La gestion de projet

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1 La gestion de projet

2 Sommaire Le contrôle de gestion hospitalier Rappel Contexte Utilité et enjeux Les outils Par où commencer? (Diagnostic, priorités) Organisation et moyens pour la mise en œuvre des outils de pilotage et aller vers le dialogue de gestion Mise en place d'une comptabilité analytique hospitalière Identifier les composantes du projet Comprendre son existant Les fondamentaux de la gestion de projet / de la théorie à la pratique en fonction de l'avancement en CAH et des priorités identifiées. Boîte à outils Créer son projet Qu'est-ce qu'un projet? Organisation et Pilotage de projet Phases d'un projet Outils de gestion de projet Facteurs clés de succès Modalités de construction de vos projets - Ateliers Présenter son projet Claude Veissier - 05/06/2013-2

3 Le contrôle de gestion Hospitalier Contexte Claude Veissier - 05/06/2013-3

4 Le contrôle de gestion hospitalier Contexte Passage à la T2A et autres contraintes budgétaires : Passage d'une logique de dépenses à une logique d'activité et de recettes : les dépenses ne conditionnent plus les recettes mais les recettes, générées par l activité, autorisent les dépenses Impact sur les méthodes de management internes et sur la réflexion stratégique Modification de l'organisation interne : mise en place des pôles Logique d'organisation médicale et soignante, associée à une contractualisation médico- financière Nouvelle gouvernance Renforcer une approche médico-économique concertée de la gestion de l'établissement Renforcer la présence médicale dans les instances décisionnelles => CDG, fonction récente, qui prend une place centrale Claude Veissier - 05/06/2013-4

5 Le contrôle de gestion Hospitalier Utilité et enjeux du contrôle de gestion Claude Veissier - 05/06/2013-5

6 Le contrôle de gestion hospitalier Utilité et enjeux du Contrôle de Gestion Cette nouvelle réglementation traduit Un environnement plus contraint Une nécessité d'adapter ses ressources à son activité ==> un besoin accru de pilotage Enjeux du CDG : Concevoir, produire et communiquer Prendre en compte la complexité de l'hôpital Garantir la cohérence des données communiquées Mettre en œuvre différents outils de diagnostic, d'analyse de performance, de prévision, de simulation Fournir des restitutions compréhensibles et de manière récurrente (dialogue de gestion) Claude Veissier - 05/06/2013-6

7 Le contrôle de gestion Hospitalier Les outils du contrôle de gestion hospitalier Claude Veissier - 05/06/2013-7

8 Le contrôle de gestion hospitalier Les outils du Contrôle de Gestion Les tableaux de bord Mesurer la performance des différents secteurs de l'établissement (quels indicateurs? quelle fréquence?) La comptabilité analytique RTC, CREA, TCCM Analyse de la situation économique, contribution de chacune des activités à l équilibre financier global, coûts unitaires La prévision, la simulation Donner une vision prospective. Mesurer les impacts de nouvelles hypothèses, d'un plan d'actions ==> Ensemble des indicateurs éclairant l'évolution d'une situation, et permettant d'anticiper et d'agir Claude Veissier - 05/06/2013-8

9 Quels indicateurs? Facilité Activité clinique Dépenses Activité médicotechnique Données administratives Absenteisme Indicateurs composites Pertinence Claude Veissier - 05/06/2013-9

10 Le contrôle de gestion Hospitalier Par où commencer? Claude Veissier - 05/06/

11 Le contrôle de gestion hospitalier Par où commencer? Un diagnostic de l'intégration de la fonction CDG Outil de diagnostic de l'ocah Fiche de suivi de la DGOS Définir les priorités / identifier les projets Les prérequis du pilotage TDB, compta ana, études, simulation budgétaire Etapes pour chaque type d'outils Objectifs, mise en œuvre (projets) Ambitions raisonnables Claude Veissier - 05/06/

12 Le contrôle de gestion Hospitalier Organisation et moyens pour la mise en œuvre des outils de pilotage et aller vers le dialogue de gestion Claude Veissier - 05/06/

13 Le contrôle de gestion hospitalier Organisation et moyens Travailler en mode projet Obtenir l'appui de la DG Démarche institutionnelle Investigation Obtenir l'appui des autres services prestataires DSI, DIM, RH, Compta... Cellule médico-économique S'appuyer sur les experts métiers pour une meilleure compréhension des différents processus internes Claude Veissier - 05/06/

14 Mise en place d'une comptabilité analytique hospitalière Claude Veissier - 05/06/

15 Mise en place d'une comptabilité analytique hospitalière Diagnostiquer Fiche de suivi de la CAH (DGOS) Complétée Mesurer le niveau d'avancement de chacun dans la mise en oeuvre Claude Veissier - 05/06/

16 Identifier les composantes du projet Suivant les étapes de mise en œuvre de la CAH Le FICOM Il est la colonne vertébrale de l'organisation d'un établissement (cohérence). Doit correspondre au découpage de l'activité Les comptes et la comptabilité Les mécanismes comptables doivent être maîtrisés. Le découpage du plan comptable suit la M21 (ou le PCG) La conception Quelle comptabilité analytique, quels objectifs? Processus, choix des règles (adéquation avec les normes) Organisation du recueil de l'information Exhaustivité, Fiabilité, Outil de recueil, fréquence Outil pour la mise en œuvre de la CAH et diffusion Claude Veissier - 05/06/

17 Les fondamentaux de la gestion de projet Claude Veissier - 05/06/

18 Fondamentaux de la gestion de projet De la théorie à la pratique En fonction des priorités identifiées Avec une boîte à outil : Guide méthodologique (théorie) Une matrice projet : Document type de cadrage (à compléter) Document de conception Outil de planning Document de validation Documents de suivi Gantt à mettre à jour Comptes rendus de COPIL Claude Veissier - 05/06/

19 Fondamentaux de la gestion de projet Qu'est-ce qu'un projet? Claude Veissier - 05/06/

20 Fondamentaux de la gestion de projet Qu'est-ce qu'un projet? Ensemble d'actions et/ou travaux engagé(e)s dans le but d'atteindre un objectif unique, dans des délais impartis, en fonction d'un budget alloué Préciser ses enjeux, sa valeur ajoutée Il doit être cohérent avec la stratégie de l'établissement Un projet doit être piloté Il a une vie intrinsèque La bonne gestion du projet doit permettre de trouver le bon équilibre entre qualité, coût, délai Claude Veissier - 05/06/

21 Contraintes Temps Budget... Ressources Humaines Matérielles... BESOIN Action 1 Action 2 PROJET Action 3 RESULTAT Objectifs Périmètre Sponsor(s)... Claude Veissier - 05/06/

22 Fondamentaux de la gestion de projet Pilotage du projet cf document de cadrage Claude Veissier - 05/06/

23 Fondamentaux de la gestion de projet Pilotage du projet Etude d'opportunité / Expression du besoin Définition précise du périmètre Un (des) sponsor(s) Organisation du projet Organisation transversale Définir les groupes et instances Attribuer les tâches de chacun suivant l'évolution du projet Claude Veissier - 05/06/

24 Comité de pilotage Arbitrage Fait ses demandes et rend des comptes Donne les pouvoirs d'investigation Chef de projet Sous-projet 2 Consul te Groupe d'experts Pilote Equipe projet Apporte l'expertise métier Sous-projet 1 Groupe d'experts Claude Veissier - 05/06/

25 Fondamentaux de la gestion de projet Pilotage du projet Profil du chef de projet Rôle : conduire le projet Proposer la composition de l'équipe projet Définir le mode de fonctionnement et le rôle de chacun Animer l'équipe projet (suivi planning, tâches, piloter la conception et la mise en œuvre, coordonner les pilotes) Maintenir le cap (rappel des obj. et enjeux), rendre le projet attrayant Pilotage éco du projet (demande et engagement des moyens) Obtenir du COPIL les pouvoirs d'investigation Compétences requises Savoir-faire métier (gestion projet, animer, rédiger, connaissances métiers) Bonne vision d'ensemble de l'établissement Personnalité (innovant, force de proposition, porteur de la stratégie de l'institution, défenseur du projet, communicant) Claude Veissier - 05/06/

26 Tâche 1 action Tâche 2 Objectif Ressources Durée Jalon (livrable) Phase 1 Phase 2 Phase... Claude Veissier - 05/06/

27 Fondamentaux de la gestion de projet Planning Doit être réaliste Pilotage du projet Tenir compte des objectifs, des contraintes et des paramètres Intègre les différentes phases du projet Les phases comprennent un enchainement de tâches attribuées aux ressources Intègre les jalons Son respect est la ligne de conduite de l'équipe projet Claude Veissier - 05/06/

28 Fondamentaux de la gestion de projet Pilotage du projet Ressources / Moyens Humains (internes ou externes) En lien avec l'organisation du projet En prévision du déploiement (pilotes) Avec un découpage des responsabilités à l'intérieur de chaque groupe (travail en équipe) Matériels et logistiques Financiers (investissements, sous-traitance) Moyens internes ou externes Externe : Management de projet, ressources additionnelles, vecteur de confiance, neutralité Claude Veissier - 05/06/

29 Fondamentaux de la gestion de projet Pilotage du projet Communication Élément essentiel du projet, sur toutes les phases aux acteurs du projet (mobiliser, fédérer) autour du projet, avec les pilotes aux bénéficiaires (bien choisir le timing) Outils, acteurs et instances de communication Claude Veissier - 05/06/

30 Fondamentaux de la gestion de projet Suivi du projet Pilotage du projet Réunions régulières : avec ODJ, compte rendu, animation par le chef de projet Objectifs : Suivre l avancement détaillé des actions (échéances, ressources); rendre compte ; communiquer Alerter sur les difficultés et décider des actions correctives Maintenir la mobilisation Identifier les axes d'amélioration Claude Veissier - 05/06/

31 Fondamentaux de la gestion de projet Pilotage du projet Contraintes à appréhender et à gérer Temporalité (planning) Date de début et date de fin qu'il est parfois difficile de maîtriser compte tenu de l'ensemble des paramètres connus ou non Évolution du cadre juridique ou normatif Conflit avec d'autres projets Disponibilité des équipes tout au long des phases Tâches du projet en conflit avec les tâches courantes Mobilité interne en cours de projet Budget Conditionne les ressources, donc l'avancement du projet => trouver le bon équilibre QCD Claude Veissier - 05/06/

32 Fondamentaux de la gestion de projet Phases du projet Claude Veissier - 05/06/

33 Etude de l'existant Poser un diagnostic afin d'identifier les problèmes pour orienter le projet Cadrage Poser les fondations et créer une dynamique autour du projet Lancement Comment atteindre les objectifs préalableme nt définis? Conception Réalisation Présentati on des travaux Pilote Communica tion aux équipes Mise en œuvre du projet Validation Vérification et validation des résultats Mise à disposition des utilisateurs Déploiement Après projet Capitaliser sur le projet Claude Veissier - 05/06/

34 Fondamentaux de la gestion de projet Outils de gestion de projet Claude Veissier - 05/06/

35 Fondamentaux de la gestion de projet Outils de gestion de projet Outil de gestion de planning (type Gantt) Livrables et documents de suivi CR cadrage Documents de conception CR de synthèse à la fin de chaque phase Les procédures, les méthodes Claude Veissier - 05/06/

36 Facteurs clés de succès (1) Des objectifs bien définis Soutien de la direction (Sponsor) Etude des besoins et conception précise Choix des acteurs : motivés, impliqués, responsables Stratégie des «petites victoires» Limiter l'effet tunnel Mettre les axes de progrès en perspective (éviter les bloquages et l'allongement des projets) Claude Veissier - 05/06/

37 Facteurs clés de succès (2) Surveillance du projet et du planning Disponibilité des participants, ressources Créer l'adhésion autour du projet, bien faire comprendre les enjeux et la valeur ajoutée Accompagnement pendant le projet et après (animation) Communication Bon équilibre QCD Eviter le «spectre du démarrage» Claude Veissier - 05/06/

38 Présentation des projets Modalités de construction de vos projets - Ateliers Claude Veissier - 05/06/