Manuel d'utilisation. Portail Client PayNet

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1 Manuel d'utilisation Portail Client PayNet Utilisation Uniquement pour les clients SIX Paynet Version, Date 1.0, D0111.FR.01 SIX Paynet SA

2 Table des matières Table des matières... 2 Index des illustrations et tables... 3 Contrôle des modifications Introduction But du portail client PayNet Capabilité multi-mandants Autorisations Fonctions Sécurité Conventions de représentation Données en exemple Disclaimer Login Login avec certificat Login avec ID utilisateur et mot de passe Sélectionner un mandant Changer le mot de passe Interface utilisateur du portail client PayNet En-tête Barre système Barre utilisateur Barre mandants Zone d'affichage Pied de page Utilisation du portail client PayNet Consulter des documents Consulter les détails Annuler des documents (uniquement par l'émetteur) Clôturer des documents (uniquement par l'émetteur) Consulter et traiter des relations Valider les modifications Exporter la liste d'ensemble des relations dans un fichier CSV Consulter des rapports Consulter des fichiers Limiter les listes Critères de recherche pour les documents Critères de recherche pour les relations Critères de recherche pour les rapports Critères de recherche pour les fichiers Critères de recherche pour les mandants D0111.FR.01 2 l 48

3 4.6 Upload fichier Changer la langue de dialogue Afficher le manuel d'utilisation en ligne Logout Time-out Messages d'erreur et mesures à prendre en cas de pannes Remarques générales Messages d'erreur Abréviations/Glossaire Informations pour nous contacter Index des illustrations et tables Illustrations: Figure 1: Sélection du certificat numérique... 9 Figure 2: Entrée des identifiants de connexion Figure 3: Liste des mandants Figure 4: Mandant sélectionné Figure 5: Changer mot de passe Figure 6: Confirmation de la modification du mot de passe Figure 7: Interface utilisateur Figure 8: Barre système Figure 9: Barre utilisateur Figure 10: Barre mandants Figure 11: Vue d'ensemble des documents Figure 12: Détails du document (exemple pour un émetteur: facture émise) Figure 13: Détails du document (exemple pour un destinataire: facture reçue) Figure 14: Vue d'ensemble des relations Figure 15: Liste des modifications de statut Figure 16: Vue d'ensemble des rapports Figure 17: Vue d'ensemble des fichiers Figure 18: Critères de recherche pour les documents Figure 19: Critères de recherche pour les relations Figure 20: Critères de recherche pour les rapports Figure 21: Critères de recherche pour les fichiers Figure 22: Critères de recherche pour les mandants Figure 23: Upload fichier Figure 24: Sélectionner Fichier Figure 25: Upload fichier Figure 26: Message de confirmation Upload Fichier Figure 27: Exemple d'un message d'erreur affiché suite à un Time-out D0111.FR.01 3 l 48

4 Tables: Table 1: Explication des symboles... 8 Table 2: Description des colonnes Vue d'ensemble des documents Table 3: Description des champs Détails du document «Document» Table 4: Description des champs Détails du document «Facture» Table 5: Description des champs Détails du document «Émetteur» Table 6: Description des champs Détails du document «Destinataire» Table 7: Description des champs Détails du document «Fichiers associés» Table 8: Description des champs Détails du document «Informations pour l'utilisateur» Table 9: Description des champs Détails du document «Notifications» Table 10: Description des champs Détails du document «Documents référés» Table 11: Description des colonnes Vue d'ensemble des relations Table 12: Description des colonnes Vue d'ensemble des rapports Table 13: Description des colonnes Vue d'ensemble des fichiers Table 14: Description Critères de recherche pour les documents Table 15: Description Critères de recherche pour les relations Table 16: Description Critères de recherche pour les rapports Table 17: Description Critères de recherche pour les fichiers Table 18: Description Critères de recherche pour les mandants Table 19: Abréviations/Glossaire D0111.FR.01 4 l 48

5 Contrôle des modifications Version Date Description de la modification Première édition D0111.FR.01 5 l 48

6 1. Introduction 1.1 But du portail client PayNet Le système PayNet est un système de traitement de documents, qui permet en tant que plate-forme d'assurer l'échange entièrement automatique de documents entre différentes parties. Le portail client PayNet est une «fenêtre» ouverte sur le système de traitement de documents de SIX Paynet. Il permet à tout participant de surveiller à chaque instant le traitement de ses documents, sans avoir à faire appel au support. Le portail client PayNet est dédié à des tâches de contrôle et des fonctions d'administration. Le portail client PayNet est mis à la disposition exclusive d'une clientèle commerciale. Les utilisateurs sont des personnes spécialisées issues des domaines comptabilité, facturation, technologies de l'information, révision et administration. Ces personnes effectuent pour le compte de leur entreprise des tâches en liaison avec le traitement de documents, la gestion des inscriptions aux services d'e-facture ou le contrôle de processus opératifs. Le système PayNet n'est ni un système de facturation, ni un logiciel de comptabilité. De ce fait, le portail client PayNet ne comporte aucune fonction de comptabilité. Les calculs de chiffres d'affaires par produit ou de chiffres d'affaires de l'entreprise, l'établissement de factures avec TVA ou d'autres opérations de ce type font partie des tâches d'un système ERP du participant PayNet. 1.2 Capacité multi-mandants Le portail client PayNet est multi-mandants. Cela signifie qu'un même utilisateur peut être recevoir l'habilitation pour plusieurs entreprises et qu'il a le droit d'effectuer des fonctions pour le compte de ces entreprises. Le système d'autorisation du portail client permet la reproduction de structures de Holding, la coopération avec des fiduciaires et les requêtes d'accès en provenance de services de révision internes et externes. Si la capacité multi-mandant est activée, l'utilisateur est en mesure, après s'être connecté au portail client par le Login, de sélectionner dans une liste de mandants, le mandant pour le compte duquel il veut effectuer des opérations. Le passage à un autre mandant est possible à tout moment sans avoir à refaire un login. 1.3 Autorisations Chaque utilisateur peut se faire attribuer des droits différents pour chaque mandant. Ainsi, un utilisateur peut par exemple être configuré en «lecture seule» (par exemple, un réviseur) ou avec des droits d'action sur le traitement (par exemple, lancement manuel d'une annulation, ou upload de nouveaux documents). Les modifications au niveau des droits d'un utilisateur s'effectuent toujours par l'intermédiaire de l'interlocuteur du mandant, défini au moment de la signature du contrat, qui charge alors le support technique PayNet d'effectuer les modifications. Les utilisateurs ne peuvent pas s'attribuer eux-mêmes des droits. 1.4 Fonctions Le portail client PayNet vous offre la possibilité de: Consulter les données du mandant sélectionné et de les traiter en partie: documents électroniques envoyés ou reçus relations avec les partenaires comptes rendus avec totaux de contrôle (nombre de documents et montants) fichiers envoyés ou reçus D0111.FR.01 6 l 48

7 Envoyer des fichiers avec des documents électroniques par upload dans le système PayNet ou en récupérer par download Ces fonctions sont décrites au chapitre 4 «Utilisation du portail client PayNet». 1.5 Sécurité L'accès au portail client PayNet s'effectue toujours par une liaison cryptée (HTTPS/SSL). L'encodage est initié par le serveur Web SIX Paynet immédiatement après la sélection et ne requiert du côté de l'utilisateur qu'un navigateur internet actuel. L'encodage est ainsi actif avant même l'entrée du mot de passe utilisateur. En plus du cryptage puissant de la communication, tous les serveurs Web SIX Paynet sont également dotés de certificats dignes de confiance, ce qui vous permet de constater avec certitude l'identité des serveurs Web SIX Paynet. Les serveurs Web SIX Paynet s'identifient avec des certificats Extended Validation SSL du TC TrustCenter Allemagne (Cybertrust Global). Cette classe de certificat représente le niveau de sécurité le plus élevé à l'heure actuelle pour l'identification de serveurs Web. Vous pouvez vérifier l'identité des serveurs Web SIX Paynet comme suit: Mozilla Firefox L'entreprise identifiée, qui exploite ce serveur Web, apparaît devant l'adresse Internet proprement dite, dans un champ vert. En cliquant sur cette zone verte, vous recevez des informations supplémentaires sur l'identité du serveur Web. Si ces information sont visibles sur votre navigateur Internet, c'est que vous êtes connecté avec les serveurs Web SIX Paynet. Avec un clic supplémentaire, vous pouvez consulter le certificat en place, si nécessaire. Microsoft Internet Explorer L'entreprise identifiée, qui exploite ce serveur Web, apparaît derrière le symbole de cadenas, dans une zone verte. En cliquant sur le cadenas, vous recevez des informations supplémentaires sur l'identité du serveur Web. Si ces information sont visibles sur votre navigateur Internet, c'est que vous êtes connecté avec les serveurs Web SIX Paynet. Avec un clic supplémentaire, vous pouvez consulter le certificat en place, si nécessaire. D0111.FR.01 7 l 48

8 1.6 Conventions de représentation Les symboles suivants sont utilisés dans ce manuel d'utilisation: Symbole Signification Informations supplémentaires intéressantes Identifie des remarques permettant d'approfondir le sujet. Informations supplémentaires importantes Identifie des instructions qui doivent être respectées impérativement. Table 1: Explication des symboles 1.7 Données en exemple Toutes les données en exemple utilisées dans ce manuel d'utilisation (désignations d'entreprises, documents, relations, etc.) sont fictives. 1.8 Disclaimer Ce manuel d'utilisation a été réalisé avec la plus grande attention ; toutefois, il n'est pas possible d'écarter totalement tout risque d'erreur ou d'inexactitude. SIX Paynet ne peut pas engager sa responsabilité pour les éventuelles erreurs ayant pu se glisser dans cette documentation, ni pour leurs conséquences; aucun recours n'est possible. Les indications contenues dans ce manuel d'utilisation peuvent être modifiées à tout moment sans aucune information préliminaire. D0111.FR.01 8 l 48

9 2. Login Pour vous connecter au portail client PayNet, vous pouvez procéder de deux manières différentes: Login avec un certificat numérique (justificatif électronique de l'identité) ou avec l'id utilisateur et le mot de passe. Vous pouvez choisir le mode de connexion qui répond au mieux à vos besoins de sécurité. Chaque utilisateur peut choisir le mode de connexion qui lui convient. Pour des raisons de sécurité, SIX Paynet recommande l'utilisation de certificats numériques. SIX Paynet n'accepte pour l'instant que les certificats Classe 2 et Classe 3 du TC TrustCenter Allemagne. Ces types de certificats sont disponibles chez SIX Paynet. 2.1 Login avec certificat Vous avez la possibilité de vous identifier à l'aide d'un certificat numérique pour vous connecter au portail client PayNet. Ce certificat doit être enregistré dans le magasin de certificats de votre navigateur Internet. Procédure: 1. Entrez dans le navigateur Internet l'adresse Web Si le serveur Web SIX Paynet reconnaît dans votre navigateur Internet un certificat, qui convient pour la connexion au portail client PayNet, la fenêtre «Choisir un certificat numérique» s'affiche. Cette fenêtre vous propose de choisir parmi tous les certificats enregistrés dans votre navigateur Internet. Figure 1: Sélection du certificat numérique 2. Sélectionnez le certificat à utiliser, si vous en possédez plusieurs. 3. Cliquez sur «OK». Le certificat est soumis à vérification. S'il est valide et si les droits ont été enregistrés dans le système PayNet, l'accès vous est autorisé au portail client PayNet. Dès que vous vous êtes connecté avec succès, le nom et la localité de votre entreprise sont affichés dans la barre d'utilisateur en haut à droite, en tant que «Utilisateur connecté». D0111.FR.01 9 l 48

10 2.2 Login avec ID utilisateur et mot de passe Vous pouvez vous connecter au portail client PayNet en entrant l'id utilisateur et le mot de passe correspondant, reçus de SIX Paynet. Procédure: 1. Entrez dans le navigateur Internet l'adresse Web L'écran de login suivant apparaît. Figure 2: Entrée des identifiants de connexion 2. Dans le champ de saisie «ID utilisateur», entrez l'identification utilisateur qui vous a été attribuée par SIX Paynet. 3. Dans le champ de saisie «Mot de passe», entrez votre mot de passe. Celui-ci n'est pas lisible, pour des raisons de sécurité. Lorsque vous vous connectez pour la première fois, vous devez entrer le mot de passe initial qui vous a été remis par SIX Paynet. Une fois le login effectué, vous êtes invité à remplacer le mot de passe initial par un mot de passe personnel. 4. Cliquez sur «Login». Les données entrées sont vérifiées. Si elles sont valides et si les droits ont été enregistrés dans le système PayNet, l'accès vous est autorisé au portail client PayNet. Dès que vous vous êtes connecté avec succès, le nom et la localité de votre entreprise sont affichés dans la barre d'utilisateur en haut à droite, en tant que «Utilisateur connecté». D0111.FR l 48

11 2.3 Sélectionner un mandant Si dans votre fonction, vous représentez plusieurs participants PayNet (mandants), par exemple, si vous gérez aussi bien la comptabilité fournisseurs que la comptabilité clients ou si en tant que fiduciaire, vous représentez d'autres participants PayNet, vous êtes invités après le login, à sélectionner un mandant avant de pouvoir utiliser une fonction du portail client PayNet. L'autorisation d'un utilisateur pour plusieurs mandants s'effectue toujours par l'intermédiaire du participant PayNet en question (mandant). Celui-ci peut demander l'autorisation d'accès pour un utilisateur, par écrit, chez SIX Paynet. a) Marche à suivre, si aucun mandant n'a encore été sélectionné: Cette situation se présente immédiatement après le login, à condition que vous disposiez des droits pour plusieurs participants PayNet (mandants). En cliquant sur l'onglet «Mandants» vous voyez apparaître une liste de tous les mandants pour lesquels vous disposez des droits d'accès. Figure 3: Liste des mandants 1. Si vous gérez un grand nombre de mandants et que pour cette raison vous ne pouvez pas voir la liste complète sur l'écran, vous pouvez filtrer la liste des mandants en utilisant des critères de recherche ; pour ce faire, il suffit de cliquer sur le symbole flèche «Afficher critères de recherche», d'entrer dans le masque de recherche affiché un ou plusieurs critères de recherche puis de cliquer sur «Mettre à jour» (la marche à suivre est décrite au chapitre 4.5 «Limiter les listes»). 2. Effectuez un double clic dans la liste des mandants sur la ligne du mandant que vous souhaitez sélectionner. Dès que le mandant est sélectionné, il est affiché sur la barre des mandants, en haut à droite, en tant que «Utilisateur connecté». A présent, vous pouvez effectuer la fonction souhaitée (voir chapitre 4 «Utilisation du portail client PayNet»). A tout moment, vous pouvez sélectionner un autre mandant (voir la marche à suivre décrite ciaprès). D0111.FR l 48

12 b) Marche à suivre, si un mandant a déjà été sélectionné: Le mandant momentanément sélectionné est affiché sur la barre des mandants, en haut à droite, en tant que «Mandant sélectionné». Figure 4: Mandant sélectionné 1. Cliquez sur «Retour à la sélection de mandant». La liste des mandants est affichée. 2. Sélectionnez un nouveau mandant en effectuant un double clic sur la ligne correspondante dans la liste des mandants. Dès que le mandant est sélectionné, il est affiché sur la barre des mandants, en haut à droite, en tant que «Mandant sélectionné». A présent, vous pouvez effectuer la fonction souhaitée (voir chapitre 4 «Utilisation du portail client PayNet»). D0111.FR l 48

13 2.4 Changer le mot de passe Le mot de passe initial que vous avez reçu de SIX Paynet doit être remplacé immédiatement après la première connexion par un mot de passe propre que vous êtes le seul à connaître. A cet effet, vous êtes redirigé automatiquement sur le masque de saisie «Changer mot de passe». Il est également recommandé de modifier le mot de passe de temps en temps, par la suite. Mémorisez bien votre nouveau mot de passe. Si vous deviez noter le mot de passe, veillez bien à ce que personne ne puisse y accéder. Condition requise: Pour pouvoir modifier le mot de passe, vous devez être connecté au portail client PayNet. Procédure: 1. Cliquez dans la barre de navigation sur «Changer mot de passe», si le masque de saisie «Changer mot de passe» devait ne pas être affiché automatiquement (après la première connexion établie à l'aide du mot de passe initial). Le masque de saisie «Changer mot de passe» apparaît. Figure 5: Changer mot de passe 2. Entrez le mot de passe actuel dans le champ de saisie «Ancien mot de passe» (le mot de passe initial lors de la première utilisation). 3. Dans le champ de saisie «Nouveau mot de passe», entrez votre nouveau mot de passe. Le mot de passe doit répondre aux exigences suivantes: Il doit comporter au moins 8 caractères. Il doit contenir au moins une lettre en majuscule. Il doit contenir au moins un chiffre. Il doit comporter au moins un caractère spécial (p. ex. + - %! $). 4. Dans le champ de saisie «Répéter nouveau mot de passe», ressaisissez votre nouveau mot de passe. 5. Cliquez sur «Modifier». Si le nouveau mot de passe est valide et s'il est identique dans les deux champs renseignés, il est modifié et le système vous affiche un message de confirmation correspondant en dessous des boutons «Modifier» et «Retour». D0111.FR l 48

14 Figure 6: Confirmation de la modification du mot de passe 6. Cliquez sur «Retour». Le système affiche à nouveau le même écran qu'il affichait avant l'appel de la fonction «Changer mot de passe». Lors de la prochaine connexion, vous devez utiliser le nouveau mot de passe. D0111.FR l 48

15 3. Interface utilisateur du portail client PayNet L'interface utilisateur du portail client PayNet affichée dans la fenêtre du navigateur comporte les zones suivantes: L'en-tête (1) La barre système (2) La barre utilisateur (3) La barre mandants (4) La zone d'affichage (5) Le pied de page (6) Figure 7: Interface utilisateur 3.1 En-tête L'en-tête fait apparaître le logo de l'entreprise SIX Paynet et la désignation de l'application «Portail Client». D0111.FR l 48

16 3.2 Barre système Figure 8: Barre système La barre système comporte un champ de sélection four sélectionner l'application et les rubriques de menu suivants pour les fonctions générales: «Logout» pour fermer la session actuelle (voir chapitre 4.9) «Changer mot de passe» pour la mise en place d'un nouveau mot de passe (voir chapitre 2.4) «Aide» pour l'affichage du manuel d'utilisation au format PDF (voir chapitre 4.8) «DE», «EN», «FR» et «IT» pour la commutation manuelle sur une autre langue de dialogue (voir chapitre 4.7) 3.3 Barre utilisateur Figure 9: Barre utilisateur Dans la barre utilisateur, vous sont proposées des fonctions que vous pouvez lancer indépendamment du choix d'un mandant. Il s'agit d'une part de la sélection d'un mandant et d'autre part, de la transmission de nouveaux documents. Les fonctions sont représentées par des «Onglets». Le libellé de l'onglet sélectionné apparaît en rouge. Sur le côté droit de la barre utilisateur est affiché l'utilisateur connecté. 3.4 Barre mandants Figure 10: Barre mandants La barre mandants comporte les fonctions que vous lancez pour le mandant sélectionné. Ce mandant est affiché à droite en tant que «Mandant sélectionné». Les fonctions sont représentées par des «Onglets». Le libellé de l'onglet sélectionné apparaît en rouge. 3.5 Zone d'affichage La zone d'affichage de l'onglet sélectionné occupe la majeure partie de l'écran. Dans cette zone vous sont présentées les données faisant partie d'une fonction et sont affichés les éléments de commande nécessaires. Vous trouverez des indications au chapitre 4 «Utilisation du portail client PayNet». Si des données sont affichées sous forme de listes dans la zone d'affichage, vous avez les possibilités suivantes: Vous pouvez personnaliser le nombre d'éléments affichés par page en fonction de vos réglages d'écran, en agissant sur le champ de sélection «Nombre» (10, 20, 50, 100, 200 ou 500). Si vous avez opté pour un nombre important d'éléments par page, vous pouvez faire défiler les éléments à l'aide des barres de défilement. A l'aide des boutons (avancer) et (reculer) vous pouvez faire défiler les éléments page par page. D0111.FR l 48

17 Dans certaines colonnes, vous pouvez effectuer un tri par ordre croissant ou décroissant en cliquant simplement sur le libellé de la colonne de données en question. Un symbole en forme de flèche affiché dans le titre de la colonne en question, indique le sens du tri: = ordre croissant, = ordre décroissant. Le bouton vous permet d'imprimer la vue d'ensemble des documents et le bouton vous permet de sauter au début de la liste des documents. 3.6 Pied de page Dans le pied de page, vous avez la possibilité en cliquant sur le lien «Contact» d'afficher les adresses et numéros de téléphone des services concernés chez SIX Paynet. D0111.FR l 48

18 4. Utilisation du portail client PayNet 4.1 Consulter des documents Vous avez la possibilité de consulter les documents électroniques envoyés ou réceptionnés par le mandant sélectionné (factures, notes de crédit, rappels, commandes, etc.) en cliquant sur l'onglet «Mandants/ Documents». Figure 11: Vue d'ensemble des documents Procédure: 1. Sélectionnez l'onglet «Mandants/Documents». Celui-ci contient une liste d'ensemble avec tous les documents du mandant sélectionné qui répondent aux critères de recherche actuellement réglés (p. ex. les documents à la date du jour). Une description des différentes colonnes est donnée ci-après dans la Table Si la vue d'ensemble ne fait apparaître aucun document ou trop de documents ou encore, pas les documents requis, vous avez la possibilité de limiter les listes en appliquant des critères de recherche ou de lever les limitations trop importantes (voir chapitre 4.5 «Limiter les listes»). En dessous de la liste, le système indique le nombre de documents actuellement affichés ainsi que le nombre total de documents que comporte la liste. 3. Double-cliquez sur une ligne, si vous souhaitez consulter les détails du documents et/ou si vous voulez annuler le document ou le clôturer (voir chapitre 4.1.1). Les documents contenus dans les fichiers seront stockés dans le système PayNet pour une durée conforme aux conventions fixées par contrat. D0111.FR l 48

19 Les différentes colonnes de la liste d'ensemble des documents contiennent les données suivantes: Colonne Traitement Vérification Direction Type Partenaire Localité Référence du document Date du document Montant Devise Statut Description Indicateur de statut sous forme de feu tricolore = Le traitement du document s'est achevé avec succès. = Le document est en cours de traitement ou le traitement est ralenti (si ce statut devait apparaître pendant une durée prolongée, vous devriez contacter le support technique afin de déceler l'origine). = Le document est erroné (PayNet n'a pas pu traiter le document). Si vous ne connaissez pas l'origine de cette erreur, contacter le support technique, afin de déceler l'origine.) Résultat de la vérification de signature par le Verify-Service PayNet, sous forme d'un feu bicolore. Ce service n'est accessible qu'aux destinataires de documents et doit faire l'objet d'un abonnement spécial auprès de SIX Paynet. = Vérification non effectuée (p. ex. l abonnement au Verify-Service n'a pas été souscrit) = Vérification effectuée avec succès = Erreurs décelées lors de la vérification Sens de circulation des données du document: = Vous êtes l'émetteur du document = Vous êtes le destinataire du document Le cercle représente vous et le sens de la flèche illustre le sens de circulation des données. Type de document (facture, commande, bulletin de livraison, etc.) Nom du partenaire Désignation de la localité de l'adresse du partenaire Numéro de document (p.ex. numéro de facture dans le cas des factures) Date du document (p. ex. date de facture dans le cas des factures) Montant total du document (p. ex. montant de la facture dans le cas des factures) Code de devise selon ISO (p. ex. CHF pour Francs Suisses) Statut du document pour le type de document «Facture»: Annulé: Le document a été annulé (voir chapitre 4.1.2, uniquement pour les émetteurs) Clôturé: Le document a été clôturé (voir chapitre 4.1.3, uniquement pour les émetteurs) Rejeté: Le document a été rejeté par le destinataire via e-banking. Table 2: Description des colonnes Vue d'ensemble des documents D0111.FR l 48

20 4.1.1 Consulter les détails Pour afficher les détails du document, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne mentionnant le document dans la vue d'ensemble des documents (voir chapitre 4.1). Les détails des documents diffèrent légèrement pour les émetteurs (voir Figure 12) et les destinataires (voir Figure 13). Figure 12: Détails du document (exemple pour un émetteur: facture émise) Avec les boutons «Annuler» et «Clôturer» vous avez la possibilité d'annuler le document (voir chapitre 4.1.2) ou le clôturer (voir chapitre 4.1.3). D0111.FR l 48

21 Figure 13: Détails du document (exemple pour un destinataire: facture reçue) D0111.FR l 48

22 Les détails du document sont répartis en différents groupes de données, qui sont décrits ci-après. Le groupe «Document» contient les données suivantes: Champ Description Détails du document En cliquant sur le symbole le document vous est affiché tel qu'il apparaîtra à votre client (p. ex. au format PDF ou en tant que page XHTML). Référence du document Type Date du document Montant Test Numéro du document (p. ex. numéro de facture, numéro du bulletin de livraison, etc.) Type de document (facture, commande, bulletin de livraison, etc.) Date du document (p. ex. date de facture dans le cas des factures) Montant total du document (p. ex. montant de la facture dans le cas des factures) avec indication de la devise (code de devise selon ISO, p. ex. CHF pour Francs Suisses) «Oui» ou «Non», indique si le document a été marqué comme test. Statut traitement «Ok», «En traitement» ou «En anomalie» (description du statut, voir chapitre 4.1, colonne «Statut») Date de traitement Date et heure du traitement par SIX Paynet. Statut présentation Dans le système PayNet il est possible, de transmettre des documents à l'avance puis de le remettre ou de l'afficher au destinataire à une date précise. Ce champ affiche si le document est déjà visible pour le destinataire. Les statuts d'affichage suivant sont possibles: Nouveau: Le document a été établi dans le système PayNet, mais n'est pas encore accessible pour le destinataire, étant donné que la date de remise n'est pas encore atteinte. Disponible: Le document est disponible pour le destinataire. Rejeté: Le document a été rejeté par le destinataire. Annulé: Le document a été annulé par l'émetteur. Statut vérification «pas vérifié», «Ok» ou «En anomalie» (Description du statut, voir chapitre 4.1, indicateur de statut du Verify-Service dans la liste d'ensemble). Cette indication n'est disponible que pour les destinataires. Impression «Oui» ou «Non», indique si le document est imprimé par SIX Paynet. Statut impression «Ok» ou «En anomalie» (Le statut d'impression n'est affiché que si Impression = «Oui») Table 3: Description des champs Détails du document «Document» Le groupe «Facture» (disponible uniquement pour le type de document «Facture») contient les données suivantes: Les informations marquées d'un astérisque (*) ne sont disponibles que si le destinataire de la facture libère ses factures par e-banking et s'il a autorisé le transfert de ces indications (dans le cas contraire, les champs restent vides). Champ Date échéance Institut financier Compte Référence transaction Description Date à laquelle le montant de la facture est à échéance, autrement dit, date à laquelle l'émetteur de la facture attend le règlement de la facture. Numéro BC (BC) ou Bank Identifier Code (BIC) de l'institut financier de l'émetteur Numéro de compte ou IBAN du compte de l'émetteur de la facture Numéro de référence BVR D0111.FR l 48

23 Champ Statut paiement* Date de validation* Montant payé* Description Le statut de paiement vous informe si la facture a déjà été libérée ou payée par le client. Les statuts de paiement suivants sont possibles: Champ vide: Aucun statut de paiement n'est disponible. Ce cas de figure peut se présenter lorsqu'une facture n'a pas encore été libérée ou payée, ou lorsque le destinataire s'est opposé à la diffusion de l'information relative au statut à l'émetteur de la facture. Libérée: La facture a été libérée par le destinataire pour le paiement. Le paiement s'effectuera à la date de validation fixée par le destinataire, à moins qu'il ne revienne sur son accord de libération. Clôturée: La facture a été marquée par l'émetteur comme étant clôturée. Le destinataire de la facture ne peut plus payer la facture. Ce statut apparaît lorsque l'émetteur de facture a établi une nouvelle facture qui annule et remplace l'ancienne facture ou lorsque la facture a été réglée en dehors du réseau PayNet. Date à laquelle le montant de la facture a été crédité sur le compte (ce champ reste vide jusqu'à ce que le paiement est réalisé) Montant payé Table 4: Description des champs Détails du document «Facture» Le groupe «Émetteur» (disponible uniquement pour le destinataire) contient les données suivantes: Champ Nom Adresse Code postal Localité Région Pays Description Nom, prénom et désignation supplémentaire de l'émetteur Nom de la rue et numéro, éventuellement la case postale Code postal ou NPA (numéro postal d'acheminement) Désignation de la localité Désignation de la région Désignation du pays Table 5: Description des champs Détails du document «Émetteur» Die Gruppe «Destinataire» (disponible uniquement pour l'émetteur) contient les données suivantes: Champ Nom Adresse Code postal Localité Région Pays Description Nom, prénom et désignation supplémentaire du destinataire Nom de la rue et numéro, éventuellement la case postale Code postal ou NPA (numéro postal d'acheminement) Désignation de la localité Désignation de la région Désignation du pays Table 6: Description des champs Détails du document «Destinataire» D0111.FR l 48

24 Le Groupe «Fichiers associés» contient une liste des fichiers réceptionnés ou générés pour le traitement de ce document. La liste comporte les colonnes suivantes: Colonne Direction Type de message Signature Sans libellé de colonne Sans libellé de colonne Description Sens de circulation des données du fichier: = Vous êtes l'émetteur du fichier = Vous êtes le destinataire du fichier = Le fichier a été généré et envoyé par le système PayNet = Le fichier reçu a été transféré par le système PayNet Le cercle représente vous et le sens de la flèche illustre le sens de circulation des données. La boîte représente le système PayNet. Indication en texte clair permettant de savoir de quel type de fichier il s'agit (p. ex. Facture ou Accusé de réception applicatif) «Oui» ou «Non» indique si le fichier contient une signature En cliquant sur le symbole vous pouvez télécharger le fichier (download) et l'enregistrer (y compris la signature numérique, si existante). En cliquant sur le symbole le fichier est affiché dans l'application d'affichage correspondante (par ex. les fichiers PDF sont affichés dans Adobe Acrobat Reader). Dans le cas de fichiers dotés d'une signature numérique, la signature est retirée le cas échéant pour l'affichage, étant donné que certains programmes d'affichage risquent d'être perturbés par la présence de la signature. Pour cette raison, le fichier ne doit en aucun cas être enregistré à partir du programme d'affichage. Pour l'enregistrement, utilisez la fonction download. Table 7: Description des champs Détails du document «Fichiers associés» Le groupe «Informations pour l'utilisateur» contient le cas échéant des informations sur des étapes particulières de traitement. La liste comporte les colonnes suivantes: Colonne Date de création Description Description Date et heure de l'événement Description de l'événement, par ex. génération d'un document PDF, modification du statut d'affichage Table 8: Description des champs Détails du document «Informations pour l'utilisateur» Le groupe «Notifications» contient le cas échéant des informations au sujet des notifications que SIX Paynet a envoyées à vous ou de votre part à vos destinataires. La liste comporte les colonnes suivantes: Colonne Date de création Description Description Date et heure de la notification Description du message de notification (par ex. un avec un message d'erreur Table 9: Description des champs Détails du document «Notifications» D0111.FR l 48

25 Le groupe «Documents référés» contient le cas échéant une liste de documents ayant un rapport avec le document affiché (par ex. le bulletin de livraison correspondant à une facture). En double-cliquant sur l'un de ces documents, vous ouvrez l'aperçu détaillé de ce document référé. De cette façon, vous pouvez sauter très rapidement d'un document référé à un autre. La liste comporte les colonnes suivantes: Colonne Référence du document Type Date de création Montant Devise Traitement Description Numéro du document Type de document (facture, commande, bulletin de livraison, etc.) Date et heure de la création du document Montant total du document (p. ex. montant de la facture dans le cas des factures) Indication de la devise (code de devise selon ISO, p. ex. CHF pour Francs Suisses) Statut du traitement «Ok», «En traitement» ou «En anomalie» (description des statuts, voir chapitre 4.1, indicateur de statut dans la liste d'ensemble) Table 10: Description des champs Détails du document «Documents référés» Annuler des documents (uniquement par l'émetteur) La fonction Annulation vous permet de stopper chez SIX Paynet le traitement des documents qui ne sont pas encore traités (pour empêcher le traitement d'un document) ou d'annuler des documents déjà expédiés. Les documents annulés se font affecter le statut «Annulé». Pour annuler un document, cliquez sur le bouton «Annuler» dans l'aperçu détaillé (voir chapitre 4.1.1). Les annulations électroniques ne sont possibles que si l'émetteur en question dispose dans son système ERP d'une fonction permettant de réaliser une annulation électronique. L'annulation d'e-factures adressées à des clients d'e-banking n'est pas possible. Dans tous les cas où l'annulation n'est pas possible, il est recommandé d'utiliser les notes de crédit électroniques. Même lorsque l'annulation de factures est possible chez un destinataire, il ne faudrait pas employer cette fonction sans consultation préalable du destinataire, étant donné que pour des raisons juridiques, une annulation n'est possible qu'aussi longtemps que le destinataire n'a pas encore payé la facture. Souvent, les destinataires n'acceptent plus les annulations à partir du moment où les factures ont fait l'objet d'une saisie préliminaire dans le système ERP. Dans de tels cas de figure, toute correction n'est possible qu'en employant des avoirs. SIX Paynet déconseille en général l'utilisation d'annulations électroniques. La dépendance au processu par les différentes parties concernées est trop important. Un processus efficace n est en conséquence pas possible. Pour la prise en charge de tels processus, les notes de crédit électroniques sont beaucoup plus appropriés Clôturer des documents (uniquement par l'émetteur) Avec la fonction Clôture, vous pouvez marquer des documents du type «Facture» comme étant clôturés, par exemple, si vous avez établi une nouvelle facture qui annule et remplace l'ancienne ou si la facture a été réglée en dehors du réseau PayNet. Les documents clôturés se font affecter le statut «Clôturé». Pour clôturer un document, cliquez sur le bouton «Clôturer» dans l'aperçu détaillé (voir chapitre 4.1.1). D0111.FR l 48

26 4.2 Consulter et traiter des relations Vous pouvez consulter toutes les relations d'un mandant avec ses partenaires et selon la constellation, vous pouvez aussi les traiter. Pour chaque relation, le système affiche la liste de tous les flux de documents configurés. Le traitement des relations n'est possible que pour les mandants qui envoient des factures à des destinataires de factures via e-banking. Les relations de mandants, qui envoient exclusivement des documents à des destinataires équipés de systèmes ERP (EDI), seront créées par les collaborateurs de SIX Paynet dans le cadre du projet de mise en service correspondant. Les fonctions de traitement qui vous sont proposées sont l'acceptation et le rejet de destinataires ainsi que la modification de numéros de client. Avec ces fonctions, vous gérez les inscriptions et les résiliations aux services de l'e-facture, opérées par les destinataires de factures dans l'e-banking. Vos actions sont directement visibles pour le destinataire de factures dans l'e-banking. La gestion manuelle des inscriptions et des résiliations de destinataires de factures peut devenir très fastidieuse selon le nombre de clients potentiels. De ce fait, SIX Paynet propose également des interfaces électroniques qui permettent une automatisation de la gestion. N'hésitez pas à contacter le centre d'information SIX Paynet, pour vous renseigner en détail sur ces possibilités. Figure 14: Vue d'ensemble des relations D0111.FR l 48

27 Procédure: 1. Sélectionnez l'onglet «Mandants/Relations». Celui-ci contient une liste d'ensemble avec tous les partenaires du mandant sélectionné qui répondent aux critères de recherche actuellement réglés. Une description des différentes colonnes est donnée ci-après dans la Table Si la vue d'ensemble ne présente pas de données ou trop de données ou encore, pas les données requises, vous avez la possibilité de limiter les données listées en appliquant des critères de recherche ou de lever les limitations trop importantes (voir chapitre 4.5 «Limiter les listes»). En dessous de la liste, le système indique le nombre de relations actuellement affichées ainsi que le nombre total de relations que comporte la liste. 3. Cochez les cases de contrôle dans les colonnes et pour tous les destinataires, que vous souhaitez accepter ou rejeter, puis éditez les numéros de clients affichés que vous souhaitez modifier. Mais les actions ne sont pas encore exécutées à ce stade là. En cliquant sur «Rejeter toutes les modifications» vous pouvez retirer en une seule opération l'ensemble des coches mises en place et annuler toutes les saisies effectuées. 4. En cliquant sur le bouton «Valider les modifications», le système vous affiche une liste de toutes les modifications pour contrôle, que vous pourrez ensuite valider en bloc (voir chapitre 4.2.1). 5. Dans le cas où vous souhaitez retraiter ces données par ex. pour un processus organisationnel interne vous avez aussi la possibilité d'exporter la vue d'ensemble des relations sous forme d'un fichier au format CSV pour retraiter les infos dans un tableur (voir chapitre 4.2.2). Les différentes colonnes de la liste d'ensemble des relations contiennent les données suivantes: Colonne Statut inscr. Description Statut de l'inscription du partenaire sous forme d'un feu tricolore: = Acceptée (l'inscription a été acceptée par l'émetteur) = Demandée (le destinataire a demandé l'inscription et attend une confirmation d'inscription de l'émetteur) = Résiliée* (le destinataire a résilié son inscription auprès de l'émetteur). Ce statut ne peut plus être influencé par un émetteur, étant donné que le destinataire ne souhaite pas recevoir d'e-factures. Toutefois, le destinataire peut rebasculer ce statut sur «Demandée» ; pour ce faire, il lui suffit dans l'e-banking de se réinscrire auprès de l'émetteur pour les e-factures. = Refusée* (l'émetteur a refusé l'inscription du destinataire) Une acceptation ultérieure de l'inscription par l'émetteur est toujours possible. * Les deux statuts «Résiliée» et «Refusée» signifient que l'émetteur ne peut pas envoyer d'e-factures à ce client. Au sein du portail client, ces deux statuts sont représentés de ce fait par un feu rouge. S'il devait être nécessaire de connaître le statut exact, il suffit de passer avec le pointeur de la souris sur le feu rouge pour qu'une info-bulle vous indique le statut. D0111.FR l 48

28 Colonne Statut part. Destinataire Localité Émetteur Localité N o participant N o client Type Description Statut de participant du partenaire sous forme d'un feu bicolore: = Le participant est actif dans le système PayNet = Le participant est inactif dans le système PayNet Le statut de participant renseigne sur le statut d'un participant PayNet par rapport au système PayNet dans sa globalité. Si un participant PayNet décide de ne plus participer au système PayNet, le participant n'est plus joignable par aucun émetteur ni destinataire par l'intermédiaire du système PayNet. Si un participant présente ce statut, le système PayNet n'accepte plus de nouveaux documents pour ce destinataire. Les relations avec les différents partenaires sont toutefois conservées, pour éviter que toutes les données des relations ne soient perdues lors de résiliations temporaires. Ce cas de figure peut se présenter par exemple, lorsqu'un utilisateur d'ebanking change de banque et ne peut pas recevoir de factures pendant une courte période. Les partenaires inactifs ne sont affichés que pour information. Les relations de participants inactifs ne peuvent pas faire l'objet de modifications. Nom et prénom ou désignation de l'entreprise du destinataire de documents. Cette colonne n'est affichée que si le champ de contrôle «Destinataire» est activé en tant que critère de recherche (seul ou associé au champ de contrôle «Émetteur»). Désignation de la localité de l'adresse du destinataire de documents. Cette colonne n'est affichée que si le champ de contrôle «Destinataire» est activé en tant que critère de recherche (seul ou associé au champ de contrôle «Émetteur»). Nom et prénom ou désignation de l'entreprise de l'émetteur de documents. Cette colonne n'est affichée que si le champ de contrôle «Émetteur» est activé en tant que critère de recherche (seul ou associé au champ de contrôle «Destinataire»). Désignation de la localité de l'adresse de l'émetteur de documents. Cette colonne n'est affichée que si le champ de contrôle «Émetteur» est activé en tant que critère de recherche (seul ou associé au champ de contrôle «Destinataire»). Numéro de participant du partenaire Numéro client du partenaire (par ex. numéro de fournisseur, numéro de police). Il n'est affiché que si la configuration a été effectuée en conséquence et si le système ERP utilisé n'est pas en mesure de désigner les documents avec le numéro de participant PayNet. Le traitement du numéro client n'est possible que pour les mandants qui envoient des factures à des destinataires de factures via e-banking. Il peut aussi être toujours verrouillé si vous ne disposez pas des droits requis pour le traitement. Type de document (facture, commande, bulletin de livraison, etc.) D0111.FR l 48

29 Colonne E/D Description Émetteur/Destinataire = Dans cette relation, vous apparaissez comme émetteur. = Dans cette relation, vous apparaissez comme destinataire. Le cercle représente vous et le sens de la flèche illustre le sens de circulation des données. Champ de contrôle pour l'acceptation d'un destinataire dont le statut de l'inscription est «Demandée»: non marqué pour acceptation marqué pour acceptation Une fois l'acceptation validée, le statut de l'inscription change et passe à «Acceptée» et le champ de contrôle est verrouillé. Par contre, le champ de contrôle dans la colonne devient accessible. Le champ de contrôle n'est affiché que pour les mandants qui envoient des factures à des destinataires via e-banking. Il peut aussi être toujours verrouillé si vous ne disposez pas des droits requis pour l'acceptation d'un destinataire. Champ de contrôle pour le refus d'un destinataire dont le statut de l'inscription est «Demandée» ou «Acceptée: non marqué pour le refus marqué pour le refus Une fois le refus validé, le statut change et passe à «Refusée» et le champ de contrôle est verrouillé. Par contre, le champ de contrôle dans la colonne devient accessible. Le champ de contrôle n'est affiché que pour les mandants qui envoient des factures à des destinataires via e-banking. Il peut aussi être toujours verrouillé si vous ne disposez pas des droits requis pour le refus d'un destinataire. Table 11: Description des colonnes Vue d'ensemble des relations D0111.FR l 48

30 4.2.1 Valider les modifications Après avoir effectué des marquages ou des modifications au niveau du numéro de client dans la vue d'ensemble des relations, ces modifications vous sont présentées pour contrôle. Figure 15: Liste des modifications de statut Condition requise: Au moins un champ de contrôle dans les colonnes et/ou de la vue d'ensemble des relations (voir chapitre 4.2) doit avoir été marqué et/ou un numéro de client doit avoir été modifié. Procédure: Cliquez sur «Valider». Toutes les modifications de statuts affichées sont exécutées en bloc et/ou tous les numéros de client modifiés sont enregistrés. Dans la liste d'ensemble sont affichés les nouveaux statuts. En cliquant sur «Rejeter toutes les modifications» vous pouvez retirer en une seule opération l'ensemble des coches mises en place et annuler toutes les modifications effectuées au niveau des numéros de client. Le système affiche à nouveau la liste d'ensemble. En cliquant sur «Éditer» vous faites réapparaître la vue d'ensemble des relations avec les modifications que vous avez entrées. Celles-ci n'ont toujours pas été exécutées. Vous pouvez corriger les données que vous avez saisies ou effectuer des modifications au niveau d'autres relations. D0111.FR l 48

31 4.2.2 Exporter la liste d'ensemble des relations dans un fichier CSV Cette fonction vous permet d'exporter les données relatives à vos relations dans un fichier au format CSV (Comma Separated Values) puis de le télécharger. Les données seront alors à votre disposition dans un fichier texte pour un traitement ultérieur. Les champs de données (les colonnes de la liste) sont séparés par un point-virgule et les enregistrements (les lignes de la liste) par un saut de ligne. Le premier enregistrement du fichier CSV contient les noms des champs (titres de colonnes). Condition requise: La liste d'ensemble des relations contient des données. Procédure: 1. Réglez les critères de recherche de telle sorte que toutes les relations que vous souhaitez exporter dans le fichier CSV soient sélectionnées (voir chapitre 4.5 «Limiter les listes»). Il est possible d'exporter au maximum 500 enregistrements dans le fichier CSV. Le nombre d'enregistrements momentanément affichés à l'écran n'a aucune incidence sur l'exportation (réglage «Nombre»); la seule chose qui compte, c'est le nombre d'enregistrements présents dans la sélection actuelle (conformément à l'affichage en dessous de la liste). 2. Triez la liste en cliquant sur le titre des colonnes pour classer les données comme elles doivent apparaître dans le fichier CSV. 3. Cliquez sur «Download fichier CSV». La fenêtre «Enregistrer sous» apparaît. 4. Entrez un nom de fichier et choisissez le dossier dans lequel le fichier CSV doit être enregistré sur votre ordinateur, puis cliquez sur «Enregistrer». Le fichier CSV est enregistré. D0111.FR l 48

32 4.3 Consulter des rapports L'onglet «Mandants/Rapports» vous permet de générer des rapports qui contiennent un récapitulatif de tous les documents traités par l'intermédiaire du système PayNet. Ces rapports servent au contrôle du traitement des documents entre les participants PayNet et le système PayNet. Ils ne correspondent à aucune vision comptable sur les justificatifs. Le nombre mentionné de documents traités et les montants sont à considérer simplement comme des totaux de contrôle, permettant d'effectuer un rapprochement entre vos journaux de transactions et les document traités au sein du système PayNet. A partir de la vue d'ensemble des documents, il est possible d'afficher des listes avec différents documents (voir chapitre 4.1). Figure 16: Vue d'ensemble des rapports Procédure: 1. Sélectionnez l'onglet «Mandants/Rapports». Celui-ci contient une liste d'ensemble avec tous les partenaires du mandant sélectionné qui répondent aux critères de recherche actuellement réglés. Une description des différentes colonnes est donnée ci-après dans la Table Si la vue d'ensemble ne présente pas de données ou trop de données ou encore, pas les données requises, vous avez la possibilité de limiter les données listées en appliquant des critères de recherche ou de lever les limitations trop importantes (voir chapitre 4.5 «Limiter les listes»). Au bas de la liste vous sont affichés les totaux (nombre de documents, montant H.T et montant T.T.C) conformément aux critères de recherche que vous avez paramétrés. D0111.FR l 48