensuite dans le menu suivant : 19

20 Cocher «passage aux IBAN», puis valider. 20

21 Un message vous demande de valider votre choix et vous informe que le programme va migrer les RIB (issus de SAGE) en IBAN 21

22 Après avoir répondu «oui», l option n apparaîtra plus dans l écran du paramétrage. 22

23 Sinon, vous devrez les saisir une 2 ème fois en IBAN dans le module Etats. 23

24 Faire ensuite une réplication totale de la compta dans les Etats 24

25 Sélectionner ensuite le programme Prélèvements Puis, aller dans le menu suivant : 25

26 Cocher l option «Passage aux IBAN». Puis, valider par «OK». 26

27 Un message vous demande de valider votre choix et vous informe que 27

28 Quand vous aurez validé ce choix, vous ne pourrez plus revenir dessus. 28

29 Pour la partie Familles, utiliser le programme Prélèvements 29

30 Puis, aller dans le menu suivant : 30

31 Sélectionner les tiers et imprimer la liste. 31

32 Dans les critères d édition, demander un tri par nom si vous préférez une liste par ordre alphabétique et cocher «autres IBAN» dans le cas où vous avez des tiers multi-iban. 32

33 Vous obtenez la liste des familles en prélèvements et leur IBAN que vous devez contrôler. 33

34 Les codes BIC de type BNPAFRPPXXXX ne posent pas de problème et passeront lors du transfert de fichier, mais ils demandent vérification auprès des familles. Par contre, si vous avez des codes BIC commençant par XXX, il est impératif de redemander les coordonnées bancaires aux familles car votre fichier ne pourra passer en banque. 34

35 Attention! Un même IBAN ne peut avoir qu un seul numéro de mandat. 35

36 Pour les fournisseurs, utiliser le programme Etats 36

37 Aller ensuite dans le menu suivant : 37

38 Choisir «ajouter» pour éditer une nouvelle liste. 38

39 Cliquer sur «Requête» pour créer votre liste. 39

40 Configurer votre requête comme ci-dessous : Penser à enlever les doublons 40

41 Ensuite, un message vous interroge sur la mise en forme de votre requête : 41

42 On va suivre l assistant pour créer la requête en cliquant sur «suivant» 42

43 On continue sur la mise en page. 43

44 On peut ici changer les titres des colonnes. 44

45 On peut ici mettre en place une numérotation des critères. 45

46 On va choisir un titre. On peut conserver cette requête. 46

47 On obtient la liste des IBAN fournisseurs à contrôler 47

48 Pour les familles, c est désormais dans le programme Prélèvements que vous saisirez les nouvelles coordonnées bancaires. 48

49 Aller dans le menu suivant : 49

50 Tout ajout d un IBAN (nouvelle famille en prélèvement importée dans la base Prélèvements après réplication des tiers) ou toute modification des IBAN doit se faire par cette option. 50

51 C est dans l écran de saisie ci-dessous qu il faudra désormais saisir les nouvelles coordonnées bancaires : 51

52 A la fin de la saisie, on clique sur le bouton «valider». Le programme effectue des contrôles : Tous les champs utiles doivent être renseignés sinon un message signale le code famille et le champ vide. En revanche, la combinaison Domiciliation / IBAN / BIC non renseignée est autorisée si vous n êtes pas encore en possession des coordonnées bancaires de certaines familles. Les IBAN doivent être corrects sinon un message signale le code famille et si l IBAN est erroné ou saisi plusieurs fois pour des mandats différents. 52

53 Pour les fournisseurs, on utilise le programme Etats 53

54 C est dans le menu suivant que va se faire la saisie des coordonnées bancaires : 54

55 Il faut paramétrer la requête de la manière suivante : 55

56 On obtient l écran de saisie suivant : 56

57 A la fin de la mise à jour, un message vous informe qu un fichier TIERS.txt a été généré et doit être récupéré en comptabilité SAGE. 57

58 4/ Passage au nouveau format SEPA 58

59 4/ Passage au nouveau format SEPA Selon les banques, tous les cas de figures sont possibles : certaines banques vont accepter les 2 formats jusqu en 2014, d autres vont attendre le dernier moment pour changer. En tous les cas, 59

60 4/ Passage au nouveau format SEPA 60

61 4/ Passage au nouveau format SEPA Dans les Etats, c est dans le menu ci-dessous qu il faut procéder au changement : 61

62 4/ Passage au nouveau format SEPA Cocher la norme SEPA dans le combo prévu à cet effet. 62

63 4/ Passage au nouveau format SEPA Ensuite, on génère le fichier de virement fournisseur par SAGE comme auparavant. Une fois le fichier généré, on retourne sur les Etats 63

64 4/ Passage au nouveau format SEPA Ouvrir ensuite le fichier généré par SAGE. 64

65 4/ Passage au nouveau format SEPA On renseigne l IBAN et le BIC de l établissement. 65

66 4/ Passage au nouveau format SEPA Un message nous demande de valider les modifications. Le fichier au format SEPA est généré pour les fournisseurs. 66

67 4/ Passage au nouveau format SEPA Dans les Prélèvements, le passage se fait en changeant le paramétrage dans le menu ci-dessous : 67

68 4/ Passage au nouveau format SEPA Choisissez la norme SEPA comme norme utilisée. La procédure est ensuite la même que pour la norme ETEBAC. 68

69 4/ Passage au nouveau format SEPA La gestion des prélèvements avec la norme SEPA va changer, puisqu il faudra gérer pour chaque famille un numéro de mandat. Ce mandat est un contrat que vous passez avec vos familles. Ce n est pas un document à transmettre à la banque. Les familles peuvent ensuite rejeter le prélèvement pendant 8 semaines et même 13 mois s il y a litige sur le mandat. Un mandat inactif pendant 36 mois devient caduc. 69

70 4/ Passage au nouveau format SEPA Vous allez désormais transmettre 2 fichiers à votre banque : 1 pour les familles que vous prélevez pour la première fois (fichier «first») et un pour les familles déjà prélevées précédemment (fichier «récurrent»). Attention! Lors du passage au format SEPA, (votre premier transfert de fichier aux nouvelles normes) toutes les familles seront sur le fichier «first». 70

71 SYNTHESE 1. Passage aux IBAN dans les programmes APLON en conservant le format de fichier actuel 2. Vérification des BIC et demande des coordonnées bancaires aux familles le cas échéant 3. Modification des formulaires de rentrée en intégrant les mandats vierges et les conditions de prélèvements 4. Attribution des n RUM (Référence Unique de Mandat) par les logiciels APLON 5. Envoi de la photocopie du mandat signé avec RUM Demander votre n ICS (Identifiant Créancier Sepa) à votre banque 6. Test d envoi de fichier en norme SEPA 71

72 QUESTIONS Faudra-t-il faire signer un mandat à toutes les familles ou seulement aux nouveaux entrants? Les autorisations de prélèvement antérieures valent mandat. Par contre, lors du passage aux IBAN, vous pourrez transmettre leur RUM aux familles en précisant la nouvelle méthode de prélèvement Pour les changements de domiciliation bancaire, comment fonctionnera l outil? Il y aura génération d un nouveau RUM 72

73 QUESTIONS Faut-il refaire un mandat chaque année avec les familles? Les mandats sont valables toute la durée de la scolarité de l élève et se renouvellent par tacite reconduction d une année sur l autre. Peut-on éditer un mandat vierge avec les logiciels APLON? Oui, comme cela concerne les familles, l édition des mandats vierges s effectue dans les Prélèvements. 73

74 QUESTIONS L édition peut se faire en allant dans le menu ci-dessous : 74

75 QUESTIONS Dans cette liste, on peut choisir les familles pour éditer leur mandat ou, si on ne choisit aucun tiers, on édite un mandat vierge. 75

76 QUESTIONS On choisit ici le nombre d exemplaires. 76

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