Schéma fonctionnel de la gestion intégrée d'une PME

Transcription

1 Schéma fonctionnel de la gestion intégrée d'une PME Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un ensemble de modules applicatifs, généralement écrits par un même éditeur, qui travaillent directement sur une base de données unique. Deux critères permettent de comparer les PGI : le degré d'intégration (DI) : capacité de fournir à l'ensemble des acteurs de l'entreprise une image unique, intègre, cohérente et homogène de l'ensemble de l'information dont ils ont besoin pour jouer pleinement leur rôle. la couverture opérationnelle (CO) : la capacité à fédérer l'ensemble des processus de l'entreprise dans chacun des domaines qui la constituent, à partir d'une approche transverse dans le but d'optimiser la productivité. 1/7

2 Un ERP (Entreprise Ressource Planning) est le type de progiciel intégré le plus avancé dans une entreprise informatisée. Ses modules couvrent couvrent généralement ; la gestion comptable et financière ; le contrôle de gestion ; la gestion de production (type MRP, Manufacturing Resource Planning) ; la gestion des achats et des stocks ; l'administration des ventes ; la logistique (type DRP, Distribution Requirements Planning) ; la gestion de la trésorerie ; la paie, etc. Pour être intégré, un progiciel de gestion doit principalement : émaner d'un concepteur unique ; garantir à l'utilisateur l'unicité de l'information, assurée par la disponibilité de l'intégralité de la structure de la base de données à partir de chacun des modules, même pris individuellement; reposer sur une mise à jour en temps réel des informations modifiées dans tous les modules affectés; fournir des pistes d'audit basées sur la garantie d'une totale traçabilité des opérations de gestion; couvrir soit une fonction (ou filière) de gestion, soit la totalité du système d'information de l'entreprise. Avantages des PGI optimisation des processus de gestion cohérence et homogénéité des informations intégrité et unicité du Système d information mise à disposition d un outil multilingue et multidevises (très adapté aux multi-nationales) communication interne et externe facilitée par le partage du même système d information meilleure coordination des services et donc meilleur suivi des processus (meilleur suivi de commande ou meilleure maîtrise des stocks par exemple) normalisation de la gestion des ressources humaines (pour les entreprises gérant de nombreuses entités parfois géographiquement dispersées) minimisation des coûts (formation et maintenance) maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement mise à disposition, des cadres supérieurs, d indicateurs nettement plus fiables que lorsqu ils étaient extraits de plusieurs systèmes différents Inconvénients des PGI Les PGI ne sont pas exempts d inconvénients. Ils sont difficiles et longs à mettre en œuvre car ils demandent la participation de nombreux acteurs (importance de la couverture opérationnelle); ils sont relativement rigides et délicats à modifier (importance du degré d'intégration). coût élevé (cependant, il existe des ERP/PGI qui sont des logiciels libres, les seuls coûts étant alors la formation des utilisateurs et le service éventuellement assuré par le fournisseur du logiciel) le progiciel est parfois sous-utilisé lourdeur et rigidité de mise en œuvre difficultés d appropriation par le personnel de l entreprise nécessité d une bonne connaissance des processus de l entreprise nécessité d une maintenance continue captivité vis à vis de l éditeur Choisir un ERP Une étude du Syntec informatique a démontré que 62,5 % des entreprises ou des établissements considèrent leurs projets de renouvellement ou d acquisition d ERP comme plutôt insatisfaisants. Les principales raisons de cette importante insatisfaction sont les suivantes (elles peuvent se cumuler) : des besoins, des attentes ou des objectifs mal définis (18%) le déficit d implication du management adéquat (11%) des projets mal préparés ou mal conduits (8%) des fonctionnalités inadaptées, sur ou sous dimensionnées (16%) des utilisateurs insuffisamment associés au projet (9%) des engagements mal définis, partiellement ou pas du tout respectés par les fournisseurs (fonctionnalités absentes, ) (13%) 2/7

3 des ressources humaines et/ou budgétaires qualitativement et/ou quantitativement insuffisantes (12%) des technologies manquant de fiabilité ou difficiles à maîtriser (10%) la dimension stratégique du projet insuffisamment qualifiée et perçue (4%) Pour l entreprise, la valeur et les défis associés aux ERP résident dans l obligation d intégrer son information et ses processus. La sélection et l évaluation de solutions ERP est un processus complexe à cause, entre autres,de : la difficulté à définir les besoins précis de l entreprise et à les traduire en termes de fonctionnalités et de performances. la difficulté à évaluer l adéquation d un ERP et des services associés avec les attentes réelles de l entreprise ; cela requiert l analyse approfondie de centaines ou même de milliers de critères fonctionnels et techniques. la difficulté à comparer les avantages des différentes solutions PGI envisageables. la difficulté à appréhender les risques pris en cas de compromis (car finalement aucune des solutions n est réellement idéale). Ce processus de choix d un ERP induit dans tous les cas la nécessité : de définir clairement les objectifs stratégiques et opérationnels du projet d exprimer précisément et objectivement les vrais besoins fonctionnels d évaluer méthodiquement toutes les solutions possibles de se doter des moyens adéquats de conduite de la démarche de s assurer du soutien fort des niveaux appropriés de management de rester indépendant et objectif quelle que soit l étape du processus d appréhender les enjeux politiques et de gérer les conflits d intérêts. Mise en oeuvre d'un ERP Lors de l'implantation d'un ERP les deux maîtres mots sont : PLANIFIER et SIMULER. Planifier, parce qu'il faut coordonner et ordonnancer un très grand nombre de tâches réalisées par une très grande variété de profils différents et prendre en compte une très grandes quantités de paramètres. Simuler, parce que devant un projet aussi vaste et complexe, aucun des intervenants n'est capable d'appréhender l'impact d'une option sur le comportement global du progiciel. La mise en place d'un ERP nécessite 12 phases qui produisent chacune, des «délivrables» Les phases ne se déroulent pas uniquement de façon séquentielle, mais une phase ne peut démarrer sans qu'un minimum de délivrables aient été produits. Source : ERP et PGI Jean -Louis Tomas -Dunod 2007 Une grande entreprise peut compter jusqu à 5 ans pour effectuer tous les changements organisationnels et techniques qu exige un ERP. Le "coût total de possession" comprend les coûts liés à la mise en application (le matériel, les logiciels, les outils de base de données, les frais de consultation, les coûts relatifs au personnel et à la formation) et les coûts d exploitation (maintenance, supports). 3/7

4 Ces solutions entraînent non seulement des changements techniques profonds, mais aussi des modifications fondamentales dans le mode de fonctionnement de l entreprise. Les employés devront adopter de nouvelles tâches et responsabilités. Ils devront apprendre à maîtriser un nouvel ensemble de processus et comprendre comment l information qu ils entrent dans le système peut impacter directement d autres secteurs de l entreprise. L apprentissage et la formation sont étroitement liés à la réussite d un ERP. Le marché français des ERP SAP ( System,Applications and Products for dataprocessing) SAP est un progiciel de gestion intégré, en informatique et management, Ce progiciel intègre un certain nombre de modules Logistique Module MM Le module MM (Material Management) concerne la gestion des articles d'un point de vue achats et gestion des stocks. Y sont intégrées des notions telles que : Le calcul des besoins, des réapprovisionnements (MRP - Material Requirements planning) La gestion des achats (contrats, demandes d'achats, etc., commandes de biens, de services) Mouvements de stocks (réception de marchandises, Valorisation des stocks en intégration avec FI ) Contrôle des factures Gestion des stocks ( entrées, sorties, transferts de stocks ) Gestion des emplacements magasin (WM Warehouse Management) Inventaire Module PP Le module PP (Production Planning) concerne la gestion de la Production. Y sont intégrées des notions telles que : La planification de la production Le calcul des besoins (MRP I) PIC, PDP, MRP II Plan Industriel et Commercial : prévision des ventes (au niveau entreprise) Plan Directeur de Production : prévision de la production (au niveau usine) 4/7

5 Calcul des besoins et des ressources (hommes et machines) Planification des capacités Contrôle de la fabrication Suivi de la production Calcul du coût de revient Gestion des nomenclatures Gestion des gammes Module PS Le module PS (Project Systems) concerne la gestion des projets. Structuration des projets Suivi de coûts et budgets Planning et calendrier Planification des capacités Intégration avec PM, PP et CO Système d'information Interface avec MS Project et Excel Testing Module SD Le module SD (Sales and Distribution) concerne l'administration des ventes. Y sont intégrées des notions telles que : La gestion des appels d'offres Les offres Les contrats Les commandes clients Les expéditions et livraisons La facturation Système d'information commercial Les remises en nature Détermination des prix Schéma partenaire / Rôle partenaire la gestion des prix par produit (exemple : 2000 / produit et 1800 si on en commande 10) Autres modules QM : Gestion de la qualité (Quality Management) Planification de la qualité Plan d'inspection Contrôle qualité, documentation Certificats qualité (entrée / sortie de marchandises) Gestion des réclamations qualité (Avis QM, Réclamations fournisseurs,, Réclamations clients, Réclamations internes ) PM : Gestion de la maintenance (Plant Maintenance) Description du référentiel technique, postes techniques et équipements Maintenance préventive et curative Gestion des Demandes d'intervention Traitement des ordres de maintenance Gestion des confirmations d'achèvements Gestion des historiques Gestion des coûts de maintenance Gestion des réparations avec re-valorisation des articles CS : Gestion des services (Customer Services) Le Module CS couvre les fonctions du module PM en y ajoutant la gestion des services PLM : Gestion de cycle de vie des produits (Product Life-cycle Management) Gestion de l'environnement 5/7

6 Gestion des risques (transport de matière dangereuse, étiquetage de produits dangereux) : EH&S Gestion des données liées à l'hygiène industrielle TRA : Gestion des transports entrants et sortants Gestion des transports Gestion des frais de transports WM : WareHouse Management Gestion globale des entrepôts HUM : Handling Unit Management Gestion des unités de manutention Gestion comptable Module FI Le module FI ("Financial" ou "comptabilité financière") contient toutes les écritures des ventes et achats, lesquelles se déversent dans la comptabilité générale via la comptabilité client ou fournisseur. FI-GL : Comptabilité générale (General Ledger) FI-AR : Comptabilité clients (Accounts Receivable) FI-AP : Comptabilité fournisseurs (Accounts Payable) FI-AA : Comptabilité des immobilisations (Asset Accounting) FI-TR : Gestion de trésorerie et comptabilité bancaire FI-TV : Gestion des déplacements (Travel) FI-FM : Comptabilité budgétaire (Funds Management) EC-CS : Consolidations Module CO Le module CO (Controlling) concerne le contrôle de gestion. CO-OM : Contrôle des frais généraux CO-OM-CEL : Comptabilité des natures comptables CO-OM-ACT : Gestion des types d'activités CO-OM-STA : Gestion des ratios statistiques CO-OM-CCA : Comptabilité analytique des centres CO-OM-ABC : Activity-Based Costing CO-OM-OPA : Ordres de frais généraux CO-OM-PRO : Projets de frais généraux CO-OM-IS : Système d'information CO-PC : Contrôle des coûts par produits CO-PC-PCP : Calcul du coût de revient par produit CO-PC-OBJ : Calcul analytique des supports de coûts CO-PC-ACT : CCR réel/ledger articles CO-PC-IS : Système d'information du contrôle des coûts de produit CO-PA : Compte de résultat et analyse par segment de marché Le module CO-PA est un module de contrôle de gestion. Il permet de faire une analyse du compte de résultat par segment de marché. Ce module permet de récupérer les coûts provenant des différents objets analytique pour pouvoir les analyser sous différentes dimensions. C est principalement un outil d analyse qui est basé sur les composantes de valeurs et non sur les comptes comptables. Ce n est donc pas un outil comptable. Une autre fonctionnalité de CO-PA est la construction budgétaire. Ce module permet aussi de pré-budgéter les ventes et le résultat. Pour certaines données prébudgétées, une copie des données existantes est réalisée et ces données sont projetées dans le futur, revalorisées, corrigées manuellement et distribuées suivant la méthode top-down jusqu à l obtention d un pré-budget des ventes et du résultat. EC-PCA : Comptabilité des centres de profits Le module EC-PCA est un module de comptabilité par centre de profit. Il permet de présenter des éléments bilantiels et des comptes de résultat complets par centre de profit. 6/7

7 Autres modules Trésorerie / Gestion financière (TR Treasury) gestion des flux de trésorerie gestion des paiements Gestion des Investissements financiers (IM Investments Management) Maintenance préventive et curative Traitement des ordres de maintenance Gestion des confirmations d'achèvements Gestion des historiques CATS (Cross Application Time Sheet) : Feuille de saisie des temps permettant de lier différents modules (PS, HR, CO...) BW (Business Information Warehouse) EDI (Electronique Data Interchange) Ressources Humaines Module HR (Human Resources) PA - Données de base personnel PA-BEN - Gestion de la rémunération PA-EMP - Gestion des employés PA-INW - Incentive wages PA-PAY - Gestion de la paie PA-TIM - Suivi du temps de travail PA-TRV - Suivi des frais de déplacement PD - Gestion des compétences PD-OM - Gestion de la structure HR de l'entreprise PD-PD - Suivi des carrières PD-RPL - Planification des réservations de salle PD-SCM - Gestion des séminaires et conférences PD-WFP - Gestion de la workforce PB - Recrutement de personnel ESS - Employee self-service (accès intranet pour les employés) MSS - Manager self-service TEM - Gestion des formations et évènements 7/7