RÉUNION DE C.A. 25 novembre 2013

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1 RÉUNION DE C.A. 25 novembre 2013 Présents : Clément, Grégoire, Thomas, Camille, Étienne, Damien, Colin Excusés : Laëtitia, Dryss Invitée : Nathalie (employée) Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance Rappel des décisions prises hors réunion Point mensuel sur le budget et les adhésions Point sur l'implication des bénévoles Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Pont sur les bénévoles référents Point sur l'utilisation des moyens de communication internes de la Triche Point sur les groupes de travail Partenariat avec la ville de Lyon l'été prochain Partenariat avec le Rotaract Point sèche-main des toilettes Point buvette Point devanture Point terrasse Point Jeu de la Triche Répartition des tâches à effectuer Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Désignation du secrétaire de séance Colin se propose pour être secrétaire de séance. Réunion de CA 1/6 25/11/2013

2 Rappel des décisions prises hors réunion Pour l'achat du local, pas de réponse de Foncia, il faut donc les relancer. Nathalie soulève un problème si la Triche devient propriétaire foncier, dans la mesure où nous sommes une association : si la Triche fait faillite, les biens doivent aller à une association similaire. Y'a-t-il un risque que l'association soit plombée par des individus malveillants pour que ceux-ci récupèrent le bien? Il est convenu que la possession d'un local ne change pas grand chose à cette problématique. Pour le moment, la discussion est reportée à une date ultérieure car le CA ne dispose même pas de la réponse de Foncia. Le prix pour l'achat serait d'environ euros, compte tenu des prix d'autres locaux commerciaux dans les environs. Point mensuel sur le budget et les adhésions Les chiffres de novembre sont bons, 10 % de chiffre d'affaire de plus qu'en novembre 2012, et 437 nouvelles adhésions. Point sur l'implication des bénévoles Une seule fermeture a eu lieu ce mois-ci pour cause de manque de clés. Mais il est assez difficile depuis 2 semaines de trouver des bénévoles, en particulier pour le week-end. Pour résoudre le problème de clés, est évoquée la possibilité que Thomas V., qui habite près de la Triche, pourrait éventuellement, s'il est d'accord, prendre une clé. Il est également question de s'équiper d'une badgeuse, avec un système de cartes magnétiques, avec caution ou pas. Cela permettrait de savoir qui vient quand, et de résoudre le problème du manque de clés. La question est mise à l'ordre du jour du prochain CA. Entre temps, le CA demande à Laëtitia de retrouver les documents qui avaient permis le débat sur le même sujet l'an dernier. Le CA discute aussi de la possibilité d'envoyer d'autres bénévoles déposer l'argent des permanences à la banque quand Nathalie n'est pas là. En pratique, tout le monde peut le faire, mais pour être dans les règles, il faut changer les droits de signature sur les chèques de la Triche. Il est décidé que seuls le Président, le trésorier et Nathalie auront ces droits. Nathalie se charge de prendre les papiers à la banque. Le CA débat également de la nécessité de mettre un coffre sécurisé dans le bureau. Cela ne coûterait pas forcément cher, mais il faudrait l'attacher dans le mur, ce qui paraît assez fastidieux. Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Avec des heures dans la moyenne, tout est normal. Pont sur les bénévoles référents Le guide à propos du fonctionnement des référents est fait, il est sur le wiki, en deux pages. Concrètement, il faut maintenant communiquer aux bénévoles la liste des choses à faire quand un aspirant bénévole vient au local. Il faudrait également ajouter à quoi les référents servent dans le guide du bénévole (ou dans le mail d'accueil, mais qui est déjà bien chargé). Il est décidé d'envoyer un mail aux référents pour leur dire que la page wiki existe, et un aux bénévoles pour leur rappeler le rôle des référents. Réunion de CA 2/6 25/11/2013

3 Point sur l'utilisation des moyens de communication internes de la Triche Se pose la question de l'utilisation des mailing list. Pour certains, la mailing list «bénévoles» est spammée dans la mesure où des bénévoles l'utilisent pour des raisons non-valables. En théorie, la mailing list devrait servir quasi-exclusivement à l'organisation des permanences, aux problèmes de clés et à la communication du CA en direction des bénévoles. Cependant, beaucoup conviennent que le forum est sous-utilisé et peu attractif. Certains remettent en cause son utilité. Il est finalement décidé de désengorger la mailing list bénévoles, en poussant les bénévoles à utiliser le forum et en exploitant davantage les autres mailing lists plus spécialisées. Point sur les groupes de travail Groupe communication Rien à signaler. Groupe décoration et aménagements Le compte-rendu de réunion n'a pu être transmis au CA, mais de nombreuses idées semblent en route, Clément fera suivre le compte-rendu que la référente du groupe décoration lui fournira. Groupe événements Les événements du mois de novembre se sont bien passés ; même si le Sporz a failli ne pas se faire, heureusement Dryss était là pour assurer la tenue de l'événement. Lionel est référent du groupe pour le moment, et Fanny M. et Angélique ont été accueillies comme nouveaux membres. Trois événement sont ensuite débattus car il ne sont pas finalisés : Noël, le Nouvel An, et le sapin de Noël. Pour le sapin, Fanny et Mary sont en train de s'en occuper. Mais ni le CA, ni le groupe décoration n'ont été consultés, ce qui peut être problématique. La discussion porte rapidement sur la question du partage des tâches entre groupe événements, groupe décoration, groupe comunication et CA. Pour le moment, cela fonctionne car certaines personnes sont simultanément dans deux groupes (événements et décoration, événements et communication) et informent leurs groupes respectifs de façon informelle. Mais dans la mesure où le partage des tâches reste flou, il est décidé d'une réunion au sommet, avec le CA plus les référents des groupes décoration, communication et événements pour voir ce qu'ils ont chacun envie de faire. Pour Noël, les bénévoles pour le 24 au soir et le 25 ont été trouvés. En ce qui concerne la proposition d'un bénévole, qui souhaiterait faire venir de manière organisée des personnes touchées par la solitude, il est décidé que ces personnes peuvent venir mais dans les mêmes conditions que tout le monde : ils devront prendre une adhésion et le local ne leur sera pas réservé. Clément répond au bénévole en question, et met Camille D. dans la boucle. Pour le Nouvel An, il est décidé que la Triche ouvrira sur inscription et que le local restera fermé si aucun bénévole n'est trouvé 4 jours avant, comme c'est le cas pour le reste des vacances. Réunion de CA 3/6 25/11/2013

4 Groupe jeux Une dizaine de jeux ont été donnés à une association qui gère le plan grand froid. Thomas G. s'en va en janvier de manière définitive, donc Camille F. deviendra référent du groupe jeux. Camille propose de mettre en place un système de boîte à idée, pour que les bénévoles donnent plus leur avis sur les jeux qu'ils souhaiteraient voir à la Triche. L'idée sera soumise prochainement au groupe décoration. Groupe 10 ans Ça y est, le groupe est dissous. Groupe week-end bénévoles (WEB) L'objet du groupe est défini ainsi : «organiser un ou plusieurs événements à l'attention des bénévoles de l'association, anciens ou actuels, et de leur entourage». Il y aura un budget pour le groupe. Le groupe est renommé officiellement groupe CERF (Ceux Étant Responsables de la Fête). Une liste devrait être créée prochainement, et un mail au groupe et aux bénévoles sera également envoyé sous peu, afin de (re)motiver du monde pour organiser ce week-end. Groupe ÉLAN Le groupe est assez amorphe. Actuellement, il dispose d'une mailing list sous forme de newsletter, et d'une section sur le forum qui comporte cependant très peu de réponses. Aucun événement n'a pu être organisé sur les cinq proposés depuis la création du groupe. Le CA va donc accepter une présence à un événement avant même d'obtenir la réponse des bénévoles de l'élan, afin de motiver ces derniers. Il sera également organisé une réunion sur la présence à cet événement, ouverte à tous les bénévoles de la Triche, afin de lancer une dynamique. Cet événement moteur peut être le festival de Toulouse ou celui de Cannes. En attendant, le groupe devrait se rendre à l'événement organisé par la cyberbase de Bron. Partenariat avec la ville de Lyon l'été prochain Le CA décide de refaire l'événement place Colbert, mais au vu de l'état actuel des forces, rien d'autre ne peut être entrepris. La tâche d'organiser Place Colbert sera désormais dévolue au groupe ELAN. Il faut maintenant trouver un référent, car Clément tire sa révérence. Un appel aux bénévoles sera donc effectué, en insistant sur le boulot que ça représente. Pour Tous en Jeux, le CA s'accorde sur le fait que la Triche serait prête à être à l'événement si celui-ci devait avoir lieu de nouveau et que l'association était appelée, mais sans prendre part à l'organisation. Partenariat avec le Rotaract L'idée serait d'emprunter des jeux à la Triche pour aller faire jouer des enfants dans les hôpitaux. Le Réunion de CA 4/6 25/11/2013

5 CA est d'accord sur le principe, si des bénévoles motivés sont également emballés par le projet. Il faudra cependant demander à l'initiateur du projet des précisions sur les conditions sanitaires exactes de prêt et de retour des jeux. Point sèche-main des toilettes Les devis réalisés requéraient un coût de 45 euros HT par mois pour installer un sèche-main. Au vu de ce coût élevé, et de la difficulté matérielle d'installer un tel dispositif, il sera désormais instauré un système d'une trentaine de torchons changés tous les jours par les bénévoles de permanence. Il faudra changer la feuille de caisse, le point «Nettoyer les toilettes» étant remplacé par celui «Remplacer le torchon des toilettes». Point buvette On n'a finalement pas changé la carte des boissons. Il faut relancer le groupe communication. Douze bouteilles de 50 cl de Coca Zéro ont été achetées : on les garde et on rachète des canettes. L'Affoleuse pourrait produire 6 à 8 fûts de bière par mois. On continue à essayer ce brasseur quelques mois, pour voir si l'on a des problèmes d'approvisionnement ou pas. La tireuse de Grihète n'est toujours pas là car le brasseur a eu des problèmes, mais on devrait l'avoir bientôt. Point devanture Les artisans passent le 26 novembre, il faudra bien leur demander pour le double-vitrage et les volets. Il ne faut pas hésiter à demander plusieurs devis différents : seulement un double vitrage / sans volets / avec volets électriques. On souhaiterait cependant conserver des fenêtres qui ne s'ouvrent pas. Doit-on changer la porte? Il n'y a pas d'urgence, mais on peut demander au passage, en insistant sur la cohésion que l'on souhaite conserver. Doit-on changer la devanture en bois? On souhaiterait la laisser en bois, mais faire refaire le bois. Il faudrait demander cependant la différence de prix entre bois et aluminium pour être sûrs de notre choix. Il faut également poser la question de l'isolation phonique, pour être certains d'en conserver une bonne. Point terrasse L'utilisation de la terrasse nous coûte 175 euros à l'année ; or, elle ne semble pas beaucoup utilisée. Doit-on continuer à payer? Il est décidé de conserver la terrasse pour cette année, mais d'essayer dévaluer précisément son utilité (le problème étant qu'on ne peut en théorie faire jouer plus de deux personnes par table sur la terrasse). Point Jeu de la Triche Le mail n'a pas encore été envoyé au fabricant du jeu. Il semble clair qu'on ne sera maintenant plus remboursé, mais un mail sera tout de même envoyé. Il est convenu de distribuer le jeu aux bénévoles dès la prochaine réunion bénévole, d'en vendre 1000 en Réunion de CA 5/6 25/11/2013

6 commençant la vente dès le 3 décembre, et de laisser le reste pour les lots, pour les gens présents à Noël et autres. Répartition des tâches à effectuer Mail aux référents pour leur page sur le wiki, et aux bénévoles pour les informer sur les référents => Grégoire Mail aux bénévoles pour recruter pour le groupe week-end, renommé Ceux étant responsables de la fête (CERF) => Clément Mail Noël pour le partenariat avec le plan grand froid => Nathalie Mail à La mèche rebelle pour le jeu de la Triche => Thomas avec Clément Mail Kevin pour les hôpitaux => Clément Appel aux bénévoles pour la responsabilité de Colbert / ÉLAN, prise de contact avec Laurence => Clément Refaire la carte des boissons => Grégoire lance le groupe communication sur le sujet Retrouver les notes de Laëtitia sur la badgeuse => Laëtitia Mettre un gros porte-clé aux clés des volets => Nathalie Suite du projet de changement de la devanture => Nathalie Modifier la feuille de caisse pour intégrer les torchons => Nathalie Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Recrutement des groupes Distribution des jeux de la Triche Ouvertures spéciales à Noël et pendant les vacances Fonctionnement des torchons / changement de la feuille de caisse Utilisation de la mailing list, du forum et du wiki Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Point devanture Point badgeuse Jeu de la Triche Droits de signature sur les chèques Retour sur le CERF Prochaine réunion de CA : 30 décembre 2013 Réunion de CA 6/6 25/11/2013