Gestion du patrimoine Organiser, suivre et analyser tous les actifs de votre structure

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1 Gestion du patrimoine Organiser, suivre et analyser tous les actifs de votre structure ORGANISER, SUIVRE ET ANALYSER TOUS LES ACTIFS OptiMaint s adapte parfaitement à la gestion de votre patrimoine qu il soit de type industriel ou tertiaire. Dans un environnement à la fois simple et puissant, les utilisateurs pourront renseigner et trouver facilement les informations désirées. Il permet de structurer l ensemble des moyens à maintenir sous forme d arborescences graphiques personnalisables et de définir tous les niveaux d imputation nécessaires à vos analyses techniques et financières. UNE FICHE IDENTITÉ COMPLÈTE Elément central de la gestion du patrimoine, la fiche identité vous donne accès à toutes les informations de l équipement : caractéristiques, décomposition, documents techniques, historique, planning, plan de maintenance préventive, compteurs, garanties, consignes de sécurité, suivi de l amortissement, suivi des transferts, etc Pour s'adapter à vos besoins, OptiMaint vous permet de définir les champs de saisie obligatoires, de créer vos propres champs et de supprimer de l'affichage les champs qui ne vous intéressent pas. ANALYSE ET AIDE À LA DÉCISION De multiples analyses standards sont à votre disposition pour chaque fonctionnalité proposée afin d exploiter au mieux votre GMAO et vous aider à prendre les bonnes décisions pour une amélioration continue de votre gestion.

2 Gestion des interventions Gérer la maintenance préventive, curative et conditionnelle UNE MAINTENANCE OPTIMISÉE La disponibilité des actifs dépend de l organisation, de la planification et de la bonne réalisation des interventions de maintenance. C est pourquoi OptiMaint vous propose un éventail complet de solutions pour gérer tout type de maintenance : curative / préventive / conditionnelle, interne / sous-traitée, avec / sans contrat, mono / multi-activité, simple / complexe. DES FONCTIONNALITÉS ADAPTÉES AU TERRAIN Demandes d interventions : centraliser, traiter et tracer les demandes curatives ou d amélioration de la production, de clients externes ou de tout autre service de l entreprise Activités : des rapports d intervention simples et rapides pour une mise à jour automatique de l historique de l équipement voire du stock en cas de sortie Bons de travaux (BT) : organiser et suivre tout type d intervention même complexe (activités, prestataires, commandes, validations, modes opératoires ou encore documents joints) Campagnes : gérer des listes d interventions sur tout ou partie de vos moyens pour un reporting précis par équipement tout en conservant un écran de saisie simplifié. Maintenance préventive : planifier les interventions (calendaire/compteur/valeur), gérer la charge sur un planning évolutif et générer automatiquement les BTs Mobilité : travailler on-line ou offline à l aide un Pocket PC, d une Tablet PC ou d un PC portable. DES OUTILS DE SUIVI, DE PLANIFICATION ET D ANALYSE Notifications : Tableau de bord clair, précis et personnalisable, alertes mail, impressions automatisées Planning : Outil simple et convivial d affectation des travaux aux techniciens en fonction de leur planning et/ou de leurs domaines de compétence Indicateurs standards : MTBF, MTTR, taux de disponibilité, classement ABC, répartition du temps et des coûts par type d intervention, arbre de défaillance,

3 Gestion des stocks Gérer tous les mouvements de stock ainsi que les inventaires GÉRER TOUTES LES NATURES DE STOCK OptiMaint permet la gestion de vos stocks qu il s agisse de pièces détachées, de consommables, de matières premières ou encore de réparables. Cette gestion peut s inscrire dans une interface avec votre logiciel achats pour que les stocks soient automatiquement à jour dans OptiMaint. UN ÉVENTAIL COMPLET POUR GÉRER VOTRE SITE Informations générales : équipements, sous-ensembles et gammes pour lesquels l article peut être consommé, documents joints, caractéristiques techniques, consignes de sécurité Paramètres de gestion : stocké ou non, unité, stock minimum/maximum, point de commande, quantité de réapprovisionnement, codes-barres Niveaux de stock : un ou plusieurs magasins, un ou plusieurs emplacements, quantités disponibles et en cours d approvisionnement Caractéristiques commerciales : un ou plusieurs fournisseurs, prix moyen pondéré (PMP), unité d achat, code TVA, délais de livraison, frais d approche TRACER LES MOUVEMENTS ET ANALYSER LE STOCK Entrées : automatiques avec un bon de réception ou exceptionnelles, simples ou multiples Sorties : sur bon de travail, sur activité ou sur un centre de frais sans rapport d intervention Réintégrations et transferts entre magasins Inventaires : papier, Excel, logiciel ou via la solution mobile, avec ou sans codes-barres, tournants ou selon d autres critères Analyses : valorisation du stock, historique des mouvements, stock dormant, suivi des consommations, écarts d inventaires...

4 Gestion des achats Gérer tous les mouvements de stock ainsi que les inventaires POUR TOUT TYPE D ACHAT En intégration avec votre système actuel ou utilisé seul, OptiMaint permet de rendre plus simples, plus rapides et plus efficaces les achats de pièces, de consommables ou de prestations externes du service maintenance ou de toute l entreprise. UN ÉVENTAIL COMPLET POUR GÉRER VOTRE CYCLE Suggestion de réapprovisionnement : obtenir automatiquement le volume d achat requis en fonction de critères clés (seuils d alerte, sorties prévues, commandes en cours et préventif à venir encore non-généré) Demande d achat : notifier rapidement un besoin de réassort au jour le jour et l intégrer au circuit achat Demande de prix : solliciter facilement un ou plusieurs fournisseurs concernant un ou plusieurs articles et faire un choix optimal Commande : créer une commande (par conversion ou non) avec possible circuit de validation, transmission au fournisseur, suivi de livraison et détail des coûts associés y compris des frais d approche le cas échéant Bon de réception : créer automatiquement une réception (complète/partielle, litige qualité/quantité) à partir de la commande pour une mise à jour automatique du stock Factures : faciliter leur enregistrement grâce à la génération automatique des lignes de factures à partir des bons de réception ou des commandes OPTIMISÉ GRÂCE À UN SUIVI EXHAUSTIF - Un tableau de bord clair, précis et personnalisable pour suivre à tout moment votre activité achats - Des alertes de retard de livraison avec des relances automatisées des fournisseurs - L envoi possible de messages automatisés par pour optimiser la communication - Des analyse standards pour évaluer vos fournisseurs et améliorer vos achats

5 Gestion des budgets et projets Gérer les budgets annuels et les projets d investissement UNE MANIÈRE SIMPLE DE SUIVRE TOUS VOS BUDGETS La gestion des budgets d OptiMaint vous permet de définir facilement et rapidement des budgets affectés à vos niveaux d arborescence ou aux imputations que vous avez créées et de rapprocher ces budgets des dépenses réalisées. Le budget est défini sur un an avec une ventilation possible par mois, par poste (main d œuvre, articles, factures) et par type (préventif, curatif, divers ou toute sous-catégorie créée par vous dans l outil). UNE MISE À JOUR AUTOMATIQUE OptiMaint affecte automatiquement les coûts par rapport aux budgets que vous avez définis et permet donc en un instant de connaître le coût de maintenance d un équipement, d une ligne de production, d un atelier, d un site, des pannes électriques A tout moment vous pourrez visualiser un comparatif mensuel entre le prévu et le réalisé sous forme d histogramme et consulter le montant en cours ou réalisé, le pourcentage d engagement et le solde restant afin de limiter les investissements, de justifier de demandes de budget supplémentaire ou encore d identifier votre capacité d investissement pour de nouveaux projets. Les années suivantes OptiMaint propose de définir les budgets à partir de celui de l année précédente (prévu ou réel) en tenant compte éventuellement d une variation en pourcentage. BESOIN DE SUIVRE UN PROJET PARTICULIER? OptiMaint met à votre disposition un module simple de gestion de projets pour suivre les projets d investissement séparément de votre budget de fonctionnement (amélioration, conception, travaux neufs ). Au quotidien, les intervenants travailleront dans leurs écrans habituels (bon de travail, activité, sortie ) mais pourront très simplement imputer certaines tâches au projet concerné. Au long du projet, un tableau de bord et un état de reporting sont automatiquement mis à jour pour comparer les budgets (initiaux/encours/réalisés) et accéder rapidement à une synthèse de votre projet.