ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 21 June 2016 VALIDATED BY : F. Pedersen

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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 21 June 2016 VALIDATED BY : F. Pedersen ORGANIZATION : FINANCE DIVISION, Financial Accounting Branch POSITION No. : FF-137 TITLE : Chief of Branch GRADE : A-4 JOB CODE : A43 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Chief of Division for performing various financial functions in accordance with the NATO Support and Procurement Organization (NSPO) Charter and NSPO/NSPA prescriptive documents. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the Branch. Leading and guiding subordinate Chiefs of Section to ensure day-to-day operational effectiveness and economy of resources. This includes setting measurable performance objectives for related Sections, and conducting periodic reviews on achieved performance against agreed upon objectives. Providing assistance in all areas of financial management, ensuring the establishment and regular review of standard operating procedures and internal controls for financial accounting, treasury management, accounts payable, accounts receivable, central invoice management, and liaison with internal and external audit teams. Preparing the draft consolidated financial statements for NSPO, which includes leading the accounting year-end closing procedures, publishing implementing instructions with cut-off dates for transaction posting and submission of related supporting documentation. Drafting NSPA Operating Instructions (OIs) and related financial accounting Operating Procedures (Ops) and/or Standard Operating Procedures (SOPs); recommending changes and/or modifications as required. Ensuring transactions posted in the Enterprise Resource Planning (ERP) system by the Division staff are based on adequately reviewed and substantiating documentation. Ensuring all such documentation is retained on file in compliance with prescriptive documents and is available to all appropriate oversight bodies. Replacing the Chief of Division, as required and when delegated, during his/her absence. Ensuring IBAN audit recommendations are followed up when they relate to divisional activities. Assisting with resource management of the Division (e.g. recruitment, training plans). Representing the Division in meetings and conferences as required. Assisting in preparing and justifying the Organization and Personnel Establishment (O&PE) proposals of the Division. FF-137 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

2 Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Coordinating with the Division Chiefs of Section on proper resource utilization throughout the financial year-end closing and financial statement preparation periods. Providing comprehensive Annual Financial Statement (AFS) guidance and oversight. Ensuring timelines and deadlines are strictly adhered to throughout the Agency. Providing periodic reports to the Chief of Division and to the Director of Finance. Providing accounting guidance and assistance to supervisory Division staff, following the NATO Accounting Framework and International Public Sector Accounting Standards (IPSAS). ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University degree in finance, accounting, business management equivalent to Master's. A chartered accountant or certified accountancy qualification from a body accredited by the International Federation of Accountants. A minimum of five years post qualification experience in finance, accounting and budget management. Ability to communicate clearly and concisely in writing and orally to a variety of audiences. Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes. Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines. Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including HR), to focus team on performance goals and expectations, to track metrics and measure performance, and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance. Specific Qualifications Expert knowledge and experience in applying IPSAS or equivalent, gained through preparing financial statements. Expert knowledge, skills and abilities in accounting and budgeting modules of the Agency's enterprise software (SAP) and related automated financial management tools. Knowledge of treasury and cash management, including multiple currencies held in a variety of financial institutions. At least five years of experience in supervising, leading and managing teams which are performing complex finance and accounting tasks. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS Experience in financial management as applied to the support of governmental organizations which work in areas of acquisitions, infrastructure, and/or logistics support would be an asset. FF-137 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

3 PERSONAL CHARACTERISTICS Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead diverse teams working together toward established objectives. Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders. Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A FF-137 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 21 juin 2016 VALIDÉ PAR : F. Pedersen ORGANISATION : DIVISION DES FINANCES, Branche "comptabilité financière" POSTE N o : FF-137 TITRE : Chef de branche GRADE : A-4 CODE POSTE : A43 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le chef de la division, le (la) titulaire exerce diverses fonctions financières conformément à la Charte de l'organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO) ainsi qu'aux documents réglementaires de la NSPO/NSPA. Il/Elle exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales gérer, tant du point de vue technique que du point de vue administratif, le personnel affecté à la branche ; diriger et orienter les chefs de section sous ses ordres afin d'assurer l'efficacité des opérations journalières et l'utilisation économique des ressources, et notamment, pour les sections concernées, fixer des objectifs mesurables en matière de résultats et procéder à des revues périodiques des résultats obtenus par rapport aux objectifs convenus ; fournir une assistance dans tous les domaines de la gestion financière en assurant la mise en place et la revue régulière de procédures standard d'exploitation et de contrôles internes pour ce qui concerne les activités suivantes : comptabilité financière, gestion de trésorerie, comptes fournisseurs, comptes clients, gestion centralisée des factures, liaison avec les équipes d'audit interne et externe ; élaborer les projets d'états financiers consolidés de la NSPO, ce qui consiste notamment à piloter les procédures de clôture des comptes en fin d'exercice et à publier des instructions d'application assorties d'échéances relatives à la saisie des opérations et à la soumission de documents justificatifs connexes ; rédiger des instructions d'exploitation (OI) de la NSPA ainsi que des procédures d'exploitation connexes en matière de comptabilité financière et/ou des instructions permanentes (SOP), et recommander les changements et/ou les modifications à y apporter selon les besoins ; veiller à ce que les opérations saisies dans le progiciel de gestion intégrée par le personnel de la division soient basées sur des documents justificatifs ayant fait l'objet d'un examen adéquat et veiller à ce que tous ces documents soient bien classés conformément aux documents réglementaires et à ce qu'ils soient accessibles à tous les organismes de supervision compétents ; remplacer le chef de division selon les besoins, sur délégation, en cas d'absence ; veiller à ce qu'il soit donné suite aux recommandations d'audit formulées par le Collège international des commissaires aux comptes de l'otan lorsqu'elles concernent les activités de la division ; aider à la gestion des ressources de la division (par exemple, pour les plans de recrutement et de formation) ; représenter la division lors de réunions et de conférences selon les besoins ; aider à établir et à justifier les propositions concernant l'organisation et le tableau d'effectifs de la division ; FF-137 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _16#2xx.docx

5 exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières assurer une coordination avec les chefs de section de la division en ce qui concerne la bonne utilisation des ressources pendant les périodes de clôture de l'exercice financier et d'établissement des états financiers ; donner des orientations complètes relatives aux états financiers annuels (AFS) et en assurer la totale supervision ; veiller au strict respect des délais et des échéances dans l'ensemble de l'agence et fournir des rapports périodiques au chef de la division et au directeur des finances ; donner des orientations et fournir une assistance en matière de comptabilité au personnel de la division ayant des responsabilités d'encadrement, en conformité avec le cadre comptable OTAN et les normes IPSAS. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme d'études supérieures en finance, comptabilité, gestion d'entreprise, équivalent à un master. Une qualification d'expert-comptable ou de comptable certifié par un organisme reconnu par la Fédération internationale des experts-comptables. Au moins cinq années d'expérience, acquise après l'obtention du diplôme, dans les domaines de la finance, la comptabilité et la gestion budgétaire. Aptitude à communiquer avec clarté et concision, oralement et par écrit, avec divers publics. Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre les résultats souhaités. Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de qualité dans de brefs délais. Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à mobiliser une équipe sur les résultats visés et attendus, à suivre les indicateurs et à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail. Qualifications particulières Connaissance approfondie et expérience de l'application des normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) ou de normes équivalentes, acquises au cours de l'établissement d'états financiers. Connaissance approfondie des modules de comptabilité et d'exécution des budgets du progiciel de gestion intégrée de l'agence (SAP) et des outils connexes de gestion financière automatisée, et compétences et aptitudes dans ces domaines. Connaissance de la gestion de trésorerie, et notamment des multiples devises détenues dans diverses institutions financières. Au moins cinq années d'expérience en matière de supervision, de conduite et de gestion d'équipes chargées d'effectuer des tâches financières et comptables complexes. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Une expérience de la gestion financière appliquée au soutien d'organismes gouvernementaux travaillant dans les secteurs des acquisitions, de l'infrastructure et/ou du soutien logistique constituerait un atout. FF-137 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016

6 QUALITÉS PERSONNELLES Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés. Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes. Intelligence émotionnelle / maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. FF-137 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016