Les nouveaux défis de la fonction de conformité : cadre règlementaire, responsabilités et organisation

Transcription

1 Les nouveaux défis de la fonction de conformité : cadre règlementaire, responsabilités et organisation Séminaire EIFR du 28 mai 2015 Olivier LAFON Chargé de mission senior, Division expertise juridique, doctrine opérationnelle et gestion complexe

2 Sommaire Introduction I Le cadre règlementaire applicable au dispositif de conformité II Les missions de la fonction de conformité III L organisation de la fonction de conformité IV Schéma général d organisation du dispositif de maitrise des risques au sein d une société de gestion de portefeuille 2

3 Le dispositif de conformité: cadre règlementaire Les textes applicables Code monétaire et financier Doctrine de l AMF - Position Position recommandation Fonction de conformité Règlement général de l AMF - Articles à Règlement européen pour les gestionnaire de FIA 3

4 Le dispositif de conformité: cadre règlementaire Bref rappel sur la doctrine de l AMF L instruction : Elle précise l interprétation du règlement général en indiquant ses modalités d application ainsi que ses conditions de mise en œuvre. Elle informe les acteurs de marché des procédures à suivre et des règles à appliquer La position : Elle constitue une interprétation des dispositions législatives et réglementaires entrant dans le champ de compétence de l AMF, qui indique la manière dont elle les applique à des cas individuels, et qui est extériorisée dans un souci de transparence et de prévisibilité La recommandation : Elle est une invitation à adopter un comportement ou à se conformer à une disposition, comportement ou disposition que l AMF considère comme susceptibles de faciliter la réalisation des objectifs des normes ou principes généraux relevant de son domaine de compétence, sans exclure que d autres comportements ou dispositions soient également compatibles avec ces normes ou ces principes généraux. La recommandation ne revêt donc pas de caractère impératif Son objectif Permettre aux acteurs de marché de connaître la façon dont le régulateur applique, sous le contrôle des tribunaux, les dispositions législatives et réglementaires concernant les sujets relevant de sa compétence.

5 Le dispositif de conformité: cadre règlementaire La position recommandation n en bref Est applicable à tous les PSI Intègre dans la doctrine de l AMF les orientations de l ESMA sur les obligations de la fonction de conformité Précise les missions de la fonction de conformité: Evaluation du risque de non conformité; Contrôle du dispositif de conformité, Conseil et assistance des unités opérationnelle Précise l organisation de la fonction de conformité L efficacité, la permanence et l indépendance de la fonction de conformité; Les regroupements de la fonction de conformité avec d autres fonctions; 5

6 Le dispositif de conformité: cadre règlementaire La position recommandation n en bref Est applicable aux sociétés de gestion de portefeuille Une approche pédagogique de la maitrise des risques Une présentation des différentes fonctions de gestion et de contrôle des risques et de leur articulation Une clarification des attentes de l AMF via la formulation de positions et de recommandations 6

7 Les missions de la fonction de conformité Les exigences relatives à la fonction de conformité Permanence Fonction de conformité Indépendance Ses missions : - Evaluer - Contrôler - Conseiller - Informer Efficacité 7

8 L identification et l évaluation du risque de non conformité Réalisation d une cartographie des risques qui permettra: De mesurer la probabilité de survenance d un risque de non-conformité en déterminant sa criticité au regard des conséquences de sa réalisation De déterminer l angle de travail des activités de contrôle et de conseil De garantir une allocation efficace des ressources de la fonction de conformité L évaluation du risque de non-conformité doit être régulière pour: S assurer que l angle de travail et le champ des activités de contrôle et de conseil demeurent adaptés S assurer de la prise en compte de risques émergents découlant par exemple du lancement de nouvelles activités du prestataire, d une évolution de la structure du PSI ou du rapport de contrôle de l audit interne par exemple 8

9 Le contrôle du dispositif de conformité Objectifs: Contrôler l efficacité du dispositif de conformité Evaluer l adéquation et l efficacité des actions entreprises pour remédier à tout manquement du prestataire à ses obligations professionnelles Comment? En établissant un programme de contrôle (contrôle de 2 ème niveau) couvrant tous les aspects liés à la fourniture de services d investissement et de services connexes En fixant les axes prioritaires de contrôle à partir de l évaluation du risque de nonconformité réalisée En actualisant le programme annuel de contrôle pour tenir compte des évolutions de la société susceptibles d accroitre le risque de non-conformité En veillant à ce que les contrôles réalisés ne relèvent pas uniquement de l examen documentaire mais permettent de vérifier les modalités pratiques d application des politiques et des procédures mises en place pour prévenir le risque de non-conformité en réalisant des inspections sur site au sein des unités opérationnelles; En établissant des rapports: attirant l attention de la Direction sur les anomalies constatées, indiquant les écarts substantiels entre les attentes et la situation constatée Sur les situations problématiques qui doivent être réglées 9

10 L information des instances dirigeantes Des rapports écrits de conformité sont rédigés au moins une fois par an qui décrivent la mise en œuvre et l efficacité du dispositif de contrôle ainsi qu une synthèse des risques détectés et des mesures qui ont été prises ou qui doivent l être en conséquence. Ces rapports de conformité: Précisent les principales conclusions de l examen des politiques et des procédures du PSI Réalisent une synthèse des inspections sur place et des contrôles sur pièces effectués par la fonction de conformité, indiquant les manquements et les défaillances détectées dans l organisation et les procédures de conformité du PSI, ainsi que les mesures appropriées qui ont été prises consécutivement ; Indiquent les risques détectés dans le périmètre des activités de contrôle de la fonction de conformité ; Précisent les modifications et l évolution des exigences réglementaires applicables pendant la période couverte par le rapport et les mesures qui ont été prises ou qui doivent l être pour garantir la conformité avec les nouvelles exigences; les autres problèmes significatifs de conformité survenus depuis le dernier rapport ; la correspondance importante avec les autorités compétentes (si les instances dirigeantes n ont pas été préalablement averties de ces éléments par d autres canaux). 10

11 Les missions de conseil et d assistance des unités opérationnelles La fonction de conformité doit conseiller et assister les personnes concernées impliquées dans la fourniture de services d investissement afin qu elles se conforment à leurs obligations professionnelles Deux axes principaux L assistance au quotidien des unités opérationnelles - La fonction de conformité doit être associée en amont de la prise de toutes décisions importantes susceptibles d accroitre le risque de non-conformité (lancement de nouvelles activités, de nouveaux produits, campagne de commercialisation etc.) - La fonction de conformité doit participer à l élaboration et à l adaptation des politiques et des procédures établies par le PSI Lorsque les conseils de la fonction de conformité ne sont pas suivis, celle-ci doit le signaler et faire figurer cette information dans ses rapports de conformité La formation auprès des personnes concernées sur : - Les politiques et les procédures établies par le PSI dans le domaine des services d investissement - La règlementation, les codes de bonne conduite, les guides de bonnes pratiques établies par les autorités ou les associations professionnelles 11

12 L organisation de la fonction de conformité Permanence Fonction de conformité Deux missions : - Contrôler - Conseiller Indépendance Efficacité 12

13 L organisation de la fonction de conformité L efficacité de la fonction de conformité Accès à l information Ressources EFFICACITÉ Expertise Autorité 13

14 L organisation de la fonction de conformité Des ressources humaines et techniques qui doivent être : adaptées à la taille et l activité de la société revues lorsque les activités d une unité opérationnelle sont élargies de manière significative évaluées régulièrement par les instances dirigeantes afin de s assurer qu elles sont suffisantes pour mener à bien l exercice de sa mission Un accès à l information facilité : le responsable de la conformité doit avoir accès à toutes les informations nécessaires à l exercice de sa fonction Lorsque cela est nécessaire, pouvoir assister aux réunions des instances dirigeantes et de la fonction de surveillance. Lorsque ce droit n est pas octroyé, cet élément doit faire l objet d un rapport et d une justification écrite 14

15 L organisation de la fonction de conformité Une autorité et une expertise reconnue Les instances dirigeantes doivent soutenir la fonction de conformité dans l exercice de ses responsabilités (ceci peut-être renforcé si le PSI adopte une politique de conformité qui reconnait l autorité de la fonction de conformité) Le responsable de la conformité devrait être rattaché directement aux instances dirigeantes Le responsable de la conformité doit disposer d une expertise adéquate et des compétences personnelles requises. Il doit disposer de l expérience professionnelle suffisante pour être en mesure d identifier et d évaluer les risques de non-conformité et les conflits d intérêts inhérents aux activités du PSI Les personnes impliquées dans la fonction de conformité doivent pouvoir suivre des formations pour maintenir leurs connaissances à jour. Indépendance et permanence Les missions exercées par la fonction de conformité doivent être exécutées de manière indépendante vis-à-vis des instances dirigeantes et des unités opérationnelles La règlementation impose la permanence de la fonction de conformité. L établissement doit s assurer que les missions de la fonction de conformité sont exercées pendant toute absence du responsable de la conformité. Ces dispositions doivent être formalisées par écrit 15

16 L organisation de la fonction de conformité Indépendance et permanence (suite) Recommandation Pour garantir l indépendance et l autorité de la fonction de conformité, le RCCI devrait être directement rattaché hiérarchiquement à l un des dirigeants responsables de la SGP afin que la direction participe à la définition et la mise en œuvre du dispositif de conformité et de contrôle interne. L AMF recommande de rattacher hiérarchiquement le RCCI, lorsque cela est possible, au dirigeant qui n exerce pas d activités opérationnelles L AMF rappelle que la responsabilité de s assurer que la SGP respecte ses obligations professionnelles incombe à ses dirigeants. Lorsqu une SGP désigne en qualité de RCCI, une personne mise à disposition ou détachée par une autre entité du groupe, l Autorité des marchés financiers recommande que cette personne soit rattachée hiérarchiquement au dirigeant de la SGP dans le cadre de la mission qui lui est confiée au sein de la SGP et, le cas échéant fonctionnellement à la ligne métier du groupe afin de bénéficier des pratiques et de l expertise du groupe. Position Les SGP doivent veiller à ce que la fonction de conformité s acquitte en permanence de ses missions et de ses responsabilités, elle doit prendre toutes les dispositions nécessaires pour s assurer qu en cas d absence du RCCI, les missions de la fonction de conformité continuent d être exercées. 16

17 Le regroupement de la fonction de conformité avec la fonction de contrôle périodique Evaluer l adéquation et l efficacité des systèmes, mécanismes de contrôle interne et dispositifs de la société de gestion Formuler des recommandations lorsque des anomalies ont été détectées S assurer de la prise en compte des recommandations Informer les organes dirigeants sur les travaux menés au titre du contrôle périodique et sur les mesures prises en cas d anomalie Les sociétés de gestion de portefeuille doivent maintenir opérationnelle une fonction de contrôle périodique distincte et indépendante de ses autres fonctions et activités Néanmoins, le principe de proportionnalité trouve à s appliquer: si une SGP considère que l établissement d une fonction de contrôle périodique indépendante est excessive, elle doit être en mesure de démontrer au régulateur que la mise en place de cette fonction est disproportionnée et ne se justifie pas compte tenu de sa taille et de son activité. ATTENTION : le regroupement de la fonction de contrôle périodique avec celles des fonctions de conformité et de contrôle interne devrait être évité dans la mesure où la fonction de contrôle périodique est chargée de contrôler les deux autres fonctions. 17

18 Le regroupement de la fonction de conformité avec la fonction de contrôle périodique Recommandation Lorsque la SGP n appartient pas un groupe, il est préférable que la fonction de contrôle périodique soit confiée à un prestataire externe. Dans le cas de l appartenance à un groupe, les services d audit interne du groupe peuvent effectuer des missions de contrôle périodique au sein de la SGP. Lorsqu en application du principe de proportionnalité, le responsable de la conformité et du contrôle interne est également en charge du contrôle des risques, il n est pas souhaitable que le contrôle périodique soit exercé par le RCCI. La SGP devrait confier à un prestataire externe le contrôle périodique de l établissement. Les contrôles réalisés par la fonction de contrôle périodique peuvent être effectués sur une base annuelle ou pluriannuelle. 18

19 Exemple de schéma général d organisation du dispositif de maitrise des risques au sein d une SGP DISPOSITIF DE CONFORMITE, DE CONTRÔLE INTERNE ET DE RISQUES RCCI Prestataire externe Audit groupe RCCI Contrôleur des risques Opérationnels Contrôle périodique Contrôle permanent Contrôle de 1er niveau bis Contrôle de 1er niveau sur l activité de la société Contrôle de la conformité 2 ème niveau Contrôle interne 2 ème niveau Contrôle des risques 2 ème niveau Fct permanente de gestion des risques - Risque financier - Risque opérationnel Contrôle hiérarchique Si nécessité d indépendante 19

20 Schéma général du dispositif de maitrise des risques (suite) Position Lorsqu il n est pas requis de mettre en place une fonction permanente de gestion des risques indépendante, celle-ci peut être prise en charge par les dirigeants ou des opérationnels. Le RCCI s assure que le dispositif de gestion des risques est opérant et appliqué par les unités opérationnelles. Lorsque l activité de la SGP requiert une fonction permanente de gestion des risques indépendante des unités opérationnelles (cf supra) qui constitue alors un niveau de contrôle intermédiaire entre le premier et le deuxième niveau (premier niveau bis). Le RCCI doit s assurer dans le cadre de sa mission de contrôle que le dispositif de gestion des risques est efficace et opérationnel. 20

21 Vos questions 21