PORTE 4 : Comment se concerter sur les besoins en formation?

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1 PORTE 4 : Comment se concerter sur les besoins en formation? Témoignages d Anne Brisbois, directrice de Lie et Ecrire, et de Christine Redant, coordinatrice du Réseau Coordination Enfance. Atelier animé par Dominique Wautier de l Apef. Témoin n 1 : Anne Brisbois, Lire et Ecrire Bruxelles Lire et Ecrire Bruxelles est une asbl qui emploie 115 personnes, coordonne un réseau d une centaine d opérateurs en alpha et Français Langue Etrangère et propose un accompagnement à l emploi pour des personnes en difficulté de lecture et d écriture. METHODE Constitution d un groupe de travail de 10 personnes sur base volontaire, suite à un appel lancé par la Direction. Le choix des participants a été réalisé pour constituer un échantillon représentatif des différentes fonctions (direction régionale, directions zonales, conseiller pédagogique, formateur, accueillant, coordinateur de projet, personnel administratif et financier), des différentes structures internes (Régionales, Locales) à L&E Bxl, des genres, des différents niveaux de qualification et de l ancienneté au sein de l institution. Chaque participant prend part à ce groupe de travail à titre personnel : il n a pas reçu de mandat de ses pairs pour les représenter. Aide d une accompagnatrice, Corine Terwagne, experte en matière de Plan de formation et directrice adjointe de l asbl CFS (Collectif Formation Société). Elle était chargée de former et superviser les membres du GT aux concepts du Plan de formation et à sa mise en œuvre, de proposer une note d orientation générale de la politique de formation interne à L&E Bxl et d élaborer une stratégie et des outils de pilotage de la formation influant sur la conception des programmations annuelles des formations et permettant une véritable gestion des parcours de formation. Le processus de travail du GT en 5 étapes: 1. Temps de formation sur le plan de formation (PF). Aux différentes étapes, des outils méthodologiques et des référents théoriques ont été apportés par l animatrice pour intégrer une dimension formative au travail du groupe. 2. Contextualisation de L&E Bxl: statuts, conventions avec les pouvoirs subsidiant, récolte des formations suivies par les travailleurs, prise de connaissance de ce qui avait été fait auparavant. Récolte des formations suivies par les travailleurs et prise de connaissance de ce qui avait été fait auparavant. 3 Consultation de membres de l AG. Avis et propositions sur l offre de formation proposée par L&E Bxl. Cinq associations participeront. 4 Etat des lieux de l avancement du travail effectué à deux reprises par l animatrice, avec copie au GT, à destination du Bureau, avec des recommandations :(engagement d une direction pédagogique, le PF est à distinguer de l offre de formation, la reprise d études fait partie du PF).

2 5 Conception et élaboration du PF en fonction des besoins en compétences et en formations des travailleurs, sur base d une évaluation formative annuelle et en fonction des besoins de l institution. Dépôt du rapport final. Confirmation de l importance de l engagement d une Direction du Pôle pédagogique, engagement futur d un(e) référent(e) formation qui pilotera le PF au SRH, envoi du rapport à toutes les équipes, éétablissement des priorités dans la mise en œuvre et les orientations du PF. Apports du travail du GT. Apport des différentes fonctions des diverses implantations; bien comprendre les besoins en compétences et en formation des uns et des autres. Limites du travail du GT. Limite du temps consacré à la mission par le groupe de travail (10 séances), absence d un représentant des ressources humaines, nécessité d un plan de formation unique pour l ensemble des actions et du personnel. Limites de la concertation. Communication aux membres du Bureau et information au Collège des Directeurs, peu de communication vers l AG et seulement travail de 4 jours sur les 10 (2 x 2jours), information auprès des organes de concertation institués Témoin n 2 : Christine Redant, Réseau Coordination Enfance Depuis 1997, neuf associations ont mis en commun leurs ressources, leurs savoirs et leur complémentarité pour un même enjeu: un accueil de qualité pour les enfants, l apport de réponses concrètes à la nécessité de concilier la vie familiale et professionnelle, la professionnalisation de l accueil et le soutien de l insertion socioprofessionnelle de personnes peu qualifiées. Le Réseau Coordination Enfance a pour but de promouvoir et de soutenir les actions qui proposent des solutions de conciliation entre vie familiale, sociale et professionnelle en défendant les intérêts de l enfant (épanouissement, socialisation, scolarisation, éducation) et les principes d égalité des chances (droits identiques pour tous entre hommes et femmes) Mettre en commun les ressources, créer des économies d échelle, faciliter la gestion administrative et financière ont permis non seulement d exister mais aussi de se développer. PLAN DE FORMATION Contexte. Le RCE apporte entre autre un soutien pédagogique aux associations partenaires en proposant des moments de formation, d échange de pratiques aux animateurs, coordinateurs,. Plutôt que de travailler la question de la formation de manière individuelle nous avons choisi d y travailler ensemble dans un souci de développer une réelle politique de formation visant l amélioration et la professionnalisation du secteur. Méthodologie Le RCE est un cas un peu particulier puisque le plan de formation doit tenir compte de plusieurs milieux d accueil. Il a donc fallu rassembler, analyser et construire ensemble tout en respectant l indépendance et l autonomie de chacun. Après avoir travaillé individuellement avec certaines associations, il nous est apparu nécessaire et judicieux de travailler ce thème ensemble en constituant un groupe de travail relatif à la formation. Nous avons choisi de faire appel à Fabrice Simon, Licencié en psychologie et sciences du travail, licencié en communication sociale, consultant et formateur au CFIP.

3 Le groupe de travail s est constitué sur base volontaire. Son objectif était l accompagnement dans l élaboration d un plan de formation commun où chacun s y retrouve. Le rôle de Fabrice Simon était de nous accompagner et de structurer notre démarche. Les différentes phases de travail : - Identification des fonctions communes et distinctes ; - Pour chaque fonction: rédaction du descriptif de fonction et du référentiel de compétences et construction de l entretien individuel. Le travail de construction de ces outils représente une grande avancée dans la professionnalisation que nous défendons. Il permettra de nous aider : - pour les évaluations du personnel, notamment par la mise en évidence de lacunes ou de compétences non acquises, - pour les recrutements - pour l organisation des formations puisque les formations doivent combler la différence entre les compétences individuelles et les compétences requises pour le poste, - pour encourager et développer davantage la dynamique formative du RCE. En dehors des séances de travail collectives, un travail intermédiaire et propre à chaque association a été réalisé. La particularité du RCE implique de considérer le personnel en deux catégories. La première concerne l équipe du RCE proprement dit. Cette équipe est gérée par la coordinatrice du RCE, c est donc elle qui a mené les entretiens de formation et qui est garante de la mise en place du PF. C est pour cette partie de l équipe que le conseil d administration s est prononcé pour les questions relatives à la légitimité, au coût, Tout le monde s entend pour l acquisition de nouvelles compétences pour exercer sa fonction et/ou en fonction d développement de nouveaux projets. Le temps accordé à la formation se négocie en fonction des choix mais c est le plus souvent un maximum de 5 jours par an. La seconde concerne le personnel détaché dans les associations partenaires. Pour ce personnel, les entretiens ont été réalisés par la personne en charge de la formation et les règles suivent celles de chaque association. La comparaison faite entre chaque association montre une pratique proche. En groupe et suite aux entretiens individuels menés dans chaque institution, nous avons pu identifier les besoins collectifs, élaborer un programme de formation et travailler par ordre de priorité pour organiser concrètement sa mise en place. Les avantages, les difficultés Cette manière de travailler permet de construire des formations adaptées à nos pratiques et de répondre aux besoins individuels de formation. Cela permet de réaliser une économie d échelle par la mutualisation. Et de renforcer un soutien pédagogique. Les difficultés rencontrées concernent le financement. Le fonds 4S permet de financer beaucoup mais le fait de fonctionner par commission paritaire nous déforce puisque les associations partenaires ne dépendent pas toutes de la CP 329. Certaines sont dans la CP 332. Tout ce travail a conduit le RCE à se positionner vers l extérieur :

4 Echanges Proposition des formations à d autres associations du secteur Externalisation de nos pratiques et de notre expertise Devenir opérateur de formation. Dans certaines associations, cela se passe bien et moins bien dans d autres, pourquoi? C. R.: Quand le travail s est porté sur le poste de coordinateur, il est apparu que, dans certaines associations, la coordination ne faisait pas certaines choses. Du coup, cela a mis en évidence un écart important entre les compétences attendues et les compétences réelles. Il a donc été proposé à ces coordinatrices de suivre une formation pour réduire cet écart. Elles ont refusé, d où des licenciements et un climat difficile dans l association. Le PF a dans ce cas été perçu comme une évaluation. Le fait de travailler dans un GT avec des coordinateurs ou des directeurs sur mandat des associations a peut-être augmenté la difficulté. Si le GT avait été multifonctions, les choses auraient sans doute été différentes. A. B. : A L&E, il était important que le GT soit multifonctions. Car, les formations suives par les uns ou les autres ne sont pas les mêmes. Il a fallu par contre montrer que chacun doit céder quelque chose pour aller en formation (le travail qui ne se fait pas chez les administratives, le temps de prépa pour les formateurs). Le PF est-il imposé ou proposé? A. B.: Aujourd hui, tous les travailleurs ont 10 jours de formation : 5 liés à la fonction et 5 autres choisis. Avoir un PF va inciter le personnel administratif à se former. Avoir une évaluation formative est important. Mais tout le monde ne souhaite pas dire ses manques devant son responsable hiérarchique. Il faudra donc décider qui va mener cet entretien en besoins en compétences. D W.: le PF n est pas un programme de formation, mais une démarche globale où la concertation et l information sont nécessaires au fur et à mesure. A certain moment, un employeur dit : «On va changer et il faudrait qu une personne se spécialise» Ce n est pas un PF qui oblige, c est la démarche qui pose des jalons. Quand on a décidé de passer à l étape d opérationnalisation, l association met des priorités, par exemple une année, ce sont les administratives qui vont en formation A.B. : Le référentiel de compétences est une liste de compétences nécessaires pour assurer une fonction et une liste de formations où l on peut trouver des pistes pour améliorer les compétences. A L&E communautaire, pour chaque fonction, les compétences ont été identifiées. Chacun peut se situer par rapport à ces référentiels. A L&E Bxl, nous allons vers quelque chose de plus light. Nous n allons pas supprimer les 10 jours de formation mais réfléchir à ce que nous allons y mettre. Par exemple, pour le bureau, il est important que tous les travailleurs soient formés aux enjeux de société. Au départ, cela a été vu comme une contrainte. Mais, au second module, les participants sont contents. Ils n y auraient pas été spontanément. D où la nécessité de l imposer. Il est utile de partir d un référentiel de compétences. Mais, quid des fonctions transversales qui appellent des compétences transversales? Dans une petite association d EP, nous avons fait un travail sur nos 5 ans de pratique. Ce fut un gros travail avec la participation des travailleurs. Nous sommes sortis de là avec un plan d action sur le plan politique et la vision de l association. A partir de là, on va développer un plan de formation.

5 D.W. : Un référentiel de compétences ne dit pas quelle formation il faut faire. Dans la «boîte à outils», on trouve des fiches pour le travailler. Des référentiels existent. Il est important de les adapter à l institution. Le référentiel est aussi amené à évoluer. Autre chose est d identifier l absence des compétences soit individuellement, soit collectivement. S il manque des compétences pour une équipe, ce n est pas spécialement la formation qui peut y répondre : un des buts de l étape 3 du PF est de se pencher sur cette question. Intérêt d une concertation permanente. Les outils sont des outils et doivent pouvoir évoluer en fonction des nouveaux besoins. La formation n est pas la seule réponse aux besoins en compétences. Il peut s agir aussi par exemple d une autre manière de travailler en équipe.