Guide du Déménagement

Transcription

1 Guide du Déménagement Déménager ses archives en toute tranquilité Service des Archives

2 AVANT LE DÉMÉNAGEMENT Etape 1 : Organisation - Définir un référent en charge de la supervision du déménagement. - Prendre contact avec le service des Archives de l Inserm (coordonnées page 4). Etape 2 : Élimination - Recenser les archives qui peuvent être éliminées : archives dont la durée légale de conservation est arrivée à échéance. Se référer au tableau de gestion et contacter le service des Archives. - Établir un bordereau d élimination de ces archives (cf Annexe) et le faire signer au service des archives. - Contacter une société spécialisée et faire procéder à l élimination des archives. Etape 3 : Identification des documents à déménager - Numéroter les boîtes. - Reporter le numéro sur un inventaire afin de bien les identifier. - Recenser les places vides (boîtes empruntées) Les boîtes empruntées doivent être : - soit réintégrées ; - soit remplacées par un fantôme, c est-à-dire une boîte vide numérotée, afin de conserver l emplacement libre dans le futur magasin. - Reconditionner les boîtes abimées. PENDANT LE DÉMÉNAGEMENT - Fournir la liste des boites avec les numéros aux déménageurs. - Veiller à ce que les déménageurs prennent et réintègrent les boites dans l ordre établi au départ. - Sur toute la durée de la prestation, surveiller les déménageurs. APRÈS LE DÉMÉNAGEMENT Faire un récolement des archives : - Vérifier que les boîtes sont dans l ordre. - Identifier si des boîtes sont manquantes (en plus de celles identifiées par un fantôme). 2

3 LE SERVICE DES ARCHIVES EST À VOTRE DISPOSITION N hésitez pas à faire appel à lui. DISC ARCHIVES INSERM Heron Building, 66 avenue du Maine PARIS Téléphone : ou mail : archives.disc@inserm.fr 8h30 Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi SUR RENDEZ-VOUS 18h Hélène CHAMBEFORT Valentine LEMETEYER Otis KAMEL Maryvonne PRETESEILLE Carole ZENOU 3 3

4 ANNEXE BORDERAU D ÉLIMINATION 4

5 BORDEREAU D ÉLIMINATION PARTIE RESERVÉE AU SERVICE VERSANT Service / Unité : Bureau : Date : Nom du responsable : N de poste : Signature du responsable : Cote : Date : PARTIE RESERVÉE AU SERVICE DES ARCHIVES Métrage linéaire : Localisation* : Nom du responsable : H. CHAMBEFORT N de téléphone : Signature du responsable : Ce bordereau, établi en 2 exemplaires par le service versant, est à signer par le service versant et le service des Archives avant toute destruction. Un exemplaire est gardé par le service versant, l autre est remis au service des Archives. Vous ne devez rien détruire sans accord du service des Archives, mais le service des Archives ne peut procéder à aucune élimination sans l accord du service versant. Ce bordereau atteste de l accord des deux parties et est obligatoire pour la destruction de documents publics (c est-à-dire tous les documents produits dans le cadre des activités de l établissement). Par ailleurs, toute destruction d archives publiques est soumise au contrôle scientifique et technique de l Etat représenté par les Missions des Archives de France. Le service des Archives demande donc l accord des Archives de France avant de faire procéder aux éliminations des archives de l Inserm. À NOTER : La procédure à suivre pour l élimination physique de vos documents est disponible auprès du service des Archives ou sur la page Archives du site internet de l Inserm. 5

6 Cote / nombre et types de contenant Description du document Dates extrêmes Date légale d élimination 6

7 Le service des Archives reste bien sûr à votre disposition pour tous renseignements ou questions concernant vos archives, aux lieu et heures indiqués en page 3 de ce guide. BON COURAGE! DISC Inserm - conpetion graphique : Aline Séville 2015 Hélène CHAMBEFORT - Valentine LEMETEYER - Otis KAMEL - Maryvonne PRETESEILLE - Carole ZENOU