DOTELEC Courrier. Possibilité d utiliser les minuscules pour la raison sociale d un contact. L option est à valider dans l administration.

Transcription

1 DOTELEC Courrier Modification de la Version 8.00h - 10/2013 Amélioration de la gestion des groupes de droits Possibilité d utiliser les minuscules pour la raison sociale d un contact. L option est à valider dans l administration. Depuis la fenêtre d enregistrement des courriers arrivés, affichage d une alerte s il y à des arrivés en attente. Ajout d une étiquette pour que le code barre ne se génère qu à la fin du cycle de validation pour un courrier départ. (code barre créé a la clôture du document)

2 Ajout d une étiquette adresse complète pour le contact dans les modèles de document. L adresse du contact se mettra en supprimant les sauts de lignes inutiles dans l adresse. RAISON SOCIALE Civilité Courte Nom Prénom Adresse1 Adresse2 Adresse3 CP Ville RAISON SOCIALE Civilité Courte Nom Prénom Adresse1 CP Ville Remplacement du sélecteur, par des cases à cocher dans le filtre de la recherche des contacts, permettant de combiner plusieurs critères. Ajout d un bouton pour visualiser le document (pdf) importé lors de l enregistrement du courrier arrivé. Possibilité d importer un pdf lors de l envoi d un courrier depuis le menu «départ». Correction d erreur d affichage des infos bulles sur la recherche par numéro dans courrier arrivé

3 Depuis la fiche courrier, possibilité de consulter le document d origine d un courrier départ numérisé Activation des AR pour les messages envoyés par mail (serveur de mail DOTELEC) depuis la messagerie interne (courrier diffusés compris).

4 DOTELEC Délibérations Modification de la Version Champs agrandis : Fonction des membres des commissions et assemblées Droit pour rechercher sur toutes les délibérations Possibilité d'utiliser le multiservices pour les personnes Sélection du rapporteur lors de la création de l'ordre du jour d'une réunion Modification de la Version Modèle de document -> ajout des différentes possibilités d'affichage des dates Accès au recueil des actes administratifs, registre des délibérations et récupération des anciens actes a partir du bouton 'ASSEMBLEE' et plus par 'ADMINISTRATION' Modèle de document pour la création du registre des délibérations Possibilité de renumériser un extrait de retour de préfecture Modification de la Version Possibilité d'ajouter des 'étiquettes mailing' (masculin, féminin) pour les convocations Modèle d'invitation aux réunions Ajout du champs 'Portable' pour les utilisateurs Ajout de Champs personnalisables par contact pour les convocations par mailing

5 Modification de la Version Ajout d'une liste de suppléants pour les assemblées délibérantes Modèle de document d'arrête et Décision par service Possibilité de trier l'ordre des membres dans les commissions et assemblées délibérantes Monter ou descendre la personne dans la liste Tri par ordre : - alphabétique - fonction - communes Affichage par ordre alphabétique des catégories dans la création de projet Création d'un arrêté où décision à partir d'une numérisation Fenêtre d'information sur un projet -> possibilité d'accéder à tous les documents créés Correction décalage des colonnes dans la recherche multicritères pour les décisions et arrêtés Correction erreur dans les pièces jointes lors de la modification -> message document inaccessible Modification de la Version Mode de consultation des fenêtres de réunion -> permet de visualiser les ordres du jour des réunions Dans les fenêtres des réunions, bouton d'information sur les réunions Accès au document : - convocation, - dossier - compte rendu -... Correction de la génération du compte rendu détaillé (projet dans l'ordre)

6 Modification de la Version Liste des Projets en attente affiche tous les projets (sans tenir compte de l'année) Modèle de documents : ajout d'une étiquette 'Ordre du jour de la catégorie' Possibilité de rendre plus compact la liste des présents -> pas de retour a la ligne a chaque commune (uniquement avec communes activés) Possibilité de créer une fiche présence spécifique à chaque commission ou assemblée Réunion de l Assemblée délibérante : - un membre représenté par son suppléant est dans la liste des présents (représenté par) - sinon il sera dans la liste des représentés (donne pouvoir à) Possibilité de créer une liste d'invités pour chaque commission et assemblée Gestion des suppléants dans les commissions Choix de la date de réunion de commissions dans le dépôt de projet Choix de l adresse de convocation des membres : - adresse personnelle ou de la commune Pour chaque membre possibilité d'ajouter un commentaire sur la présence (ex: présent a partir de 18h) Modification de la fenêtre de saisie des présences et des votes, ainsi que le dépôt des projets Possibilité d'annuler / refuser un arrêté ou une décision avant l'envoi en préfecture (perte du numéro) Créer un projet pour information, ne passe pas en assemblée délibérante Possibilité d'ajouter des remarques sur le projet Etiquette pour le numéro d'ordre du jour du projet dans l'assemblée délibérante Tableau de récapitulation - Affichage des avis optionnels Numérotation des projets de délibérations (différent du numéro de délibération) Amélioration de la fusion des documents - Respect des styles et des mises en formes Fenêtre de création de réunion - accès à la liste des réunions planifiées

7 Modification de la Version 6.50 Fenêtre de réunion : affichage de la liste des projets non validés planifiés pour la réunion Modification de la Version Gestion des présences par point a l ordre du jour Création d un document entête pour chaque présences spécifiques - modèle de document a créer : - Etiquette a mettre dans le modèle d extrait de délibérations : - Dans la fenêtre du compte-rendu Droit d'accès pour la création de réunion de commission Possibilité de forcer la validation du projet pour une personne

8 Modification de la Version 6.52 Pour la création de l ordre du jour, visualisation complète du titre du projet et possibilité de recherche d un mot clé dans ce dernier. Modification de la Version 6.53 Possibilité d utiliser un ordre hiérarchique pour la validation des projets. Possibilité de «valider pour» une personne. Fenêtre de convocation : possibilité d imprimer le projet et ses pièces jointes Modification de la Version 6.55 Possibilité de modifier la date de réunion de conseil après l envoi de la convocation Ajout de 2 droits d accès : o Droit pour visualiser l ODJ des réunions (accès au bouton Assemblée du menu) o Droit pour visualiser l ODJ ET consulter tous les projets de l ODJ Correction d erreur sur les projets non validés qui apparaissaient dans l ODJ Correction d erreur sur la recherche des pièces jointes (prise en compte du service)

9 Les personnes ne sont plus limitées en nombre de services secondaires Ajout de colonnes supplémentaires dans les tableaux contenant la liste des extraits à rédiger Ajout de colonnes supplémentaires dans le tableau de recherche Niveau de confidentialité sur les délibérations (fenêtre de dépôt de projet) Les personnes de niveau inférieur ne peuvent pas accéder a la délibération (et aux documents rattachés). Niveau de confidentialité sur les arrêtés et décisions Les personnes de niveau inférieur ne peuvent pas accéder a l arrêté (ou la décision) Pour le retour de préfecture possibilité de glisser un fichier PDF (au lieu de numériser) Ajout de l étiquette Fonction du rapporteur pour la génération des documents Modification de la Version 6.56 Correction d erreur sur le droit visualiser l ODJ ET consulter pour les commissions Modification de la Version 7.00 Correction d erreur sur l ordre des suppléants de commission Modification de la Version 7.01 Possibilités d enregistrer le document d impression de délibérations (avec droit Gestion du conseil) Possibilité de ne pas générer le document de délibération avant les extraits (si le modèle Document de délibérations n existe pas) Dans la liste des projets de délibérations, ajout de tri selon catégorie+date, Assemblée+date et Assemblé+catégorie Possibilité de rendre obligatoire au dépôt du projet la planification de la réunion

10 Modification de la Version 7.20 Compatibilité avec les autres logiciels de la gamme DOTELEC Intégrer la fonction du contact dans la liste des présences Pour les arrêtés et décision : Possibilité de ne pas numérisé le document Option Ne fait pas l objet d un contrôle de légalité Modification de la Version 7.21 Possibilité de choisir l ordre des pièces jointes d un projet Modification de la Version 7.30 Dématérialisation des actes Ajout d un verrou de l ordre du jour. Les projets ne sont plus modifiables par les utilisateurs standard lorsque le verrou est activé Le verrou peut être activé à la création de la convocation et est automatiquement activé à la création du dossier. Il peut ensuite être enlevé en décochant la case. Possibilité d utiliser une validation des arrêtés et décisions comme les projets de délibérations Modification de la Version 7.31 Possibilité de définir l ordre des invités Gestion des extraits non publiée (extraits qui ne sont pas envoyés en préfecture et n apparaissent pas dans les comptes-rendus) il suffit de décocher la case correspondante pub lors de la saisie des vote Gestion d un document de débat créé lors de la convocation puis intégré dans le compte rendu de séance

11 Dans la fenêtre des validations, affichage des remarques et de l historique du projet Sur la fenêtre d information du projet, Affichage des remarques et historique Blocage de la modification des pièces jointes d un projet terminé Gestion du verrou pour le Bureau (en tant qu Assemblée délibérante) Modification de la Version 7.32 Compatibilité avec DOTELEC le Portail Publication des réunions, convocations, compte-rendu, extraits Ajout d un membre dans une assemblée ou une commission, affichage en bleu du contact qui est déjà dans une assemblée où une commission Modification de la Version 7.33 Possibilité de supprimer un point non validé depuis la fenêtre de saisie de l ordre du jour Ajout de l option saisis obligatoire de la synthèse L activation de l option ajout l onglet de saisie du résumé, montant, bénéficiaire et imputation. Modification de la Version 7.34 Dans l administration, possibilité d affecter plusieurs groupes de droits d accès pour un utilisateur Ajout de droit pour les alertes mails (module DotAlerte)

12 Modification de la Version 7.35 Modification de la gestion du Bureau Communautaire, le bouton bureau disparait et celui-ci est alors géré dans les assemblées. Ajout de droits supplémentaires sur les recherches Correction erreur de génération de document sur le bureau communautaire Ajout d un bouton pour régénérer la liste des élus depuis la fenêtre de convocation Affichage de la liste des rapporteurs dans l ordre alphabétique (fenêtre dépôt de projet) Contrôle de la saisie d un titre de projet de délibérations Enregistrement dans Dotelec Courrier du courrier départ lors de l impression des convocations Lors de la numérisation de la fiche présence, possibilité de l importer au format PDF Modification de la Version 7.40 Ajout d un nouveau droit pour uniquement la création des Arrêtés et Décisions Modification de la Version 8.00 Archivage automatique des documents lors de la correction depuis la fenêtre de validation, et a chaque visualisation (si le document à été modifié) Possibilité de lancer uniquement en mode administration avec /ADMIN Ajout du numéro d'ordre lors de la création du projet (lorsqu'il est ajouté à une réunion) Agrandissement de la fenêtre création réunion assemblée o affichage du titre complet du projet en dessous de la table o Affichage de l'ordre des points o Enregistrement de l'ordre a chaque ajout de projet Possibilité d utiliser un modèle de convocation pour les suppléants (en assemblée délibérante) Distinction du publipostage pour les titulaires, suppléants et invités La diffusion par messagerie peut être couplée avec le relai de mail DOTELEC Séparation des menus Arrêté et Décision

13 Gestion de la numérotation année des délibérations, arrêtés et décisions Possibilité de numériser les convocations, dossier et compte rendu Possibilité pour les gestionnaires des assemblées d ajouter des pièces jointes sur les projets après le retour de préfecture Evolution de la recherche, par date de réunion ET/OU date de dépôt