Gestion. financière MimaiHHii^^^^ii. L'externalisation des ressources humaines se "diversifie * 06 OCT 08 Hebdomadaire Paris

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1 Gestion financière MimaiHHii^^^^ii L'externalisation des ressources humaines se "diversifie * Page 1/5 Face à une fonction RH qui gagne en complexité et en technicitéjes A entreprises tendent à étendre le * périmètre des procédures RH qu'elles externalisent. Traditionnellement orientée vers la gestion de la paie, l'externalisation des RH tend de plus en plus à toucher les fonctions liées à la "gestion des compétences et au ^recrutement. 'externalisation des ressources humaines est aujourd'hui develue une réalité. Ce marche en croissance n'adhère donc que très peu aux problématiques économiques actuelles qui, au contraire, semblent lui profiter. Son évolution est d'ailleurs concomitante avec celle de la complexité de la réglementation liée aux ressources humaines. Avec 65 /o, la paie reste ainsi, et de loin, le domaine d'externalisation le plus plébiscite par les entreprises (Markess International, 2008). Viennent ensuite le recrutement (26 /o), la gestion des temps et des activités (24 /o) et l'administration du personnel (24 %). La gestion externalisée de la formation (15 /o), la gestion des frais (14 /o) et le pilotage de la masse salariale (U %) restent encore plus loin derrière, tout en devançant la gestion prévisionnelle des emplois et compétences (OPEC) (4 %). Cette dernière devrait néanmoins concerner 20 /o des entreprises en Différentes raisons sont invoquées par les entreprises pour justifier

2 Page 2/5 «Le marché des services RH en ASP est désormais arrivé à maturité.» ce recours à l'externalisation. Les raisons économiques restent néanmoins les plus souvent invoquées. «La maîtrise des coûts est, au regard du contexte économique actuel, un enjeu de taille pour les entreprises, souligne Pierre-Emmanuel Tetaz, PDG Etap On Line. Les entreprises ont, ces dernières années, beaucoup travaillé sur l'optimisation et le contrôle de leurs coûts de production et de gestion. Leur objectif consiste notamment à améliorer leur productivité administrative et à rationaliser leurs coûts.» «L'externalisation de certaines fonctions RH permet ainsi à l'entreprise d'avoir des coûts qui varient, notamment, en fonction de ses effectifs», explique Eddy Corcos, Directeur stratégie et marketing ADP. Parallèlement, l'externalisation présente des avantages opérationnels, notamment face à révolution du cadre législatif lié à la fonction RH et en particulier de la paie. «En interne, cette procédure permet aux ressources humaines de se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et d'articuler leurs efforts autour de missions RH plus stratégiques pour l'entreprise et plus qualitative pour les salariés, indique pour sa part Yves Benezech, directeur opérationnel outsourcing HR Access. Les entreprises entendent ainsi proposer à leurs collaborateurs un service de meilleure qualité.» Cette amélioration de la qualité de services porte autant sur les aspects administratifs que sur les missions spécifiques confiées aux équipes RH telles que l'accompagnement, le conseil ou le support aux collabo- Nicolas Michel-Vernt directeur activit RH, Cegid rateurs. Dans le cadre de cette démarche les entreprises plébiscitent donc de plus en plus l'expertise métier de leurs prestataires RH. L'externalisation RH sous toutes ses formes En matière de ressources humaines l'externalisation peut prendre différentes formes. La plupart du temps, le contrat d'extemalisation porte sur la prise en charge de tout ou partie du logiciel de gestion des RH. Pour plus d'une entreprise sur deux, cette externalisation

3 «Les entreprises externalisent les processus qu'elles maîtrisent le mieux en interne, tel que ceux liés à la paie.» Erik Sabatier, PDG, Cegedim SRH concerne également I infrastructure sous-tendant cette couche applicative bases de donnees, serveurs Enfin dans le cadre de contrat de BPO (business process outsourcmg), la demarche porte sur la pnse en charge integrale du service ou de la fonction RH Face a ces procédures, il existe différentes formes contractuelles avec des termes sur lesquels la majorité des prestataires s'accordent désormais logiciels applicatifs en mode ASP/SaaS (HR Access, Cegid, A-X-C, Etap on Lme, Dimo Gestion, ete), hebergement externe de logiciels (ADP, Cegedim SRH, E-Paye ) associes, la plupart du temps, a des prestations de service contrat d'infogérance, un marche largement domine par IBM qui occupe 21 /o de parts de marche (PAC, 2008) L'externalisation de la paie a le vent en poupe «La paie reste de loin, la fonction la plus fréquemment externalisee par les entreprises, explique Yves Benezech Fortement administratives, répétitives et chronophages, les tâches associées a la gestion et au traitement de la paie sont en general le point de depart a une externalisation des processus RH» Parallèlement, le contexte réglementaire et législatif lie a la paie, particulièrement complexe et évolutif, reste également un element incitatif de taille La loi Fillon sur le calcul des retraites ou plus récemment la loi Tepa sur les heures supplémentaires sont ainsi autant d'exemples législatifs récents impartant les calculs de la paie Ces problématiques supposent de disposer de competences humaines en interne chargées de la veille légale et sociale, ou de s'appuyer sur un prestataire spécialise «Lexternalisation permet non seulement de sous-traiter la veille maîs également la responsabilite liee a l'application de la loi» poursuit Eddy Corcos Les nombreuses entreprises déjà adeptes de I externalisation du calcul de la paie, de I impression des bulletins de paie, de la production du fichier d écritures comptables ou encore de l'archivage des donnees en paie devraient d'ailleurs, au regard de I evolution de ce contexte législatif, étendre cette externalisation a d'autres processus lies a la paie, tels que les déclarations sociales et fiscales, la validation légale, l'édition des attestations (Assedic, maladie ) et I edition de soldes de tout compte La demarche est d autant plus appréciée par les entreposes qui se déploient a I international et qui, a cet effet, s'appuient sur des col laborateurs locaux «L application des regles de gestion locales liee a la paie est alors particulièrement complexe, souligne a ce sujet Maunce Berdat, directeur financier et ressources humaines de Page 3/5 Rollomatic externalise la gestion de la paie de ses collaborateurs étrangers La societe suisse spécialisée dans la conception, la fabrication et la distribution de machines robotisées (CNC) pour outils de coupe en carbure exporte pres de 95 /o de sa production A ce titre, Rollomatic dispose de filiales complètement indépendantes aux Etats-Unis et a Taiwan En revanche, en Europe et en particulier en Allemagne, Belgique, Angleterre, Espagne, France et Italie, la societe s appuyait jusqu'en 2007 sur un reseau d'agents et de représentants pour la commercialisation de son offre «Notre volonté consiste désormais a recruter des col laborateurs dans les pays d'europe ou nous opérons», témoigne Maunce Berdat directeur financier et ressources humaines de Rollomabc Néanmoins cette nouvelle organisation nécessite de connaître et de maitriser le cadre legal, réglementaire, fiscal et social de chacun des pays concernés Des competences et une expertise dont le service interne des ressources humaines de Rollomatic, base en Suisse, ne dispose pas Dans le cadre de la mise en œuvre de cette nouvelle strategie commerciale, Rollomatic a donc décide d'externaliser la gestion et le traitement de la paie de ses collaborateurs étrangers «Le rayonnement inter national d'adp, sa notoriété ainsi que les prestations proposées dans le cadre de son offre ADP Streamlme répondaient a l'ensemble de nos besoins, ajoute Maunce Berdat Pour chaque nouveau collaborateur que nous «Les prestations proposées dans le cadre de son offre ADP Streamline répondaient à l'ensemble de nos besoins.» recrutons dans un pays d'europe, ADP prend en charge, au travers de ADP Streamhne l'ensemble des tâches bées a la gestion de sa paie, depuis la gestion et le traitement du bulletin de paie jusqu'aux contacts avec les organismes sociaux locaux concernes, en passant par I interface avec notre propre service RH Autre avantage et non des moindres, ADP s'engage a respecter l'ensemble des reglementations locales liées a la gestion des ressources humaines» Aujourd hui, les paies des collaborateurs allemands et italiens de Rollomatic sont d ores et déjà traitées par ADP Streamline Dans les autres pays d'europe, le partenanat est en cours de déploiement «Au travers de son offre ADP Streamlme, ADP nous accompagne dans l'application de notre strategie commerciale a I international», conclut Maunce Berdat

4 Page 4/5 Rollomatic Externaliser la gestion et le traitement de la paie auprès d'un specialiste en la matiere qui par ailleurs dispose de filiales ou de partenaires a I etranger permet alors de s affranchir de ces proble manques réglementaires» Particulièrement porteur, ce marche de I externalisation de la paie est également tres concurrentiel Pour se différencier, la plupart des acteurs de la place élargissent dont le penmetre des services lies a leur offre de gestion externalisee «Les entreprises recherchent aujourd hui des niveaux de prestations et de qualites éprouves, ajoute Yves Benezech Nous nous engageons a leur fournir des services sur mesure et a en controler la qualite au travers d indicateurs» Pour sa part, Cegedim SRR associe désormais a sa solution de gestion externalisee des ressources humaines une offre dc décisionnel «Notre solution intègre I univers décisionnel de Business Objects, explique Erik Sababer, PDb de Cegedim SRH Pour les organisations ayant des besoins plus complexes en matiere d indicateurs et de tableaux de bords, nous leur proposons d intégrer en plus un entrepôt de donnees» E-Paye, de son cote met désormais a la disposition des salaries et des entre prises dans son Portail Salarie une fonction coffre-fort electron] que «Le salarie peut y stocker ses bulletins de paie dematenalises, indique Claude Portmann, PDG de-paye Cet archivage a une valeur probante, même si le document papier reste encore obligatoire fl contribue ainsi a simplifier et a accélérer les procédures liées, par exemple, a la gestion des retraites ou aux demandes d at tcstations pour les administrations» La gestion des competences et de la formation trouve sa voie D ici 2009, la gestion de la formation sera le deuxieme domaine le plus externahse, avec 42 /o d entreprises adeptes (Markess International) Le domaine est d ailleurs, au meme titre que la paie, particulièrement riche en actualites Le contexte législatif et réglementaire a ainsi de fortes répercutions sur la gestion de la formation «La reforme de la formation de 2004 laisse augurer une véritable mutation dans le monde de la formation ou I on passe d une gestion massive a une gestion individualisée, souligne David Guillocheau, Directeur de Talentys Les entreposes doivent propo ser une gestion de parcours personnalises aux salaries, complexi fiant d autant la gestion administrative de la formation» Parallèlement la loi de programmation pour la cohésion sociale de janvier 2005 impacte également leur processus de gestion des formations. Elle oblige les entreprises a négocier un dispositif de gestion prévisionnelle des emplois et des competences (OPEC) de façon biennale «Dans ce contexte, de plus en plus de DRH travail lent a la mise en oeuvre de politique de OPEC au sein de leur entre prise souligne Nicolas Michel-Vernet directeur activite RH du Groupe Cegid Leur objectif consiste a faire un etat des lieux des competences de leurs collaborateurs afin notamment de définir leurs besoins en formation» D'autres facteurs, tels que les evolu ûons technologiques, le papy boom, les contrats de professionna hsation ou d apprentissage, la competitivite ou encore la maîtrise des budgets sont autant d enjeux qui complexifient la fonction et incitent a en externaliser certaines tâches Face a ce contexte, le «L'externalisation permet aux services RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur.» Yves Benezech, directeur opérationnel outsourcing MR Access responsable de la formation passe d'un profil de pédagogue a un profil plus polyvalent d expert, de gestionnaire ou encore de tech nicien de la gestion de la formation Dans le cadre de ses missions, il dépasse désormais le simple cadre administratif pour gerer aussi bien le developpement des competences que le financement des formations, expliquant ainsi la montee en puissance de I externahsabon des taches associées a cette fonction Pour les accompa gner, l'ensemble des acteurs de la place, ADP Cegedim SRH, HR Access, E-Paie ou encore Cegid, proposent désormais tous des SIRH, véritables plates formes RH accessibles en mode ASP ou SaaS, dans le cadre desquels ils mettent a la disposition des entreprises ries modules dc paic maîs également de gestion administrative et de CrPEL «Nous avons renforce notre module de OPEC avec, notamment une fonction dédiée a la gestion des campagnes d eva luations individuelles que nous mettons a la disposition des mana gers de I entreprise via un portail d entreprise explique de son cote Pascale Boyavale, directrice marketing RH du Groupe Cegid De meme, afin d accompagner les services RH dans la gestion dcs formatons nous leur proposons désormais des fonctions de reporting associes a notre module en la matiere» En marge de la OPEC et de la gestion des formations les processus lies a la gestion des talents trouvent aujourd hui leur légitimité Le recrutement entre dans la danse «Bien que la France reste en retard par rapport aux pays anglo saxons sur I externalisation des processus de recrutements la pratique tenri néanmoins a se developper, notamment en ce qui concerne la gestion des CV traditionnels», souligne David Guillocheau La gestion des CV génère en effet une certaine lourdeur administrative et son externalisation présente a ce titre des opportunités d economies d échelle Cette procedure permet aux services RH de se concentrer sur la détection et la collecte de competences particulières sur le marche Certaines plates-for mes Internet de gestion des candidatures telles que CVdunet com ou encore CV com proposent ainsi de véritables bases de don nees de CV «Aujourd hui, tous les appels d'offres concernant la gestion du recrutement comportent un volet externalisation souligne Stephane Amiot, directeur Europe du Sud de Taleo La procedure, qui consiste a s appuyer sur une plate forme de ges bon hébergée, n est d ailleurs plus vécue comme une cxternah

5 Page 5/5 «L'externalisation présente des avantages opérationnels face à la complexité de la fonction RH.» Eddy Corcos, directeur stratégie et marketing ADP sation de la fonction. L'objectif des entreprises consiste davantage à s'appuyer sur les meilleures pratiques en matière de gestion du recrutement. Pour d'autres, il s'agit également de bénéficier de l'expertise de certaines ces plates-formes sur le marché du recrutement et de la gestion des talents à l'international.» Audelà de la gestion des CV, certains acteurs de ce marché poursuivent leurs efforts pour offrir davantage de services aux entreprises autour de la gestion du recrutement, à l'instar de Taléo qui propose désormais, sur sa plate-forme, des modules de gestion des évaluations individuelles, des plans de carrière ou encore de la gestion des organigrammes liés aux hauts potentiels. A l'instar de la gestion du recrutement de la OPEC ou encore de la paie les fonctions RH externalisées tendent donc à se diversifier pour répondre toujours mieux aux nouveaux enjeux économiques, législatifs et sociaux des entreprises. Certains freins à l'externalisation demeurent Malgré un engouement certain pour l'externalisation de tout ou partie des ressources humaines, certains points sensibles poussent encore à l'attentisme pour les entreprises les plus réticentes. Ainsi, la dépendance vis-à-vis du prestataire reste souvent évoquée comme une inquiétude de la part des entreprises, qui craignent, par l'externalisation, une perte de savoir-faire, de connaissances et de compétences. «Il est à ce sujet nécessaire de n'externaliser que les processus qui sont bien maîtrisés en interne par l'entreprise, souligne Yves Benezech. D'autre part, les contrats d'externalisation doivent également inclure des clauses de réversibilité». Par ailleurs, les coûts liés aux prestations d'externalisation, sont souvent estimés plus élevés que ceux d'une gestion interne. D'où l'intérêt de bien prendre en compte les coûts dans leur ensemble, et ce sur toute la durée du contrat. Mener à bien un tel projet nécessite, enfin, une adhésion de l'ensemble des collaborateurs concernés, qui passe alors par une démarche d'accompagnement à la conduite du changement. Anne del Pozo