PROGRAMME REGIONAL DE FORMATION ACHAT DE PARCOURS METIERS ET DE FORMATIONS AUX SAVOIRS DE BASE

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1 GUIDE DE LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE D'UN MARCHE DE FORMATION DANS LA PLATEFORME GIRAF 1. L OUVERTURE DE VOTRE ACTION DE FORMATION PAR LA SAISIE DE LA DATE REELLE DE DEBUT 2 2. LA SELECTION DU CHOIX DE LA PERIODICITE DES PAIEMENTS 3 3. LA SAISIE DU PROFIL DE VOS BENEFICIAIRES ET LA SAISIE ET VALIDATION DES REALISATIONS PERIODIQUES DE CHACUN DE VOS BENEFICIAIRES 3 4. LA CONSTITUTION ET LA GESTION DU DOSSIER DE REMUNERATION OU RS LA VALIDATION DE VOS DEMANDES DE PAIEMENT D ACOMPTES 4 6. LA VALIDATION DE VOS DEMANDES DE PAIEMENT DE SOLDES 4 7. ENQUETE SUR LE DEVENIR DES BENEFICIAIRES 6 8. L UTILISATION DE L ONGLET «JUSTIFICATIF» DE LA PLATEFORME GIRAF 6 9. VOS DIFFERENTS CONTACTS 6 Page 1 sur 6

2 Le suivi administratif et financier des marchés de formation professionnelle se fait par le biais de la plateforme GIRAF (Gestion Informatisée par la Région centre des Actions de Formation) depuis le 1 er janvier L'accès à la plateforme GIRAF se fait en utilisant un identifiant et un mot de passe qui vous seront attribués par la Direction de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie. Ces données sont confidentielles et nécessitent une gestion vigilante au sein de votre organisme. Dès votre connexion à la plateforme GIRAF vous aurez accès à des documents en téléchargement qui vous aideront dans la réalisation de toutes les étapes successives. Dès l ouverture de l action de formation, vous pourrez procéder A la saisie de la date réelle de début de formation (mise à jour) Au choix de la périodicité des paiements : ATTENTION la périodicité trimestrielle est indiquée par défaut. A la mise en ligne des plannings Puis, au fur et à mesure de l exécution de votre action de formation à : la saisie du profil de vos bénéficiaires et le cas échéant à la création des dossiers de rémunération par l utilisation de l interfaçage la saisie et/ou à la validation des réalisations périodiques (toute déclaration de réalisation doit être attestée par une feuille d émargements) la validation de vos demandes de paiement. A la fin de l exécution de l action de formation, pour avoir accès à la demande de solde et à sa validation avant son envoi à la Région Centre, vous devrez avoir préalablement procédé à : la saisie de la date de sortie de formation de chaque bénéficiaire la saisie de la date de fin réelle de votre action de formation la saisie, la validation et la consolidation des enquêtes la saisie et la validation du rapport d exécution (CRE) (la Région a décidé de supprimer la complétude du CRE : les modalités de cette gestion seront précisées ultérieurement). 1. L ouverture de votre action de formation par la saisie de la date réelle de début Principe : La date de début prévisionnelle indiquée sur GIRAF est celle que vous avez saisie dans votre formulaire de saisie en ligne, lors de la réponse à la consultation pour l'achat d'actions de formation. Tout décalage entre la date de début ou de fin prévisionnelle et réelle doit faire l objet d un message transmis à gestionfp@regioncentre.fr avec copie au Référent Territorial en précisant, le numéro de l action de formation concernée, la date prévisionnelle et la date réelle. Page 2 sur 6 C.C.A.P. PRF 2015

3 Gestion spécifique des actions agréées à la rémunération : Pour les PARCOURS METIERS agréés à la rémunération, les organismes doivent impérativement transmettre leur date de début réelle le plus en amont possible par un message à gestionfp@regioncentre.fr avec copie à leur Référent Territorial afin que leur action de formation soit validée par les services de la Région. Cette validation leur permettra d utiliser l interfaçage pour la création des dossiers de rémunération dans le respect de la procédure. Ce point devra être précisé dans le message. La validation de l action de formation par les services de la Région génère l envoi automatique d une information aux partenaires : l ASP, prestataire chargé de la gestion de la rémunération l équipe d animation de la plateforme LIBRES SAVOIRS et le GIP ALFA CENTRE pour l alimentation de l outil AUDE FORMATION utilisé par POLE EMPLOI pour la prescription. Toute difficulté technique doit être signalée par un message explicatif à giraffp@regioncentre.fr 2. La sélection du choix de la périodicité des paiements ATTENTION : Par défaut, la périodicité des paiements est trimestrielle. Si votre action a une durée inférieure à 8 mois, il est fortement conseillé de ne pas sélectionner la périodicité de paiement trimestrielle. Si vous avez demandé dans votre acte d engagement : o une avance à 5%, elle sera récupérée en fonction du montant des réalisations dès l atteinte des 65 % de réalisation de votre marché et avant les 80 % de réalisation. o une avance à 30 % (après constitution d'une garantie à 1 ère demande), elle sera récupérée en fonction du montant des réalisations par 1/3 dès la première demande de paiement. Si les réalisations ne le permettent pas, le montant non récupéré sera reporté sur la demande de paiement suivante et ainsi de suite mais avant l atteinte des 80 % de réalisation. 3. La saisie du profil de vos bénéficiaires et la saisie et validation des réalisations périodiques de chacun de vos bénéficiaires La saisie des réalisations doit se faire par le titulaire mais également par le sous traitant payé directement (montant de la prestation >= à 600 TTC) en se connectant avec leur propre identifiant et mot de passe. En cas de cotraitance, la saisie de toutes les prestations réalisées sur ce marché sera opérée par le mandataire du groupement. Page 3 sur 6 C.C.A.P. PRF 2015

4 ATTENTION : vous devez veillez à saisir les nom et prénom de chaque bénéficiaire CONFORMEMENT à la carte d identité. Pour un stagiaire amené à entrer et à sortir d une action de formation dans le cas de la réalisation de modules par exemple, l organisme ne devra indiquer sur GIRAF la date de sa sortie que lorsque le stagiaire sera définitivement sorti de formation. 4. La constitution et la gestion du dossier de rémunération ou RS1 Voir le guide de gestion des dossiers de rémunération des "stagiaires de la formation professionnelle" accessible sous : 5. La validation de vos demandes de paiement d acomptes En fonction du choix de la périodicité de paiement faite par le titulaire du marché, l outil détermine les périodes de validation des demandes de paiement. Soit du 1 er au 20 du mois suivant le mois des réalisations Soit du 1 er au 20 du trimestre suivant le trimestre de réalisation. ATTENTION : la Région se réserve le droit de modifier cette période fixée a priori à 20 jours pour la validation des demandes de paiement en fonction de l adaptation aux modalités de gestion financière internes à la Région et en particulier en début ou en fin d année. Précisions : A compter de la date de début réelle saisie et même s il n y a pas de réalisation, le sous traitant et le titulaire devront valider leurs réalisations. Pour éviter la validation d une demande de paiement à 0 (sans récupération d avance), il est important d indiquer la date à laquelle l action de formation à réellement débuté. C est la validation de la demande de paiement par le titulaire qui permettra son envoi dématérialisé à la Région. La dernière demande de paiement ne pourra pas être supérieure à 80 % du montant des réalisations. La différence sera prise en compte dans le cadre de la demande de solde. 6. La validation de vos demandes de paiement de soldes a. La saisie de la date de sortie des bénéficiaires Chaque prestataire du marché doit indiquer la date de sortie de tous ses bénéficiaires avant de pouvoir indiquer la date de fin réelle de l'action de formation. Page 4 sur 6 C.C.A.P. PRF 2015

5 Pour un départ anticipé vers un emploi d'une durée > ou égale à 3 mois, c'est la date de réception du contrat de travail qui devra être saisie sur GIRAF. Pour un départ anticipé pour création et reprise d'entreprise, c'est la date de réception du KBIS qui devra être saisie sur GIRAF. b. La saisie de la date de fin réelle de l action de formation Tout comme pour la date de début prévisionnelle, la date de fin prévisionnelle indiquée sur GIRAF est celle que vous avez saisie dans votre formulaire de saisie en ligne, lors de la réponse à la consultation pour l'achat d'actions de formation. Tout décalage entre la date de fin prévisionnelle et réelle d un Parcours Métiers doit faire l objet d un message transmis à gestionfp@regioncentre.fr avec copie au Référent Territorial en précisant, le numéro de l action de formation concernée, la date prévisionnelle et la date réelle. La validation de la modification de date par les services de la Région génère l envoi automatique d une information aux partenaires : l ASP, prestataire chargé de la gestion de la rémunération, l équipe d animation de la plateforme LIBRES SAVOIRS et le GIP ALFA CENTRE pour l alimentation de l outil AUDE FORMATION utilisé par POLE EMPLOI pour la prescription. c. La saisie, la validation et la consolidation de l enquête des bénéficiaires Chaque prestataire du marché doit saisir et valider les enquêtes de ses bénéficiaires. Les enquêtes non saisies ou non validées affichent «renseigner l enquête» et les enquêtes validées affichent «consulter l enquête» sur le tableau de la «fiche d entrée des bénéficiaires» dans la colonne «enquête à la sortie du bénéficiaire». Le titulaire doit consolider l enquête après avoir saisi le résultat final de chacun des bénéficiaires de la formation. Pour ce faire, il doit collecter les informations auprès de son ou ses sous-traitants qui étaient en charge d un stagiaire. d. La saisie et la validation du rapport d exécution ou compte rendu d exécution ou CRE / CRA (formations aux savoirs de base) La région a décidé de supprimer cette phase. Si le prestataire informatique est intervenu l organisme n aura plus accès à ce document, dans le cas contraire, il conviendra de saisir des «blancs» dans chacun des champs pour pourvoir procéder à sa validation et avoir accès à la demande de solde. e. La validation et l envoi de la demande de solde Cette validation ne peut être faite que par le titulaire. En cas de sous traitance : si les prestations ont été réalisées par un sous traitant en tout début de l action de formation, le solde ne pourra lui être versé qu en même temps que celui du titulaire. Lors de la validation de la facture de solde sur GIRAF le titulaire du marché doit parallèlement l éditer, la dater, la signer et la tamponner avec le cachet de l organisme et la joindre en utilisant l onglet «justificatif» de l action de formation transmettre conformément au CCAP. Page 5 sur 6 C.C.A.P. PRF 2015

6 7. Enquête sur le devenir des bénéficiaires La Région prévoit de faire réaliser par l organisme une enquête sur le devenir à 6 mois de ses stagiaires. Les modalités de gestion seront portées à la connaissance de l'organisme de formation. ATTENTION : L'organisme de formation a l'obligation d'informer les bénéficiaires de l intérêt que porte la Région à l évaluation des formations et au devenir des bénéficiaires qui ont suivi une action de formation qu elle a financée et leur obligation à y répondre. 8. L utilisation de l onglet «justificatifs» de la plateforme GIRAF Cet onglet permet la transmission dématérialisée à la Région de tout document conformément au CCAP. Pour garantir un bon fonctionnement, les documents doivent être préalablement allégés des images, logos etc, être mis sous un format de type.zip et avoir un intitulé court. 9. Vos différents contacts Nature des sollicitations Pour le suivi de la gestion administrative et financière des dispositifs de formation : questions, informations, demande de dérogations (dates, contenu, lieu), suivi administratif et financier, informations pédagogiques, etc. Pour un besoin d un accompagnement pour utiliser la plateforme GIRAF : questions, précisions, utilisation de l interfaçage avec Rémunet, etc. Pour toute demande relative à la rémunération d un bénéficiaire : gestion de situations particulières, retard dans le traitement d un dossier, etc. Intitulé des adresses électroniques gestionfp@regioncentre.fr giraffp@regioncentre.fr remufp@regioncentre.fr Le Référent Territorial concerné doit être mis en copie de toutes les sollicitations portant sur la mise en œuvre des Parcours Métiers, il en est de même pour les Chargés de Mission «Formation aux Savoirs de Base» et «Rémunération». PM - Dépt.18 Corinne TRUONG-DINH corinne.truong-dinh@regioncentre.fr PM - Dépt.28 Anne GAUFRETEAU anne.gaufreteau@regioncentre.fr PM - Dépt.36 Emmanuelle BELLEVILLE-JAN emmanuelle.bellevillejan@regioncentre.fr PM - Dépt.37 Mourad SALAH-BRAHIM mourad.salah@regioncentre.fr PM - Dépt.41 Stéphane DECANTON stephane.decanton@regioncentre.fr PM - Dépt.45 Anne HAGLUND-MILON anne.milon@regioncentre.fr Savoirs de base Leila KHELIL Leila.KHELIL@regioncentre.fr Rémunération Christine FANEAU Christine.faneau@regioncentre.fr Page 6 sur 6 C.C.A.P. PRF 2015