Progiciels de Gestion

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1 2013/2014 MODULE : Progiciels de Gestion BTS : Conseiller d apprentissage - Octobre

2 Progiciel de gestion d entreprise Définition SAP Présentation Générale des ERP Avant toute définition de SAP, il est à noter qu'il s'agit d'un progiciel de gestion d entreprise qui appartient à la famille des ERP. Le sigle ERP signifie Enterprise Resource Planning. Les termes en français les plus couramment utilisés pour le traduire sont Progiciel de Gestion Intégré (PGI), ou encore Système Intégré de Gestion de l'entreprise(sig). Vivant dans un contexte de mondialisation, de fusion des entreprises et de concurrence, les entreprises veulent augmenter leur productivité, leur efficacité et leur marge de profit afin de rester compétitives. Pour cela les décideurs ont besoin d avoir une visibilité en temps réel sur l état global de la société qu ils dirigent. Étant amené à prendre des décisions stratégiques, ils ontbesoin d outils d aide à la décision fiables, à même de fournir des informations exactes le plus rapidement possible. Pour illustrer nos propos, nous allons prendre l exemple de 2 entreprises de production ayant la même structure. La première a décidé de ne pas implémenter d ERP et chacun de ses départements utilise un ou plusieurs logiciels. La seconde a opté pour un ERP. Entreprise sans ERP Chaque département utilise un logiciel adapté à ses besoins. Les informations liées à un bonde commande saisi à partir du logiciel du département ventes seront à nouveau saisies par lesdépartements approvisionnement, comptabilité, puis transport pour la livraison. Un tel mode de fonctionnement comporte plusieurs risques: erreurs de saisies créant une incohérence de données entre départements données non mises à jour données manquantes données redondantes car stockées plusieurs fois dans différents systèmes. Certaines entreprises utilisant plusieurs logiciels ont jugé utile d installer des interfaces afin de permettre un échange de données entre divers départements. Cependant, cette approche comporte également des inconvénients entre autres: 2

3 il devient difficile de mettre à jour ou de remplacer un seul système (appartenant à un seul département) à cause de l impact potentiel sur les autres systèmes communiquant avec lui, sans compter les couts y liés. Les dysfonctionnements des interfaces informatiques sont souvent nombreux et leur correction peut être fastidieuse et onéreuse. Entreprise avec ERP La société qui utilise un ERP, est caractérisée par une uniformisation des services etune centralisation de l information au sein d une base de données unique. Toute information est saisie une fois (bon de commande par exemple) et partagée par tous les départements concernés par cette opération. Dans un tel système, la redondance des données entre départements n existe plus ; l information étant disponible pour tous en temps réel, une meilleure coordination interservices devient possible et prend moins de temps ce qui améliore la productivité. Par exemple à la fin d une journée de production, s il s avère qu un lot de production estnon conforme, il est bloqué par le département qualité. Cette information est disponible immédiatement pour tous les départements concernés (magasin, stock, ventes, comptabilité). Par ailleurs la publication de certaines informations financières (résultat, bilan, ) ou logistiques (stock dans le magasin, évaluation des fournisseurs ) est très rapide car toutesles données sont disponible presqu en temps réel. Tous ces avantages expliquent pourquoi de plus en plus d entreprises décident d utiliser les ERP.Dans ce marché, SAP est le progiciel le plus utilisé à l heure actuelle. Qu est-ce que SAP Source : Ressources internet, - WIKIPEDIA SAP est un système dans lequel les différentes fonctions de l'entreprise (comptabilité, finances, production, approvisionnement, marketing, ressources humaines, qualité, maintenance, etc.) sont reliées entre elles par l'utilisation d'un système d'information centralisé sur la base d'une configuration client/serveur. La mise en œuvre d'un système complètement intégré permet de répondre de manière précise et en tempsréel aux questions du type : «Que se passe-t-il si je décide de faire ceci?». Par exemple, si une entreprise reçoit une commande de marchandises, il est possible de savoir presque instantanément les conséquences de cette demande sur les capacités de production, sur les besoins d'approvisionnement, sur le personnel nécessaire pour accomplir cette tâche, sur les délais requis poursatisfaire cette demande, sur les besoins de financement, sur la profitabilité de cette opération, etc. SAP AG est le plus important concepteur de logiciels d Europe, et le quatrième du monde. Il fournit des systèmes de gestion et de maintenance à des entreprises de toutes tailles dans le monde entier. 3

4 Son siège se trouve à Walldorf, en Allemagne, et il dispose de bureaux régionaux sur les cinq continents. Le nom exact du progiciel a été plusieurs fois modifié au fur et à mesure de l'évolution des versions: R/1 puis R/2 (architecture mainframe) R/3 (apparition de l'architecture client-serveur, versions 2.1 à 4.6C) R/3 Entreprise (dit aussi version 4.70) ECC ou ERP Central Component (versions 5.0 puis 6.0) Parallèlement à l'évolution du produit, cette société a utilisé plusieurs terminologies commerciales pour désigner son offre telles que mysap.com, mysap ERP ou mysap Business Suite. Les logiciels SAP reposent aujourd'hui sur une architecture technique commune appelée SAP NetWeaver Le langage ABAP/4(Advance Business Application Programming 4th generation) ne fonctionne pas sur le système d exploitation Tous les modules sont écrits en ABAP/4 ABAP est très semblable au COBOL dans sa syntaxe. L'utilisation du language ABAP permet aux clients de SAP d'étendre la fonctionnalité du produit. SAP est un progiciel bien répandu aujourd hui. On dénombre plus de installations dans plus de 120 paysà travers le monde. Ce qui représente plus de 12 millions d utilisateurs. La plupart des grandes entreprises l ayant installé afin d améliorer leur rentabilité, la demande en consultants ne cesse de croitre notammentdans l espace francophone. L'une des raisons du succès de ce progiciel, est le fait qu il soit possible de paramétrer chacune de ses composantesafin de l adapter aux besoins spécifiques d'une entreprise. Il peut être installé sous Windows, Unix, Linux, Solaris. Il est aussi indépendant du système de gestiondes bases: il peut être installé sur Oracle, MS-SQL, IBM DB2, MaxDB. Ayant un support multilingue, Il peut être installe en plus de 41 langues internationales. Afin de se connecter à un system SAP, les utilisateurs on besoin d utiliser soit l interface SAPGUI, ou alorsà partir de n'importe quel ordinateur personnel qui possède un Web Broswer et un accès à l internet (WebGUI). Autres Solutions SAP La société SAP AG propose d autres solutions dont nous citerons quelques exemples ci-dessous: Customer Relationship Management (CRM) Supplier Relationship Management (SRM) Process Integration (PI) 4

5 Supply Chain Management (SCM) Master Data Management (MDM) Business Warehouse (BW) Business Planning Consolidation (BPC) Business Objects (BO s) Transport Management (TM) Autres ERP: Les autres principaux ERP sont les suivants: Oracle PeopleSoft Microsoft Dynamics SSA SAGE Invensys Vue D'ensemble de la Solution SAP L'une des raisons du succès de la solution SAP, est liée au fait qu il soit possible de paramétrer ce système afin de l adapter aux besoins spécifiques d'une entreprise. Ceci est possible car ce système est constitué de plusieurs modules Les modules SAP sont les composantes fonctionnelles de la solution SAP ERP. On distingue 3 grandes familles de modules fonctionnels : logistique (MM, PP, PS, SD, WM, EAM, QM, PLM ), gestion comptable (FI, CO, TR ) et ressources humaines(hr). Composante Logistique de la solution SAP La composante logistique de la solution SAP est divisée en plusieurs modules, entre autres: Le Module SAP MM (Material Management) ou gestion des articles Il concerne la gestion des articles d'un point de vue achats et gestion des stocks.y sont intégrées des notions telles que : Le calcul des besoins, des réapprovisionnements (MRP - Material Requirements planning) 5

6 La gestion des achats( contrats, demandes d'achats, commandes de biens, de services) Mouvements de stocks (réceptions de marchandises, Valorisation des stocks en intégration avec FI) Contrôle des factures Gestion des stocks (entrées, sorties, transferts de stocks) Gestion des emplacements magasin (WM Warehouse Management) Inventaire Module SAP PP (Production Planning) ou gestion de la production Il concerne la gestion de la Production. Y sont intégrées des notions telles que : La planification de la production Le calcul des besoins (MRP I) PIC, PDP, MRP II: Plan Industriel et Commercial(prévision des ventes au niveau entreprise), Plan Directeur de Production( prévision de la production au niveau usine), Calcul des besoins et des ressources (hommes et machines). Planification des capacités Contrôle de la fabrication Suivi de la production Calcul du coût de revient Gestion des nomenclatures Gestion des gammes Le Module SAP PS (Project Systems) ou gestion des projets Il couvreles notions suvantes: Structuration des projets Suivi de coûts et budgets Planning et calendrier Planification des capacités 6

7 Intégration avec PM, PP et CO Système d'information Interface avec MS Project et Excel Le Module SAP SD (Sales and Distribution) ou Administration des ventes Y sont intégrées des notions telles que: La gestion des appels d'offres Les offres Les contrats Les commandes clients Les expéditions et livraisons La facturation Système d'information commercial Les remises en nature Schéma partenaire / Rôle partenaire Autres modules SAP QM (Quality Management) ou gestion de la qualité:planification de la qualité, plan d'inspection, contrôle qualité, documentation, inspection, certificats qualité (entrée / sortie de marchandises), gestion des réclamations qualité (Avis QM) SAP EAM(Enterprise Asset management), Gestion de la maintenance auparavant appelle SAP PM (Plant Maintenance): Description du référentiel technique, postes techniques et équipements, Maintenance préventive et curative, Gestion des Demandes d'intervention, Traitement des ordres de maintenance, Gestion des confirmations d'achèvements, gestion des historiques, Gestion des coûts de maintenance, Gestion des réparations avec revalorisation des articles. SAP CS (Customer Services) : Gestion des services. Il couvre les fonctions du module PM en y ajoutant la gestion des services. SAP PLM (Product Life-cycle Management) : Gestion de cycle de vie des produits. Il couvre: la gestion de l'environnement, la gestion des risques (transport de matière dangereuse, étiquetage de produits dangereux), gestion des données liées à l'hygiène industrielle SAP WM (Warehouse Management)ou Gestion des emplacements de magasin Il couvre la Gestion globale des entrepôts, HUM : Handling Unit Management, Gestion des unités de manutention. 7

8 Composante Gestion Comptable de la solution SAP La composante comptabilité financière de la solution SAP est divisée en plusieurs modules. Le module SAP FI ou comptabilité financière Il contient toutes les écritures des ventes et achats, lesquelles se déversent dans la comptabilité générale via la comptabilité client ou fournisseur. FI-GL : Comptabilité générale (General Ledger) FI-AR : Comptabilité clients (Accounts Receivable) FI-AP : Comptabilité fournisseurs (Accounts Payable) FI-AA : Comptabilité des immobilisations (Asset Accounting) FI-TR : Gestion de trésorerie et comptabilité bancaire FI-TV : Gestion des déplacements (Travel) FI-FM : Comptabilité budgétaire (Funds Management) EC-CS : Consolidations Le module SAP CO ou contrôle de gestion Il concerne les aspects suivants: CO-OM-CEL : Comptabilité des natures comptables CO-OM-ACT : Gestion des types d'activités CO-OM-STA : Gestion des ratios statistiques CO-OM-CCA : Comptabilité analytique des centres CO-OM-ABC : Activity-Based Costing CO-OM-OPA : Ordres de frais généraux CO-OM-PRO : Projets de frais généraux CO-OM-IS : Système d'information CO-PC-PCP : Calcul du coût de revient par produit CO-PC-OBJ : Calcul analytique des supports de coûts CO-PC-ACT : CCR réel/ledger articles 8

9 CO-PC-IS : Système d'information du contrôle des coûts de produit CO-PA :Le sous-module Compte de résultat et analyse par segment de marché. Il permet de faire une analyse du compte de résultat par segment de marché. Ce module permet de récupérer les coûts provenant des différents objets analytiques pour pouvoir les analyser sous différentes dimensions. C est principalement un outil d analyse qui est basé sur les composantes de valeurs et non sur les comptes comptables. Ce n est donc pas un outil comptable. Une autre fonctionnalité de CO-PA est la construction budgétaire. Ce module permet aussi de pré-budgéter les ventes et le résultat. Pour certaines données pré-budgétées, une copie des données existantes est réalisée et ces données sont projetées dans le futur, revalorisées, corrigées manuellement et distribuées suivant la méthode top-down jusqu à l obtention d un pré-budget des ventes et du résultat. EC-PCA : Le sous module Comptabilité des centres de profits. Il permet de présenter des éléments de bilan et des comptes de résultat complets par centre de profit.note : pour obtenir un bilan complet par centre de profit, mettre en œuvre le New Ledger (dans le module FI à partir de la version ECC5). Composantes Ressources Humaines de la solution SAP La composante Ressources Humaines de la solution SAP est divisée en plusieurs modules. Module SAP HR(Human Resources) PA - Données de base personnel PA-BEN - Gestion de la rémunération PA-EMP - Gestion des employés. PA-INW - Incentive wages PA-PAY - Gestion de la paie PA-TIM - Suivi du temps de travail PA-TRV - Suivi des frais de déplacement PD - Gestion des compétences PD-OM - Gestion de la structure HR de l'entreprise PD-PD - Suivi des carrières PD-RPL - Planification des réservations de salle PD-SCM - Gestion des séminaires et conférences PB - Recrutement de personnel ESS - Employee self-service (accès intranet pour les employés) 9

10 MSS - Manager self-service TEM - Gestion des formations et évènements Cette diversité de modules permet l utilisation de la solution SAP ECC6 dans tous les départements au sein d une entreprise. Choix du module SAP Chaque module SAP estdivisé en sous-composantes. Étant donné qu il existe différents modules de SAP(MM, FICO, SD, PM, PP, PS, pour ne citer que ceux là), beaucoup de personnes se posent la question suivante: Quel module SAP choisir? La règle la plus simple est de s orienter vers un module proche de votre spécialité actuelle. Si, vous êtes ingénieur en génie (mécanique, industriel, civil électrique..), alors commencez par les modules SAP PM (Gestion de la maintenance), SAP PP (Planification et gestion de la production), SAP PLM (Product Life cycle Management). Avec un peu plus d efforts vous pouvez également maitriser les modules SAP MM (gestion des articles), SAP LE/WM (Logistic Execution/gestion des stocks magasin), SAP QM (Management de la qualité). Vous avez un background en informatique spécialement en programmation, alors spécialisez vous dans le langage programmation ABAP, SAP NetWeaver (webdynpro), SAP EP (portal), SAP BO (Business Objects), SAP BASIS. Un background en informatique vous permet également de faire une transition vers divers autres modules de SAP comme FICO, MM entre autres. Bien entendu Si vous avez un background dans la comptabilité et les finances, il vous est plus facile d assimiler SAP ERP Financials(FICO). La liste ci-dessous montre quelques combinaisons de formation possibles. Elle n est cependant pas exhaustive ni restrictive. Logistiques: SD, MM, PP, SCM, WM, PM Ingénierie: SD, MM, PP, SCM, WM, PM Finances/Comptabilité: FI, CO, MM, BW Administration des affaires: MM, SD, FI, CO, BW Informatique: ABAP, NetWeaver, EP, BO, BASIS, PI... Ventes: SD, MM, WM Ressources humaines: HR Contrôle Qualité: QM, PP, PM, MM, WM 10

11 En plus de ces modules, il vous est possible, quelque soit votre formation initiale, d apprendre chaque module de SAP. Cependant il faut s armer de détermination, de patience et avoir une volonté de découvrir a toute épreuve. Dans le cas de SAP BW, il est toutefois recommandé, de maitriser au moins les processus de gestion (business processes) d un module. Utilisation de SAP Logon SAP Logon permet d accéder au menu SAP. Il s agit d un programme vous permettant de vous connecter aux systèmes SAP à partir de votre ordinateur. C est un intermédiaire entre le système SAP et l'interface utilisateur SAP GUI. Il affiche la liste des systèmes SAP disponibles et sélectionne automatiquement les serveurs avec le meilleurs temps de réponse actuel. Lorsque vous installez SAPGUI vous l'installez également. Pour lancer SAP Logon, utilisez l une des méthodes suivantes: 1)Double-cliquez sur l'icône de votre bureau. Sélectionnez le menu Windows: Démarrer/ Programmes/ SAP Front End/ SAPlogon. La fenêtre principale de SAP Logon apparaît. Sélectionner la connexion désirée 11

12 Cliquez sur pour ouvrir une session SAP ECC6.0. L'écran de bienvenue de SAP ECC6.0 s'affichera. Vous devez saisir un numéro de client, votre code d'usager(user) et votre mot de passe (password) pour ouvrir une session. Important: N oubliez pas de préciser la langue FR sinon SAP s ouvrira par défaut en anglais. Cliquez sur et vous aurez l écran d accueil SAP. Éléments d'une fenêtre SAP GUI La fenêtre SAP GUI est l'interface utilisateur au système SAP. Le graphique suivant indique la disposition des éléments d'une fenêtre SAP type: 12

13 La barre de menus Elle est placée horizontalement tout en haut de l'écran. Les menus se déroulent, c'est-àdire que lorsque vous sélectionnez un point de menu, des options supplémentaires apparaissent. Les menus suivants sont standard sur tous les écrans SAP: Les menus suivants sont standards dans la plupart des applications SAP: 13

14 Les menus suivants peuvent également apparaître: Barre de fonctions système Elle se trouve au-dessous de la barre de menus. Elle est constituée d'un ensemble d'icônes correspondant aux fonctions GUI générales et d'une zone où vous pouvez saisir un code de transaction.les fonctions affectées à la barre de fonctions système sont les suivantes : 14

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16 Vous pouvez maintenant naviguer dans le menu SAP 16

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