LES PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT PAR SPECIALITES

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1 LES PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT PAR SPECIALITES Un état des lieux de la situation actuelle a été réalisé sur les deux structures pédiatriques. Le «découpage» a été réalisé par type de structures et/ou spécificités : - Blocs opératoires Stérilisation - Chirurgie - Médecine - Consultations médicochirurgicales - Urgences SMUR UMJ - Néonatalogie - Réanimation Pédiatrique - Oncohématologie - Psychiatrie - Explorations Fonctionnelles - Imagerie - Laboratoires - Odontologie - CAMSP Pour chacune de ces parties une trame commune a été renseignée. Pour chacune de ces spécialités des principes d organisation paramédicales ont été proposées en prenant en compte : - les normes de personnels (si elles existent) - les organisations actuelles - les locaux. Certaines organisations restent soumises à des prises de décisions au niveau des deux structures. Les règles de temps de travail, les amplitudes horaires ainsi que les droits à congés et à RTT des agents de Lenval et du CHU sont différents. (Cf. CHU-LENVAL- Temps de travail). L objectif est de proposer, autant que faire se peut, une amplitude de travail identique au sein de chaque structure. Les propositions faites sont à adapter selon les options retenues en matière de dimensionnement des services. BLOCS OPERATOIRES - SSPI STERILISATION Une étude de l activité commune selon la méthodologie de la MeaH a permis de dimensionner le nombre de salle à 5. Ce dimensionnement permet d absorber l activité cumulée des deux structures tout en permettant une marge de progression. Les principes d organisation retenus : Les 5 salles sont ouvertes : 2 salles de 8h à 18h et 3 salles de 8h à 16h. Des amplitudes horaires communes aux deux structures sont proposées (8h/jour et 10h). Les soins critiques ont été dissociés des blocs puisque dans un premier temps ils seront localisés sur deux sites distincts (Réa Néonatatolgie à l Archet et Réa Pédiatrique à Lenval). La proximité en phase finale des secteurs de soins critiques (Réa Ped, Réa Néonat ), de l UCA et des blocs opératoires est indispensable. CHIRURGIE La gestion du temps de travail et les amplitudes horaires des deux structures diffèrent (pour Lenval 8h le jour et 8h45 la nuit; pour CHU 12h le jour et 10 la nuit). La proposition est de «panacher» les deux types d horaires existant au sein des différentes unités tout en respectant les effectifs requis. Actuellement le brancardage est effectué par les ASH au CHU et par les AP des unités à Lenval. La gestion des repas est effectuée par un «AP d office» au CHU et par les AP des unités à Lenval. Page 1 sur 5

2 Le brancardage, la préparation des biberons au sein des UF ainsi que la commande des repas relève de la fonction de l AP. Le brancardage et la fonction «d AP d office» sont effectués indifféremment par l ensemble des AP de chaque unité. Concernant l HDS et UCA les effectifs paramédicaux sont prévus sur les amplitudes d ouverture cidessous. HDS Ouverture de l HDS du lundi 7h00 au vendredi 18h00 (en phase intermédiaire au 3ème étage). UCA Ouverture de l Unité de Chirurgie Ambulatoire du lundi au jeudi de 7h à 20h et le vendredi de 7h à 16h. (Heures d arrivée et de départ des patients du lundi au jeudi 7h/19h30 et 7h/15h30 le vendredi.) L amplitude d ouverture sera adaptée en fonction du nombre de rotations. 1 cadre pour 26 lits d HC.(Cf. CHU LENVAL encadrement) 1 CS pour 13 lits HDS et 8 places HDJ. Les locaux actuels de Lenval permettent le transfère de l HC et l HDJ (UCA) de chirurgie pédiatrique en phase intermédiaire. Par contre la construction de HDS Médicochirurgical de 13 places au 3ème étage est prévue. Le dimensionnement préconise la création d un HDS de 13 lits médicochirurgical. L organisation et le type de patients accueillis reste à définir mais n a pas d impact sur les effectifs. MEDECINE Le secteur de médecine sera composé de deux unités d HC de 26 lits et d un HJ de 5 places. Au même titre que la chirurgie, afin de maintenir les amplitudes de travail des agents des deux, l une des unités travaillera selon les amplitudes du CHU (12h de jour et 10h de nuit) et l autre selon les amplitude de Lenval (8h de jour et 8h45 de nuit). Les agents auront la possibilité de se déterminer en fonction de l amplitude horaire choisie. Le brancardage, la préparation des biberons au sein des UF ainsi que la commande des repas relève de la fonction de l AP.Le brancardage et la fonction «d AP d office» sont effectués indifféremment par l ensemble des AP de chaque unité. 1 cadre pour 26 lits d HC 1 cadre pour 26 lits d HC + 5 HJ L accueil des enfants en période épidémique est prévue au 5 ème en HC, en doublant les chambres qui seront équipées de double fluides (y compris les chambres mère enfant). Le transfert de l activité de médecine pédiatrique sera possible dans son intégralité qu après la construction de la deuxième unité de médecine (5 ème étage) Le dimensionnement préconise la création d un HDS de 13 lits médicochirurgical. Cette structure se situerait dans les locaux initialement prévus pour l Unité de Bilan (3 ème étage). L organisation et le type de patients accueillis reste à définir mais son incidence en terme d effectif est limitée CONSULTATIONS MEDICO-CHIRURGICALES Un état des lieux des consultations de chaque structure a été réalisé. Les tableaux de consultations ont été mis en commun par spécialités chirurgicales, médicales et paramédicales afin de recenser le nombre de vacations /spécialité selon les jours de la semaine. Sur l ensemble des deux structures on totalise 74 consultations de chirurgie, 11 consultations d anesthésie, 101 consultations de médecine et 69 consultations paramédicales (orthoptiste, audiologiste, orthophoniste, psychologue, infirmière, diététicienne, kinésithérapeute..) soit un total d environ 245 consultations /semaine. Page 2 sur 5

3 Le nombre de consultations cumulées des deux structures (2007) a été affiché en regard de chaque spécialité. (Cf. Consultations-Etat des lieux) La personnalisation de l accueil et du suivi des patients selon la spécialité implique plusieurs points de consultations dédiés ou identifiés.(4 lieu de consultation chirurgicales :viscérale, orthopédique, ORL et ophtalmo, une consultation d anesthésie et 3 pôles de consultations médicales en phase finale) Principes d organisation arrêtés : Les consultations médecine et chirurgie ont lieu de 8h à 18h00 du lundi au jeudi et de 8h à 17h le vendredi (avec possibilité d'extension jusqu'à 20h pour la chirurgie Orthopédique). Le personnel paramédical et administratif est prévus sur les plages d ouverture. Les personnels paramédicaux sont mutualisés sur l'ensemble des consultations médicochirurgicales. Les bureaux de consultations ne sont pas personnalisé. Les seuls locaux dédiés sont les locaux techniques (audimétrie, ORL PEA, PEV,.) Les prélèvements sanguins et les tests de sueur sont réalisés à l antenne de prélèvement du laboratoire. L encadrement des consultations médicochirurgicales est assuré par un cadre. Le principe de la sous-traitance de la prestation de ménage a une société extérieure est maintenue. Certains principes d organisations sont en partie contraints par les locaux. Consultations de chirurgie viscérale Les locaux permettent d absorber l activité :5 bureaux à disposition soit 50 plages de consultations offertes pour 17,5 vacations /semaine. Consultations ORL Les locaux permettent d absorber l activité : 2 bureaux à disposition soit 20 plages de consultations offertes pour 16 vacations /semaine. Consultations de chirurgie ophtalmique Les locaux permettent d absorber l activité : 3 bureaux à disposition soit 30 plages de consultations offertes pour 17,5 vacations /semaine. Consultations d orthopédie et traumatologie Les locaux permettent d absorber l activité : 5 bureaux à disposition et 2 salles de plâtres soit 50 plages de consultations et 20 plages de plâtre offertes pour 23 vacations /semaine). La programmation des vacations d orthopédie traumatologie est en conditionnée par les capacités de prise en charge de la Radiologie. Au regard du nombre de salles, il est impossible pour la radiologie d absorber simultanément l activité générée par : - 2 consultations de traumatologie - 1 consultation de traumatologie + 1 consultation d orthopédie. - 8 consultations d orthopédie sur la même journée ( cette situation se présente le mercredi si l on cumule les consultations des deux structures) (4 le matin et 4 l après-midi). Il est possible de programmer des RX sur une amplitude de 8h à 20h. Cette proposition permet de prévoir 3 consultations successives sur le journées (8h -11h30, 12h30 à 16h et 16h à 19h30). Consultations d anesthésie Les locaux permettent d absorber l activité : 2 bureaux à disposition soit 20 plages de consultations offertes pour 11 vacations /semaine. Consultations médicales Actuellement, il existe 2 pôles de consultations de médecine. Le 3 ème pôle sera disponible après le départ de Santa Maria qui occupe ces locaux. Il y a 15 bureaux (9 pour le pôle 1 et 6 pour le pôle 2) soit 150 vacations offertes. Actuellement il y a 101 vacations médicales et 39,5 vacations paramédicales soit 140, 5 vacations au total. Les locaux permettent d absorber l ensemble des consultations mais la marge de manœuvre limitée impose une gestion rigoureuse. Une optimisation des locaux des consultations de médecine en phase intermédiaire et une gestion rigoureuse est à envisager en période intermédiaire. Cette situation permet d intégrer l activité actuelle mais ne permet pas de marge de progression. Page 3 sur 5

4 Secrétariat En parallèle, un état des lieux des organisations et des effectifs alloués à chaque spécialité ou sur-spécialité a été faite en matière de secrétariat (Cf. Secrétariat CHU- LENVAL) Actuellement les comptes-rendus opératoires sont frappés par les secrétaires des consultations à Lenval et par les secrétariats d hospitalisation pour le CHU. L encaissement des consultations est effectué par des agents de régie au CHU (règles de comptabilité publique) et par les secrétaires pour Lenval. Les principes d organisation arrêtés sont les suivants : Conserver la personnalisation des secrétariats par spécialité médicale ou chirurgicale en fonction des profils de poste. Mettre en place des secrétariats "relais" en transversalité dans les étages (médecine et chirurgie) et à terme Mère-Femme sous la responsabilité de l'encadrement. Maintenir la fonction d archiviste telle qu elle existe à Lenval. Principes d organisation à définir ou questions : Définir les tâches et fonction des secrétaires de consultations et d'étage, notamment en chirurgie.(il s agit d arrêter qui frappe les CR opératoires, les CR d hospitalisation, ) Quid de la régie et de la comptabilité publique? Est-il possible pour les secrétaires d encaisser les consultations? Quid de la localisation des archives en phase intermédiaire et en phase finale.? URGENCES Les agents de ce secteur travaillent en 12h de jour comme de nuit. La présence de 2 Infirmières d Accueil et d Orientation est requise. Les locaux indépendamment des options architecturales retenues (plan non arrêtés à ce jour) imposent l organisation en 3 secteurs dédiés : l UHCD les urgences médicales et les urgences chirurgicales. L ensemble des agents peut être affectés dans l un ou l autre de ces secteurs d activités. Le brancardage des patients est pris en charge par les AP des Urgences notamment par ceux placés en «renfort». Les agents sont affectés à cette fonction mais participent également aux soins. L encadrement de ce secteur est assuré par un cadre. Le principe de la sous-traitance du ménage à une entreprise extérieure est retenu. Les effectifs paramédicaux pourront être réévalués et adaptés en fonction de l effectif médical. Les questions en suspens concernent les plans et l affectation des locaux. Le transfert des urgences nécessite des travaux de réorganisation et sont assujetti au déménagement de la pharmacie de Santa Maria. SMUR Ce secteur est spécifique au CHU. Aucune modification de la situation existante. UMJ Cette activité est gérée au sein des urgences. Les locaux équipés du Centre Recherche Autisme seront mis à disposition pour les enregistrements vidéo. NEONATALOGIE Durant la phase intermédiaire les lits de néonatalogie de Lenval intègreront le CHU en lien avec la maternité de niveau III. Des travaux sont nécessaires pour augmenter la capacité de la structure. Concernant les effectifs il s agit d appliquer les normes réglementaires. La biberonnerie centralisée restera située sur le site de l Archet en phase intermédiaire. REANIMATION PEDIATRIQUE Dans la phase intermédiaire les lits de Réa Pédiatriques seront localisés à Lenval. Des lits de Surveillance Continue seront créer (6lits). Le transfert des lits est possible en phase intermédiaire dans les locaux libérés suite au transfert des lits de réanimation néonatale de Lenval vers le CHU moyennant des travaux. Concernant les effectifs, il s agit d appliquer les normes réglementaires Page 4 sur 5

5 ONCO HEMATOLOGIE Ce secteur est déjà commun aux deux structures. Les organisations et les effectifs n ont pas été évoqués. La proposition est de maintenir l existant dans les locaux actuels. Selon le scénario initial l onco-hématologie sera amenée à intégrer Lenval après travaux. Cependant la nécessité de la proximité de structure d adultes reste posée notamment en ce qui concerne l accréditation JACIE. Quid de la localisation de l onco-hématologie en phase finale? PSYCHIATRIE Les organisations et les effectifs de ce secteur n ont pas été évoqués. La proposition est de maintenir l existant dans les locaux actuels. EXPLORATIONS FONCTIONNELLES Quid de la localisation des deux chambres d enregistrements de sommeil? Il est impératif de les intégrer dans une structure conventionnelle. Deux options sont envisagées soit les intégrer à l Unité de Semaine médicochirurgicale qui sera située au même niveau (3 ème étage) soit dans l Unité d Hospitalisation Conventionnelle située au 4 ème étage. Les astreintes paramédicales seront partagées avec les astreintes d adultes. Le principe de la sous-traitance du ménage à une entreprise extérieure est retenu. IMAGERIE Un état des lieux a été réalisé. Les effectifs proposés permette un fonctionnement de la structure LABORATOIRES Etat des lieux à réaliser sur les deux structures. ODONTOLOGIE Le Centre Dentaire est une structure autonome qui ne sera pas impactée par les différentes restructurations. L organisation actuelle est maintenue. CAMSP Il s agit de deux structures autonomes avec des budgets dédiés. Pas de modifications des organisations existantes. La question de la localisation des 2 CAMSP dans le cadre du GCS.n est à ce jour pas tranchée. Organisation de la permanence de l encadrement La situation de l encadrement a été prise en compte dans son ensemble. Les propositions figurent dans un tableau synthétique (Cf. Situation de l encadrement). L affectation des cadres a été faite selon la taille, la localisation et la spécificité des unités. Une garde de week-end et les jours fériés est à mettre en place. La présence d un cadre toutes les nuits est requise. Page 5 sur 5