Démarche de certification V2014

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1 Démarche de certification V2014 Stratégie d Implantation, d Information et de Communication Juliette VILCOT-CREPY Directeur Usagers, Qualité, Communication Nadège TESSIER Ingénieur Qualité-Gestion des Risques Centre Val de Loire 30/06/2017

2 1. Présentation du contexte et de la conduite de démarche de certification au CHR d Orléans 2. Focus sur la stratégie d implantation, d information et de communication mise en œuvre La stratégie de communication mise en œuvre pour mobiliser les professionnels L importance de la gouvernance dans le pilotage de la démarche de certification L implication des pilotes de processus Le rôle de l équipe QGR, en support à une démarche portée par et pour les acteurs de soins Conclusion 2

3 Présentation du contexte et de la conduite de démarche de certification 1. Contexte Déménagement de l ensemble des services des soins, dispersés sur l hôpital Porte Madeleine et l hôpital de la Source, en un site unique, le NHO 4 grandes phases : Septembre 2013 : SSR, cuisine centrale, résidence des internes et crèches Janvier 2015 : services de médecine adulte, dermatologie, médecine interne et unité rachis, précédemment installés en centre-ville (HPM) Juin 2015 : services du pôle femme-enfant, dont les urgences gynéco-obstétricales et pédiatriques D aout à octobre 2015 : derniers services de l hôpital de la Source chirurgie, médecine, imagerie, laboratoires et urgences adultes 3

4 Présentation du contexte et de la conduite de démarche de certification 1. Contexte Visite de certification initialement prévue en juin 2015 Demande de report de 18 mois Report de 12 mois accordé par la HAS juin 2016 Rédaction d une note de contexte à l attention de la HAS : «Nouvel Hôpital d Orléans et Préparation de la certification», signé par le Directeur Général, et adressé par courrier à la HAS en décembre 2015, parallèlement à la transmission du compte qualité via SARA. 4

5 Présentation du contexte et de la conduite de démarche de certification 2. Conduite de la démarche de certification 5

6 Présentation du contexte et de la conduite de démarche de certification 2. Conduite de la démarche de certification 1er semestre 2014 : Définition et validation de la méthodologie de conduite de la démarche de certification V2014 Conception des outils : support de formation, kit d analyse du processus Septembre 2014 : Lancement officiel de la démarche et présentation du calendrier prévisionnel. Désignation par lettre de mission et formation des pilotes, mise à disposition des outils, constitution des groupes d'analyse de processus. 6

7 Présentation du contexte et de la conduite de démarche de certification 2. Conduite de la démarche de certification De septembre 2014 à décembre 2015 : Priorité en termes d accompagnement par l équipe qualité - gestion des risques : secteurs d activité à risque Engagement des travaux sur l ensemble des 21 thématiques, avec les pilotes de processus identifiés, en s appuyant sur un kit d'analyse de processus Séances de validation du compte qualité en octobre et novembre avant enregistrement dans SARA : risques prioritaires retenus pour figurer dans le compte qualité : criticité résiduelle > à 30, risques ayant un potentiel important d amélioration Elaboration du Compte Qualité préparé à la fois sur les organisations en place (Hôpital Porte Madeleine et Hôpital La Source) et sur les organisations cibles du NHO. Puis, dans un second temps, intégration dans le Compte Qualité finalisé, de tous les services de moyen et court séjour, mais également services support, dans le NHO. 7

8 Présentation du contexte et de la conduite de démarche de certification 2. Conduite de la démarche de certification 1er semestre 2016 : phase d'évaluation réalisation d'audits "patient traceur" après formation des professionnels à cette méthode audits IPAQSS quick audits, en cohérence avec les actions prioritaires retenues sur chacune des thématiques. Préparation de la visite : communication des résultats (pilotes, pôles, services) 8

10 La stratégie de communication mise en œuvre pour mobiliser les professionnels 1. Un lancement officiel de la démarche de certification Septembre 2014 : Réunion ouverte à tout le personnel Diffusion d une plaquette d information «Cap sur la certification V2014 dans le NHO» à tous les professionnels Communication aux instances (lancement, point d étapes 10

11 La stratégie de communication mise en œuvre pour mobiliser les professionnels 2. Un plan de communication Élaboration d un charte graphique dédiée : logo, couleur Point d étape et présentation de l état d avancement de la démarche aux instances 11

12 La stratégie de communication mise en œuvre pour mobiliser les professionnels 2. Un plan de communication Actualités régulières sur le site Intranet Articles dans la revue du CHR «Lettre Mensuelle» Un numéro spécial du journal «Chroniques» spécial Qualité et sécurité des soins 12

13 La stratégie de communication mise en œuvre pour mobiliser les professionnels 3. Une diffusion large des priorités du compte qualité Réunion de présentation des éléments transmis à la HAS, ouverte à tous les professionnels, en présence des pilotes de thématiques Triptyque d information diffusé à tous les professionnels : «Certification V2014 : point d étape sur notre compte qualité» Déclinaison des priorités du compte qualité en fonction des spécialités des pôles médico-économiques et présentation en bureaux de pôles 13

14 La stratégie de communication mise en œuvre pour mobiliser les professionnels 4. Des réunions d information et de préparation à la visite de certification Présentation des méthodes d investigation : patients traceurs et audits de processus Sensibilisation lors de «visite de risques» dans les services de soins et lors des audits «patient traceur» Intervention à chaque réunion des cadres de santé 14

15 La stratégie de communication mise en œuvre pour mobiliser les professionnels 5. Une restitution de la visite de certification et des axes d amélioration Réunion de restitution, ouverte à tous Triptyque d information diffusé à tous les professionnels : «Certification V2014 : Restitution de la visite» Communication aux instances 15

16 L importance de la gouvernance dans le pilotage de la démarche de certification 1. Une démarche impulsée par la direction générale Ouverture de chaque réunion d information stratégiques par le directeur général, le président de CME, et la coordinatrice générale des soins 2. La validation de l intégralité du compte qualité par le DG, président de CME et coordonnatrice générale des soins Octobre et novembre 2015 : thématiques obligatoires transmises à la HAS Avril et mai 2016 : autres thématiques 16

17 L importance de la gouvernance dans le pilotage de la démarche de certification 3. Un pilotage global de la démarche assuré par la CACQSS, sous commission de la CME, en amont et en aval de la visite de certification : Respect de la méthodologie employée et du calendrier, Sensibilisation et formation des acteurs de l établissement, Cohérence de la démarche avec l ensemble des projets de l établissement, Validation des travaux produits et suivi des plans d amélioration. 17

18 L implication des pilotes de processus 1. Choix stratégique des pilotes de processus Missionnés par le DG : lettre de mission et d engagement Médecins ou directeurs 1 pilote par thématique + co-pilotes opérationnels (cadres de santé) 2. Formation et accompagnement Participation à une formation obligatoire à l analyse de processus, rappelant leurs missions Accompagnement par un ingénieur qualité-gestion des risques ou le médecin qualité/epp 18

19 L implication des pilotes de processus 3. Pilotage de l analyse de leur processus Constitution et animation du groupe de travail d analyse de processus Présentation des risques prioritaires identifiés et des plans d actions associés au DG et président de CME lors des séances de validation du compte qualité 19

20 Le rôle de l équipe QGR, en support à une démarche portée par et pour les acteurs de soins 1. Définition de la conduite de la démarche de certification Définition et suivi du déroulement du calendrier Conception des outils : support de formation aux nouvelles méthodes de certification V2014 et kit permettant la formalisation coordonnée de l analyse du processus, l analyse des risques associés, le suivi d indicateurs identifiés, la formalisation des plans d actions. Mise à disposition des données disponibles : recueils d'indicateurs (IPAQSS, LIN,...), EPP, déclarations d événements indésirables, analyses de risques pré-existantes (Cartoretex, CARIHOS...), etc 20

21 Le rôle de l équipe QGR, en support à une démarche portée par et pour les acteurs de soins 2. Support méthodologique aux pilotes de processus Orientation de la CACQSS et préparation des présentations Information et formation des professionnels Aide méthodologique aux groupes de travail Préparation des pilotes aux échanges avec les experts visiteurs : mémo PDCA 3. Gestion logistique de la certification V2014 Finalisation des documents préparatoires à la certification : fiche interface, compte qualité Enregistrement des données dans SARA Préparation logistique de la visite 21

23 Conclusion Perspectives de la démarche de certification à l échelle du GHT : L objectif Qualité-gestion des risques du projet médical partagé La continuité de la démarche de certification V2014 de chaque établissement, à l échelle des GHT 23