La facture interne SERVICE DES FINANCES

Transcription

1 La facture interne SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Mars 2014

2 Table des matières AVERTISSEMENT... iii INTRODUCTION... 1 Accès au formulaire... 1 Entité, fournisseur interne et client... 2 Description du formulaire... 4 Les éléments communs à l ensemble de la facture (L en-tête)... 5 Le statut de la facture... 5 La date de la facture et la date comptable... 5 Le fournisseur interne... 5 L en-tête - commentaires Les lignes de la facture La description de ligne et la note de ligne Quand est-il nécessaire d ajouter des lignes de facture? Les répartitions comptables de revenu Revenu versé sur un seul budget Répartition du revenu entre plusieurs budgets La répartition comptable de dépense Les taxes Ajouter des taxes Enregistrement de la facture Finalisation de la facture interne Traitements Les statuts de la facture Annulation d une facture interne Aide à la saisie FACTURE INTERNE SUITE À UNE DEMANDE DE SERVICE Récupération de la DSI Facturation Lignes - données générales Combinaison comptable de revenu Sélection du fonds de la combinaison comptable de contrepartie de revenu Finalisation de la facture interne FACTURE INTERNE SANS DEMANDE DE SERVICE PRÉALABLE Accès au formulaire L en-tête de la facture En-tête données générales Adresse et contact-client En-tête - commentaires Les lignes de la facture Description de ligne Lignes - commentaires Combinaison comptable de revenu La facture interne page i

3 Sélection du fonds de la combinaison comptable de contrepartie de revenu Combinaison comptable de dépense Sélection du fonds de la combinaison comptable de contrepartie de dépense Finalisation de la facture interne CONSULTATION D UNE FACTURE Historique des corrections COPIE D UNE FACTURE IMPRESSION D UNE FACTURE Impression d une «Facture terminée», statut INV Menu d impression Création d un contrôle d exécution Recherche d un contrôle d exécution et impression Extraction des données Impression à partir du lien Moniteur de traitement Lien «Afficher version imprimable» Facture «Temporaire Pro forma» Menu d impression Bouton «Pro forma» ANNEXE 1 - Le client interne Qu est-ce qu un client interne? Qu est-ce qu un emplacement? L onglet «Option facturation» n est pas utilisé Onglet données générales diverses Qu est-ce qu un utilisateur de flux de travaux? Qu est-ce qu un contact-client? ANNEXE 2 - Facture interne répartitions comptables ANNEXE 3 Aide-mémoire Saisie interentités (UL/AU AU/UL) ANNEXE 4 - Aide mémoire à la saisie d une FACTURE INTERNE ANNEXE 5 - Aide mémoire - Impression d une FACTURE INTERNE La facture interne page ii

4 AVERTISSEMENT Lorsque vous travaillez dans l application financière de PeopleSoft et plus particulièrement dans le module de facturation, nous vous recommandons d apporter une attention spéciale aux éléments décrits ci-dessous. Historique de navigation Vider régulièrement les «Fichiers Internet temporaires» et les «Cookies» sous le menu «Options option Internet» dans la barre de menu du navigateur. Bouton Précédent et Suivant Sauf pour de rares exceptions, les boutons «Précédent et suivant» dans la barre d outils du navigateur ne devraient jamais être utilisés. Utiliser plutôt les boutons,, ou les liens pour revenir à l écran précédent. Mise à jour des données Utiliser le bouton «Actualiser» avant de quitter une page dans laquelle vous avez saisi de nouvelles valeurs. Pour sortir d un écran Cliquer sur le lien Accueil dans le bandeau d en-tête pour vider la page, ou sur un lien dans le menu de gauche, ou sur un lien de la page «Accueil utilisateur» ou sur un lien du «Menu principal». Avertissement Document non enregistré Si vous tentez de sortir de l écran sans avoir enregistré la transaction, un avertissement s affiche. Cliquer, pour revenir à la page en cours et enregistrer avant de sortir de l écran. Cliquer, si vous ne voulez pas enregistrer la transaction. La facture interne page iii

5 INTRODUCTION Les unités administratives qui fournissent des biens ou des services à d autres unités administratives de l Université Laval doivent utiliser le module «Facturation» de PeopleSoft pour facturer leur clientèle. Dans de nombreux cas, la facturation interne est faite suite à une «Demande de service» électronique effectuée par le client, qu on appelle également par son acronyme DSI. Le fournisseur récupère alors dans la banque de données la DSI du client et la transforme en facture interne. Dans d autres cas, lorsque l unité administrative n est qu occasionnellement fournisseur, il y a facturation interne sans que le client ne fournisse de DSI. À noter, qu il revient au fournisseur de signifier à ses clients quel mode de commande il doivent utiliser. Ainsi, même un fournisseur occasionnel peut exiger que ses clients procèdent par demandes de service électroniques. Accès au formulaire Pour accéder au formulaire de saisie, utilisez le lien Factures standard sous le libellé «Facturation» de la page «Accueil utilisateur» ou ciblez le menu hiérarchique suivant. Facturation Mise à jour factures - Factures standard > Ajout valeur (pour obtenir un nouveau formulaire) > Recherche valeur (pour modifier une facture non finalisée ou pour récupérer une DSI). Ou bien ciblez le menu de gauche, cliquez le dossier «Facturation», puis le sous-dossier «Mise à jour factures» puis dans le menu «Menu principal» cliquez «Facture standard». La facture interne page 1

6 Entité, fournisseur interne et client Ne pas modifier L entité doit être celle dont fait partie l unité source, soit UL ou AU Description des valeurs attribuées aux champs: Entité Le numéro de facture Type facture Source Client facturation Il s agit de l entité dont fait partie l unité fournisseur (Source). La valeur par défaut de ce champ est «NEXT». Elle sera remplacée par un numéro séquentiel au moment de l enregistrement du document. Pour une facture interne, ce champ doit obligatoirement contenir la valeur INT. Les autres «types de facture» sont utilisés à d autres fins, par d autres intervenants. La valeur attribuée à ce champ est le numéro de l unité administrative qui a fourni le service ou le produit et qui, par conséquent, encaisse le revenu. Ce champ doit contenir le numéro de client interne qu on appelle «client-unité» dans le fichier client. Voir annexe 1. Si votre client fait partie de l entité UL, le numéro de client débute par suivi de son numéro d unité administrative (exemple : le numéro de client du département de médecine à la Faculté de médecine est , soit ). Si votre client fait partie de l entité AU, son numéro de client-unité est suivi de la partie numérique de son numéro d unité (exemple : le numéro de client-unité du Centre d études universitaires des Appalaches, unité A5300, est le soit ). Bouton Permet de faire afficher le formulaire de facture. La facture interne page 2

7 Voici comment sera saisi l onglet «Ajout valeur», selon que votre client fait partie de l entité UL ou de l entité AU. On suppose ici que vous faites partie de l unité source Source UL Client UL Source UL Client AU Fournisseur Fournisseur Client UL : numéro débute par numéro de l unité administrative Client AU : numéro débute par partie numérique du numéro de l unité administrative Si vous ne connaissez pas le numéro de client-unité de l unité cliente, cliquez sur la loupe à droite du champ «Client facturation» et effectuez une recherche à partir du champ «Nom» comme dans l exemple ci-dessous. Vous pourriez aussi faire afficher la liste de tous les clients-unité de l entité UL en inscrivant «30000» dans le champ «Client». Pour les clients-unité créés à partir des numéros d unités administratives de l entité AU, il faut inscrire «39000» dans le champ «Client» de la page «Recherche : Client facturation». Notez qu un client interne ne peut jamais être un individu; il s agit toujours d une unité administrative. Source AU Client UL Source AU Client AU Fournisseur Fournisseur Client UL : numéro débute par numéro de l unité administrative Client AU : numéro débute par partie numérique du numéro de l unité administrative La facture interne page 3

8 Si le client-unité est une unité administrative de l entité AU, inscrire Cliquer sur le numéro de client approprié Attention : Pour obtenir toute l information relative à un client, consulter le fichier client (voir Annexe 1). Description du formulaire Le formulaire électronique de facturation interne a la même structure que les autres documents PeopleSoft, c est-à-dire un en-tête qui contient l information commune à l ensemble de la transaction et des lignes qui nous en révèle les détails. Vous remarquerez qu à son ouverture, le formulaire contient plusieurs champs déjà remplis par des valeurs par défaut. Avertissement : la description du formulaire est faite de manière à regrouper l information par thème; la séquence de saisie peut être différente et sera présentée en deuxième partie. La facture interne page 4

9 Les éléments communs à l ensemble de la facture (L en-tête) Les éléments communs à l ensemble du document sont les informations qui concernent le fournisseur et le client. Parmi ces éléments, on trouve aussi habituellement une description générale du service ou du produit facturé. Le type de facture, le statut de la transaction, la date de saisie et la date comptable sont aussi des éléments qui caractérisent le document. Le statut de la facture Lorsqu on fait afficher un nouveau formulaire de facturation, le statut qui lui est attribué est «NEW». Pour que le document change de statut, l utilisateur devra intervenir. Nous reparlerons des statuts qui peuvent être attribués à une facture à la section «Finalisation» de la facture interne. La date de la facture et la date comptable Normalement, le champ «Date facture» est un champ qui est laissé à blanc et c est la date du jour qui s inscrit alors automatiquement. Il en est de même pour la date comptable. Le fournisseur interne À l ouverture d un nouveau formulaire, les champs «Source» et l encadré «Spécialiste facturation» contiennent déjà l information relative au fournisseur (en général votre unité administrative). Les termes «source» et «fournisseur» sont ici synonymes et désignent l unité administrative qui encaisse le revenu. Le numéro d unité administrative inscrit dans le champ «Source» sur l onglet «Ajout valeurs» a été transféré sur l onglet «En-tête données générales 1». Dans l encadré «Spécialiste», on trouve le code utilisateur du spécialiste facturation principal de l unité source. Cette personne est celle qui peut donner de l information supplémentaire au client si besoin est. Le code du spécialiste facturation principal peut être remplacé par un autre La facture interne page 5

10 code utilisateur; il faudra alors mettre à jour manuellement le numéro de téléphone associé au nouveau spécialiste. Si vous remplacez le code du spécialiste facturation principal par votre code et que le message «Valeur non valide» s affiche, faites définir votre code comme spécialiste facturation de remplacement. La demande doit se faire via le formulaire «Création d un client interne» lequel se trouve sur le site du Service des finances à l adresse Dans la boîte à outils, sélectionnez la rubrique «Formulaires» puis, le lien Ouverture d un compte client (interne). Même si vous n êtes pas spécialiste de facturation ou spécialiste de remplacement, vous pouvez quand même faire la saisie de la facturation. Il vous suffit d avoir les accès pour le module de facturation dans PeopleSoft. La facture interne page 6

11 Le client, le contact client et l emplacement du client Le numéro de client a déjà été saisi sur l onglet «Ajout valeur» et il a été transféré sur l onglet «En-tête données générales 1». Pour accéder à plus d information sur le client, utilisez le lien Adresse ou le lien Suiv. La page «Données adresse» affiche l emplacement numéro 1 du client, c est-à-dire l adresse principale du client-unité sur le campus. Les champs «Contact» et «Nom» sont à blanc. NOTE : un emplacement doit être une adresse où il s effectue une permanence; il s agit habituellement de l adresse d un secrétariat. La facture interne page 7

12 Cliquer sur la loupe pour obtenir la liste des emplacements. Par défaut, c est l adresse principale du client qui s affiche. Pour consulter les autres adresses disponibles, on doit utiliser la loupe qui apparaît au bout du champ «Emplacement» et ensuite cliquer sur le bouton. Il s agit ensuite de sélectionner l adresse où doit être livrée la marchandise. Si l adresse dont vous avez besoin ne se trouve pas dans cette liste et qu il s agit d une adresse susceptible d être utilisée souvent, vous pouvez faire créer un nouvel emplacement en remplissant la section «Emplacement-client» du formulaire disponible sur le site du Service des finances à l adresse : La facture interne page 8

13 Une copie de ce formulaire se trouve en annexe. S il s agit d une adresse ponctuelle, donnez les coordonnées de livraison dans le commentaire d en-tête. Le contact client La personne dont le nom sera saisi dans le champ «Nom» sera avisée par courriel lorsque le fournisseur aura complété la demande de service et émis la facture, à condition que la saisie soit complétée de la façon suivante : Cliquer sur la loupe à droite du champ «Nom» pour obtenir l invite de recherche. Saisir le numéro d unité administrative du client (ici, 03020). Dans la liste obtenue, sélectionner le nom de la personne qui fera le suivi de la transaction dans l unité cliente (ici, Diane Huot-Blais). Lorsque l on parle de faire le suivi de transaction, il s agit de s assurer que le service ou le bien a été rendu, on ne parle pas nécessairement de suivi de la gestion financière. La facture interne page 9

14 IMPORTANT : cette façon de sélectionner le contact-client doit être respectée pour que la personne reçoive un avis de facturation interne par courriel. Avertissement (1) : Si vous inscrivez manuellement le nom du contact dans le champ «Nom ou si vous utilisez la loupe à droite du champ «Contact», cette personne ne recevra pas l avis de facturation interne. Avertissement (2) : L adresse courriel du contact-client n apparaîtra pas vis-à-vis du champ «Courriel». Ce champ n est pas utilisé. Avertissement (3) : Lorsque vous sélectionnez un contact-client avec adresse courriel, sachez que ce contact écrasera l utilisateur flux de travaux. Ce dernier ne recevra donc pas l avis de facturation interne. Si le contact-client ne doit pas recevoir l avis parce que c est le responsable de flux de travaux de votre unité qui doit recevoir tous les avis, inscrivez le nom manuellement ou dans l en-tête de la facture. La facture interne page 10

15 L en-tête - commentaires Pour compléter la saisie de l information commune à l ensemble du document, utilisez le commentaire d en-tête. Le lien Commentaires dans la zone des liens permet de faire afficher la page qui suit, onglet «En-tête-commentaires». Ajout d un commentaire Si le commentaire à inscrire est plus long que 254 caractères, ajoutez-en un deuxième en utilisant le bouton, sinon la partie du message dépassant 254 caractères, sera tronquée. Les commentaires autres que le premier commentaire peuvent être supprimés en utilisant le bouton. Dans le commentaire d en-tête, on devrait trouver l information suivante : Nature du produit ou du service facturé; Période couverte par la facturation; Montant maximum prévu lors de la commande (s il y a lieu); Utilisateur du produit ou du service ainsi que le nom du responsable de projet si ce dernier n est pas l utilisateur. La facture interne page 11

16 Les lignes de la facture Une fois l en-tête complété, on passe à la saisie des lignes de la facture. Chaque ligne doit contenir une description précise du produit ou du service, la quantité facturée et le prix unitaire, la ou les combinaison(s) comptable(s) de revenu (fournisseur) et la combinaison comptable de dépense (client). La description de ligne et la note de ligne Ajout d une ligne de facture Le champ «Description» est relativement court (30 caractères); inscrivez-y une information précise; c est cette description qui apparaîtra sur EXPLO. Vous pourrez compléter la description du produit ou du service facturé à l aide du commentaire de ligne. Les champs quantité, unité de mesure et prix unitaire doivent être saisis («QTÉ», «UDM» et «Prix unit.»). La facture interne page 12

17 L affichage de la liste des unités de mesure se fait en cliquant sur la loupe à droite du champ «UDM», puis sur le bouton. La liste des unités de mesure s affiche en ordre alphabétique d abréviations. Pour trier en ordre alphabétique de «Description», cliquer sur le libellé de la colonne. Le calcul du montant total de la ligne s effectue en appuyant sur le bouton. Pour compléter la description, utilisez le commentaire de ligne; c est le lien Commentaires, dans la zone des liens qui vous y donne accès, onglet «Lignescommentaires» Ajout d un commentaire de ligne Avertissement : pour un commentaire de ligne il ne faut pas dépasser 3000 caractères Si toutefois vous ajoutez plusieurs boîtes de commentaire, assurez-vous de ne pas dépasser 3000 caractères, sinon vous perdrez l information inscrite après le 3000 ième caractère. La facture interne page 13

18 Quand est-il nécessaire d ajouter des lignes de facture? L ajout de lignes à la facture s effectue en utilisant le bouton. Gardez en tête que pour chaque ligne de facture, il faudra saisir les combinaisons comptables de revenu et de dépense. En général, une facture interne n est constituée que d une seule ligne, en particulier, s il s agit de facturer un service. On regroupe alors le nombre d heures effectuées et on donne les détails dans la ou les notes de ligne. On doit utiliser plusieurs lignes de facture, si on doit facturer plusieurs produits ou services qui ont des prix unitaires différents ou si le paiement doit s effectuer sur plusieurs budgets ou si le revenu doit être réparti entre plusieurs fonds. Les répartitions comptables de revenu Pour encaisser son revenu, le fournisseur interne (source facture) doit préciser sur quel budget le versement doit être fait. Notez qu un revenu interne peut être fractionné. Revenu versé sur un seul budget Pour indiquer sur quel budget verser le revenu, il faut compléter la page «Compt. répartition revenus» pour chacune des lignes de facture. La page s ouvre en affichant des valeurs par défaut pour le compte (A09010 : revenu interne sans projet) et pour le fonds (fonds 1 : fonctionnement sans restriction). Attention : si vous facturez un client AU, numéro de client débutant par 39000, vous devrez indiquer un compte de revenu «externe», car les unités de l entité AU sont considérées comme des organismes externes. La facture interne page 14

19 Répartition du revenu entre plusieurs budgets Il arrive que le revenu doive être réparti entre plusieurs budgets. Sur la première ligne de répartition de revenu, faites la saisie de la première combinaison comptable et précisez le pourcentage de revenu qui doit lui être attribué. Ajoutez une deuxième ligne avec le bouton. Effectuez la saisie de la seconde ligne, etc. La répartition du revenu entre plusieurs budgets n est possible qu à l intérieur d un même fonds. Dans certaines unités, un grand nombre de factures sont saisies quotidiennement et les revenus sont toujours versés sur un même budget. Pour accélérer la saisie, ces unités ont fait créer par le pilote du module de facturation des codes de «répartition». S il y a un code de répartition de créé pour votre unité, sélectionnez-le de la façon suivante : Utiliser des comptes de revenus Cliquer sur la loupe du champ répartition de la deuxième ligne Cliquer sur le bouton La liste des codes disponibles s affichent. Sélectionner celui créé pour votre unité ou votre faculté. La facture interne page 15

20 Si non, inscrire la deuxième combinaison comptable. Les comptes de revenu que vous utilisez pour vos transactions ont une contrepartie au bilan. Il s agit du compte (Interfonds facturation), lequel existe dans chacun des fonds 1, 2 et 3. Lorsque vous encaissez un revenu ailleurs qu au fonds 1, vous devez remplacer le fonds 1 qui apparaît par défaut à la page «Compt. compensation CC» par la valeur appropriée. Cliquer sur la loupe et sélectionner le code approprié. Attention : Ne jamais remplacer ou spécifier à nouveau la valeur du fonds lorsqu il s agit de facturation interentités (facturation entre deux entités- UL-AU). Voir l exemple à l Annexe 2 Répartitions comptables interentités La facture interne page 16

21 La répartition comptable de dépense Pour compléter la ligne de la facture, il reste à saisir la combinaison comptable du client ainsi que sa contrepartie au bilan. Contrairement au revenu, la dépense apparaissant sur une ligne de facture ne peut être répartie entre plusieurs budgets. La combinaison comptable de dépense s inscrit à l onglet «Répartition frais IE». Attention : Si la dépense doit s effectuer sur plusieurs budgets il faut ajouter une ligne de facture pour chacun des budgets. La contrepartie de la dépense sera imputée au compte (Interfonds facturation), lequel existe dans chacun des fonds 1, 2 et 3. Vous devrez préciser à la page «Répartition CF interentités» à quel fonds appartient cette dépense. Cliquer sur la loupe et sélectionner le code approprié. Sélectionner le fonds pour notre exemple. La facture interne page 17

22 Les taxes Vous vous demandez peut-être si vous devez charger des taxes lorsque vous saisissez une facture interne. Voici différentes situations et ce que vous devez faire concernant les taxes pour chacune des situations. Fournisseur de l entité UL qui facture un client de l entité UL Aucune taxe. Les ventes internes ne sont pas assujetties aux taxes. Fournisseur de l entité UL qui facture un client de l entité AU Puisqu un client AU est considéré comme un organisme externe, les ventes sont assujetties aux taxes, selon les taux de taxe applicables sur les biens, les services et la location de locaux. Vous référer au site Web du Service des finances sous la rubrique «Assurances, paiements, vente et facturation». Fournisseur de l entité AU qui facture un client de l entité UL Les ventes effectuées par une unité de l entité AU (organisme externe) sont assujetties aux taxes selon les lois régissant cette corporation. C est l unité de l entité AU qui déterminent si le(s) produit(s) ou service (s) sont taxables. La facture interne page 18

23 Ajouter des taxes Voici la façon de procéder si vous devez ajouter des taxes pour un client de l entité AU si celles-ci sont applicables. Après que vous ayez complété les lignes et les combinaisons comptables de revenus et de dépenses. Sélectionner le lien «Ligne données TVA» dans la liste déroulante du champ «Navigation» OU cliquer sur l icône dans la page «Lignes données générales 1» Cliquer sur le bouton «Extraire valeur par défaut TVA» La facture interne page 19

24 Cliquer sur vis-à-vis «Détails TVA» Cliquer sur la loupe puis sur le bouton «Rechercher» afin d afficher les taux de taxes à appliquer Canada-P : lorsque la TPS seulement est applicable Québec-P : lorsque les deux taxes sont applicables Sélectionner celle désirée Enregistrer la transaction La facture interne page 20

25 Enregistrement de la facture Lorsque la saisie est terminée, retournez à la page «En-tête données générales 1» et enregistrez le document. Un numéro séquentiel de facture vient remplacer le mot «NEXT». Si l une des combinaisons comptables de revenu ou de dépense est erronée, vous ne pourrez enregistrer la facture et un message d erreur s affichera à l écran. Vous devrez corriger l erreur avant de poursuivre. Erreur dans la combinaison comptable de revenu Erreur dans la combinaison comptable de dépense La facture interne page 21

26 Avertissement : le choix erroné du fonds dans la combinaison comptable de contrepartie au revenu ou à la dépense n entraîne pas de message d erreur. Vous créez cependant un déséquilibre entre les fonds. Après vérification au Service des Finances, un courriel vous sera envoyé afin de corriger ce déséquilibre. Vous devrez annuler votre facture et la refaire correctement. Finalisation de la facture interne Un nouveau formulaire de facturation interne affiche le statut «NEW»; pour que ce statut soit modifié, il faut une intervention de l utilisateur après l enregistrement de la facture. Après vous être assuré que le document ne comporte aucune erreur, changez son statut à RDY et enregistrez à nouveau. Fermez le document. Il sera pris en charge par le traitement en lot. Traitements Toutes les factures portant le statut «RDY» vont subir un premier traitement en lot qui les amènera au statut «INV» ou facture envoyée. Ce traitement a lieu quatre fois par jour. C est après cette étape que le système fera l envoi par courriel d un avis de facturation à votre client. La facture interne page 22

27 Ce courriel prend la forme suivante : To: Diane.Huot-Blais@phc.ulaval.ca Subject: UL_BI_INVOICED : Émission de la facture La facture a été finalisée pour la somme de 90$. Cette facture est émise par: FSG-Dép. biologie Noter que la vérification budgétaire sera effectuée plus tard. Pour information supplémentaire : consulter la facture en ligne dans PeopleSoft ou contacter : Louise Lapointe au 418/ Pour accéder directement à la consultation de la facture : Source facturation Spécialiste facturation de l unité source Cliquer sur le lien pour accéder au formulaire. Page-BI_HDR_INQ&Action=D&BUSINESS_UNIT=UL&INVOICE= Une fois au statut «INV», les factures sont soumises au contrôle budgétaire. Si cette étape est réussie, la facture apparaît au budget de revenu du fournisseur et au budget de dépense du client; la mention «V» apparaît à la rubrique «Vérif. Budget» de la page «Données sommaire facture 1». La vérification budgétaire en lot a lieu deux fois par jour. Si la vérification budgétaire est un échec, le processus s arrête et la mention «Erreur» vient s inscrire à la rubrique «Vérif. Budget» sur l onglet «Données sommaire facture 1». Le Service des finances apportera la correction à la combinaison comptable de débit après avoir contacté le client. La facture interne page 23

28 Les statuts de la facture Nous avons parlé jusqu à maintenant de trois (3) statuts possibles dans le processus de facturation : les statuts NEW (nouvelle facture), RDY (prête à facturer) et INV (facture envoyée). Dans le tableau qui suit vous trouverez la liste des statuts disponibles, leur description et leur utilisation. CAN Facture annulée Utiliser ce statut pour annuler une facture qui n a pas été finalisée (statut INV). DEM Demande de service interne Tant que ce statut apparaît sur le formulaire, le système l associe à une demande de service. FNL Facture terminée Non utilisé HLD Facture bloquée Utiliser ce statut pour remplacer le statut DEM d une demande de service que vous venez de recevoir en attendant de la compléter. INV Facture envoyée Ce statut est attribué au formulaire par le système lors du premier traitement en lot des factures prêtes (RDY). NEW Nouvelle facture Statut qui apparaît à l ouverture d un nouveau formulaire; ce statut reste inchangé à moins d une intervention de l utilisateur. PND En attente d approbation Statut utilisé par certaines unités qui ont plus d un niveau d approbation. RDY Prête à facturer Statut que l utilisateur doit sélectionner pour indiquer au système que sa facture est prête pour le traitement. TMP Facture temporaire Non utilisé TMR Facture temporaire prête Non utilisé Annulation d une facture interne L annulation d une facture se fait de façon différente selon son statut. Si le document ne porte pas de numéro, il suffit de le fermer sans l enregistrer lorsque le système vous le demandera. Si le document porte un numéro de facture et que son statut est NEW, DEM, HLD, PND ou RDY remplacez son statut par CAN et enregistrez. Si le document porte le statut INV et que la vérification budgétaire est réussie, vous devez alors effectuer une note de crédit afin de rembourser votre client. La facture interne page 24

29 Aide à la saisie La saisie d une facture comporte plusieurs étapes. Pour vous aider à effectuer cette tâche sans problème, deux outils sont à votre disposition : «l Aide-mémoire à la saisie d une facture interne» qui se trouve en annexe et le bouton zone des liens de chacune des pages du formulaire de saisie. qui se trouve dans la Le bouton d aide à la saisie appelé «Série pages» est un outil qui permet de faire afficher toutes les pages du formulaire dans l ordre approprié pour la saisie. Son utilisation permet d accélérer l opération tout en évitant les erreurs. La facture interne page 25

30 FACTURE INTERNE SUITE À UNE DEMANDE DE SERVICE Mise en situation : vous travaillez à l unité 03602, département de biologie. Vous avez reçu par courrier électronique un avis vous indiquant que votre unité administrative avait une demande de service en attente de réalisation dans le système de gestion financière. To : Suzanne.talbot@mat.ulaval.ca From: facturation@sf.ulaval.ca Objet: UL_DEM_SERVICE: Création de la demande La demande de service est en attente de réalisation. Cette demande origine du client interne FSG-département de biologie (Réf. Louise Lapointe) Pour compléter cette demande de service, accédez au système de facturation de PeopleSoft dans le menu : Facturation/Mise à jour factures/facture standard/rechercher Pour accéder directement à la demande de service : _INQUIRY_ Page-BI_HDR_INQ&Action=D&BUSINESS_UNIT=UL&INVOICE= Cliquer sur le lien pour accéder directement au formulaire Récupération de la DSI Pour prendre connaissance de la demande de service, utilisez le lien Factures standard sur la page «Accueil utilisateur» ou sur le «Menu principal», ou ciblez le menu hiérarchique suivant et sélectionnez l onglet «Recherche valeur». Facturation Mise à jour factures -Factures standard - Recherche valeur La facture interne page 26

31 Saisir le numéro de la demande de service et cliquer le bouton Les actions à faire dans cette page Changer le statut «DEM» pour «HLD». Sélectionner le lien Suiv. du bouton «Série pages» pour connaître le nom de votre contact-client ainsi que son adresse. La facture interne page 27

32 Si le nom indiqué dans le champ contact-client est associé à une adresse électronique, cette personne recevra un avis électronique de facturation interne lorsque la facture sera finalisée. L adresse (ici, l emplacement numéro 1) est l adresse de livraison sauf si le client a précisé d autres modalités de livraison dans la page «En-tête-commentaires». Sélectionner le lien Commentaires afin de connaître la description détaillée de la demande ou cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». Demande détaillée du client; prix approximatif La facture interne page 28

33 Facturation Après avoir rendu le service ou livré la marchandise, il vous reste à transformer la demande de service en facture interne en complétant les champs dont vous êtes responsable comme fournisseur. Sélectionnez la page «Lignes données générales 1», soit en cliquant sur l onglet, soit en utilisant le lien Lignes données générales 1 dans la zone des liens ou en utilisant la liste déroulante du menu «Navigation» ou encore en utilisant le bouton «Série pages». Lignes - données générales 1 Les actions à faire dans cette page Saisir les champs «Qté», «UDM» et «Prix unit.». Mettre l écran à jour en utilisant le bouton total s effectue. : le calcul du montant Sélectionner le lien Commentaires ou utiliser le bouton «Série pages» pour ajouter un complément d information à la ligne s il y a lieu. La facture interne page 29

34 Combinaison comptable de revenu Utiliser la liste déroulante du menu «Navigation» ou le bouton accéder à la page «Compt répartition revenus». pour Les actions à faire dans cette page Saisir votre combinaison comptable de revenu ou utiliser votre code de répartition, si vous en avez fait définir un. Attention : si vous faites partie de l entité UL et que vous facturez un client dans l entité AU, assurez-vous d indiquer un compte de revenu «externe», votre client étant considéré comme un organisme externe. La facture interne page 30

35 Sélection du fonds de la combinaison comptable de contrepartie de revenu Les actions à faire dans cette page Si vos revenus sont versés au fonds 1, vous n avez aucune intervention à faire dans cette page puisque les valeurs y apparaissent par défaut. Si le fonds dans lequel votre revenu est versé n est pas le fonds 1, sélectionner la bonne valeur dans la liste du champ «Répart.». Consulter l ANNEXE 2. Les deux prochaines pages auxquelles vous aurez accès à l aide du bouton «Série pages» ont été saisies par le client. Ce sont les pages «Répartition frais IE» et «répartition CF interentités». Vous revenez ensuite à la première page du formulaire, «En-tête données générales 1». Attention : n oubliez pas d ajouter des taxes si vous devez le faire, en allant sous l onglet «Ligne données TVA» ou en utilisant l icône à la La facture interne page 31

36 page «Lignes données générales 1» comme illustré à la section «Ajouter des taxes». Finalisation de la facture interne Les actions à faire dans cette page Changer le statut «HLD» pour «RDY». Enregistrer le changement de statut. Utiliser le bouton pour revenir à la page «Recherche valeur» afin de traiter une nouvelle demande. La facture interne page 32

37 FACTURE INTERNE SANS DEMANDE DE SERVICE PRÉALABLE. Mise en situation : Supposons que vous travaillez au Département de mathématiques et de statistique, unité Vous devez facturer le Département de médecine, unité 03020, pour des services de consultation statistique qui ont été rendus par Julie Côté, le 15 octobre (4h) et par Alain Côté, le 24 novembre (4h). La demande avait été faite par téléphone par le responsable du projet, M. Untel, du Centre de recherche de l Hôpital Laval. Il autorisait alors l utilisation des services de consultation statistique jusqu à un maximum de 500$ pour la période du 2 septembre au 23 décembre. C est Mme Diane Huot Blais qui fait le suivi du projet au Département de médecine qui vous a fourni la combinaison comptable sur laquelle imputer la dépense : R00-CG Comme vous n avez pas reçu de demande de service électronique, vous aurez à remplir et le volet client et le volet fournisseur du formulaire de facturation interne. Accès au formulaire Pour accéder au formulaire de saisie, utilisez le lien Factures standard sur la page «Accueil utilisateur», ou sur le «Menu principal», ou ciblez le menu hiérarchique suivant et sélectionnez l onglet «Ajout valeur». Facturation Mise à jour factures -Factures standard Les actions à faire dans cette page Valider l entité UL : il s agit de l entité dont fait partie l unité source de la facture, l unité qui encaisse les revenus. Inscrire le type de facture «INT». La facture interne page 33

38 Inscrire la source : il s agit du numéro de l unité qui encaisse le revenu (votre unité). Inscrire le numéro du client. Cliquez le bouton pour obtenir le formulaire de saisie. L en-tête de la facture En-tête données générales 1 Le formulaire de saisie s ouvre sur la première page de l en-tête où vous retrouvez l information saisie précédemment. Les actions à faire dans cette page Vérifier si le code du spécialiste facturation qui apparaît dans l encadré «Spécialiste» doit être changé pour le vôtre. Si vous changez le spécialiste qui apparaît par défaut, vous devrez saisir le numéro du poste téléphonique du nouveau spécialiste. Mettre à jour l information, en cliquant sur le bouton dans la barre d outils. Passer à la page suivante «Données adresse» à l aide du bouton «Série pages». La facture interne page 34

39 Adresse et contact-client Les actions à faire dans cette page Vérifiez l adresse de votre client. Certains clients internes ont plusieurs adresses; pour les faire afficher, cliquer sur la loupe à droite du champ «Emplacement». et cliquez sur le bouton Cliquer sur l emplacement désiré. Ici, il s agit de l emplacement no. 4 : le Centre de recherche de l Hôpital Laval. La facture interne page 35

40 Sélectionner le contact-client. Le contact-client est la personne de l unité cliente qui recevra, par courrier électronique, un avis de facturation interne lui indiquant que son compte a été débité. Cliquer sur la loupe à droite du champ «Nom» pour obtenir l invite de recherche. Saisir le numéro d unité administrative du client (ici, 03020) dans le champ «Unité principale» et lancer la recherche. La facture interne page 36

41 Dans la liste obtenue, sélectionner le nom de la personne qui fera le suivi de la transaction dans l unité cliente (ici, Diane Huot-Blais). IMPORTANT : cette façon de sélectionner le contact-client doit être respectée pour que la personne reçoive un avis de facturation interne par courriel. Passer ensuite à la page «En-tête commentaires», pour inscrire la demande générale de M. Untel. La facture interne page 37

42 En-tête - commentaires Utiliser le bouton «Série pages» afin de poursuivre la saisie sur la page «Lignes données générales 1». Les lignes de la facture Description de ligne Les actions à faire dans cette page Compléter les champs «Description», «Qté», «UDM» et «Prix unit.». Indiquer le nombre total d heures facturées; les détails seront donnés dans la note de ligne. La facture interne page 38

43 Mettre l écran à jour à l aide du bouton. Le calcul des montants «brut» et «net» s effectue et le résultat s affiche. Passer à la page «Lignes commentaires» pour compléter la description du service rendu à la ligne 1. Lignes - commentaires Les actions à faire dans cette page Compléter la description dans le champ «Texte commentaire». Mettre l écran à jour à l aide du bouton. La facture interne page 39

44 Combinaison comptable de revenu Utiliser la liste déroulante du menu «Navigation» ou le bouton accéder à la page «Compt répartition revenus». pour Les actions à faire dans cette page Saisir votre combinaison comptable de revenu. Attention : si vous facturez un client dans l entité AU, vous devez indiquer un compte de revenu «externe», puisque ce type de client est considéré «client externe». OU Cliquer sur la loupe à droite du champ «Répart.» afin de sélectionner votre code de répartition de revenu, s il en existe un. N.B. Cette opération doit se faire pour chacune des lignes de description. Passer à la page suivante avec le bouton «Série pages». La facture interne page 40

45 Sélection du fonds de la combinaison comptable de contrepartie de revenu Si vos revenus sont versés au fonds 1, vous n avez aucune intervention à faire dans cette page puisque les valeurs y apparaissent par défaut. Les actions à faire dans cette page Si le fonds dans lequel votre revenu est versé n est pas le fonds 1, sélectionner la bonne valeur dans la liste du champ «Répartition». Consulter l ANNEXE 2. Passer à la page suivante «Compt.- frais/stock IE» avec le bouton «Série pages». Combinaison comptable de dépense Unité administrative du client La facture interne page 41

46 Les actions à faire dans cette page Saisir la combinaison comptable de votre client. N.B. Cette opération doit se faire pour chacune des lignes de facture. Passer à la page suivante «Compt. - CF interentités» avec le bouton «Série pages». La facture interne page 42

47 Sélection du fonds de la combinaison comptable de contrepartie de dépense Les actions à faire dans cette page Sélectionner la bonne valeur dans la liste du champ «Répart.». Attention : n oubliez pas d ajouter des taxes si vous devez le faire, en allant sous l onglet «Ligne données TVA» ou en utilisant l icône page «Lignes données générales 1» comme illustré à la section «Ajouter des taxes». à la La facture interne page 43

48 Enregistrer la facture. Revenir à la page «En-tête données générales 1». Finalisation de la facture interne Les actions à faire dans cette page Changer le statut «NEW» pour «RDY». Enregistrer le changement de statut. Utiliser le bouton pour revenir à la page «Ajout valeur» afin d effectuer une nouvelle facture. La facture interne page 44

49 CONSULTATION D UNE FACTURE Pour consulter une facture, vous devez cibler le menu hiérarchique suivant ou utiliser le lien Sommaire factures sur la page d accueil de l utilisateur. Facturation Révision données facturation -Sommaire factures Les actions à faire dans cette page Saisir le numéro de facture à consulter. Lancer la recherche à l aide du bouton. Liens permettant de consulter chacune des pages saisies La facture interne page 45

50 Liens permettant de consulter chacune des pages saisies Le formulaire s ouvre sur la page «Données sommaire facture 1». L information concernant la facture est résumée sur les deux onglets «Données sommaires 1 et 2». Si vous désirez consulter chacune des pages telles qu affichées lors de la saisie, utilisez les liens qui se trouvent au bas de l écran sous la rubrique «Aller à». NOTE : Se référer à la section «Impression» pour l utilisation du lien Afficher version imprimable La facture interne page 46

51 CORRECTION D UNE FACTURE (Note de crédit) Avant d effectuer une correction sur une facture, vous devez vous assurer que le statut de la facture est à «INV» et que la vérification budgétaire a été effectuée avec succès sur la facture. Pour les fins de vérification, utiliser le lien «Sommaire facture». Cibler le menu hiérarchique suivant ou utiliser le lien Correction facture complète sur la page d accueil de l utilisateur. Facturation Mise à jour factures -Correction facture complète Les actions à faire dans cette page Saisir le numéro de la facture à corriger. Lancer la recherche à l aide du bouton. Attention : Si vous n obtenez pas l écran suivant «Correction facture complète», c est qu une correction à déjà été effectuée sur cette facture. Consulter «L historique des corrections» afin de visualiser les corrections apportées à cette facture. Référezvous à la section «Historique des corrections» pour connaître la procédure. La facture interne page 47

52 Les actions à faire dans cette page Sélectionner la correction désirée, soit «Créditer facture complète» ou «Créditer et refacturer». Pour notre exemple nous allons sélectionner «Créditer et refacturer, car nous voulons annuler l effet de la facture originale et refacturer le client. Enregistrer l action que vous désirez effectuer. Vous obtenez un numéro pour la note de crédit et un numéro pour la nouvelle facture à laquelle vous apporterez les corrections. Cliquer sur le lien En-tête-données 1 de la facture créditée, facture La facture créditée est automatiquement à RDY et le montant s inscrit en négatif. Le système prendra en charge cette facture pour qu elle devienne à INV. Vous n avez donc aucune action à effectuer sur la note de crédit. Cliquer sur le lien En-tête données 1 de la nouvelle facture. Cette facture s affiche dans une nouvelle fenêtre. La facture interne page 48

53 Apporter les corrections nécessaires à la facture, enregistrer les modifications et changer le statut du formulaire de «NEW» à «RDY». Avertissement : sur la facture corrigée, le numéro de la facture originale ainsi que le numéro de la note de crédit seront affichés. Facture corrigée Note de crédit Notez que lorsque vous faites une note de crédit, un courriel sera envoyé à votre unitéclient pour l avertir que le compte de dépense a été crédité. La facture interne page 49

54 Historique des corrections Vous pouvez consulter l historique des corrections apportées à une facture à l aide du menu hiérarchique suivant : Facturation Révision données facturation -Historique corrections Les actions à faire dans cette page Saisir le numéro de la facture originale, de la note de crédit ou de la nouvelle facture. Lancer la recherche à l aide du bouton. Facture originale Note de crédit Nouvelle facture La facture interne page 50

55 COPIE D UNE FACTURE Si vous désirez copier une facture interne, assurez-vous que la facture initiale est bien une facture interne. Pour ce faire, le type de la facture doit indiquer INT et le client doit commencer par le chiffre «3». Vous pouvez copier une facture à l aide du menu hiérarchique suivant ou en utilisant le lien Copie facture unique sur la page d accueil de l utilisateur. Facturation Mise à jour facture -Copie facture unique Les actions à faire dans cette page Saisir le numéro de la facture à copier. Lancer la recherche à l aide du bouton. La facture interne page 51

56 Les actions à faire dans cette page Sélectionner l action «Copier facture». Enregistrer. Vous obtenez le numéro de la nouvelle facture. Cliquer sur le lien En-tête facture données de la nouvelle facture. Cette facture s affiche dans une nouvelle fenêtre. Apporter les modifications désirées à la facture et la finaliser. IMPRESSION D UNE FACTURE Contrairement à une facture externe, la facture interne n a pas besoin d être imprimée puisque le client peut la consulter à l écran après avoir reçu l avis de facturation interne par courriel. Toutefois, certaines unités ont gardé l habitude de conserver une copie «papier» des formulaires électroniques. Il y a quatre façons pour imprimer une facture, soit utiliser : le menu «Impression facture terminée» avec lequel vous ne pouvez imprimer que les factures dont le statut est INV; le menu «Impression facture pro forma» qui vous permet d imprimer une facture quelque soit son statut, sauf si elle est à INV; le bouton «pro forma» sur la page du formulaire «En-têtes données générales 1»; et le lien «Afficher version imprimable», que l on retrouve dans la page de consultation «Sommaire facture». Notez qu une facture dont le statut est «CAN pour facture annulée» ne peut être imprimée. Voici donc chacune des procédures à suivre pour l impression des factures, selon leur statut. Impression d une «Facture terminée», statut INV Menu d impression Pour avoir accès au menu d impression, utilisez le menu hiérarchique suivant ou utiliser le lien Impression facture terminée sur la page d accueil de l utilisateur. Facturation Génération factures - Factures non consolidées - Achèvement et impression Création d un contrôle d exécution Si vous n avez pas encore défini de contrôle d exécution, vous devez en créer un avant d entamer la procédure d impression. Sélectionnez alors la page «Ajout valeur», donnez un nom à votre contrôle et cliquez le bouton. La facture interne page 52

57 Vous devez ensuite définir les critères d impression. Les actions à faire dans cette page : Dans les «Options EDI», sélectionner «Impr. Seul». Cocher la case «Inclure factures internes. Inscrire l entité dans les champs «Entité source et Entité fin». Saisir le numéro de la facture interne à imprimer dans les champs «De facture :» et «À «Facture :». Saisir le numéro d unité du fournisseur interne dans le champ «Source». Sélectionner l onglet «Options impression» La facture interne page 53

58 Décocher la case «Imprimer fact. non impr. seul.». Cliquer sur le bouton. Ne rien modifier dans la section «Méthode tri et Option regroupement» Recherche d un contrôle d exécution et impression Lorsqu un ou des contrôles d exécution existent déjà, vous pouvez en faire afficher la liste en utilisant la page «Recherche valeurs». Ici, on demande la liste de tous les contrôles dont le nom commence par IMP. Les actions à faire dans cette page Saisir le nom ou une partie du nom de votre contrôle d exécution. Lancer la recherche à l aide du bouton. Cliquer sur le contrôle voulu apparaissant dans la liste intitulée «Résultats recherche». La facture interne page 54

59 Extraction des données Les actions à faire dans cette page Vous assurer que la case «Inclure factures internes» est bien cochée. Vérifier l entité. Saisir le numéro de la facture à imprimer dans les champs «De facture :» et «à «Facture :». Saisir le numéro d unité du fournisseur interne dans le champ «Source». Exécuter la demande, bouton. Ces deux options ne sont plus disponibles dans le module de facturation. Les actions à faire dans cette page Sélectionner le traitement «Impression factures Crystal UL» La facture interne page 55

60 Cliquer. Vous revenez alors à la page intitulée «Achèvement et impression», sur laquelle s affichent maintenant un numéro d instance de traitement et une fenêtre «Internet Explorer». Cette fenêtre vous informe que le traitement est lancé. Lorsque le traitement est réussi, le document en format PDF s affiche. La facture interne page 56

61 Impression à partir du lien Moniteur de traitement Lors de l impression, il se peut que vous n obteniez pas le document en format PDF pour différentes raisons. Si cela n est pas dû à des paramètres erronés, vous pourriez avoir accès au document à partir du lien Moniteur de traitement situé en haut de la page «Menu d impression». Il suffira de cliquer sur ce lien pour vérifier si le traitement a été effectué avec succès même si vous n avez pas obtenu le document demandé. Ce lien se trouve également dans le menu de gauche de l application sous le menu «Utilitaires PeopleSoft/Répartiteur traitements/moniteur traitements» Cliquer sur le lien Moniteur de traitement à partir du menu ou de la page «Menu impression». Une liste apparaîtra avec les différentes requêtes demandées. La plus récente se situe en haut de la liste. Le nom du traitement qui concerne les factures est ULBIPRINT. Cliquer sur ce lien, puis le lien ULBIPR00. Cliquer le lien Journal Trace. Puis le fichier PDF. Lien «Afficher version imprimable» Vous pouvez imprimer une facture interne lorsque vous consultez celle-ci à partir du lien Sommaire factures que l on retrouve sur la page «Accueil utilisateur» ou en ciblant le menu suivant : Facturation Révision données facturation -Sommaire factures Saisir le numéro de facture à consulter. Lancer la recherche à l aide du bouton. La facture interne page 57