Sont présents et forment le quorum requis par l'article 147 C.M. :

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1 Procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil municipal de la Municipalité de L'Ascension, tenue au lieu et heure ordinaires des délibérations, mardi le 23 août 2016, à 19h30, à la salle du conseil du 58, rue de l'hôtel-de-ville, à L'Ascension. Sont présents et forment le quorum requis par l'article 147 C.M. : Yves Meilleur Maire Luc St-Denis Cons. au poste no 1 Pierre Séguin Cons. au poste no 2 Danièle Tremblay Cons. au poste no 3 Daniel Legault Cons. au poste no 4 Érick Proïetti Cons. au poste no 5 Jean-Louis Ouellette Cons. au poste no 6 La directrice générale et secrétaire-trésorière, Mme Hélène Beauchamp est également présente. Chaque membre du conseil déclare avoir reçu un avis de convocation signifié conformément à l article 156 C.M. OUVERTURE DE LA SÉANCE La séance est ouverte à 19h30 par monsieur le maire Yves Meilleur, qui souhaite la bienvenue aux personnes présentes ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Après avoir pris connaissance de l ordre du jour, il est proposé par le conseiller Daniel Legault et résolu à l unanimité d adopter l ordre du jour tel que présenté par la directrice générale et secrétaire-trésorière en reportant toutefois le point 2 et en ajoutant le point 9 a) demandé par le conseiller Monsieur Daniel Legault : 1. Adoption de l'ordre du jour ; 2. Adoption de registres de chèques (reporté) ; 3. Soumissions pour la location du camion 10 roues ; 4. Soumissions pour l achat de gravier pour l entretien des chemins d hiver ; 5. Travaux de pavage sur les chemins du Lac-du-Gros-Brochet, de la Maison-de- Pierre et de la Mine ; 6. Travaux de réfection des égouts pluviaux ; 7. Précisions sur la résolution superficie des caches sommaires ; 8. Réception de griefs pour harcèlement ; 9. Prêt du terrain de balle ; 9 a) Accès aux dossiers (ajout) ; 10. Période de questions ; 11. Levée de la séance.

2 2. APPROBATION DES REGISTRES DE CHÈQUES Point reporté SOUMISSION POUR LA LOCATION DU CAMION 10 ROUES ATTENDU QUE par sa résolution , le conseil municipal demandait des soumissions par voie d invitation écrite pour la location d un camion 10 roues pour le déneigement ; ATTENDU QUE le 22 août 2016, la directrice générale ouvrait, en présence Mme Danielle Rodier et de M. Alban Meilleur, l unique soumission déposée, dont voici le résultat : Marcel Gareau $ taxes incluses ATTENDU QUE le rapport de la directrice générale confirme la conformité de la soumission déposée ; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par le conseiller Jean-Louis Ouellette et résolu unanimement d octroyer le contrat à Marcel Gareau pour un montant de $. Le cahier des charges produit dans le cadre de l appel d offres et daté du 5 août 2016 fait foi de contrat entre les parties SOUMISSION POUR L ACHAT DE GRAVIER POUR L ENTRETIEN DES CHEMINS D HIVER ATTENDU QUE par sa résolution , le conseil municipal demandait des soumissions pour l achat de matériaux granulaires MG (0-3/8 ) pour l entretien des chemins d hiver ; ATTENDU QUE le 22 août 2016, la directrice générale ouvrait, en présence de Mme Danielle Rodier et de M. Alban Meilleur, l unique soumission déposée, dont voici le résultat : Les Agrégats de Labelle inc $ taxes incluses ATTENDU QUE le rapport de la directrice générale confirme la conformité de la soumission déposée; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par le conseiller Luc St-Denis et résolu unanimement d octroyer le contrat à Les Agrégats de Labelle inc. pour un montant de $. Le cahier des charges produit dans le cadre de l appel d offres et daté du 9 août 2016 fait foi de contrat entre les parties.

3 TRAVAUX DE PAVAGE SUR LES CHEMINS DU LAC-DU-GROS- BROCHET, DE LA MAISON-DE-PIERRE ET DE LA MINE ATTENDU QUE le 18 juillet dernier par la résolution , le contrat de pavage pour les chemins ci-haut mentionnés était accordé à Uniroc Construction inc pour la somme de $ ; ATTENDU QUE le fournisseur nous informait la semaine dernière que les travaux seraient exécutés par un sous-traitant alors que le cahier des charges ne le permet pas; ATTENDU QUE cela briserait l égalité entre les soumissionnaires si la Municipalité acceptait qu un sous-traitant exécute le contrat puisque cette modification vient changer la nature du contrat et ne peut être considérée comme accessoire, le tout ayant été vérifié au niveau juridique ; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par le conseiller Luc St-Denis et résolu unanimement de recommencer le processus d appel d offres par voie d invitation écrite en laissant un nombre minimum de temps soit 8 jours et d ajouter une clause au cahier des charges permettant la sous-traitance. 6. TRAVAUX DE RÉFECTION DES ÉGOUTS PLUVIAUX Point d information de la directrice générale à savoir que les discussions sont amorcées avec le Ministère des Transports sur l harmonisation des travaux de pavage de la route 321 nord avec la réfection des égouts pluviaux qui causent problème sur les rues secondaires qui sont branchées au égouts pluviaux de la rue Principale Ouest, appartenant au MTQ. Une rencontre devrait avoir lieu dans les prochaines semaines PRÉCISIONS SUR LA RÉSOLUTION SUPERFICIE DES CACHES SOMMAIRES ATTENDU la résolution autorisant le propriétaire du matricule à conserver sa cache sommaire avec une superficie maximale de 8 x 8 pieds; ATTENDU QUE celui-ci a de nouveau fait appel au conseil afin de pouvoir conserver le restant de sa plate-forme en excédant de la superficie permise pour y faire une galerie avec garde-corps ; ATTENDU QUE le conseil croit que ce type de construction doit demeurer dans sa forme la plus simple ; EN CONSÉQUENCE, il est proposé et résolu à l unanimité que la demande du propriétaire soit refusée et que par le fait même la superficie d une cache sommaire ne puisse être augmentée d une quelconque manière.

4 8. RÉCEPTION DE GRIEFS POUR HARCÈLEMENT a) MANDAT À NOTRE SERVICE JURIDIQUE POUR LE TRAITEMENT DES GRIEFS ATTENDU la réception de 2 griefs de la part d employés alléguant du harcèlement à leur égard de la part d un représentant de l employeur et d une personne salariée ; ATTENDU la réception d une lettre de dénonciation du climat de travail de la part d employés ; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par le conseiller Jean-Louis Ouellette et résolu à l unanimité de donner mandat à notre service juridique pour le traitement des griefs. La directrice générale explique au conseil que selon la convention collective lors du dépôt d un grief, l employeur a 20 jours ouvrables pour étudier le grief, faire enquête et donner réponse écrite. Dans les circonstances et vu la nature des griefs, celle-ci présente quelques firmes pouvant exercer ce mandat d enquête AJOURNEMENT DE LA SÉANCE EXTRAORDINAIRE Il est proposé par le conseiller Érick Proïetti et résolu à l unanimité d ajourner la séance extraordinaire, le temps de discuter du sujet. Il est 19h RÉOUVERTURE DE LA SÉANCE EXTRAORDINAIRE Il est proposé par le conseiller Luc St-Denis et résolu à l unanimité de rouvrir la séance extraordinaire. Il est 20h25. Il y a discussion sur le sujet séance tenante et la résolution suivante est prise b) MANDAT D ENQUÊTE EN MATIÈRE DE HARCÈLEMENT ATTENDU la nature des griefs déposés dernièrement et la lettre de dénonciation du climat de travail ; ATTENDU QUE selon les lois en vigueur, l employeur a l obligation d assurer un milieu de travail exempt de harcèlement ;

5 ATTENDU QU une enquête externe permettra d assurer la validité de l exercice ; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par la conseillère Danièle Tremblay et résolu à l unanimité de mandater la Fédération québécoise des municipalités (FQM) pour faire enquête sur la situation de harcèlement alléguée et faire ses recommandations au conseil municipal afin que celui-ci puisse prendre des décisions éclairées. Un suivi des heures sera fait pour chacune des étapes du processus afin de limiter les coûts au minimum dans la mesure du possible. Fédération québécoise des municipalités Québec 125$/h 41.5 h minimum Soit $ au minimum 0.46$/km 30$/h pour rémunération le temps de déplacement 20$/dîner 30$/souper PRÊT DU TERRAIN DE BALLE Il est proposé par le conseiller Pierre Séguin et résolu à l unanimité d autoriser le prêt du terrain de balle à M. Denis Bélisle et de faire les réparations qui s imposent avant la date du tournoi les 27 et 28 août prochain. 9 a) ACCÈS AUX DOSSIERS (ajout) Le conseiller Daniel Legault mentionne que lorsqu il va voir la directrice générale et lui demande l accès à des dossiers d employés, elle lui refuse. Le maire lui rappelle qu il y a des documents qui sont confidentiels, que c est Mme Beauchamp qui est responsable de l accès aux documents et qu il y a des règles à ce sujet. Monsieur Legault mentionne qu en tant qu administrateur il a le droit de voir tous les dossiers et qu il demandera une injonction pour y avoir accès. 10. PÉRIODE DE QUESTIONS Aucune question LEVÉE DE LA SÉANCE Il est proposé par la conseillère Danièle Tremblay et unanimement résolu de lever la séance, l ordre du jour étant épuisé. Il est 20h50.

6 CERTIFICAT DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE Je, soussignée, Hélène Beauchamp, secrétaire-trésorière et directrice générale de la municipalité de L Ascension, certifie sous mon serment d office, que des crédits sont disponibles pour payer toutes les dépenses autorisées dans ce procèsverbal. Hélène Beauchamp directrice générale et secrétaire-trésorière Je, soussigné, Yves Meilleur, atteste que la signature du présent procès-verbal équivaut à la signature par moi de toutes les résolutions qu il contient au sens de l article 142 (2) du Code municipal. Yves Meilleur Maire Yves Meilleur Maire Hélène Beauchamp directrice générale et secrétaire-trésorière Veuillez noter que ce procès-verbal sera déclaré conforme lors d une séance ultérieure du conseil municipal.