INTRODUCTION AU MODULE DE GESTION COMMERCIALE DE BOB 50

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1 INTRODUCTION AU MODULE DE GESTION COMMERCIALE DE BOB 50 1) Coordonnées de la société Réf. : Nom : SCHOOL EDITION adresse : rue des Erables roux 105 à 4983 BASSE-BODEUX N TVA : BE N banque : ) Création d un nouveau dossier a] Installation des modules Module : comptabilité générale Module : gestion commerciale Type particulier : aucun b] Récupération d un autre dossier Aucun c] Législation et devises Pays BE Belgique Monnaie de base : EUR 2 décimales d] Initialisation du plan comptable Récupération du plan standard MEDIUM e] Premier exercice comptable Date de début : 1/01/2013 Nombre de périodes : 12 3) Création des journaux a] Journal des opérations diverses d ouverture Nom : J. op. diverses d ouverture Réf. : OUV Type : op. diverses Prochain encodage : exercice 2013 N doc :1 Période : **/2013 b] Journal des achats Nom : J. des achats Réf : ACH Type : Achats Prochain encodage : exercice 2013 N doc :1 Période : 01/2013 c] Journal de caisse Nom : J. de caisse Réf. : CAI Type : financier Compte : Solde négatif : interdit Prochain encodage : exercice 2013 N doc : 1 Période : 01/2013 4) Module de gestion commerciale a] Activation du module de gestion des stocks b] Création d'une fiche de stock par article E Produit E F Produit F G Produit G c] Création d'un journal de mouvement de stock MVT

2 d] Création d'une table de tarifs ENT Entreprise PAR Particulier 2 Voir tarifs des produits E,F,G au tableau e] Création d'un journal de bon de livraison fournisseur BLF 5) Opérations d ouverture du bilan initial Au 1/01 la situation de notre entreprise est la suivante : mobilier ; stock de produit E 16 unités à 15 pièce; banque 2500 ; caisse 1060 ; capital 8000 ; dettes de plus d un an envers établissements de crédit 5560 ; dette envers le fournisseur Epernay 240, TVA BE , (fac. n 100). 6) Opérations d achat N.B.: toutes les marchandises sont soumises à une TVA de 21 %. 03/01 Achat de 25 produits F à 20 l'unité et de 15 produits G à 30 l'unité; échéance 30 jours, facture n 156 de Halin Jules, rue du Mont 12 à 4020 Bressoux; TVA BE /01 Achat de 20 produits E à 16 l'unité et de 30 produits F à 22 l'unité; échéance 30 jours, facture n 404 de Gaudois Serge, rue du Marais 20 à 4970 Stavelot; TVA BE /01 Achat de 20 produits F à 23 l'unité et de 40 produits G à 29 l'unité; échéance 30 jours, facture n 833 de Dupont Pierre, rue des Lilas 112 à 5300 Andenne; TVA BE ) Module de facturation a] Création d'un dessin pour la facture de vente b] Création d'un journal de facturation vente VENT c] Création d'un journal d'abonnement ABOV 8) Opérations de vente N.B.: toutes les marchandises sont soumises à une TVA de 21 % et le délai de paiement de nos factures est de 20 jours. 19/01 Vente de 20 produits E et de 10 produits F au commerçant Dubois Roger, rue Foch 36 à 4000 Liège ; TVA BE ; frais de port 12 ; facture n 1. 22/01 Vente de 15 produits F et de 30 produits G au commerçant Duhan Marc, rue du Canal 106 à 5000 Namur; TVA BE ; frais de port 20 ; remise 5 %; facture n 2. 24/01 Vente à un client de passage de 5 produits E pour 181,50 TVAC et de 6 produits F pour 290,40 TVAC; paiement immédiat en espèces. Imaginons que notre entreprise propose la livraison de 10 produits G au prix de 39 par mois au lieu de 45 à chaque entreprise qui le souhaite à condition de souscrire à un abonnement d'au moins 12 mois. Le 25/01 un nouveau client, le commerçant Tartempion Louis, TVA BE , rue des Etangs 29 à 5660 Couvin accepte. Le même jour un autre de nos clients, Marc Duhan, souscrit aussi à cette offre.

3 SOLUTION DE L EXERCICE D INTRODUCTION AU MODULE DE FACTURATION DE BOB 50 3 Opérations diverses d'ouverture Pour pouvoir utiliser le module de gestion des stocks il est nécessaire de modifier certaines options du module de gestion commerciale, notamment en activant la gestion des stocks. Pour cela il faut aller dans «Configuration générale», puis dans «Paramétrage» et enfin dans les «options» de la gestion commerciale. Ensuite il faut désélectionner la «gestion des représentants»comme suit.

4 4 Après avoir cliqué sur «suivant» et une fois arrivé à la fenêtre suivante, il faut cliquer sur «Terminer» pour activer les nouvelles options. Cliquer encore cette fois-ci sur «Fin» puis sur «OK» et le message suivant apparaît. Cliquer sur «OK» et la fenêtre suivante apparaît. Il s agit de la fenêtre de «liaison comptable» qui est un sous-menu de la gestion commerciale.

5 5 Dans la zone «Catégorie comptable» introduire le n de compte de stock adéquat en commençant dans ce cas-ci par le compte n et dans les Ventes y indiquer le compte de vente correspondant, dans ce cas-ci le compte n ; dans les Achats faire de même en utilisant dans ce cas-ci le compte n Procéder de la même façon pour tous les produits. Catégorie comptable Ventes Achats Catégorie comptable Ventes Achats N.B. : attention! Dans Achats «National» changer le code BSD par MD. A la fin du processus d encodage il faut indiquer les comptes utilisés pour les frais de port sur «Achats» et les prestations de transport sur «Ventes». Opter pour les comptes suivants : - n frais de transport sur achat marchandises ; - n prestations transport.

6 Il faut ensuite créer une fiche de stock par article via le menu «Articles et tarifs» de la Gestion commerciale. Cela concernera tous les articles : E, F, G. 6 Répéter la même opération pour les produits F et G. Il convient ensuite de créer un journal de mouvement de stock via l utilitaire de la gestion commerciale afin de pouvoir ensuite y introduire les données relatives au stock initial du produit E.

7 7 Si l'on pratique des prix de vente différents selon le type de client, on créera une table des tarifs; en suivant le chemin ci-après. Dans ce cas-ci un tarif pour les entreprises Et un tarif pour les particuliers Ensuite aller sur «Tarifs» et y indiquer les prix comme suit.

8 Pendant l'année en cours l'entrée des nouvelles quantités dans les différents stocks se fait via un journal de bon de livraison fournisseur qu'il faudra créer via l utilitaire de la gestion commerciale. 8 Opérations d'achat N.B. : on suppose ici que la livraison des marchandises est accompagnée de la facture d'achat. Opération n 1

9 Une fois dans le journal des achats, après avoir entré le nom du fournisseur et les dates, cliquer sur l icône situé à gauche de la date d émission, automatiquement apparaîtront les comptes et montants relatifs aux articles enregistrés dans le journal BLF à condition toutefois d avoir lié chaque article au compte 604 concerné! 9 Si l'on consulte les fiches de stock des produits F et G on verra que celles-ci contiennent respectivement 25 et 15 unités. Opération n 2

10 10 Si l'on consulte les fiches de stock des produits E et F on verra que celles-ci contiennent respectivement 36 et 55 unités. Opération n 3

11 11 Si l'on consulte les fiches de stock des produits E, F et G on verra que celles-ci contiennent respectivement 36, 75 et 55 unités. Si l'on regarde l'onglet "Achat "de chacun des 3 articles on voit le prix moyen pondéré de celui-ci. Par exemple si l on clique sur l onglet "Achat" de la fiche de stock du produit F à cette date, on peut voir la valeur du PMP (Prix moyen pondéré).

12 Opérations de vente 12 Il convient d'abord de "dessiner la facture type" via l utilitaire de la gestion commerciale, puis Dessin de documents de la manière suivante. En bas de l écran, cliquer ensuite sur l icône pour sélectionner «Document standard». Parmi toute une liste de modèles de factures sélectionner, par exemple, la suivante.

13 Cliquer ensuite sur le modèle de facture pour l agrandir et la configurer. 13 Pour ajouter la rubrique «Port» sur le dessin de la facture, cliquer sur l icône dans la barre d adresses ; pour ajouter la formule calculant les frais de port, cliquer d abord sur l icône, puis dans la barre d adresses 1, choisir Db_Entete et dans la barre d adresses 2 chercher la variable TRSPCHARGEAMN. On crée ensuite un journal de Facturation Vente via l utilitaire de la gestion commerciale.

14 14 Avant de facturer les ventes aux clients il convient de paramétrer le menu de gestion commerciale (paramètres d'encodage) pour que soient pris en compte les frais de port et la remise globale éventuelle. Opération n 1 Ne pas oublier de compléter la rubrique «frais de port» dans l onglet conditions de livraison! Après enregistrement, en cliquant ensuite sur l'icône au dessus de la fenêtre d'encodage du journal de facturation, on peut avoir une image de la facture n 1 qui sera envoyée au client Dubois. (Voir page suivante)

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16 Pour pouvoir valider la facture de vente il faut d'abord imprimer celle-ci. 16 En consultant le journal des ventes, on s'aperçoit que l'imputation dans les différents comptes s'est faite correctement. Si l'on consulte les fiches de stock des produits E et F on verra que désormais celles-ci contiennent respectivement 16 et 65 unités.

17 Opération n 2 17 Ne pas oublier de compléter la rubrique «frais de port» dans l onglet conditions de livraison et la rubrique «remise globale» dans l onglet conditions générales. Après enregistrement, en cliquant ensuite sur l'icône au dessus de la fenêtre d'encodage du journal de facturation, on peut avoir une image de la facture n 2 qui sera envoyée au client Duhan. (Voir page suivante

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19 Opération n 3 19 Quand il s'agit d'une vente à un client de passage auquel n'est pas délivré une facture, on peut soit encoder l'opération dans le journal de facturation en créant un compte client COMPTOIR, soit encoder la vente dans le journal de caisse. Dans ce dernier cas, s assurer au préalable que dans les comptes concernés la case «TVA Saisie financier» est cochée. Cependant cette dernière manière de faire nécessite ensuite de passer par le fichier Mouvement de stock pour tenir compte des sorties de stock des produits E et F. Les ventes abonnement ou factures type Ce sous-menu vous permet de demander au programme d encoder automatiquement des factures revenant à intervalles réguliers. 1. Encodage factures type Vous pourrez alors créer un journal de ce type via l utilitaire de la gestion commerciale (voir page suivante)

20 20 Ce journal contiendra les factures émises à intervalles réguliers. Il n est pas validable. Imaginons que notre entreprise propose la livraison de 10 produits G au prix de 39 E par mois au lieu de 45 E à chaque entreprise qui le souhaite à condition de souscrire à un abonnement d'au moins 12 mois. Un nouveau client, le commerçant Tartempion Louis rue des Etangs 29 à 5660 Couvin accepte.

21 21 2. Génération d'un document type Permet de créer une même facture de vente pour un ensemble de clients. Cette facture doit être présente dans le journal d abonnement. La différence par rapport au sous-menu «Génération de lots» (voir point n 3) réside dans le fait qu ici il est possible de sélectionner le client ou le type de client qui recevra la facture provenant du journal d abonnement choisi. Imaginons qu'outre le client Tartempion le client Duhan accepte cette proposition on générera la facture type en sélectionnant d'abord les personnes concernées.

22 Si l'on consulte ensuite le journal de facturation, on a ce qui suit : 22 Abonnement de Dehan Abonnement de Tartempion

23 23 3. Génération de lots Ce sous-menu permet de créer une facture à envoyer à un groupe de clients sur base d une facture type présente dans un journal d abonnement. Cette méthode évite de devoir encoder plusieurs fois une même facture afin de l envoyer à différents clients. Dans cette option, vous ne pouvez pas sélectionner les clients individuellement.