L intelligence documentaire Au service de l expertise Comptable

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1 Groupe Locasystem International L intelligence documentaire Au service de l expertise Comptable Externalisation du processus de Saisie des Pièces Comptables et de génération des écritures à la norme de votre logiciel comptable.

2 Sommaire: - Les pièces comptables numérisées ou transférées sur lesquelles est effectuée une capture intelligente de données, saisie complémentaire, imputées, affectées, les écritures générées dans des brouillards validés en ligne selon un procédé exclusif sécurisé, 3A On-line de SND. - 3 A On-line : Avantages et Bénéfices Pour vous, pour vos Clients. - Indicateurs clés

3 Le processus 3A On-line étape par étape Client Vos clients numérisent leurs pièces* (sur scanner dédié). Via un compte rendu de numérisation. ils remplissent les informations complémentaires (sur un site dédié et personnalisé pour chaque dossier du cabinet) *et transfèrent les fichiers PDF natifs reçus ou générés par le progiciel métier

4 Le processus 3A On-line étape par étape Capture intelligente de données Comptables à partir des pièces comptables numérisées ou transférées en pdf natifs. Signature électronique et Horodatage des documents. Détection des informations complémentaires manquantes.

5 Le processus 3A On-line étape par étape Equipe 3 A On-line Vérification, intégration des données identifiées. Saisie, affectation, imputation suivant le guide comptable par client. Saisie des renseignements complémentaires. Liens automatisés entre documents pour le chemin de révision (Piste d audit)

6 Le processus 3A On-line étape par étape Cabinet d EC Accès en ligne à un «brouillard» avec accès aux pièces et enregistrements. Possibilité de correction ou de modification. Validation du brouillard. Détermination du format de votre logiciel comptable (Cegid, Sage, etc.)

7 Le processus 3A On-line étape par étape Restitution par FTP ou accès sécurisé à notre serveur Web 3 A On-line : Le fichier d import des écritures avec la référence et le lien vers la pièce numérisée, accessible à tout moment

8 Le processus 3A On-line étape par étape Vous avez juste à importer les écritures dans votre logiciel.

9 Capture intelligente de données à partir des pièces comptable Signature électronique Vérification modification à partir d un brouillard en ligne avec accès aux pièces Importation des fichier des écritures Client Equipe 3 A On-line Cabinet d EC Numérisation et transfert des pdf natifs Vérification, saisie aux vues des pièces affectations imputations. Détermination des liens entre documents afin de constituer le chemin de révision Restitution informatique du fichier d import des écritures au format de votre logiciel

10 Le processus 3A On-line étape par étape Élimination de 85 à 95 % de votre saisie Multiplication de votre productivité par 3 à 5, voire plus Amélioration de la qualité des données. Enrichissement de la saisie Gain de temps pour le travail de révision, Prestations à plus forte valeur ajoutée Réduction du temps de traitement, mise en évidence du chemin de révision

11 Indicateurs clés et «best practices» VOLUME : Factures par opérateur et par jour (ou par mois) Un Collaborateur en saisie manuelle traite généralement 85 à 125 pièces/jour L équipe SND vous permet de réaliser des gains de productivité de 400 à 600 % avec 3 A On-line COÛT direct par pièce (quelque soit le nombre de Lignes Uniquement en saisie) Organisations les plus performantes = 2,20 à 6,80 /pièce Troisième quartile = 10,25 /Pièce Chez SND, moins de 0,80 uro TEMPS DE TRAITEMENT : Jours nécessaires pour passer une facture fournisseur au statut «Prête à comptabiliser» Organisations les plus performantes = 4 jours Troisième quartile = 25,8 jours Avec SND, de 3-14 jours à 1,5 jour 90 % des pièces saisies en moins de 48 h.

12 Principaux indicateurs et «best practices» de la comptabilité Performances : 1 à 5% des factures présentant des erreurs de saisie Erreurs les plus fréquentes : date, imputation comptable, montant, numéro de facture et code fournisseur Moyenne des erreurs de saisie : 5 % Equipes les plus performantes : 1 % Le système de saisie + Contrôle Qualité de SND tend vers le Zéro Défaut. Saisie et contrôle qualité sur la saisie : réduction du % d erreur de saisie à moins de 0,2%. % d erreur marginal, avec le procédé exclusif 3 A On-line.

13 Principaux indicateurs et «best practices» de la comptabilité fournisseurs ORGANISATION Selon l étude IFO 2013 : Automatisation comptable = 77,3 % de Gain de Temps en implémentation SND et ses services partagés = une standardisation des processus de saisie = «best practice» Avec 3 A On-line, Gagnez en délais : Les cabinets ayant choisi 3 A On-line sont opérationnels en moins de 19 jours. SND est compatible avec les formats d import des logiciels comptables leaders. Conséquences : Vos Collaborateurs deviennent conseillers, Auditeurs et font leur «vrai» Métier Vous optimisez vos ressources humaines, Technologiques et Commerciales Vous fidélisez vos clients Vous livrez le meilleur service Cf le modèle exclusif SND en ROI votre gain financier est immédiat. Demandez le!

14 L optimisation de la saisie de la comptabilité passe par le bon équilibre entre Organisation, Processus et Technologie Ce projet doit être porté par l équipe de Direction Bonne route Avec SND

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